Πώς να προσλάβετε νόμιμα interns σε ένα startup χωρίς να κινδυνεύσετε με παραβιάσεις μισθολογικής νομοθεσίας

Τα startups συχνά χρειάζονται επιπλέον χέρια πολύ πριν μπορέσουν να αντέξουν οικονομικά μια πλήρη ομάδα. Αυτή η πραγματικότητα κάνει τους interns και τους εθελοντές να φαίνονται ελκυστικοί, ειδικά όταν οι προϋπολογισμοί είναι περιορισμένοι και κάθε πρόσληψη μετράει. Όμως, στις Ηνωμένες Πολιτείες, η γραμμή ανάμεσα σε μια νόμιμη πρακτική άσκηση και σε μια αμειβόμενη θέση είναι πολύ πιο στενή από όσο περιμένουν πολλοί ιδρυτές.

Για μια κερδοσκοπική επιχείρηση, το βασικό ζήτημα είναι απλό: αν το άτομο κάνει στην πράξη τη δουλειά ενός εργαζομένου, συνήθως πρέπει να αμείβεται. Το να το ονομάζετε intern ή εθελοντή δεν αλλάζει τη νομική αξιολόγηση. Αυτό που έχει σημασία είναι η πραγματική σχέση, η εργασία που εκτελείται και ποιος ωφελείται περισσότερο από τη ρύθμιση.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς μπορούν οι ιδρυτές startups να οργανώσουν πιο ασφαλώς τις πρακτικές ασκήσεις, πότε οι εθελοντές αποκλείονται και τι να κάνετε αντί γι' αυτό όταν χρειάζεστε βοήθεια αλλά δεν μπορείτε να στηρίξετε μια παραδοσιακή πρόσληψη μέσω μισθοδοσίας.

Η σύντομη απάντηση

Αν διαχειρίζεστε ένα κερδοσκοπικό startup, γενικά έχετε δύο νόμιμες επιλογές:

• Να πληρώσετε τον εργαζόμενο ως υπάλληλο ή contractor, ανάλογα με τον ρόλο και τους κανόνες ταξινόμησης.
• Να οργανώσετε μια πρακτική άσκηση έτσι ώστε ο intern να είναι ο κύριος ωφελούμενος της σχέσης και το πρόγραμμα να είναι πραγματικά εκπαιδευτικό.

Αυτό που συνήθως δεν μπορείτε να κάνετε είναι να δέχεστε δωρεάν εργασία από κάποιον που συμβάλλει στις επιχειρησιακές λειτουργίες της εταιρείας σαν να ήταν στο προσωπικό.

Οι ομοσπονδιακοί κανόνες μισθοδοσίας έχουν σχεδιαστεί για να εμποδίζουν τις εταιρείες να αποφεύγουν τις υποχρεώσεις για κατώτατο μισθό και υπερωρίες απλώς μετονομάζοντας τους εργαζομένους. Οι πολιτειακοί νόμοι για μισθούς μπορεί να είναι αυστηρότεροι, άρα η συμμόρφωση δεν σταματά στο ομοσπονδιακό επίπεδο.

Τι ρυθμίζει ο FLSA

Ο Fair Labor Standards Act (FLSA) είναι ο ομοσπονδιακός νόμος που διέπει τον κατώτατο μισθό, τις υπερωρίες και άλλους κανόνες μισθοδοσίας και ωραρίου. Για τις πρακτικές ασκήσεις, το βασικό ερώτημα είναι αν το άτομο είναι στην πραγματικότητα εργαζόμενος σύμφωνα με τον νόμο.

Το U.S. Department of Labor χρησιμοποιεί μια ευέλικτη ανάλυση «primary beneficiary» για τις αμειβόμενες πρακτικές σε κερδοσκοπικούς εργοδότες. Με απλά λόγια, το ερώτημα είναι αν ο intern ή η εταιρεία λαμβάνει το μεγαλύτερο οικονομικό όφελος από τη σχέση.

Αν η εταιρεία λαμβάνει συνηθισμένη εργασία που προωθεί την επιχείρηση, το άτομο πιθανότατα είναι εργαζόμενος. Αν το πρόγραμμα είναι δομημένο γύρω από τη μάθηση και ο intern είναι αυτός που λαμβάνει το κύριο εκπαιδευτικό όφελος, μια απλήρωτη πρακτική μπορεί να είναι νόμιμη.

Το τεστ primary beneficiary

Τα δικαστήρια και το Department of Labor εξετάζουν τη συνολική εικόνα και όχι ένα μόνο στοιχείο. Κανένας παράγοντας μόνος του δεν καθορίζει το αποτέλεσμα, και ένα startup πρέπει να θεωρεί ότι η ουσία της ρύθμισης μετρά περισσότερο από τον τίτλο στην προσφορά εργασίας.

Οι πιο σημαντικοί παράγοντες συνήθως περιλαμβάνουν τα εξής:

• Ο intern και η εταιρεία κατανοούν και οι δύο ότι δεν υπάρχει υπόσχεση αμοιβής κατά τη διάρκεια της πρακτικής.
• Η πρακτική παρέχει εκπαίδευση παρόμοια με εκείνη που θα λάμβανε ο intern σε εκπαιδευτικό περιβάλλον.
• Η πρακτική συνδέεται με επίσημο εκπαιδευτικό πρόγραμμα, μαθήματα ή ακαδημαϊκές μονάδες.
• Το πρόγραμμα προσαρμόζει το ωράριο στις ακαδημαϊκές υποχρεώσεις του intern.
• Η διάρκεια της πρακτικής είναι μόνο τόσο μεγάλη όσο χρειάζεται για να έχει ουσιαστικό εκπαιδευτικό όφελος.
• Η εργασία του intern συμπληρώνει τις λειτουργίες της εταιρείας αντί να αντικαθιστά αμειβόμενους εργαζομένους.
• Καμία πλευρά δεν περιμένει ότι η πρακτική θα μετατραπεί αυτόματα σε αμειβόμενη θέση.

Αν το πρόγραμμά σας μοιάζει με κανονική δουλειά στην οποία απλώς προστίθεται εκπαίδευση, αυτό είναι προειδοποιητικό σημάδι. Όσο πιο κοντά βρίσκονται οι εργασίες του intern σε τυπική παραγωγική εργασία της επιχείρησης, τόσο δυσκολότερο είναι να υποστηριχθεί ότι η θέση είναι απλήρωτη.

Τι κάνει μια πρακτική άσκηση πιο υπερασπίσιμη

Μια συμβατή πρακτική άσκηση συνήθως βασίζεται σε μαθησιακούς στόχους, επίβλεψη και περιορισμένη επιχειρησιακή εξάρτηση. Τα καλά προγράμματα έχουν συνήθως μερικά κοινά στοιχεία.

1. Σαφής εκπαιδευτικός σκοπός

Πριν ξεκινήσει η πρακτική, ορίστε τι πρέπει να μάθει ο intern. Ο ρόλος πρέπει να βοηθά τον φοιτητή ή τον επαγγελματία στα πρώτα του βήματα να αναπτύξει δεξιότητες, όχι απλώς να καλύψει ένα κενό προσωπικού.

Για παράδειγμα, ένας intern μπορεί να μάθει πώς ένα startup προετοιμάζει ενημερώσεις για επενδυτές, οργανώνει έρευνα πελατών ή χτίζει μια βασική διαδικασία go-to-market. Αυτό διαφέρει από το να χρησιμοποιείται ένας intern ως αντικαταστάτης ενός operations coordinator, μιας ρεσεψιονίστ ή ενός marketing assistant.

2. Δομημένη επίβλεψη

Ο intern πρέπει να έχει έναν μέντορα ή supervisor που διδάσκει ενεργά, ελέγχει τη δουλειά και δίνει ανατροφοδότηση. Μια χαλαρή ρύθμιση του τύπου «παρακολουθείτε μας όποτε μπορείτε» συνήθως δεν αρκεί αν το άτομο εκτελεί ουσιαστική εργασία για την επιχείρηση.

3. Περιορισμένη παραγωγική εξάρτηση

Είναι αποδεκτό ένας intern να συμβάλλει σε ένα project, αλλά η εταιρεία δεν πρέπει να εξαρτάται από αυτόν για να λειτουργεί η επιχείρηση. Αν το startup βασίζεται στον intern για να διαχειρίζεται tickets πελατών, να υποστηρίζει τη μισθοδοσία ή να καλύπτει καθημερινές διοικητικές εργασίες, ο ρόλος αρχίζει να μοιάζει με απασχόληση.

4. Καθορισμένη διάρκεια

Οι πρακτικές πρέπει να διαρκούν αρκετά ώστε να παρέχουν εκπαίδευση, αλλά όχι τόσο ώστε να γίνονται μόνιμη πηγή εργασίας. Ένα πρόγραμμα τύπου εξαμήνου ή περιορισμένο σε project είναι ευκολότερο να δικαιολογηθεί από μια ανοιχτής διάρκειας ρύθμιση.

5. Καμία υπόσχεση δουλειάς

Είναι αποδεκτό να προσλάβετε αργότερα έναν intern, αλλά η ίδια η πρακτική δεν πρέπει να παρουσιάζεται ως εγγυημένος δρόμος προς την απασχόληση. Ο εκπαιδευτικός σκοπός πρέπει να στέκεται από μόνος του.

Πότε πρέπει να πληρώνετε τον intern

Ένα startup θα πρέπει να εξετάζει σοβαρά την αμοιβή όταν το άτομο κάνει οποιοδήποτε από τα παρακάτω:

• Χειρίζεται επιχειρησιακή εργασία που η εταιρεία χρειάζεται κάθε εβδομάδα.
• Παράγει εργασία που υποστηρίζει άμεσα πελάτες ή έσοδα.
• Καλύπτει έναν ρόλο που κανονικά θα ανατίθετο σε εργαζόμενο.
• Εργάζεται ανεξάρτητα με ελάχιστη επίβλεψη αφού ανατεθούν τα καθήκοντα.
• Τηρεί σταθερό ωράριο όπως οποιοδήποτε άλλο μέλος του προσωπικού.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, η ασφαλέστερη επιλογή είναι συνήθως να αντιμετωπιστεί το άτομο ως εργαζόμενος και να τηρηθούν οι κανόνες μισθοδοσίας, υπερωριών, φορολογίας και τήρησης αρχείων.

Μια αμειβόμενη πρακτική είναι συχνά ο καλύτερος συμβιβασμός. Μειώνει τον νομικό κίνδυνο, διευρύνει το πεδίο των υποψηφίων και κάνει το πρόγραμμά σας ευκολότερο να εξηγηθεί σε σχολές, γονείς και μελλοντικούς εργαζομένους.

Εθελοντές σε κερδοσκοπικό startup

Εδώ είναι που πολλοί ιδρυτές συναντούν προβλήματα. Μια κερδοσκοπική εταιρεία γενικά δεν μπορεί να βασιστεί σε εθελοντική εργασία με τον τρόπο που μπορεί ένας φιλανθρωπικός οργανισμός ή ένας δημόσιος φορέας.

Αν κάποιος λέει ότι θέλει να βοηθήσει δωρεάν, αυτό δεν σημαίνει αυτόματα ότι είναι νόμιμο να τον αφήσετε να εργαστεί στην επιχείρησή σας. Το νομικό ζήτημα δεν είναι ο ενθουσιασμός του ατόμου. Το ζήτημα είναι αν παρέχει υπηρεσίες σε έναν ιδιωτικό, κερδοσκοπικό εργοδότη.

Για τα περισσότερα startups, η απάντηση είναι ξεκάθαρη:

• Οι εθελοντές γενικά δεν επιτρέπονται για συνηθισμένη εργασία της εταιρείας.
• Αν η εργασία βοηθά το startup να λειτουργεί, να πουλά, να χτίζει, να υποστηρίζει ή να παραδίδει υπηρεσίες, συνήθως πρέπει να αμείβεται.
• Φίλοι, συγγενείς και υποστηρικτές δεν δημιουργούν εξαίρεση απλώς επειδή είναι πρόθυμοι να βοηθήσουν.

Αν χρειάζεστε βοήθεια και δεν μπορείτε να πληρώσετε πλήρεις μισθούς, εξετάστε έναν μερικής απασχόλησης εργαζόμενο, έναν προσωρινό contractor ή μια σωστά δομημένη αμειβόμενη πρακτική αντί να βασιστείτε σε εθελοντές.

Ασφαλείς εναλλακτικές όταν τα χρήματα είναι περιορισμένα

Δεν μπορεί κάθε startup να αντέξει οικονομικά μια πλήρη πρόσληψη, αλλά υπάρχουν νόμιμοι τρόποι να λάβετε υποστήριξη χωρίς να αναλάβετε περιττό ρίσκο.

Εργαζόμενοι μερικής απασχόλησης

Ένας εργαζόμενος μερικής απασχόλησης μπορεί να είναι πρακτική λύση όταν χρειάζεστε αξιόπιστη βοήθεια, αλλά μόνο για περιορισμένες ώρες την εβδομάδα. Αυτό είναι συχνά η απλούστερη λύση για συνεχή διοικητική, υποστηρικτική ή marketing εργασία.

Contractors με βάση έργο

Οι ανεξάρτητοι contractors μπορεί να είναι χρήσιμοι για εργασία με σαφές παραδοτέο, όπως η κατασκευή ενός website, η ανανέωση ενός brand ή ένα εφάπαξ ερευνητικό project. Το κλειδί είναι η σωστή ταξινόμηση και μια πραγματική σχέση contractor, όχι απλώς η χρήση μιας σύμβασης για να αποφύγετε μισθούς.

Αμειβόμενες πρακτικές

Ένα μικρό stipend ή ωρομίσθιο μπορεί να κάνει μια πρακτική τόσο συμβατή όσο και ελκυστική. Η αμοιβή των interns συχνά αυξάνει την ποιότητα των υποψηφίων και μειώνει τον πειρασμό να τους ανατίθενται καθήκοντα επιπέδου εργαζομένου.

Συνεργασίες με σχολές

Κολλέγια και πανεπιστήμια μπορεί να προσφέρουν ροές work-study ή πρακτικών που σας συνδέουν με φοιτητές που αναζητούν εμπειρία. Αυτές οι ρυθμίσεις μπορεί να είναι καλή επιλογή αν είστε έτοιμοι να προσφέρετε πραγματική εκπαίδευση και επίβλεψη.

Ένα πρακτικό checklist συμμόρφωσης

Πριν φέρετε έναν intern στην ομάδα, περάστε από αυτό το checklist:

1. Αποφασίστε αν ο ρόλος είναι πραγματικά εκπαιδευτικός ή στην ουσία επιχειρησιακός.
2. Καταγράψτε τους μαθησιακούς στόχους και την αναμενόμενη επίβλεψη.
3. Επιβεβαιώστε ότι ο intern κατανοεί αν ο ρόλος είναι αμειβόμενος ή απλήρωτος.
4. Βεβαιωθείτε ότι η εργασία δεν αντικαθιστά έναν αμειβόμενο εργαζόμενο.
5. Ορίστε καθορισμένη διάρκεια και πρόγραμμα που να ταιριάζει στις ακαδημαϊκές ανάγκες όταν αυτό είναι σχετικό.
6. Ελέγξτε τους ισχύοντες πολιτειακούς νόμους περί μισθών και τυχόν απαιτήσεις της σχολής.
7. Τηρήστε γραπτά αρχεία της ρύθμισης και του σχεδίου της πρακτικής.
8. Επανεκτιμήστε τον ρόλο αν ο intern αρχίσει να κάνει συνηθισμένη επιχειρησιακή εργασία.

Αν οποιαδήποτε απάντηση αρχίσει να φαίνεται άβολη, αυτό συνήθως σημαίνει ότι ο ρόλος πρέπει να μετατραπεί σε αμειβόμενη θέση.

Συνηθισμένα λάθη των ιδρυτών startups

Οι ιδρυτές συνήθως μπλέκουν όταν αντιμετωπίζουν τη νομοθεσία για τις πρακτικές ως θέμα branding αντί για ζήτημα απασχόλησης. Τα πιο συνηθισμένα λάθη είναι:

• Χρήση ενός unpaid intern για να καλύπτεται η συνήθης φόρτωση εργασίας της επιχείρησης.
• Παροχή αόριστων καθηκόντων στους interns χωρίς πραγματικό σχέδιο εκπαίδευσης.
• Αναμονή από τους interns να εργάζονται σαν εργαζόμενοι ενώ ο ρόλος παρουσιάζεται ως εκπαιδευτικός.
• Προσφορά μελλοντικής δουλειάς ως έμμεση ανταμοιβή για εργασία χωρίς αμοιβή.
• Αγνόηση του πολιτειακού δικαίου και στήριξη μόνο σε μια ομοσπονδιακή γενίκευση.
• Να αφήνετε εθελοντές να βοηθούν σε εργασία που αφορά πελάτες ή δημιουργία εσόδων.

Ένας απλός κανόνας βοηθά εδώ: αν θα σας έλειπε η συμβολή του ατόμου με τον ίδιο τρόπο που θα σας έλειπε η συμβολή ενός εργαζομένου, ο ρόλος πιθανότατα θα έπρεπε να είναι αμειβόμενος.

Γιατί η συμμόρφωση έχει σημασία νωρίς

Οι ιδρυτές startups συχνά επικεντρώνονται στην ταχύτητα και όχι σε ελέγχους εργατικού δικαίου. Όμως, τα προβλήματα με πρακτικές και μισθούς μπορούν να γίνουν γρήγορα ακριβά.

Αν ένας εργαζόμενος έχει ταξινομηθεί λανθασμένα, η επιχείρηση μπορεί να αντιμετωπίσει αναδρομικές οφειλές, ευθύνη για υπερωρίες, φορολογικά ζητήματα, πρόστιμα και νομικά έξοδα. Το κόστος δεν είναι μόνο οικονομικό. Οι εργασιακές διαφορές μπορούν επίσης να απορροφήσουν χρόνο, να αποσπάσουν την ομάδα και να περιπλέξουν τη χρηματοδότηση ή το due diligence.

Γι' αυτό αξίζει να χτίσετε σωστά τη διαδικασία πρόσληψης από την αρχή. Μια καθαρή, τεκμηριωμένη προσέγγιση στις πρακτικές και στις θέσεις εισαγωγικού επιπέδου είναι ευκολότερο να κλιμακωθεί από το να διορθώσετε αργότερα ένα προβληματικό σύστημα.

Χτίζοντας ένα καλύτερο θεμέλιο για ανάπτυξη

Η καλύτερη στρατηγική πρόσληψης για ένα startup είναι εκείνη που στηρίζει και την ανάπτυξη και τη συμμόρφωση. Αυτό σημαίνει να χρησιμοποιείτε τις πρακτικές για πραγματική μάθηση, να πληρώνετε τους εργαζομένους όταν εκτελούν καθήκοντα επιπέδου εργαζομένου και να αποφεύγετε την ψευδή ασφάλεια του να αποκαλείτε την επιχειρησιακή εργασία «εθελοντική».

Αν ιδρύετε μια νέα εταιρεία ή βελτιώνετε τις λειτουργίες του startup σας, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε σωστά τη δομή της επιχείρησής σας, ώστε να μπορείτε να επικεντρωθείτε στο να χτίσετε μια ομάδα με τον σωστό τρόπο.

Ένα νομικά σωστό πρόγραμμα πρακτικής δεν είναι απλώς ασφαλέστερο. Είναι επίσης ένδειξη μιας ώριμης εταιρικής κουλτούρας. Όταν οι άνθρωποι μπαίνουν στο startup σας, πρέπει να γνωρίζουν από την αρχή αν ο ρόλος είναι εκπαιδευτικός, αμειβόμενος ή συμβατικός.

Αυτή η σαφήνεια προστατεύει την επιχείρηση, ενισχύει την εμπιστοσύνη και κάνει πολύ πιο εύκολη την ανάπτυξη χωρίς να δημιουργούνται περιττοί νομικοί κίνδυνοι.