Cách xây dựng một đội ngũ đáng tin cậy cho doanh nghiệp tại nhà của bạn

Khi một doanh nghiệp tại nhà mới bắt đầu, người sáng lập thường phải tự mình làm mọi việc. Bán hàng, kế toán, hỗ trợ khách hàng, marketing, công việc hành chính, thậm chí cả dọn dẹp, tất cả đều nằm trên cùng một chiếc bàn. Mức độ kiểm soát đó có thể hữu ích trong giai đoạn đầu, nhưng nó không thể mở rộng mãi.

Đến một thời điểm nào đó, tăng trưởng tạo ra một vấn đề mới: mỗi ngày chỉ có bấy nhiêu giờ. Nếu bạn muốn doanh nghiệp tiếp tục mở rộng mà không bị kiệt sức, bạn cần có sự hỗ trợ. Sự hỗ trợ đó có thể đến từ nhà thầu, freelancer, trợ lý ảo, nhân viên bán thời gian hoặc các nhà cung cấp dịch vụ chuyên môn. Sự kết hợp phù hợp phụ thuộc vào giai đoạn tăng trưởng, ngân sách và loại công việc bạn đang làm.

Với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, thách thức không nằm ở việc có nên nhờ giúp đỡ hay không. Thách thức thực sự là quyết định việc nào nên giao phó, việc nào nên giữ lại và cách xây dựng một đội ngũ mà không làm mất đi bản sắc của doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp tại nhà cần hỗ trợ

Một doanh nghiệp tại nhà thường khởi đầu với chi phí vận hành thấp và rất nhiều nỗ lực cá nhân. Đó là một lợi thế, nhưng cũng có thể trở thành điểm nghẽn. Khi người sáng lập xử lý mọi nhiệm vụ, doanh nghiệp phụ thuộc quá nhiều vào một người. Nếu người đó bị ốm, quá tải hoặc mất tập trung, hoạt động sẽ chậm lại.

Sự hỗ trợ trở nên thiết yếu khi:

• Các yêu cầu từ khách hàng bắt đầu nhiều hơn tốc độ có thể phản hồi
• Công việc kế toán và thuế chiếm thời gian đáng lẽ dành cho các việc tạo ra doanh thu
• Marketing và sản xuất nội dung không nhất quán
• Đơn hàng, dự án hoặc công việc cho khách hàng tăng vượt quá khả năng một người có thể quản lý
• Công việc hành chính bắt đầu lấn át việc ra quyết định chiến lược

Mục tiêu không phải là giao đi mọi thứ. Mục tiêu là giải phóng thời gian của bạn cho những công việc thực sự thúc đẩy tăng trưởng.

Những việc nên giữ lại trong doanh nghiệp

Không phải nhiệm vụ nào cũng nên thuê ngoài. Những chủ doanh nghiệp tại nhà tốt nhất vẫn giữ quyền kiểm soát đối với những công việc định hình công ty và tạo ra mối quan hệ khách hàng mạnh nhất.

Các công việc thường nên giữ lại trong nội bộ gồm:

• Các cuộc trao đổi bán hàng cốt lõi
• Những quyết định kinh doanh lớn
• Giọng điệu thương hiệu và thông điệp
• Phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ
• Chiến lược quan hệ khách hàng
• Phê duyệt cuối cùng đối với các đầu việc quan trọng

Những chức năng này thường chứa đựng bí quyết làm nên sự khác biệt của doanh nghiệp. Nếu bạn giao nhầm việc quá sớm, bạn có thể làm suy yếu lợi thế cạnh tranh của mình.

Những việc nên thuê ngoài trước tiên

Nếu bạn chưa biết nên bắt đầu từ đâu, hãy bắt đầu với những việc quan trọng nhưng không phải là trọng tâm chuyên môn của bạn.

Các mục tiêu thuê ngoài thường phù hợp ở giai đoạn đầu gồm:

• Hỗ trợ kế toán và xử lý bảng lương
• Các nhiệm vụ hành chính thường xuyên
• Thiết kế cơ bản hoặc định dạng nội dung
• Sắp xếp lịch hẹn
• Nhập dữ liệu và quản lý hồ sơ
• Hỗ trợ khách hàng trong thời gian cao điểm
• Lên lịch đăng bài mạng xã hội
• Bảo trì website và cập nhật kỹ thuật

Những công việc này thường tiêu tốn rất nhiều thời gian nhưng không trực tiếp tạo ra doanh thu. Giao phó chúng có thể mang lại sự nhẹ nhõm ngay lập tức và giúp công việc ổn định hơn.

Chọn mô hình hỗ trợ phù hợp

Không có một cách duy nhất đúng để xây dựng đội ngũ. Giải pháp tốt nhất phụ thuộc vào công việc và mức độ kiểm soát bạn cần.

Nhà thầu và freelancer

Nhà thầu độc lập rất hữu ích khi bạn cần hỗ trợ chuyên môn mà không muốn cam kết dài hạn. Họ thường phù hợp cho thiết kế, viết nội dung, kế toán, marketing và công việc kỹ thuật.

Lợi ích của nhà thầu bao gồm:

• Chi phí linh hoạt
• Dễ tăng hoặc giảm quy mô
• Tiếp cận chuyên môn chuyên sâu
• Ít gánh nặng quản lý hơn so với nhân viên

Đổi lại, nhà thầu thường làm việc với nhiều khách hàng cùng lúc. Bạn có thể cần giao tiếp chặt chẽ hơn, thời hạn rõ ràng hơn và hướng dẫn chi tiết hơn.

Trợ lý ảo

Một trợ lý ảo có thể đảm nhận các công việc hành chính lặp lại và giúp bạn làm việc có tổ chức hơn. Đây thường là một trong những vị trí đầu tiên tốt nhất cho doanh nghiệp tại nhà vì nó giúp giảm ma sát hằng ngày.

Trợ lý ảo có thể hỗ trợ:

• Quản lý hộp thư đến
• Sắp xếp lịch
• Tổ chức tệp tin
• Theo dõi khách hàng
• Nghiên cứu và báo cáo đơn giản

Nhân viên

Tuyển nhân viên là hợp lý khi công việc diễn ra liên tục, gắn kết cao hoặc quá quan trọng để tiếp tục để bên ngoài. Nhân viên có thể là lựa chọn phù hợp khi doanh nghiệp của bạn có đủ khối lượng công việc lặp lại để justify chi phí bảng lương, đào tạo và các nghĩa vụ tuân thủ.

Trước khi tuyển nhân viên, hãy bảo đảm bạn hiểu rõ:

• Nghĩa vụ trả lương
• Yêu cầu về thuế lao động
• Quy định lao động cấp bang và liên bang
• Các cân nhắc về bảo hiểm bồi thường cho người lao động
• Những yêu cầu về đăng ký kinh doanh và giấy phép địa phương

Nhà cung cấp dịch vụ chuyên môn

Một số công việc tốt nhất nên để cho các chuyên gia như kế toán viên, luật sư, đại lý đăng ký và nhà cung cấp dịch vụ tuân thủ xử lý. Những dịch vụ này có thể giúp bạn tránh sai sót tốn kém ở các lĩnh vực mà độ chính xác quan trọng hơn tốc độ.

Cách xác định việc nào nên đưa ra ngoài doanh nghiệp

Một cách thực tế để quyết định có nên thuê ngoài hay không là tự hỏi ba câu sau:

1. Việc này có cần thiết nhưng không phải là trọng tâm tạo ra giá trị độc nhất của tôi không?
2. Có người khác có thể làm tốt việc này với hướng dẫn rõ ràng không?
3. Giao việc này đi có giúp tôi lấy lại thời gian để làm những công việc có giá trị cao hơn không?

Nếu câu trả lời cho cả ba câu đều là có, thì đó có lẽ là một ứng viên phù hợp để giao phó.

Một phép thử hữu ích khác là so sánh chi phí thuê ngoài với chi phí thời gian của chính bạn. Nếu bạn đang dành hàng giờ cho công việc hành chính mà người khác có thể xử lý hiệu quả hơn, chi phí thực sự có thể không phải là nhà cung cấp dịch vụ. Chi phí thực sự có thể là tốc độ tăng trưởng mà bạn đang trì hoãn.

Bảo vệ quan hệ khách hàng và kiến thức độc quyền

Một sai lầm phổ biến là giao quá nhiều việc quá sớm. Nếu một freelancer hoặc nhà cung cấp trở thành đầu mối liên hệ chính của những khách hàng tốt nhất, bạn có thể mất khả năng kiểm soát mối quan hệ đó. Nếu một nhà thầu học được toàn bộ quy trình của bạn mà không có ranh giới phù hợp, bạn có thể làm suy yếu những phần của doanh nghiệp tạo nên lợi thế cạnh tranh.

Để tránh điều đó, hãy ghi rõ vai trò và giữ quyền kiểm soát đối với:

• Quan hệ trực tiếp với khách hàng
• Chiến lược định giá
• Chiến lược kinh doanh cốt lõi
• Quy trình bảo mật
• Quyền sở hữu tài khoản và quyền truy cập đăng nhập

Giao việc tốt không có nghĩa là biến mất khỏi doanh nghiệp. Bạn vẫn cần giám sát, tiêu chuẩn và đánh giá định kỳ.

Xây hệ thống trước khi tăng nhân sự

Tuyển người mà không có hệ thống tốt có thể tạo ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết vấn đề. Trước khi mở rộng đội ngũ, hãy ghi lại cách doanh nghiệp của bạn thực sự vận hành.

Những hệ thống hữu ích gồm:

• Quy trình vận hành tiêu chuẩn
• Danh sách kiểm tra cho các công việc lặp lại
• Mẫu email và giao tiếp với khách hàng
• Quy tắc đặt tên và sắp xếp thư mục tệp
• Một quy trình đơn giản cho phê duyệt và thời hạn

Hệ thống giúp giảm thời gian đào tạo và giúp dễ thay thế hoặc mở rộng thành viên trong tương lai. Chúng cũng giúp doanh nghiệp dễ quản lý hơn nếu bạn cần tạm thời vắng mặt.

Quản lý theo kết quả, không chỉ theo hoạt động

Những đội ngũ tốt nhất không được quản lý bằng sự giám sát liên tục. Họ được quản lý bằng kỳ vọng rõ ràng và kết quả có thể đo lường.

Hãy tập trung vào:

• Thời hạn
• Tiêu chuẩn chất lượng
• Thời gian phản hồi
• Mức độ hài lòng của khách hàng
• Tỷ lệ chính xác
• Kết quả doanh thu hoặc tạo khách hàng tiềm năng nếu có liên quan

Nếu chất lượng công việc giảm sút, hãy xử lý nhanh chóng và trực tiếp. Điều đó dễ hơn khi trách nhiệm đã được xác định và hiệu suất được theo dõi ngay từ đầu.

Đặt kỳ vọng giao tiếp sớm

Các nhóm nhỏ thường thất bại vì giao tiếp mơ hồ, chứ không phải vì công việc không thể thực hiện. Ngay cả một thiết lập thuê ngoài đơn giản cũng nên có quy tắc rõ ràng về cách giao việc và xem xét công việc.

Hãy thiết lập:

• Kênh giao tiếp ưu tiên
• Thời gian phản hồi dự kiến
• Nơi chia sẻ tệp
• Số lần chỉnh sửa
• Các bước leo thang khi có vấn đề khẩn cấp

Đội ngũ của bạn càng phân tán, cấu trúc này càng quan trọng.

Luôn để ý đến tuân thủ khi doanh nghiệp phát triển

Khi doanh nghiệp tại nhà của bạn mở rộng, các trách nhiệm pháp lý và hành chính của bạn có thể thay đổi. Ngay khi bạn bắt đầu thuê người hỗ trợ, mở thêm địa điểm hoặc hoạt động ở nhiều bang, các nghĩa vụ tuân thủ có thể trở nên phức tạp hơn.

Đó là lúc một nền tảng kinh doanh vững chắc phát huy vai trò. Việc thành lập đúng cách, hỗ trợ đại lý đăng ký và các nhắc nhở tuân thủ định kỳ giúp chủ doanh nghiệp duy trì sự tổ chức trong khi tập trung vào vận hành. Zenind hỗ trợ các doanh nhân bằng cách giúp họ thành lập và duy trì các pháp nhân kinh doanh tại Mỹ, điều này có thể giúp quá trình tăng trưởng trở nên dễ quản lý hơn ngay từ đầu.

Nếu bạn đang có kế hoạch mở rộng, bạn nên bảo đảm cấu trúc pháp nhân, hồ sơ và các tài liệu nộp cho tiểu bang của mình được sắp xếp đầy đủ trước khi đội ngũ trở nên lớn hơn.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Ngay cả những chủ doanh nghiệp giỏi cũng có thể mắc sai lầm khi thuê ngoài. Hãy lưu ý những điểm sau:

• Tuyển hỗ trợ trước khi xác định quy trình
• Thuê ngoài chiến lược cốt lõi quá sớm
• Chọn phương án rẻ nhất thay vì phương án phù hợp nhất
• Không ghi lại kỳ vọng
• Bỏ qua bảo mật và kiểm soát quyền truy cập
• Giữ quá nhiều việc cho bản thân cho đến khi kiệt sức

Một chút kế hoạch có thể giúp bạn tránh việc làm lại tốn kém sau này.

Lộ trình tăng trưởng thực tế cho doanh nghiệp tại nhà

Nếu bạn đang xây dựng từ một văn phòng tại nhà, một lộ trình tăng trưởng đơn giản thường sẽ như sau:

1. Bắt đầu với những công việc cốt lõi mà chỉ bạn mới làm tốt.
2. Xác định các nhiệm vụ hành chính lặp lại.
3. Thuê ngoài trước những công việc hỗ trợ ít rủi ro.
4. Bổ sung nhà thầu chuyên môn khi nhu cầu tăng.
5. Dùng hệ thống và tài liệu hóa để giảm ma sát.
6. Chỉ tuyển nhân viên khi nhu cầu lặp lại đủ lớn để biện minh.
7. Giữ cho các vấn đề tuân thủ và thành lập doanh nghiệp luôn được cập nhật khi doanh nghiệp mở rộng.

Cách tiếp cận này giúp bạn giữ mô hình tinh gọn trong khi dần xây dựng năng lực.

Kết luận

Một doanh nghiệp tại nhà không nhất thiết phải mãi nhỏ chỉ vì nó bắt đầu từ một người ngồi ở bàn bếp. Với sự hỗ trợ phù hợp, bạn có thể giữ được sự linh hoạt của một mô hình tinh gọn trong khi vẫn tạo ra cấu trúc cần thiết cho tăng trưởng dài hạn.

Điều then chốt là giao việc có chủ đích. Giữ lại những công việc định hình doanh nghiệp của bạn. Thuê ngoài những công việc làm bạn tốn thời gian và năng lượng. Thiết lập hệ thống trước khi thêm người. Và bảo đảm nền tảng doanh nghiệp của bạn vững chắc khi bạn phát triển.

Sự kết hợp đó mang lại cho bạn nhiều hơn là sự trợ giúp. Nó tạo ra không gian để bạn xây dựng.