Πώς να προσλάβετε τους κατάλληλους ανθρώπους για τη μικρή σας επιχείρηση

Η πρόσληψη των κατάλληλων ανθρώπων μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε μια επιχείρηση που μένει στάσιμη και σε μια επιχείρηση που αναπτύσσεται με αυτοπεποίθηση. Οι δεξιότητες έχουν σημασία, αλλά εξίσου σημαντικά είναι η στάση, η επικοινωνία, η αξιοπιστία και η ικανότητα να λειτουργεί κάποιος μέσα στις πραγματικές συνθήκες μιας μικρής ομάδας. Για τους ιδρυτές, ειδικά όσους χτίζουν μια εταιρεία από το μηδέν, κάθε πρόσληψη έχει δυσανάλογα μεγάλη επίδραση στην εμπειρία πελάτη, την παραγωγικότητα και τις ταμειακές ροές.

Είτε συστήνετε μια νέα LLC, είτε επεκτείνετε μια επιχείρηση που ξεκίνησε από το σπίτι, είτε ετοιμάζεστε να προσλάβετε τον πρώτο σας εργαζόμενο μετά την έναρξη με τη Zenind, ο στόχος είναι ο ίδιος: να τοποθετήσετε το κατάλληλο άτομο στον κατάλληλο ρόλο τη σωστή στιγμή.

Αυτός ο οδηγός αναλύει πώς να προσλαμβάνετε στρατηγικά, να αποφεύγετε συνηθισμένα λάθη και να δημιουργείτε μια διαδικασία που σας βοηθά να επιλέγετε ανθρώπους οι οποίοι μπορούν να στηρίξουν τη μακροπρόθεσμη ανάπτυξη.

Γιατί η πρόσληψη έχει τόσο μεγάλη σημασία σε μια μικρή επιχείρηση

Οι μεγάλες εταιρείες μπορούν μερικές φορές να απορροφήσουν μια λανθασμένη πρόσληψη. Οι μικρές επιχειρήσεις συνήθως δεν μπορούν. Μία κακή επιλογή μπορεί να προκαλέσει καθυστερήσεις, να βλάψει το ηθικό, να απογοητεύσει τους πελάτες και να καταναλώσει χρόνο που ο ιδρυτής δεν διαθέτει.

Οι συνέπειες μιας κακής πρόσληψης συχνά περιλαμβάνουν:

• Χαμένες πωλήσεις και χαμένες ευκαιρίες
• Χαμηλότερη παραγωγικότητα σε όλη την ομάδα
• Περισσότερη επίβλεψη και επανεργασία
• Κόστη αποχώρησης και επαναλαμβανόμενες προσπάθειες πρόσληψης
• Προβλήματα εξυπηρέτησης πελατών και ζημιά στη φήμη
• Πίεση στις ταμειακές ροές από την πληρωμή για τον λάθος ρόλο

Το αντίθετο ισχύει επίσης. Μια ισχυρή πρόσληψη μπορεί να βελτιώσει τη λειτουργία, να ενισχύσει τις σχέσεις με τους πελάτες και να απελευθερώσει τον ιδιοκτήτη ώστε να επικεντρωθεί στη στρατηγική αντί για την καθημερινή διαχείριση κρίσεων. Για μια επιχείρηση στα πρώτα της στάδια, τέτοια μόχλευση είναι πολύτιμη.

Ξεκινήστε από τον ρόλο, όχι από το βιογραφικό

Ένα συνηθισμένο λάθος στην πρόσληψη είναι να ξεκινά κανείς από το άτομο και όχι από τη θέση. Πριν εξετάσετε αιτήσεις, ορίστε τι σημαίνει πραγματικά επιτυχία στον ρόλο.

Κάντε τις εξής ερωτήσεις:

• Ποιο επιχειρηματικό πρόβλημα πρέπει να λύσει αυτή η πρόσληψη;
• Ποιες εργασίες πρέπει να γίνονται κάθε μέρα, κάθε εβδομάδα και κάθε μήνα;
• Ποιες δεξιότητες είναι απαραίτητες και ποιες μπορούν να διδαχθούν;
• Ποια χαρακτηριστικά προσωπικότητας θα βοηθήσουν αυτό το άτομο να πετύχει στο περιβάλλον σας;
• Θα απαιτεί ο ρόλος ανεξάρτητη εργασία, στενή επίβλεψη ή συχνή επαφή με πελάτες;

Μια σαφής περιγραφή ρόλου πρέπει να υπερβαίνει έναν απλό κατάλογο καθηκόντων. Πρέπει να εξηγεί τις προσδοκίες απόδοσης, το στυλ επικοινωνίας, το ωράριο εργασίας και το επίπεδο εμπειρίας που απαιτείται. Έτσι γίνεται ευκολότερη η δίκαιη σύγκριση των υποψηφίων.

Για παράδειγμα, ένας εκπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών σε μια μικρή επιχείρηση μπορεί να χρειάζεται υπομονή, ανταπόκριση και ισχυρή γραπτή επικοινωνία περισσότερο από έναν μακρύ κατάλογο άσχετων τίτλων θέσεων. Ένας εργαζόμενος στις πωλήσεις μπορεί να χρειάζεται ανθεκτικότητα, οργάνωση και ικανότητα άμεσης παρακολούθησης των επαφών. Ο καλύτερος υποψήφιος δεν είναι πάντα εκείνος με το πιο εντυπωσιακό βιογραφικό. Είναι το άτομο του οποίου τα δυνατά σημεία ταιριάζουν πραγματικά με τις ανάγκες του ρόλου.

Δημιουργήστε μια δομημένη διαδικασία πρόσληψης

Οι μικρές επιχειρήσεις συχνά προσλαμβάνουν ανεπίσημα επειδή κινούνται γρήγορα. Αυτό μπορεί να λειτουργήσει για ένα διάστημα, αλλά αυξάνει επίσης τον κίνδυνο αποφάσεων που βασίζονται μόνο στο ένστικτο. Μια δομημένη διαδικασία βελτιώνει τη συνέπεια και διευκολύνει τη σύγκριση των υποψηφίων με αντικειμενικό τρόπο.

Μια πρακτική διαδικασία πρόσληψης συνήθως περιλαμβάνει:

1. Μια σαφή περιγραφή θέσης
2. Μια τυποποιημένη αίτηση ή φόρμα συλλογής στοιχείων
3. Μια σύντομη εισαγωγική κλήση
4. Μια δομημένη συνέντευξη
5. Επαλήθευση δεξιοτήτων ή δείγματα εργασίας
6. Έλεγχο συστάσεων
7. Τεκμηριωμένη απόφαση

Αυτή η δομή δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Απλώς πρέπει να είναι επαναλήψιμη. Όταν κάθε υποψήφιος αξιολογείται με βάση τα ίδια κριτήρια, γίνεται πιο εύκολο να ξεχωρίσετε τους ισχυρούς υποψηφίους από όσους απλώς μιλούν καλά.

Αναζητήστε καταλληλότητα, όχι μόνο εμπειρία

Η εμπειρία έχει σημασία, αλλά δεν εγγυάται μελλοντική επιτυχία. Κάποιος μπορεί να έχει κάνει παρόμοια δουλειά στο παρελθόν και παρ’ όλα αυτά να δυσκολευτεί στη δική σας επιχείρηση επειδή ο ρυθμός, η κουλτούρα ή οι προσδοκίες είναι διαφορετικές.

Αξιολογήστε τους υποψηφίους σε πολλαπλές διαστάσεις:

• Τεχνική ικανότητα: Μπορούν να κάνουν τη δουλειά;
• Κίνητρο: Θέλουν πραγματικά τη θέση και τις ευθύνες που τη συνοδεύουν;
• Επικοινωνία: Μπορούν να εξηγούν ιδέες καθαρά και να συνεργάζονται με άλλους;
• Αξιοπιστία: Θα εμφανίζονται, θα τηρούν τις δεσμεύσεις τους και θα παραδίδουν εγκαίρως;
• Προσαρμοστικότητα: Μπορούν να προσαρμόζονται όταν αλλάζουν οι προτεραιότητες;
• Κρίση: Παίρνουν προσεγμένες αποφάσεις χωρίς συνεχή επίβλεψη;

Ένας υποψήφιος που ταιριάζει στον ρόλο και στο περιβάλλον είναι συχνά πιο πολύτιμος από κάποιον με ισχυρότερο βιογραφικό αλλά λάθος χαρακτήρα. Σε μια μικρή επιχείρηση, ο τρόπος που δουλεύει ένα άτομο μπορεί να επηρεάσει ολόκληρη την ομάδα.

Κάντε καλύτερες ερωτήσεις στη συνέντευξη

Οι μη δομημένες συνεντεύξεις συχνά παράγουν ασαφείς απαντήσεις και ασυνεπή αποτελέσματα. Οι καλύτερες συνεντεύξεις εστιάζουν στη συμπεριφορά, στα παραδείγματα και στη λήψη αποφάσεων.

Χρήσιμες ερωτήσεις περιλαμβάνουν:

• Πείτε μου για μια φορά που χρειάστηκε να μάθετε γρήγορα μια νέα διαδικασία. Τι κάνατε;
• Περιγράψτε μια κατάσταση στην οποία διαχειριστήκατε έναν δύσκολο πελάτη ή συνάδελφο.
• Τι είδους προϊστάμενος σας βοηθά να αποδίδετε καλύτερα;
• Ποια μέρη αυτού του ρόλου θα ήταν τα ευκολότερα για εσάς και ποια θα απαιτούσαν περισσότερη προσπάθεια;
• Πείτε μου για έναν στόχο που δεν πετύχατε. Τι συνέβη και τι μάθατε;

Αυτές οι ερωτήσεις σάς βοηθούν να καταλάβετε πώς σκέφτεται και ενεργεί ένας υποψήφιος, όχι μόνο πώς παρουσιάζεται. Κάντε ερωτήσεις παρακολούθησης για τις λεπτομέρειες. Ρωτήστε τι έκανε ο ίδιος, τι θα έκανε διαφορετικά τώρα και πώς μέτρησε την επιτυχία.

Αν είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε τις ίδιες βασικές ερωτήσεις για κάθε υποψήφιο, ώστε να μπορείτε να συγκρίνετε τις απαντήσεις πιο δίκαια.

Εξετάστε δείγματα εργασίας και αξιολογήσεις

Για πολλούς ρόλους, ο καλύτερος δείκτης επιτυχίας είναι μια μικρή εργασία που αντικατοπτρίζει την πραγματική δουλειά. Ένα δείγμα εργασίας αποκαλύπτει πώς κάποιος γράφει, οργανώνει, πουλά, λύνει προβλήματα ή επικοινωνεί υπό ρεαλιστικές συνθήκες.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Μια σύντομη γραπτή άσκηση για ρόλο μάρκετινγκ
• Μια υποθετική απάντηση σε πελάτη για θέση υποστήριξης
• Μια άσκηση προγραμματισμού ή ιεράρχησης προτεραιοτήτων για ρόλο λειτουργιών
• Μια προσομοίωση κλήσης πώλησης για πρόσληψη στον τομέα της ανάπτυξης πωλήσεων
• Μια εργασία σε υπολογιστικό φύλλο για διοικητική θέση

Οι αξιολογήσεις μπορούν επίσης να βοηθήσουν όταν χρησιμοποιούνται με προσοχή. Ανάλογα με τον ρόλο, μια επιχείρηση μπορεί να αξιολογεί το στυλ επικοινωνίας, την εξυπηρέτηση πελάτη, τις τεχνικές δεξιότητες ή τις συνήθειες εργασίας. Ο στόχος δεν είναι να αντικαταστήσουν την ανθρώπινη κρίση. Ο στόχος είναι να τη βελτιώσουν.

Αν χρησιμοποιείτε αξιολογήσεις, βεβαιωθείτε ότι είναι σχετικές με τη θέση, εφαρμόζονται με συνέπεια και συνδυάζονται με συνεντεύξεις και ελέγχους συστάσεων. Ένα καλό εργαλείο σάς βοηθά να πάρετε καλύτερη απόφαση. Δεν πρέπει να γίνεται ο μοναδικός αποφασιστικός παράγοντας.

Ελέγξτε τις συστάσεις με σκοπό

Ο έλεγχος συστάσεων συχνά γίνεται βιαστικά ή αντιμετωπίζεται ως τυπική διαδικασία. Πρέπει να αποτελεί μέρος της αξιολόγησης, ειδικά για ρόλους με επαφή με πελάτες, ευθύνες επίβλεψης ή πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες.

Αντί να ρωτάτε μόνο αν το άτομο ήταν καλός εργαζόμενος, κάντε ερωτήσεις που αποκαλύπτουν μοτίβα:

• Τι είδους εργασία χειριζόταν καλύτερα αυτό το άτομο;
• Πώς ανταποκρινόταν στην πίεση ή στην ανατροφοδότηση;
• Θα το προσλαμβάνατε ξανά για παρόμοιο ρόλο;
• Τι υποστήριξη χρειαζόταν για να πετύχει;
• Υπάρχει κάτι που θα έπρεπε να γνωρίζω πριν το προσλάβω;

Όταν οι συστάσεις αξιοποιούνται σωστά, μπορούν να επιβεβαιώσουν δυνατά σημεία, να διευκρινίσουν κινδύνους και να σας βοηθήσουν να αποφύγετε εκπλήξεις.

Προσέξτε τα συνηθισμένα λάθη πρόσληψης

Ακόμη και οι έμπειροι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων κάνουν αποφευκτά λάθη πρόσληψης όταν προσπαθούν να καλύψουν γρήγορα ένα κενό. Τα πιο συνηθισμένα περιλαμβάνουν:

• Πρόσληψη με βάση μόνο την προσωπικότητα
• Υπερεκτίμηση ενός καλογραμμένου βιογραφικού
• Παράβλεψη προειδοποιητικών σημάτων επειδή ο υποψήφιος είναι διαθέσιμος τώρα
• Μη καθορισμό της επιτυχίας για τον ρόλο
• Παράλειψη δομημένων συνεντεύξεων
• Λήψη αποφάσεων χωρίς έλεγχο συστάσεων
• Η προσδοκία ότι κάθε νέος εργαζόμενος θα καταλάβει μόνος του τα πάντα

Η ταχύτητα έχει σημασία στις επιχειρήσεις, αλλά η ταχύτητα χωρίς πειθαρχία δημιουργεί ακριβή εναλλαγή προσωπικού. Αν ο ρόλος είναι σημαντικός, επιβραδύνετε αρκετά ώστε να πάρετε σωστή απόφαση.

Ενσωματώστε με σκοπό

Η πρόσληψη δεν τελειώνει όταν υπογραφεί η προσφορά εργασίας. Οι πρώτες 30, 60 και 90 ημέρες συχνά καθορίζουν αν ένας νέος εργαζόμενος θα γίνει παραγωγικός ή θα αποστασιοποιηθεί.

Ένα αποτελεσματικό σχέδιο ενσωμάτωσης πρέπει να περιλαμβάνει:

• Σαφές πρόγραμμα για την πρώτη ημέρα
• Καθορισμένες αρμοδιότητες και προτεραιότητες
• Εκπαίδευση στα εργαλεία, τις διαδικασίες και τις προσδοκίες για τους πελάτες
• Τακτικές συναντήσεις με τον ιδιοκτήτη ή τον manager
• Πρώιμη ανατροφοδότηση για την απόδοση
• Γνωριμία με μέλη της ομάδας και βασικές επαφές

Πολλοί νέοι εργαζόμενοι δυσκολεύονται όχι επειδή δεν είναι ικανοί, αλλά επειδή οι προσδοκίες δεν ορίστηκαν ποτέ καθαρά. Ένα απλό σύστημα ενσωμάτωσης μειώνει τη σύγχυση και επιταχύνει την απόδοση.

Συνδέστε τις αποφάσεις πρόσληψης με το στάδιο της επιχείρησής σας

Ο κατάλληλος εργαζόμενος για μια νεοφυή επιχείρηση δεν είναι πάντα ο κατάλληλος για μια επιχείρηση που ήδη κλιμακώνεται. Οι επιχειρήσεις πρώιμου σταδίου συχνά χρειάζονται ανθρώπους που μπορούν να φορούν πολλαπλά «καπέλα», να μαθαίνουν γρήγορα και να αντέχουν την αβεβαιότητα. Οι πιο ώριμες επιχειρήσεις μπορεί να χρειάζονται ειδικούς που μπορούν να εστιάσουν σε βάθος σε μία λειτουργία.

Καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει, επανεξετάζετε κάθε ρόλο τακτικά. Ρωτήστε αν η δουλειά εξακολουθεί να στηρίζει τους τρέχοντες στόχους σας. Μια επιχείρηση που ξεκίνησε με ένα γενικευμένο στέλεχος μπορεί τελικά να χρειαστεί διαφορετικά άτομα για λειτουργίες, πωλήσεις και εξυπηρέτηση πελατών.

Αυτός είναι ένας από τους λόγους που οι επιχειρηματίες ωφελούνται από το να ξεκινούν με μια ισχυρή νομική και οργανωτική βάση. Όταν ιδρύετε σωστά την εταιρεία σας και παραμένετε σε συμμόρφωση, γίνεται ευκολότερο να προσθέσετε άτομα, να καθιερώσετε διαδικασίες και να αναπτυχθείτε με υπευθυνότητα. Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να διαχειρίζονται την ίδρυση και τη συνεχή συμμόρφωση της επιχείρησής τους στις ΗΠΑ, ώστε να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στη δημιουργία της ομάδας και λιγότερο στη διαχείριση γραφειοκρατίας.

Η πρόσληψη και η συμμόρφωση πάνε μαζί

Μόλις αρχίσετε να προσλαμβάνετε, δεν χτίζετε πλέον μόνο ένα προϊόν ή μια υπηρεσία. Λειτουργείτε επίσης ως εργοδότης. Αυτό σημαίνει ότι η μισθοδοσία, τα φορολογικά έντυπα, οι εργατικοί κανόνες και η τήρηση αρχείων έχουν όλοι σημασία.

Πριν από την πρώτη σας πρόσληψη, βεβαιωθείτε ότι η επιχείρησή σας είναι έτοιμη να διαχειριστεί:

• Εργοδοτική ταυτοποίηση και ρύθμιση μισθοδοσίας
• Κατηγοριοποίηση εργαζομένων
• Επιστολές προσφοράς και αρχεία απασχόλησης
• Απαιτήσεις αναφοράς νέων προσλήψεων
• Πολιτειακές και ομοσπονδιακές φορολογικές υποχρεώσεις
• Σωστή τεκμηρίωση για την ενσωμάτωση και τη μισθοδοσία

Αν μόλις ιδρύσατε μια LLC ή μια εταιρεία, αυτές οι ευθύνες μπορούν να εμφανιστούν γρήγορα μόλις αρχίσετε να προσθέτετε προσωπικό. Μια καλά οργανωμένη δομή εταιρείας διευκολύνει τον διαχωρισμό των επιχειρηματικών και προσωπικών οικονομικών, τη διαχείριση της συμμόρφωσης και τη δημιουργία μιας πιο επαγγελματικής διαδικασίας πρόσληψης.

Οι καλύτεροι άνθρωποι ενισχύουν την επιχείρηση

Μια εξαιρετική πρόσληψη κάνει περισσότερα από το να καλύψει μια κενή θέση. Μειώνει τις τριβές, βελτιώνει την ικανοποίηση των πελατών, στηρίζει τον ιδρυτή και δημιουργεί χώρο για επέκταση. Με τον χρόνο, το σωρευτικό αποτέλεσμα των ισχυρών αποφάσεων πρόσληψης είναι σημαντικό.

Όταν προσλαμβάνετε προσεκτικά, επενδύετε σε:

• Καλύτερη λειτουργία
• Ισχυρότερες σχέσεις με τους πελάτες
• Χαμηλότερη εναλλαγή προσωπικού
• Ταχύτερη εκτέλεση
• Υψηλότερο ηθικό της ομάδας
• Πιο προβλέψιμη ανάπτυξη

Γι’ αυτό η διαδικασία πρόσληψης αξίζει την ίδια προσοχή με την ανάπτυξη προϊόντος, την τιμολόγηση ή το μάρκετινγκ. Σε μια μικρή επιχείρηση, κάθε άτομο μετράει.

Τελικές σκέψεις

Η πρόσληψη των σωστών ανθρώπων είναι μία από τις πιο σημαντικές αποφάσεις που παίρνει ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης. Η καλύτερη προσέγγιση είναι συνειδητή: ορίστε τον ρόλο με σαφήνεια, χρησιμοποιήστε δομημένες συνεντεύξεις, δοκιμάστε πραγματικές ικανότητες, ελέγξτε συστάσεις και ενσωματώστε με φροντίδα.

Αν χτίζετε την εταιρεία σας από το μηδέν, ξεκινήστε με μια σταθερή βάση. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να ιδρύουν και να διατηρούν συμμορφούμενες επιχειρήσεις στις ΗΠΑ, δίνοντάς τους τη δομή που χρειάζονται για να επικεντρωθούν στην ανάπτυξη, στις λειτουργίες και στους ανθρώπους που θα βοηθήσουν την επιχείρησή τους να πετύχει.