Шағын бизнес иелері қалай ұйымдасқан күйде қала алады: Шын мәнінде жұмыс істейтін 7 әдет

Ретсіздік шағын бизнес иелері үшін тек көзге көрінетін мәселе емес. Ол мерзімдердің өтіп кетуіне әкеледі, маңызды ақпаратты табуды қиындатады және жұмыс күнінің әр бөлігіне қажетсіз кедергі қосады. Үстеліңіз, файлдарыңыз, күнтізбеңіз және процестеріңіз ретсіз болса, тіпті қарапайым тапсырмалардың өзі қажеттіден көп уақыт алады.

Жақсы жаңалық - ұйымдасу деген мінсіз минималистік кеңсе немесе күрделі өнімділік жүйесін білдірмейді. Көптеген бизнестерде тәртіпті сақтау уақытты қорғайтын, күйзелісті азайтатын және операцияларды басқаруды жеңілдететін бірнеше қайталанатын әдетке сүйенеді.

Егер сіз компания құрып, бәріне бірдей үлгеруге тырысып жүрсеңіз, осы практикалық әдеттер сізге өсуге шынымен көмектесетін жұмыс кеңістігі мен жұмыс ағынын қалыптастыруға көмектеседі.

1. Ұйымдасу сіздің бизнесіңіз үшін нені білдіретінін анықтаңыз

Сақтау жәшіктерін сатып алмай, қалталарды белгілеп немесе үстеліңізді қайта реттемей тұрып, нені жақсартқыңыз келетінін анықтаңыз. Ұйымдасу бизнеске байланысты әртүрлі мағына береді.

Кейбір иелер үшін мақсат - таза физикалық жұмыс кеңістігі. Басқалар үшін нақты мәселе - цифрлық бейберекет, шашыраңқы клиент файлдары немесе жауап беруді кешіктіру. Ретсіздік сіздің уақытыңызды қай жерде көбірек жеп жатқанын немесе ең үлкен тәуекел тудырып жатқанын анықтаудан бастаңыз.

Өзіңізге бірнеше қарапайым сұрақ қойыңыз:

• Мен көбіне нені жоғалтып аламын?
• Қай тапсырмалар тиісті ақпаратты тез таба алмағандықтан ең көп күйзеліс тудырады?
• Қай құжаттар немесе мерзімдер орындалмаса, қиындыққа әкелуі мүмкін?
• Жұмыс ағынымның қай бөлігі әр апта сайын баяулайды?

Нақты мәселені түсінсеңіз, жай ғана кеңсені жинақы етіп көрсетпейтін, мәселені шешетін жүйе құра аласыз.

2. Апталық жаңарту тәртібін жасаңыз

Тәртіпті сақтаудың ең оңай жолдарының бірі - жинауды кейде ғана жасалатын жоба ретінде емес, кестеңіздің бір бөлігі ретінде қабылдау. Апталық жаңарту сізге артық заттарды жинап қоюға, тапсырмаларды қарап шығуға және келесі жұмыс кезеңіне дайындалуға мүмкіндік береді.

Апта сайын тұрақты уақыт бөліңіз. Оны мақсатпен қолдансаңыз, тіпті 30-60 минуттың өзі үлкен айырмашылық жасай алады.

Апталық жаңарту мыналарды қамтуы мүмкін:

• Үстелді жинап, заттарды өз орнына қою
• Алдағы жеті күнге арналған күнтізбені қарап шығу
• Мерзімдерді, клиентке арналған нәтижелерді және кейіннен орындалатын тапсырмаларды тексеру
• Жаңа құжаттарды файлдау және ескілерін мұрағаттау
• Физикалық немесе цифрлық кіріс жәшігін босату
• Апта ішінде туындағанның бәрімен тапсырмалар тізімін жаңарту

Мақсат - мінсіздік емес. Мақсат - ұсақ ретсіздіктің үлкен мәселеге айналуына жол бермеу.

3. Тапсырмалар үшін бір орын және құжаттар үшін бір орын қолданыңыз

Ретсіздік көбіне тым көп жүйе бір-бірімен бәсекелескен кезде басталады. Бір тапсырма бір уақытта электрондық поштада, дәптерде, жапсырма қағазда және мәтіндік хабарламада болуы мүмкін. Маңызды файлдар жұмыс үстелінде, бұлтты сақтау орнында және жүктеулердің кездейсоқ қалтасында жатуы мүмкін.

Неғұрлым тиімді тәсіл - тапсырмалар үшін бір сенімді жүйе және құжаттар үшін бір сенімді жүйе таңдау.

Тапсырмалар үшін бұл жобаларды басқару құралы, қарапайым чек-лист қолданбасы немесе сіз оны тұрақты қолдансаңыз, қағаз күнделік болуы мүмкін. Құжаттар үшін бұл анық атау ережелері бар бұлтты қалталар құрылымы болуы мүмкін.

Ең маңыздысы - тұрақтылық. Қайда қарау керегін әрқашан білсеңіз, іздеуге аз уақыт жұмсап, нақты жұмысқа көбірек уақыт бөлесіз.

Қарапайым құжат құрылымы мынадай болуы мүмкін:

• Бизнес құру
• Салық құжаттары
• Клиент келісімшарттары
• Шот-фактуралар және төлемдер
• Маркетинг материалдары
• Операциялар және SOP-тар

Әр файлдың өз орны болса, маңызды жазбаларды бақылауда ұстау әлдеқайда жеңілдейді.

4. Тек санат бойынша емес, жұмыс ағыны бойынша ұйымдастырыңыз

Жиі жіберілетін қателік - бәрін әдемі көрінетін, бірақ сіздің жұмыс істеу тәсіліңізге сәйкес келмейтін санаттарға бөлу. Мысалы, сізде маркетингке, әкімшілікке және қаржыға арналған қалталар болуы мүмкін, бірақ күнделікті жұмысыңыз осы үшеуінің арасында үнемі ауысып жатса, бәрібір қиналасыз.

Тиімдірек әдіс - жұмысты ағын бойынша ұйымдастыру.

Жұмыстың орындалу ретін ойлаңыз:

1. Тапсырманы немесе құжатты қабылдау.
2. Қандай әрекет қажет екенін анықтау.
3. Оны тиісті жерге сақтау.
4. Белгіленген кесте бойынша қарап шығу.
5. Қажет емес болған кезде мұрағаттау немесе жою.

Бұл тәсіл шешім қабылдауды жеңілдетеді, өйткені ол сіздің бизнесіңіздің нақты жұмыс істеу жолын қайталайды. Сондай-ақ ол шот-фактура жасау, жаңа қызметкерді бейімдеу, сәйкестік мерзімдері және клиентпен байланыс сияқты қайталанатын жұмыстарға арналған жүйелер құруға көмектеседі.

Егер компанияңыз өсіп жатса, жұмыс ағынына негізделген ұйымдастыру таза визуалды жинаудан әлдеқайда көп уақыт үнемдей алады.

5. Қажет жерінде қағазсыз жұмысқа көшіңіз

Қағаз пайдалы болуы мүмкін, бірақ оның тым көп болуы қажетсіз ретсіздік тудырады. Түбіртектер, хабарламалар, жобалық құжаттар және басып шығарылған хаттар нақты файлдау процесі болмаса, тез жиналып қалады.

Қағазсыз жұмысқа көшу барлық физикалық құжаттарды жоюды білдірмейді. Бұл қажетсіз қағазды азайтып, қалған жазбаларды басқаруды жеңілдету деген сөз.

Бірнеше практикалық қадам:

• Маңызды қағазды алған бойда сканерлеңіз
• Цифрлық файлдарды оңай ізделетіндей етіп қайта атаңыз
• Жазбаларды жыл және құжат түрі бойынша қалталарда сақтаңыз
• Физикалық көшірмелерді тек міндетті немесе шынымен пайдалы болған жағдайда ғана сақтаңыз
• Қажет емес құжаттарды жойыңыз немесе қауіпсіз түрде кәдеге жаратыңыз

Көптеген бизнес иелері үшін қағазсыз жүйелер тек жинақы ғана емес. Олар салық маусымында, жеткізуші тексерулерінде немесе сәйкестік тексерулерінде жазбаларды тезірек табуға да көмектеседі.

6. Күнді жабу тәртібімен күніңізді қорғаңыз

Ұйымдасу тек заттардың қайда тұратыны туралы емес. Ол сондай-ақ күніңізді қалай аяқтайтыныңызға да байланысты.

Күнді жабу тәртібі жұмыс кеңістігіңізден кетер алдында істі түйіндеуге көмектеседі. Аяқталмаған тапсырмалармен жай кетіп қалудың орнына, сіз ертеңге дайындалуға бірнеше минут бөлесіз.

Жақсы күнді жабу тәртібі мыналарды қамтуы мүмкін:

• Бүгін не аяқталғанын қарап шығу
• Ертеңгі бірінші тапсырманы жазып қою
• Ашық қойындыларды жабу және файлдарды сақтау
• Құралдар мен керек-жарақтарды өз орнына қайтару
• Үстелден шыныаяқтарды, жазбаларды және шашылған қағаздарды жинау
• Шұғыл түрде кейіннен әрекет етуді қажет ететін нәрсе бар-жоғын тексеру

Бұл әдет маңызды, өйткені ол келесі күнді қайта бастауға қажет психикалық жүктемені азайтады. Сіз таза кеңістікке және анық жоспарға келесіз, бұл жұмысты зейінмен бастауды жеңілдетеді.

7. Бизнеске не кіргізетініңізге таңдаулы болыңыз

Ретсіз бизнестің көбіне себебі - жүйеге тым көп нәрсенің орынсыз кіріп кетуі. Бұған физикалық қорлар, бағдарламалық жазылымдар, құжаттар және тіпті жаңа процестер кіреді.

Бірдеңе сатып алмас бұрын, құрал қоспас бұрын немесе жаңа жұмыс ағынын енгізбес бұрын, оның нақты мақсаты мен нақты орны бар-жоғын ойлаңыз.

Мыналарды қарастырыңыз:

• Бұл уақытты үнемдей ме, әлде жұмысты көбейте ме?
• Оны қайда сақтаймын?
• Оны кім басқарады?
• Менде бұдан да қарапайым шешім бар ма?
• Бұл үш айдан кейін де мағыналы бола ма?

Бұл әдет ретке келтіру үшін жасаған барлық жұмыстан кейін ретсіздіктің қайта оралуына жол бермеуге көмектеседі.

Ұйымдасу компания құру кезінде одан да маңызды

Бизнес бастағанда ұйымдасу міндетті нәрсе. Құрылтай құжаттары, тіркелген агенттің хабарламалары, штаттық өтінімдер, операциялық келісімдер және салық жазбалары мұқият басқарылуы керек.

Сол себепті көптеген кәсіпкерлер компания құрудың бастапқы кезеңінде Zenind сияқты қызметті таңдауды жөн көреді. Zenind маңызды құрылтай және сәйкестік міндеттерін айқындықпен және құрылыммен атқару арқылы бизнес иелеріне өсуге назар аударуға көмектеседі.

Әкімшілік міндеттемелеріңіз бірінші күннен бастап реттелсе, тұрақты шатасусыз ауқымды бизнес құру әлдеқайда оңай болады.

30 минуттық қарапайым бастапқы жоспар

Бүгін ұйымдасқыңыз келсе, бәрін бірден түзетуге тырыспаңыз. Бір фокустағы сессиядан бастаңыз және көзге көрінетін ілгерілеу жасаңыз.

Осы қарапайым жоспарды қолданыңыз:

• Үстелдің үстін тазалаңыз
• Белсенді құжаттар үшін бір қалта және мұрағатталған файлдар үшін бір қалта жасаңыз
• Алдағы 30 күнге арналған барлық мерзімді жазып шығыңыз
• Бір тапсырма жүйесін таңдаңыз және барлық істеріңізді соған көшіріңіз
• Жұмыс орныңыздан қажет емес бір затты алып тастаңыз
• Күнтізбеңізге апталық жаңартуды жоспарлаңыз

Кішкентай жақсартулар тез жинақталады. Таза жұмыс кеңістігі, қарапайым файл жүйесі және болжамды тәртіп бүкіл бизнесіңізді әлдеқайда басқарылатын ете алады.

Қорытынды ойлар

Ұйымдасқан күйде қалу тек ұқыпты болу үшін емес. Бұл басқаруы жеңіл, түсінуге оңай және өсуі оңай бизнес құру туралы.

Мақсаттарыңызды нақтылап, жүйелеріңізді жеңілдетіп, апта сайын қайталай алатын әдеттер қалыптастырған кезде, күйзелісті азайтып, бизнесіңізді алға жылжытатын жұмысқа көбірек уақыт босатасыз.