Hogyan válassza ki a megfelelő embereket kisvállalkozásához

A megfelelő emberek felvétele lehet a különbség egy olyan vállalkozás között, amely megreked, és egy olyan között, amely magabiztosan növekszik. A készségek számítanak, de ugyanilyen fontos a hozzáállás, a kommunikáció, a megbízhatóság és az, hogy valaki képes legyen egy kis csapat valóságai között dolgozni. Az alapítók számára, különösen azoknak, akik a semmiből építik fel a cégüket, minden új munkatárs aránytalanul nagy hatással van az ügyfélélményre, a termelékenységre és a pénzforgalomra.

Akár új LLC-t hoz létre, akár egy otthonról működő vállalkozást bővít, akár az első alkalmazott felvételére készül, miután elindult a Zenind segítségével, a cél ugyanaz: a megfelelő embert a megfelelő szerepbe, a megfelelő időben.

Ez az útmutató bemutatja, hogyan lehet stratégiaian felvenni, hogyan kerülheti el a gyakori hibákat, és hogyan építhet olyan folyamatot, amely segít kiválasztani azokat az embereket, akik hosszú távon támogatják a növekedést.

Miért ilyen fontos a felvétel egy kisvállalkozásban

A nagyvállalatok néha el tudnak viselni egy rossz felvételt. A kisvállalkozások általában nem. Egyetlen rosszul illeszkedő ember késedelmeket okozhat, ronthatja a morált, frusztrálhatja az ügyfeleket, és felemésztheti az alapító idejét.

A rossz felvétel következményei gyakran a következők:

• Elvesztett értékesítések és elszalasztott lehetőségek
• Alacsonyabb termelékenység az egész csapatban
• Több felügyelet és újramunka
• Lemorzsolódási költségek és ismételt toborzási erőfeszítések
• Ügyfélszolgálati problémák és a hírnév romlása
• Megterhelt pénzforgalom a rossz szerepre fordított bér miatt

Az ellenkezője is igaz. Egy erős felvétel javíthatja a működést, erősítheti az ügyfélkapcsolatokat, és felszabadíthatja a tulajdonost, hogy a mindennapi tűzoltás helyett a stratégiára összpontosítson. Egy korai szakaszban lévő vállalkozás számára ez óriási előny.

A szereppel kezdjen, ne az önéletrajzzal

Gyakori felvételi hiba, hogy az emberrel kezdünk, nem a pozícióval. A pályázatok áttekintése előtt határozza meg, mit jelent valójában a siker az adott szerepben.

Tegye fel ezeket a kérdéseket:

• Milyen üzleti problémát kell megoldania ennek a felvételnek?
• Milyen feladatokat kell naponta, hetente és havonta elvégezni?
• Milyen készségek elengedhetetlenek, és melyek taníthatók?
• Milyen személyiségjegyek segítik ebben a környezetben a sikerét?
• Független munkát, szoros felügyeletet vagy gyakori ügyfélkapcsolatot igényel a szerep?

Egy világos szerepleírásnak túl kell mutatnia a feladatok listáján. Tartalmaznia kell a teljesítményelvárásokat, a kommunikációs stílust, a munkaidőt és a szükséges tapasztalat szintjét is. Így könnyebb tisztességesen összehasonlítani a jelentkezőket.

Például egy kisvállalkozás ügyfélszolgálati munkatársának nagyobb szüksége lehet türelemre, gyors reagálásra és erős írásbeli kommunikációra, mint hosszú, egymáshoz nem kapcsolódó korábbi pozíciók listájára. Egy értékesítési munkatárs esetében a rugalmasság, a szervezettség és a gyors utánkövetés képessége lehet a döntő. A legjobb jelölt nem mindig az, akinek a leghosszabb az önéletrajza. Hanem az, akinek az erősségei valóban illeszkednek a szerep tényleges igényeihez.

Építsen strukturált felvételi folyamatot

A kisvállalkozások gyakran informálisan vesznek fel embereket, mert gyorsan kell haladniuk. Ez egy ideig működhet, de növeli annak kockázatát, hogy a döntések kizárólag megérzésen alapulnak. A strukturált folyamat javítja az egységességet, és megkönnyíti a jelöltek objektív összehasonlítását.

Egy gyakorlatias felvételi folyamat általában a következőket tartalmazza:

1. Egyértelmű munkaköri leírás
2. Egységes jelentkezési vagy adatfelvételi űrlap
3. Rövid előszűrő beszélgetés
4. Strukturált interjú
5. Készségfelmérés vagy munkaminta
6. Referenciaellenőrzés
7. Dokumentált döntés

Ennek a szerkezetnek nem kell bonyolultnak lennie. Egyszerűen ismételhetőnek kell lennie. Amikor minden jelöltet ugyanazon szempontok alapján értékelnek, könnyebb elkülöníteni az erős pályázókat a jól beszélőktől.

A megfelelő illeszkedést keresse, ne csak a tapasztalatot

A tapasztalat számít, de nem garancia a jövőbeli sikerre. Előfordulhat, hogy valaki korábban hasonló munkát végzett, mégis nehezen boldogul az Ön vállalkozásában, mert a tempó, a kultúra vagy az elvárások eltérnek.

A jelölteket több szempont szerint értékelje:

• Technikai tudás: képesek elvégezni a munkát?
• Motiváció: valóban szeretnék ezt a munkát és a vele járó feladatokat?
• Kommunikáció: világosan tudnak ötleteket megfogalmazni és másokkal együttműködni?
• Megbízhatóság: megjelennek, végigviszik a feladatokat és tartják a határidőket?
• Alkalmazkodóképesség: képesek alkalmazkodni, amikor a prioritások változnak?
• Döntéshozatal: átgondolt döntéseket hoznak folyamatos felügyelet nélkül?

Egy olyan jelölt, aki illeszkedik a szerephez és a környezethez, gyakran értékesebb, mint valaki erősebb önéletrajzzal, de rossz temperamentummal. Egy kisvállalkozásban egyetlen ember hozzáállása az egész csapatra hatással lehet.

Tegyen fel jobb interjúkérdéseket

A strukturálatlan interjúk gyakran homályos válaszokat és következetlen eredményeket hoznak. A jobb interjúk a viselkedésre, a példákra és a döntéshozatalra fókuszálnak.

Hasznos kérdések például:

• Meséljen egy olyan helyzetről, amikor gyorsan el kellett sajátítania egy új folyamatot. Mit tett?
• Írjon le egy helyzetet, amikor nehéz ügyféllel vagy munkatárssal kellett kezelnie a helyzetet.
• Milyen típusú vezető segít Önnek a legjobb munkát végezni?
• A szerep mely részei mennének a legkönnyebben, és melyek igényelnének több erőfeszítést?
• Meséljen egy célról, amit nem ért el. Mi történt, és mit tanult belőle?

Ezek a kérdések segítenek megérteni, hogyan gondolkodik és cselekszik a jelölt, nem csak azt, hogyan mutatja be magát. Kérdezzen vissza a részletekre. Kérdezze meg, mit tett személyesen, mit csinálna ma másképp, és hogyan mérte a sikert.

Ha lehetséges, ugyanazokat az alapvető kérdéseket tegye fel minden jelöltnek, hogy igazságosabban össze tudja hasonlítani a válaszokat.

Fontolja meg a munkamintákat és az értékeléseket

Sok szerepnél a siker legjobb előrejelzője egy kis feladat, amely a tényleges munkát tükrözi. Egy munkaminta megmutatja, hogyan ír, szervez, értékesít, old meg problémákat vagy kommunikál valaki valósághű körülmények között.

Példák:

• Rövid írásos feladat egy marketing szerephez
• Mintaválasz egy ügyfélszolgálati pozícióhoz
• Ütemezési vagy priorizálási gyakorlat egy operatív szerephez
• Értékesítési hívás szerepjáték egy üzletfejlesztési felvételhez
• Táblázatos feladat egy adminisztratív pozícióhoz

Az értékelések is segíthetnek, ha átgondoltan használják őket. A szereptől függően egy vállalkozás vizsgálhatja a kommunikációs stílust, az ügyfélközpontúságot, a technikai készségeket vagy a munkaszokásokat. A cél nem az, hogy kiváltsák az emberi döntést. A cél az, hogy javítsák azt.

Ha értékeléseket használ, győződjön meg arról, hogy azok relevánsak a munkára, következetesen alkalmazottak, és interjúkkal, valamint referenciaellenőrzéssel együtt használják őket. Egy jó eszköz segít jobb döntést hozni. Nem szabad, hogy ez legyen az egyetlen döntéshozó.

Ellenőrizze a referenciákat céltudatosan

A referenciaellenőrzést gyakran elsietik vagy formalitásként kezelik. Pedig a kiválasztási folyamat fontos része kell legyen, különösen olyan szerepeknél, ahol ügyfélkapcsolat, vezetői felelősség vagy bizalmas információkhoz való hozzáférés van.

Ahelyett, hogy csak azt kérdezné, jó alkalmazott volt-e az illető, tegyen fel olyan kérdéseket, amelyek mintázatokat tárnak fel:

• Milyen típusú munkát végzett ez a személy a legjobban?
• Hogyan reagált a nyomásra vagy a visszajelzésre?
• Újra felvenné hasonló szerepre?
• Milyen támogatásra volt szüksége a sikerhez?
• Van valami, amit tudnom kell a felvétel előtt?

Ha jól végzik, a referenciaellenőrzés megerősítheti az erősségeket, tisztázhatja a kockázatokat, és segíthet elkerülni a meglepetéseket.

Figyeljen a gyakori felvételi hibákra

Még a tapasztalt vállalkozók is elkövethetnek elkerülhető hibákat, amikor gyorsan próbálnak betölteni egy hiányzó pozíciót. A leggyakoribbak a következők:

• Felvétel kizárólag a személyiség alapján
• A csiszolt önéletrajz túlértékelése
• A figyelmeztető jelek figyelmen kívül hagyása, mert a jelölt most azonnal elérhető
• A szerep sikerének meghatározásának elmulasztása
• A strukturált interjúk kihagyása
• Döntéshozatal referenciaellenőrzés nélkül
• Az elvárás, hogy minden új munkatárs mindent egyedül találjon ki

Az üzletben a gyorsaság számít, de fegyelem nélküli gyorsaság drága fluktuációhoz vezet. Ha a szerep fontos, lassítson eléggé ahhoz, hogy jó döntést hozzon.

Tudatosan vezesse be az új munkatársat

A felvétel nem ér véget az ajánlati levél aláírásával. Az első 30, 60 és 90 nap gyakran eldönti, hogy egy új munkatárs produktívvá válik-e vagy elkötelezetlenné.

Egy hatékony beillesztési terv tartalmazza:

• Egyértelmű első napi programot
• Meghatározott feladatokat és prioritásokat
• Betanítást az eszközökre, folyamatokra és ügyfélelvárásokra
• Rendszeres egyeztetéseket a tulajdonossal vagy vezetővel
• Korai visszajelzést a teljesítményről
• Bemutatkozást a csapattagoknak és a fontos kapcsolatoknak

Sok új munkatárs nem azért küzd, mert képtelen lenne a feladatra, hanem mert az elvárásokat soha nem rögzítették egyértelműen. Egy egyszerű beillesztési rendszer csökkenti a bizonytalanságot és felgyorsítja a teljesítményt.

Igazítsa a felvételi döntéseket a vállalkozás érettségi szintjéhez

A megfelelő ember egy induló vállalkozás számára nem mindig a megfelelő ember egy már növekvő cégnek. A korai szakaszban lévő vállalkozásoknak gyakran olyan emberekre van szükségük, akik több feladatot is el tudnak látni, gyorsan tanulnak és jól kezelik a bizonytalanságot. Az érettebb vállalkozásoknak inkább olyan szakértőkre lehet szükségük, akik egyetlen funkcióra tudnak mélyen összpontosítani.

Ahogy a cége növekszik, rendszeresen vizsgálja felül az egyes szerepeket. Tegye fel a kérdést, hogy a munka még mindig támogatja-e a jelenlegi célokat. Egy vállalkozás, amely kezdetben egy általános tudású munkatárssal indult, később külön embereket igényelhet az operációra, az értékesítésre és az ügyfélszolgálatra.

Ez az egyik oka annak, hogy a vállalkozók profitálnak egy erős jogi és szervezeti alapból. Amikor megfelelően alapítja meg a céget és megfelel a szabályoknak, könnyebb embereket felvenni, folyamatokat kialakítani és felelősen növekedni. A Zenind segít az alapítóknak a cégalapításban és a folyamatos üzleti megfelelés kezelésében, hogy több időt tölthessenek a csapat építésével, és kevesebbet a papírmunkával.

A felvétel és a megfelelés együtt jár

Amint elkezd embereket felvenni, már nem csak terméket vagy szolgáltatást épít. Egyben munkáltatóként is működik. Ez azt jelenti, hogy a bérszámfejtés, az adóformanyomtatványok, a munkaügyi szabályok és a nyilvántartás is fontos.

Az első munkatárs felvétele előtt győződjön meg arról, hogy a vállalkozás felkészült a következők kezelésére:

• Munkáltatói azonosító és bérszámfejtési beállítások
• Munkavállalói besorolás
• Ajánlati levelek és munkaviszony-nyilvántartások
• Új belépők bejelentésére vonatkozó követelmények
• Állami és szövetségi adókötelezettségek
• Megfelelő dokumentáció a beléptetéshez és a bérszámfejtéshez

Ha nemrég alapított LLC-t vagy társaságot, ezek a feladatok gyorsan megjelenhetnek, amint elkezd munkaerőt felvenni. Egy jól szervezett céges struktúra megkönnyíti az üzleti és személyes pénzügyek szétválasztását, a megfelelés kezelését és egy professzionálisabb felvételi folyamat kialakítását.

A legjobb emberek erősítik a vállalkozást

Egy kiváló felvétel többet tesz, mint hogy betölt egy üres pozíciót. Csökkenti a súrlódást, javítja az ügyfélelégedettséget, támogatja az alapítót, és teret teremt a bővüléshez. Idővel az erős felvételi döntések összhatása jelentős.

Amikor körültekintően vesz fel embereket, akkor a következőkbe fektet be:

• Jobb működés
• Erősebb ügyfélkapcsolatok
• Alacsonyabb fluktuáció
• Gyorsabb végrehajtás
• Magasabb csapatmorál
• Kiszámíthatóbb növekedés

Ezért a felvételi folyamat ugyanolyan figyelmet érdemel, mint a termékfejlesztés, az árazás vagy a marketing. Egy kisvállalkozásban minden ember számít.

Záró gondolatok

A megfelelő emberek felvétele az egyik legfontosabb döntés, amit egy vállalkozó meghozhat. A legjobb megközelítés tudatos: a szerep világos meghatározása, strukturált interjúk használata, a valós képességek tesztelése, referenciaellenőrzés és gondos beillesztés.

Ha a cégét a semmiből építi, kezdje szilárd alapokkal. A Zenind segít a vállalkozóknak megalapítani és fenntartani a megfelelőséget biztosító amerikai vállalkozásokat, megadva azt a struktúrát, amelyre szükségük van ahhoz, hogy a növekedésre, a működésre és azokra az emberekre összpontosítsanak, akik segítik a vállalkozásuk sikerét.