Εθιμοτυπία επαγγελματικών γευμάτων για founders: Πώς να χτίζετε εμπιστοσύνη και να κλείνετε συμφωνίες

Τα επαγγελματικά γεύματα παραμένουν ένας από τους πιο απλούς τρόπους για να μετατρέψετε μια πρώτη συζήτηση σε μια διαρκή επαγγελματική σχέση. Ένα πρωινό ραντεβού, ένα working lunch ή ένα δείπνο με πελάτη δίνει στους founders την ευκαιρία να κάνουν περισσότερα από το να μιλήσουν για μια εταιρεία. Δημιουργεί χώρο για να δείξουν κρίση, αυτοπεποίθηση και σεβασμό στον χρόνο των άλλων.

Για τους επιχειρηματίες, αυτό έχει σημασία. Ο τρόπος με τον οποίο συμπεριφέρεστε στο τραπέζι μπορεί να ενισχύσει τις ίδιες ακριβώς ιδιότητες που αναζητούν οι επενδυτές, οι πελάτες, οι τράπεζες και οι συνεργάτες σε μια επιχείρηση: προετοιμασία, σαφήνεια και επαγγελματισμό. Είτε ξεκινάτε μια νέα επιχείρηση είτε αναπτύσσετε μια ήδη καθιερωμένη, η εθιμοτυπία στα επαγγελματικά γεύματα αποτελεί μέρος της συνολικής επαγγελματικής σας εικόνας.

Γιατί τα επαγγελματικά γεύματα εξακολουθούν να έχουν σημασία

Ακόμα και σε έναν κόσμο με βιντεοκλήσεις και ατελείωτα email, τα δια ζώσης γεύματα παραμένουν αποτελεσματικά επειδή ρίχνουν τους τόνους της συζήτησης. Οι άνθρωποι τείνουν να είναι πιο ανοιχτοί, να σας θυμούνται περισσότερο και να είναι πιο πρόθυμοι να χτίσουν εμπιστοσύνη όταν μοιράζονται ένα γεύμα.

Ένα επαγγελματικό γεύμα μπορεί να σας βοηθήσει να:

• Ενισχύσετε μια σχέση με πελάτη
• Παρουσιάσετε μια νέα ιδέα συνεργασίας
• Χτίσετε οικειότητα με έναν επενδυτή ή σύμβουλο
• Συζητήσετε τα επόμενα βήματα μετά από ένα pitch ή μια πρόταση
• Μάθετε περισσότερα για τις προτεραιότητες και τις ανησυχίες ενός υποψήφιου πελάτη

Το γεύμα δεν είναι απλώς μια κοινωνική εκδήλωση. Είναι μια επαγγελματική συνάντηση με κοινωνικούς κανόνες. Αν το χειριστείτε σωστά, κάνετε το άλλο άτομο να νιώσει άνετα και σεβαστό, ενώ κρατάτε τη συζήτηση παραγωγική.

Ξεκινήστε με σαφή σκοπό

Πριν κάνετε κράτηση, αποφασίστε γιατί συναντιέστε.

Προσπαθείτε να κλείσετε μια πώληση, να κάνετε follow-up μετά από μια γνωριμία ή απλώς να γνωρίσετε έναν πιθανό επιχειρηματικό συνεργάτη; Ο σκοπός καθορίζει τον τόνο, τον χρόνο και ακόμη και το είδος του εστιατορίου που πρέπει να επιλέξετε.

Ένα επαγγελματικό πρωινό λειτουργεί συνήθως καλύτερα όταν ο χρόνος είναι περιορισμένος και ο στόχος είναι η άμεση συζήτηση. Ένα μεσημεριανό ραντεβού μπορεί να επιτρέψει λίγο περισσότερο χτίσιμο σχέσης. Ένα δείπνο συνήθως δίνει περισσότερο χώρο για συζήτηση, αλλά μπορεί επίσης να οδηγήσει πιο εύκολα σε άσκοπη κοινωνική χαλάρωση αν δεν διαχειριστείτε σωστά την ατζέντα.

Όταν ο σκοπός είναι ξεκάθαρος, μπορείτε να διατηρήσετε τη συνάντηση εστιασμένη χωρίς να φαίνεται βιαστική.

Επιλέξτε το σωστό εστιατόριο

Το καλύτερο εστιατόριο για ένα επαγγελματικό γεύμα δεν είναι πάντα το πιο ακριβό ή το πιο δημοφιλές. Είναι αυτό που βοηθά τη συζήτηση να κυλήσει.

Αναζητήστε ένα μέρος που προσφέρει:

• Αξιόπιστη εξυπηρέτηση
• Μέτρια επίπεδα θορύβου
• Άνετα καθίσματα
• Μενού με αρκετή ποικιλία για διαφορετικές διατροφικές ανάγκες
• Εύκολο παρκάρισμα ή απλή πρόσβαση, αν οι καλεσμένοι δεν γνωρίζουν την περιοχή

Αν είναι δυνατόν, επιλέξτε ένα μέρος που ήδη γνωρίζετε. Η εξοικείωση σας δίνει αυτοπεποίθηση και η αυτοπεποίθηση σας βοηθά να παραμείνετε συγκεντρωμένοι στον καλεσμένο σας και όχι στον χώρο.

Αν το εστιατόριο το προτείνει ο καλεσμένος σας, κάντε μια γρήγορη έρευνα εκ των προτέρων. Ελέγξτε το μενού, την πολιτική κρατήσεων και την ατμόσφαιρα, ώστε να μην εκπλαγείτε όταν φτάσετε.

Φιλοξενήστε σαν επαγγελματίας

Όταν προσκαλείτε κάποιον σε ένα επαγγελματικό γεύμα, είστε ο οικοδεσπότης. Αυτό σημαίνει ότι διαμορφώνετε τον τόνο, φροντίζετε να νιώθει άνετα το άλλο άτομο και αναλαμβάνετε τα πρακτικά.

Ένας καλός οικοδεσπότης:

• Στέλνει την πρόσκληση αρκετά νωρίς ώστε ο καλεσμένος να μπορεί να προγραμματίσει
• Επιβεβαιώνει ημερομηνία και ώρα εκ των προτέρων
• Φτάνει νωρίς
• Χαιρετά τον καλεσμένο άμεσα
• Εξοφλεί τον λογαριασμό διακριτικά
• Κρατά τη συζήτηση σε ροή χωρίς να την μονοπωλεί

Οι μικρές λεπτομέρειες έχουν σημασία. Αν αργήσετε, δείχνετε μπερδεμένοι με την κράτηση ή ζητάτε από τον καλεσμένο να περιμένει ενώ τακτοποιείτε το πλάνο, η συνάντηση ξεκινά με τριβές. Ένας founder που φαίνεται οργανωμένος στο μεσημεριανό δείχνει πιο αξιόπιστος και στο συμβούλιο.

Πάρτε τον έλεγχο της θέσης στο τραπέζι

Η θέση μπορεί να επηρεάσει ολόκληρη την αλληλεπίδραση. Ως οικοδεσπότης, καθοδηγήστε τη διάταξη με τρόπο που υποστηρίζει τη συζήτηση.

Αν συναντάτε ένα άτομο, το να καθίσετε υπό μικρή γωνία ή δίπλα στον καλεσμένο συχνά μοιάζει πιο φυσικό από το να κάθεστε ακριβώς απέναντί του. Σε ένα μεγαλύτερο τραπέζι, αποφύγετε να τοποθετήσετε τον εαυτό σας σε θέση που σας αναγκάζει να μοιράζετε την προσοχή σας με άβολο τρόπο.

Όταν έχετε περισσότερους από έναν καλεσμένους, φροντίστε να μην νιώσει κανείς απομονωμένος. Στόχος είναι να δημιουργηθεί μια ισορροπημένη συζήτηση, όχι ένας ανταγωνισμός για προσοχή.

Αφήστε τους καλεσμένους να παραγγείλουν πρώτοι

Ένας καλός οικοδεσπότης αφήνει τον καλεσμένο να παραγγείλει πρώτος και στη συνέχεια ακολουθεί ανάλογα. Έτσι το γεύμα δεν μετατρέπεται σε επίδειξη κύρους και αποφεύγεται να νιώσει κάποιος άβολα για την τιμή.

Μερικοί πρακτικοί κανόνες:

• Μην παραγγείλετε το ακριβότερο πιάτο του μενού
• Συμβαδίστε με τον ρυθμό και τον αριθμό των πιάτων του καλεσμένου, όταν αυτό ταιριάζει
• Αποφύγετε να δημιουργήσετε σκηνή για ειδικά αιτήματα
• Να είστε βοηθητικοί αν ο καλεσμένος δεν γνωρίζει το μενού, αλλά μην ελέγχετε τις επιλογές του

Αν προσκαλέσατε κάποιον με διατροφικούς περιορισμούς, κάντε λίγη προετοιμασία πριν από το γεύμα. Η προσεκτική επιλογή εστιατορίου λέει περισσότερα για τον επαγγελματισμό σας από όσο θα έλεγε ποτέ ένα προσχεδιασμένο sales pitch.

Ξέρετε πότε να περάσετε στα επαγγελματικά

Ένα από τα δυσκολότερα σημεία ενός επαγγελματικού γεύματος είναι να ξέρετε πότε να περάσετε από τα small talk στην ουσία.

Η σωστή στιγμή εξαρτάται από το περιβάλλον και τη σχέση.

• Στο πρωινό, μπείτε γρήγορα στο θέμα.
• Στο μεσημεριανό, αφήστε το γεύμα να ξεκινήσει φυσικά και μετά περάστε στα επαγγελματικά αφού όλοι έχουν παραγγείλει.
• Στο δείπνο, δώστε περισσότερο χρόνο για χτίσιμο σχέσης πριν συζητήσετε τις λεπτομέρειες.

Δεν χρειάζεται να γεμίζετε κάθε σιωπή με pitch. Στην πραγματικότητα, τα καλύτερα επαγγελματικά γεύματα μοιάζουν περισσότερο με προσεκτικές συζητήσεις παρά με παρουσιάσεις. Κάντε καλές ερωτήσεις. Ακούστε προσεκτικά. Αφήστε τον άλλο να εξηγήσει τι χρειάζεται, τι εκτιμά και τι θα έκανε τη σχέση ουσιαστική.

Κρατήστε τη συζήτηση ισορροπημένη

Ένα επαγγελματικό γεύμα λειτουργεί καλύτερα όταν δεν είναι ούτε υπερβολικά άκαμπτο ούτε υπερβολικά χαλαρό.

Θέλετε αρκετή δομή ώστε να παραμένετε προσηλωμένοι στον σκοπό, αλλά και αρκετή ευελιξία ώστε η συζήτηση να εξελίσσεται φυσικά. Μια χρήσιμη προσέγγιση είναι να κινηθείτε σε τρεις φάσεις:

1. Ελαφριά συζήτηση για να δημιουργηθεί άνεση
2. Επαγγελματική συζήτηση για να τεθούν στόχοι και ανησυχίες
3. Σαφή επόμενα βήματα πριν τελειώσει το γεύμα

Αποφύγετε το επιθετικό selling στο τραπέζι. Οι άνθρωποι σπάνια θέλουν να νιώθουν παγιδευμένοι σε ένα pitch ενώ τρώνε. Αντί γι' αυτό, χρησιμοποιήστε το γεύμα για να χτίσετε εμπιστοσύνη και να συλλέξετε πληροφορίες. Αν η συζήτηση πάει καλά, η επόμενη συνάντηση μπορεί να χειριστεί τις πιο βαθιές λεπτομέρειες.

Εφαρμόστε σωστή εθιμοτυπία στο τραπέζι

Η εθιμοτυπία στα επαγγελματικά γεύματα δεν έχει να κάνει με επιτήδευση. Έχει να κάνει με το να απομακρύνετε τους περισπασμούς, ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να δώσουν προσοχή στις ιδέες σας.

Οι βασικές συνήθειες στο τραπέζι εξακολουθούν να έχουν σημασία:

• Βάλτε το τηλέφωνό σας στην άκρη ή στο αθόρυβο
• Περιμένετε να σερβιριστούν οι άλλοι όταν αυτό είναι κατάλληλο
• Φάτε με άνετο ρυθμό
• Κρατήστε τα χέρια και τους αγκώνες σας υπό έλεγχο
• Μην διακόπτετε με μεγάλα τηλεφωνήματα ή μηνύματα
• Αποφύγετε να μιλάτε με γεμάτο στόμα

Αυτές οι συνήθειες δεν έχουν να κάνουν με τυπικότητα για χάρη της τυπικότητας. Δείχνουν ότι ξέρετε πώς να συμπεριφέρεστε σε επαγγελματικά περιβάλλοντα.

Χειριστείτε το αλκοόλ με προσοχή

Το αλκοόλ μπορεί να κάνει ένα business dinner να φαίνεται πιο χαλαρό, αλλά μπορεί επίσης να θολώσει γρήγορα την κρίση.

Αν τα ποτά αποτελούν μέρος του γεύματος, κρατήστε την κατανάλωση μετρημένη. Ένα ποτήρι κρασί ή ένα cocktail μπορεί να είναι αποδεκτό, αλλά ο στόχος είναι να παραμείνετε συγκεντρωμένοι και με καθαρή κρίση. Είστε ακόμα σε επαγγελματικό περιβάλλον.

Να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί όταν:

• Δεν γνωρίζετε καλά το άλλο μέρος
• Η συνάντηση έχει διαπραγματευτική πίεση
• Πρέπει να οδηγήσετε μετά
• Ο καλεσμένος πίνει εμφανώς περισσότερο από εσάς

Αν το αλκοόλ αρχίσει να αλλάζει τον τόνο της συζήτησης, συνήθως είναι ώρα να επιβραδύνετε, να παραγγείλετε νερό ή να ολοκληρώσετε το γεύμα.

Χειριστείτε τον λογαριασμό χωρίς αμηχανία

Τίποτα δεν διαταράσσει περισσότερο ένα επαγγελματικό γεύμα από τη σύγχυση γύρω από τον λογαριασμό.

Αν είστε ο οικοδεσπότης, υπολογίστε ότι θα πληρώσετε εσείς. Ο πιο εύκολος τρόπος να αποφύγετε την αμηχανία είναι να μιλήσετε διακριτικά με το προσωπικό εκ των προτέρων και να τους ενημερώσετε ότι εσείς αναλαμβάνετε τον λογαριασμό. Έτσι η συζήτηση μπορεί να συνεχιστεί φυσικά όταν φτάσει η ώρα της πληρωμής.

Αν ο καλεσμένος επιμείνει να συνεισφέρει, αποφασίστε από πριν πώς θέλετε να το χειριστείτε. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ειδικά με στενούς επαγγελματικούς ισότιμους συνεργάτες, το μοίρασμα του λογαριασμού μπορεί να είναι κατάλληλο. Στις περισσότερες περιπτώσεις όμως, όταν υπάρχει πελατειακή σχέση, ο οικοδεσπότης καλύπτει το γεύμα.

Ό,τι κι αν κάνετε, κάντε το ομαλά. Οι διαφωνίες για τον λογαριασμό είναι ένας κακός τρόπος να τελειώσει μια συνάντηση που είχε στόχο να χτίσει εμπιστοσύνη.

Μείνετε ψύχραιμοι αν κάτι πάει στραβά

Ακόμα και τα καλά σχεδιασμένα γεύματα μπορεί να στραβώσουν. Το φαγητό μπορεί να αργήσει, ο χώρος να είναι πολύ θορυβώδης ή η εξυπηρέτηση να είναι ασυνεπής.

Η δουλειά σας είναι να απορροφήσετε την ταλαιπωρία χωρίς να τη μετατρέψετε σε πρόβλημα του καλεσμένου σας.

Αν υπάρχει πραγματικό ζήτημα, αντιμετωπίστε το διακριτικά με το προσωπικό. Μην παραπονιέστε δυνατά, μην τσακώνεστε μπροστά στον καλεσμένο σας και μην περνάτε το γεύμα απολογούμενοι. Η ψύχραιμη επίλυση προβλημάτων είναι μέρος της επαγγελματικής αξιοπιστίας.

Η ίδια αρχή ισχύει αν η συζήτηση γίνει τεταμένη. Μείνετε ψύχραιμοι, αναγνωρίστε την ανησυχία και κρατήστε τον τόνο σεβαστικό.

Τελειώστε με σαφή επόμενα βήματα

Ένα επαγγελματικό γεύμα δεν πρέπει να τελειώνει με ασάφεια.

Πριν φύγετε, προσπαθήστε να ξεκαθαρίσετε τι ακολουθεί. Αυτό μπορεί να σημαίνει:

• Προγραμματισμό follow-up κλήσης
• Αποστολή πρότασης ή περίληψης
• Συστήσιμο ενός μέλους της ομάδας σας
• Κοινοποίηση ζητούμενων εγγράφων ή τιμολόγησης
• Θέσπιση προθεσμίας για απόφαση

Ένα γεύμα μπορεί να δημιουργήσει καλή θέληση, αλλά η καλή θέληση γίνεται επιχειρηματική αξία μόνο όταν τη μετατρέπετε σε δράση. Τα τελευταία λεπτά της συνάντησης πρέπει να αφήνουν το άλλο άτομο με σαφή εικόνα για το τι ακολουθεί.

Ειδικές συμβουλές για founders και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων

Αν χτίζετε μια εταιρεία, τα επαγγελματικά γεύματα συμβαίνουν συχνά πολύ νωρίς στον κύκλο της σχέσης. Μπορεί να συναντάτε έναν πρώτο πελάτη, μια πηγή παραπομπών, έναν δανειστή, έναν προμηθευτή ή έναν σύμβουλο. Σε κάθε περίπτωση, η συμπεριφορά σας λέει κάτι για τον τρόπο που διοικείτε την επιχείρησή σας.

Για τους founders, ένα επαγγελματικό γεύμα είναι μια ευκαιρία να δείξουν τα ίδια χαρακτηριστικά που έχουν σημασία στη σύσταση και την ανάπτυξη μιας εταιρείας:

• Προετοιμασία
• Νοοτροπία συμμόρφωσης
• Προσοχή στη λεπτομέρεια
• Αυτοπεποίθηση χωρίς αλαζονεία
• Σεβασμό στη διαδικασία

Αυτές οι ιδιότητες βοηθούν σε κάθε πτυχή της επιχειρηματικότητας, από τη σύσταση της επιχείρησης έως τη διαχείριση των καθημερινών σχέσεων. Ένα επαγγελματικό γεύμα δεν κλείνει μόνο του τη συμφωνία, αλλά μπορεί να κάνει τη συμφωνία πιο εύκολο να κερδηθεί.

Τελικό συμπέρασμα

Η εθιμοτυπία των επαγγελματικών γευμάτων είναι απλή στην αρχή της και ισχυρή στην πράξη. Επιλέξτε το σωστό περιβάλλον, φιλοξενήστε με προσοχή, μείνετε εστιασμένοι στον καλεσμένο σας και κρατήστε τη συζήτηση με σκοπό. Όταν το κάνετε καλά, το γεύμα γίνεται κάτι περισσότερο από μια κοινωνική ευγένεια. Γίνεται προέκταση του επαγγελματισμού σας.

Για τους επιχειρηματίες, αυτή η πειθαρχία έχει σημασία. Οι ίδιες συνήθειες που υποστηρίζουν μια ισχυρή σύσταση επιχείρησης και έξυπνη λειτουργία διαμορφώνουν επίσης τον τρόπο με τον οποίο οι άλλοι βιώνουν την εταιρεία σας στο τραπέζι. Αν θέλετε οι άνθρωποι να εμπιστευτούν την επιχείρησή σας, ξεκινήστε δείχνοντάς τους ότι μπορείτε να συμπεριφέρεστε σωστά σε κάθε επαγγελματικό περιβάλλον.