Cara Membina Pasukan yang Boleh Dipercayai untuk Perniagaan Berasaskan Rumah Anda

Apabila perniagaan berasaskan rumah baru bermula, pengasas selalunya melakukan semuanya. Jualan, simpan kira, sokongan pelanggan, pemasaran, kerja pentadbiran, dan juga kerja pembersihan semuanya berada di meja yang sama. Tahap kawalan itu boleh berguna pada peringkat awal, tetapi ia tidak akan berkekalan selama-lamanya.

Pada satu titik, pertumbuhan mewujudkan masalah baharu: masa dalam sehari adalah terhad. Jika anda mahu perniagaan anda terus berkembang tanpa keletihan melampau, anda memerlukan sokongan. Sokongan itu mungkin datang daripada kontraktor, pekerja bebas, pembantu maya, pekerja sambilan, atau penyedia perkhidmatan khusus. Gabungan yang sesuai bergantung pada peringkat pertumbuhan anda, bajet anda, dan jenis kerja yang anda lakukan.

Bagi kebanyakan pemilik perniagaan kecil, cabarannya bukan sama ada untuk mendapatkan bantuan. Cabaran sebenar ialah menentukan perkara yang perlu diserahkan, perkara yang perlu dikekalkan, dan cara membina pasukan tanpa kehilangan identiti perniagaan.

Mengapa perniagaan berasaskan rumah memerlukan sokongan

Perniagaan berasaskan rumah biasanya bermula dengan kos overhed yang rendah dan banyak usaha peribadi. Itu satu kelebihan, tetapi ia juga boleh menjadi halangan. Apabila pengasas mengendalikan setiap tugas, perniagaan menjadi terlalu bergantung kepada seorang individu. Jika orang itu sakit, terlalu terbeban, atau terganggu, operasi akan menjadi perlahan.

Sokongan menjadi penting apabila:

• Pertanyaan pelanggan mula bertimbun lebih cepat daripada dapat dijawab
• Tugasan simpan kira dan cukai mengambil masa daripada kerja yang menjana pendapatan
• Pengeluaran pemasaran dan kandungan tidak konsisten
• Pesanan, projek, atau kerja pelanggan berkembang melebihi apa yang mampu dikendalikan oleh seorang individu
• Kerja pentadbiran mula menenggelamkan pembuatan keputusan strategik

Matlamatnya bukan untuk menyerahkan semuanya. Matlamatnya ialah membebaskan masa anda untuk kerja yang benar-benar mendorong pertumbuhan.

Perkara yang perlu dikekalkan secara dalaman

Tidak semua tugas perlu disumberluarkan. Pemilik perniagaan berasaskan rumah yang terbaik mengekalkan kawalan ke atas kerja yang mentakrifkan syarikat dan mewujudkan hubungan pelanggan yang paling kukuh.

Tugas biasa yang perlu dikekalkan secara dalaman termasuk:

• Perbualan jualan utama
• Keputusan perniagaan penting
• Suara jenama dan mesej
• Pembangunan produk atau perkhidmatan
• Strategi hubungan pelanggan
• Semakan akhir terhadap hasil kerja utama

Fungsi-fungsi ini selalunya mengandungi pengetahuan yang menjadikan perniagaan anda unik. Jika anda menyerahkan tugas yang salah terlalu awal, anda mungkin melemahkan kelebihan daya saing anda.

Perkara yang perlu disumberluarkan terlebih dahulu

Jika anda tidak pasti mahu bermula dari mana, mulakan dengan kerja yang penting tetapi bukan teras kepada kepakaran anda.

Sasaran awal penyumberluaran yang biasa termasuk:

• Sokongan simpan kira dan gaji
• Tugas pentadbiran rutin
• Reka bentuk asas atau pemformatan kandungan
• Penjadualan temu janji
• Kemasukan data dan pengurusan rekod
• Sokongan pelanggan semasa waktu puncak
• Penjadualan media sosial
• Penyelenggaraan laman web dan kemas kini teknikal

Tugas-tugas ini sering memakan banyak masa tanpa meningkatkan pendapatan secara langsung. Menyerahkannya boleh memberi kelegaan segera dan meningkatkan konsistensi.

Pilih model sokongan yang sesuai

Tiada satu cara yang benar untuk membina pasukan. Pilihan terbaik bergantung pada tugas dan tahap kawalan yang anda perlukan.

Kontraktor dan pekerja bebas

Kontraktor bebas berguna apabila anda memerlukan bantuan khusus tanpa komitmen jangka panjang. Mereka selalunya sesuai untuk reka bentuk, penulisan salinan, simpan kira, pemasaran, dan kerja teknikal.

Kelebihan kontraktor termasuk:

• Kos yang fleksibel
• Lebih mudah untuk meningkatkan atau mengurangkan skala
• Akses kepada kepakaran khusus
• Beban pengurusan yang lebih rendah berbanding pekerja

Pertukarannya ialah kontraktor biasanya bekerja dengan beberapa pelanggan. Anda mungkin memerlukan komunikasi yang lebih kukuh, tarikh akhir yang lebih jelas, dan arahan yang lebih terperinci.

Pembantu maya

Pembantu maya boleh mengambil alih kerja pentadbiran yang berulang dan membantu anda kekal teratur. Ini sering menjadi salah satu pengambilan awal terbaik untuk perniagaan berasaskan rumah kerana ia mengurangkan geseran harian.

Pembantu maya boleh membantu dengan:

• Pengurusan peti masuk
• Penyelarasan kalendar
• Pengorganisasian fail
• Susulan pelanggan
• Penyelidikan dan pelaporan ringkas

Pekerja

Mengambil pekerja masuk akal apabila kerja itu berterusan, sangat bersepadu, atau terlalu kritikal untuk kekal sebagai kerja luaran. Pekerja mungkin pilihan yang sesuai apabila perniagaan anda mempunyai cukup kerja berulang untuk membenarkan gaji, latihan, dan tanggungjawab pematuhan.

Sebelum mengambil pekerja, pastikan anda memahami:

• Kewajipan gaji
• Keperluan cukai pekerjaan
• Peraturan buruh peringkat negeri dan persekutuan
• Pertimbangan pampasan pekerja
• Pendaftaran perniagaan tempatan dan isu pelesenan

Penyedia perkhidmatan profesional

Sesetengah tugas lebih sesuai diserahkan kepada pakar seperti akauntan, peguam, ejen berdaftar, dan penyedia pematuhan. Perkhidmatan ini boleh membantu anda mengelakkan kesilapan mahal dalam bidang yang ketepatan lebih penting daripada kepantasan.

Cara menentukan apa yang patut diletakkan di luar perniagaan anda

Cara praktikal untuk memutuskan sama ada sesuatu tugas perlu disumberluarkan ialah dengan bertanya tiga soalan:

1. Adakah tugas ini perlu, tetapi bukan teras kepada nilai unik saya?
2. Bolehkah orang lain melakukannya dengan baik dengan arahan yang jelas?
3. Adakah menyerahkannya akan memberi saya kembali masa yang boleh digunakan untuk kerja bernilai lebih tinggi?

Jika jawapan kepada ketiga-tiganya ialah ya, tugas itu mungkin calon yang baik untuk didelegasikan.

Ujian lain yang berguna ialah membandingkan kos penyumberluaran dengan kos masa anda sendiri. Jika anda menghabiskan berjam-jam untuk kerja pentadbiran yang boleh dikendalikan dengan lebih cekap oleh orang lain, kos sebenar mungkin bukan penyedia perkhidmatan. Kos sebenar mungkin pertumbuhan yang anda tangguhkan.

Lindungi hubungan pelanggan dan pengetahuan proprietari anda

Satu kesilapan biasa ialah menyerahkan terlalu banyak terlalu awal. Jika seorang pekerja bebas atau vendor menjadi titik hubungan utama untuk pelanggan terbaik anda, anda mungkin kehilangan keterlihatan terhadap hubungan tersebut. Jika kontraktor mempelajari proses tepat anda tanpa sempadan yang sesuai, anda mungkin melemahkan bahagian perniagaan yang memberi anda kelebihan.

Untuk mengelakkan perkara itu, dokumentasikan peranan dengan jelas dan kekalkan kawalan ke atas:

• Hubungan terus dengan pelanggan
• Strategi harga
• Strategi perniagaan teras
• Proses sulit
• Pemilikan akaun dan akses log masuk

Delegasi yang baik bukanlah sama seperti menghilangkan diri daripada perniagaan. Anda masih memerlukan pengawasan, standard, dan semakan berkala.

Bina sistem sebelum anda membina bilangan kakitangan

Mengambil orang tanpa sistem yang baik boleh menimbulkan lebih banyak masalah daripada menyelesaikannya. Sebelum mengembangkan pasukan anda, dokumentasikan cara perniagaan anda benar-benar berfungsi.

Sistem yang berguna termasuk:

• Prosedur operasi standard
• Senarai semak untuk tugas berulang
• Templat untuk e-mel dan komunikasi pelanggan
• Peraturan penamaan dan pengaturan folder fail
• Aliran kerja ringkas untuk kelulusan dan tarikh akhir

Sistem mengurangkan masa latihan dan memudahkan anda menggantikan atau menambah ahli pasukan pada masa hadapan. Ia juga menjadikan perniagaan anda lebih mudah diurus jika anda perlu berundur buat sementara waktu.

Urus berdasarkan hasil, bukan sekadar aktiviti

Pasukan terbaik tidak diurus dengan penyeliaan berterusan. Mereka diurus dengan jangkaan yang jelas dan hasil yang boleh diukur.

Fokus pada:

• Tarikh akhir
• Piawaian kualiti
• Masa respons
• Kepuasan pelanggan
• Kadar ketepatan
• Hasil pendapatan atau penjanaan prospek jika berkenaan

Jika kualiti kerja merosot, tangani isu itu dengan cepat dan terus terang. Itu lebih mudah apabila tanggungjawab ditakrifkan dan prestasi dipantau dari awal.

Tetapkan jangkaan komunikasi lebih awal

Pasukan kecil sering gagal kerana komunikasi yang kabur, bukan kerana kerja itu mustahil. Walaupun persediaan penyumberluaran yang ringkas harus mempunyai peraturan yang jelas tentang cara kerja ditugaskan dan disemak.

Tetapkan:

• Saluran komunikasi pilihan
• Jangkaan masa tindak balas
• Lokasi perkongsian fail
• Had semakan
• Langkah eskalasi untuk isu mendesak

Semakin teragih pasukan anda, semakin penting struktur ini.

Kekalkan pematuhan dalam perhatian semasa anda berkembang

Apabila perniagaan berasaskan rumah anda berkembang, tanggungjawab undang-undang dan pentadbiran anda mungkin berubah. Pada saat anda mengambil bantuan, membuka lokasi kedua, atau mula beroperasi di beberapa negeri, kewajipan pematuhan anda boleh menjadi lebih kompleks.

Di sinilah asas perniagaan yang kukuh menjadi penting. Pembentukan yang betul, sokongan ejen berdaftar, dan peringatan pematuhan berterusan membantu pemilik perniagaan kekal teratur sambil mereka menumpukan pada operasi. Zenind menyokong usahawan dengan membantu mereka menubuhkan dan mengekalkan entiti perniagaan US, yang boleh menjadikan proses pertumbuhan lebih mudah dikendalikan sejak awal.

Jika anda merancang untuk berkembang, adalah wajar memastikan struktur entiti, rekod, dan pemfailan negeri anda teratur sebelum pasukan menjadi lebih besar.

Kesilapan biasa yang perlu dielakkan

Walaupun pemilik perniagaan yang kuat boleh melakukan kesilapan penyumberluaran yang boleh dielakkan. Berwaspadalah terhadap perkara berikut:

• Mengambil bantuan sebelum proses ditakrifkan
• Menyumberluarkan strategi teras terlalu awal
• Memilih pilihan paling murah dan bukannya pilihan yang betul
• Gagal mendokumentasikan jangkaan
• Mengabaikan keselamatan dan kawalan akses
• Menyimpan terlalu banyak kerja untuk diri sendiri sehingga keletihan melanda

Sedikit perancangan boleh mengelakkan kerja semula yang mahal kemudian.

Laluan pertumbuhan praktikal untuk perniagaan berasaskan rumah

Jika anda membina dari pejabat rumah, laluan pertumbuhan yang ringkas selalunya kelihatan seperti ini:

1. Mulakan dengan kerja teras yang hanya anda boleh lakukan dengan baik.
2. Kenal pasti tugas pentadbiran yang berulang.
3. Sumberluarkan kerja sokongan berisiko rendah terlebih dahulu.
4. Tambahkan kontraktor khusus apabila keperluan berkembang.
5. Gunakan sistem dan dokumentasi untuk mengurangkan geseran.
6. Ambil pekerja hanya apabila permintaan berulang mewajarkannya.
7. Kekalkan butiran pematuhan dan pembentukan supaya sentiasa terkini apabila perniagaan berkembang.

Pendekatan ini membolehkan anda kekal lean sambil membina kapasiti secara beransur-ansur.

Fikiran akhir

Perniagaan berasaskan rumah tidak semestinya kekal kecil hanya kerana ia bermula dengan seorang individu di meja dapur. Dengan sokongan yang betul, anda boleh mengekalkan fleksibiliti operasi yang lean sambil mewujudkan struktur yang diperlukan untuk pertumbuhan jangka panjang.

Kuncinya ialah mendelegasikan secara berhemah. Kekalkan kerja yang mentakrifkan perniagaan anda. Sumberluarkan kerja yang menguras masa dan tenaga. Sediakan sistem sebelum anda menambah lebih ramai orang. Dan pastikan asas perniagaan anda kukuh semasa anda berkembang.

Gabungan itu memberi anda lebih daripada sekadar bantuan. Ia memberi anda ruang untuk membina.