Үйден жұмыс істейтін бизнесіңіз үшін сенімді команданы қалай құруға болады

Үйден жұмыс істейтін бизнес жаңа ғана басталғанда, негізін қалаушы әдетте бәрін өзі атқарады. Сату, бухгалтерия, клиенттерге қолдау көрсету, маркетинг, әкімшілік жұмыс, тіпті тазалау да бір үстелдің үстіне жиналады. Мұндай бақылау деңгейі алғашқы кезеңде пайдалы болуы мүмкін, бірақ ол мәңгіге жарамды емес.

Белгілі бір сәтте өсім жаңа мәселе тудырады: бір күнде сағат саны шектеулі. Егер бизнесіңіз күйіп кетпей-ақ кеңейе берсін десеңіз, сізге қолдау қажет. Ол қолдау мердігерлерден, фрилансерлерден, виртуалды көмекшілерден, жартылай жұмыс істейтін қызметкерлерден немесе мамандандырылған қызмет жеткізушілерден келуі мүмкін. Дұрыс үйлесім сіздің өсу кезеңіңізге, бюджетіңізге және атқаратын жұмысыңыздың түріне байланысты.

Көптеген шағын бизнес иелері үшін мәселе көмек керек пе дегенде емес. Нақты қиындық — нені тапсыру, нені өзіңізде қалдыру және бизнестің болмысын жоғалтпай команда құру жолын шешуде.

Неліктен үйден жұмыс істейтін бизнеске қолдау қажет

Үйден жұмыс істейтін бизнес көбіне төмен шығынмен және көп жеке күшпен басталады. Бұл артықшылық, бірақ ол тар орынға айналуы да мүмкін. Негізін қалаушы барлық міндетті өзі атқарғанда, бизнес бір адамға тым қатты тәуелді болады. Сол адам ауырса, шамадан тыс жүктелсе немесе назарын басқаға бөлсе, жұмыс қарқыны бәсеңдейді.

Қолдау мына жағдайларда қажет болады:

• Клиент сұраулары жауап беріп үлгергеннен жылдам көбейгенде
• Бухгалтерия мен салық міндеттері табыс әкелетін жұмыстан уақыт алып жатқанда
• Маркетинг пен контент өндіру тұрақсыз болғанда
• Тапсырыстар, жобалар немесе клиенттік жұмыс бір адамның басқару аясынан асып кеткенде
• Әкімшілік жұмыс стратегиялық шешім қабылдауды ығыстыра бастағанда

Мақсат — бәрін бірден беріп жіберу емес. Мақсат — өсімді шынымен алға жылжытатын жұмысқа өз уақытыңызды босату.

Нені өзіңізде қалдырған дұрыс

Әр тапсырманы аутсорсингке беру керек емес. Үздік үйден жұмыс істейтін бизнес иелері компанияны айқындайтын және клиентпен ең күшті байланысты жасайтын жұмысты бақылауда ұстайды.

Көбіне өзіңізде қалатын міндеттерге мыналар жатады:

• Негізгі сату әңгімелері
• Ірі бизнес шешімдері
• Бренд дауысы мен хабарламалар
• Өнім немесе қызметті әзірлеу
• Клиентпен қарым-қатынас стратегиясы
• Маңызды материалдарды соңғы рет тексеру

Бұл функцияларда көбіне бизнесті бірегей ететін білім мен тәжірибе болады. Егер қате тапсырмаларды тым ерте беріп қойсаңыз, бәсекелік артықшылығыңыз әлсіреуі мүмкін.

Алдымен нені аутсорсингке беру керек

Қай жерден бастау керегіне сенімді болмасаңыз, өзіңіздің негізгі құзыретіңіз емес, бірақ маңызды жұмыстан бастаңыз.

Алғашқы аутсорсингке жиі берілетін міндеттер:

• Бухгалтерия және жалақыны есептеуге қолдау
• Күнделікті әкімшілік тапсырмалар
• Қарапайым дизайн немесе контентті пішімдеу
• Кездесулерді жоспарлау
• Деректер енгізу және жазбаларды басқару
• Жүктеме артқан кезде клиенттерге қолдау көрсету
• Әлеуметтік желі жазбаларын жоспарлау
• Веб-сайтқа техникалық қызмет көрсету және жаңарту

Бұл міндеттер көбіне табысқа тікелей әсер етпей-ақ көп уақыт алады. Оларды тапсыру бірден жеңілдік беріп, тұрақтылықты арттыра алады.

Қолдаудың дұрыс моделін таңдаңыз

Команда құрудың бір ғана дұрыс жолы жоқ. Ең жақсы нұсқа тапсырмаға және сізге қаншалықты бақылау қажет екеніне байланысты.

Мердігерлер мен фрилансерлер

Тәуелсіз мердігерлер ұзақ мерзімді міндеттеме алмай-ақ мамандандырылған көмек керек болғанда пайдалы. Олар көбіне дизайн, копирайтинг, бухгалтерия, маркетинг және техникалық жұмыс үшін қолайлы.

Мердігерлердің артықшылықтары:

• Шығындардың икемділігі
• Жүктемені оңай арттыру немесе азайту
• Мамандандырылған тәжірибеге қол жеткізу
• Қызметкерлерге қарағанда басқару жүктемесінің аз болуы

Кемшілігі — мердігерлер әдетте бірнеше клиентпен қатар жұмыс істейді. Сондықтан сізге нақтырақ коммуникация, айқын мерзімдер және егжей-тегжейлі нұсқаулық қажет болуы мүмкін.

Виртуалды көмекшілер

Виртуалды көмекші қайталанатын әкімшілік жұмыстарды орындап, ретке келуге көмектесе алады. Бұл үйден жұмыс істейтін бизнес үшін алғашқы жалдаулардың бірі ретінде жиі өте тиімді, өйткені күнделікті кедергіні азайтады.

Виртуалды көмекші мына істерге көмектесе алады:

• Кіріс хаттарды басқару
• Күнтізбені үйлестіру
• Файлдарды реттеу
• Клиенттермен кейінгі байланыс
• Зерттеу және қарапайым есеп беру

Қызметкерлер

Қызметкерлерді жалдау жұмыс тұрақты, тығыз байланысқан немесе сыртта қалдыруға тым маңызды болғанда орынды. Егер бизнесіңізде жалақы, оқыту және сәйкестік талаптарын ақтайтындай қайталанатын жұмыс көлемі болса, қызметкерлер дұрыс таңдау болуы мүмкін.

Қызметкер жалдамас бұрын мыналарды түсінгеніңізге көз жеткізіңіз:

• Жалақы төлеу міндеттемелері
• Жұмысқа қатысты салық талаптары
• Штаттық және федералдық еңбек ережелері
• Жұмысшыларды сақтандыру мәселелері
• Жергілікті бизнес тіркеуі мен лицензиялау талаптары

Кәсіби қызмет жеткізушілер

Кейбір міндеттерді бухгалтерлер, заңгерлер, тіркелген агенттер және сәйкестік қызметтері сияқты мамандарға қалдырған дұрыс. Бұл қызметтерде жылдамдықтан гөрі дәлдік маңызды болатын салалардағы қымбат қателіктерден сақтайды.

Нені бизнесіңізден тысқа шығару керегін қалай шешуге болады

Аутсорсингке беру керек пе, жоқ па дегенде үш сұрақ қойыңыз:

1. Бұл міндет қажет пе, бірақ менің ерекше құндылығымның өзегі емес пе?
2. Басқа біреу оны нақты нұсқаулықпен жақсы орындай ала ма?
3. Оны тапсыру мені жоғары құнды жұмысқа жұмсай алатын уақытпен қамтамасыз ете ме?

Үшеуіне де жауап иә болса, бұл міндетті тапсыруға болады.

Тағы бір пайдалы тәсіл — аутсорсинг құнын өз уақытыңыздың құнымен салыстыру. Егер сізді табыс әкелетін жұмыстан алыстатып, әкімшілік іске сағаттап жұмсап жатсаңыз, нақты шығын қызмет жеткізушіде болмауы мүмкін. Нақты шығын — өсімді кешіктіріп отырған өз уақытыңыз.

Клиентпен байланыс пен ішкі білімді қорғаңыз

Жиі жасалатын қателіктің бірі — тым көп нәрсені тым ерте тапсыру. Егер фрилансер немесе жеткізуші ең жақсы клиенттеріңіз үшін негізгі байланыс нүктесіне айналса, қарым-қатынас туралы бақылауды жоғалтуыңыз мүмкін. Егер мердігер сіздің нақты процесіңізді тиісті шектеусіз үйренсе, бизнестің артықшылық беретін бөліктерін әлсіретуіңіз ықтимал.

Бұны болдырмау үшін рөлдерді нақты құжаттап, мыналарды өз бақылауыңызда ұстаңыз:

• Тікелей клиенттік қарым-қатынастар
• Баға белгілеу стратегиясы
• Негізгі бизнес стратегиясы
• Құпия процестер
• Есептік жазбаларға иелік ету және кіру құқықтары

Жақсы делегирлеу бизнестен жоғалып кету деген сөз емес. Сізге бәрібір бақылау, стандарттар және тұрақты тексеріс қажет.

Қызметкерлерді емес, жүйелерді алдымен құрыңыз

Жақсы жүйесіз адамдарды жалдау пайдадан гөрі көп мәселе туындатуы мүмкін. Командаңызды кеңейтпес бұрын, бизнесіңіздің іс жүзінде қалай жұмыс істейтінін құжаттаңыз.

Пайдалы жүйелерге мыналар кіреді:

• Стандартты жұмыс рәсімдері
• Қайталанатын тапсырмаларға арналған чек-парақтар
• Электрондық хаттар мен клиентпен байланысқа арналған үлгілер
• Файл атаулары мен қалта құрылымының ережелері
• Келісу және мерзімдерге арналған қарапайым жұмыс барысы

Жүйелер оқыту уақытын қысқартады және кейін команда мүшелерін ауыстыруды не кеңейтуді жеңілдетеді. Сондай-ақ бұл бизнесіңізді белгілі бір уақытқа шетке шығуыңыз қажет болса да басқаруды оңайлатады.

Тек әрекетке емес, нәтижеге қарай басқарыңыз

Ең мықты командалар тұрақты бақылаумен емес, нақты күтілімдермен және өлшенетін нәтижелермен басқарылады.

Мына бағыттарға назар аударыңыз:

• Мерзімдер
• Сапа стандарттары
• Жауап беру уақыты
• Клиент қанағаттануы
• Дәлдік деңгейі
• Қажет болған жағдайда табыс немесе лид генерациясы нәтижелері

Егер жұмыс сапасы төмендесе, мәселені тез әрі тікелей шешіңіз. Бұл жауапкершіліктер басынан бастап нақты анықталған болса, әлдеқайда оңай.

Байланыс күтулерін ерте қойыңыз

Шағын командалар көбіне жұмыс мүмкін емес болғандықтан емес, коммуникация бұлыңғыр болғандықтан сәтсіздікке ұшырайды. Тіпті қарапайым аутсорсинг жүйесінің өзінде жұмыс қалай беріліп, қалай тексерілетіні туралы нақты ережелер болуы керек.

Мыналарды белгілеңіз:

• Қолайлы байланыс арналары
• Күтілетін жауап беру мерзімі
• Файл алмасу орындары
• Түзетулер санының шегі
• Шұғыл мәселелерді эскалациялау тәртібі

Командаңыз қаншалықты бөлінген сайын, бұл құрылым соғұрлым маңызды болады.

Өскен сайын сәйкестікті назарда ұстаңыз

Үйден жұмыс істейтін бизнесіңіз кеңейген сайын, заңдық және әкімшілік міндеттеріңіз өзгеруі мүмкін. Көмекші адам жалдаған сәтте, екінші орынды ашқан кезде немесе бірнеше штатта жұмыс істей бастаған кезде сәйкестік талаптары күрделене түседі.

Сол кезде мықты бизнес негізі маңызды болады. Дұрыс тіркеу, registered agent қолдауы және тұрақты сәйкестік ескертулері кәсіп иелеріне жұмысқа көбірек көңіл бөліп, рет- тәртіпті сақтауға көмектеседі. Zenind АҚШ-тағы бизнес субъектілерін құруға және оларды қолдауға көмектесу арқылы кәсіпкерлерді қолдайды, бұл өсу үдерісін басынан-ақ ыңғайлырақ етуі мүмкін.

Егер сіз ауқымды кеңейтуді жоспарлап отырсаңыз, команда үлкейгенге дейін entity құрылымыңыз, жазбаларыңыз және штаттық есептіліктеріңіз реттелгеніне көз жеткізген жөн.

Жиі жіберілетін қателер

Тіпті мықты бизнес иелері де аутсорсингте болдырмауға болатын қателіктер жібереді. Мыналардан сақ болыңыз:

• Процесті нақтыламай көмек жалдау
• Негізгі стратегияны тым ерте тапсыру
• Дұрыс нұсқаның орнына ең арзанын таңдау
• Күтілімдерді құжаттамау
• Қауіпсіздік пен кіруді бақылауды елемеу
• Шаршау басталғанша жұмыстың тым көп бөлігін өзіңізде қалдыру

Аз ғана жоспарлау кейін қымбат қайта жұмыстың алдын алады.

Үйден жұмыс істейтін бизнес үшін практикалық өсу жолы

Егер сіз үй кеңсесінен бастасаңыз, қарапайым өсу жолы көбіне былай көрінеді:

1. Тек өзіңіз ғана жақсы орындай алатын негізгі жұмыстан бастаңыз.
2. Қайталанатын әкімшілік міндеттерді анықтаңыз.
3. Төмен тәуекелді қолдау жұмысын алдымен аутсорсингке беріңіз.
4. Қажет өскен сайын мамандандырылған мердігерлерді қосыңыз.
5. Кедергіні азайту үшін жүйелер мен құжаттаманы пайдаланыңыз.
6. Қайталанатын сұраныс жалақыны ақтаған кезде ғана қызметкерлер жалдаңыз.
7. Бизнес кеңейген сайын сәйкестік пен тіркеу мәліметтерін өзекті ұстаңыз.

Бұл тәсіл сізге үнемді қалуға әрі біртіндеп қуаттылықты арттыруға мүмкіндік береді.

Қорытынды ойлар

Үйден басталған бизнес ас үй үстеліндегі бір адамнан артық өспеуі керек емес. Дұрыс қолдаумен сіз жеңіл құрылымның икемділігін сақтай отырып, ұзақ мерзімді өсімге қажет тәртіпті қалыптастыра аласыз.

Түйін қарапайым: делегирлеуді саналы түрде жасаңыз. Бизнесіңізді айқындайтын жұмысты өзіңізде сақтаңыз. Уақыт пен күшті жұтатын жұмысты тапсырыңыз. Қосымша адамдар қоспас бұрын жүйе орнатыңыз. Және бизнесіңіз өскен сайын оның негізі дұрыс болсын.

Осының бәрі сізге тек көмек қана емес, сонымен бірге кеңістік береді — соның ішінде ілгерілеу кеңістігін де.