Πώς να δεσμεύσετε ένα εμπορικό όνομα στις ΗΠΑ: κανόνες, κόστος και επόμενα βήματα

Η επιλογή ενός εμπορικού ονόματος είναι ένα από τα πρώτα σημαντικά βήματα για τη δημιουργία μιας εταιρείας. Το σωστό όνομα μπορεί να βοηθήσει τους πελάτες να σας θυμούνται, να τοποθετήσει σωστά το brand σας και να υποστηρίξει τη μελλοντική ανάπτυξη. Όμως, πριν το οριστικοποιήσετε, πρέπει να γνωρίζετε αν μπορείτε να το δεσμεύσετε, για πόσο διαρκεί η δέσμευση και πώς αυτή η διαδικασία διαφέρει από την πραγματική καταχώριση μιας επιχειρηματικής οντότητας.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς λειτουργεί η δέσμευση εμπορικού ονόματος στις Ηνωμένες Πολιτείες, πότε έχει νόημα να τη χρησιμοποιήσετε, τι πρέπει να ελέγξετε πριν την υποβολή και πώς η δέσμευση ονόματος εντάσσεται στη συνολική διαδικασία σύστασης μιας LLC ή μιας corporation.

Τι είναι η δέσμευση εμπορικού ονόματος;

Η δέσμευση εμπορικού ονόματος είναι μια προσωρινή κράτηση ενός ονόματος στην αρμόδια υπηρεσία καταχώρισης της πολιτείας. Δεν δημιουργεί επιχείρηση και συνήθως δεν σας δίνει πλήρη κυριότητα του ονόματος σε κάθε πλαίσιο. Αντίθετα, βοηθά να αποτραπεί η καταχώριση του ίδιου ή ενός παρόμοιου ονόματος από κάποιον άλλο, όσο εσείς προετοιμάζεστε για την έναρξη.

Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο αν ακόμη οριστικοποιείτε τα έγγραφα σύστασης, περιμένετε έναν συνεργάτη, εξασφαλίζετε χρηματοδότηση ή ετοιμάζεστε να υποβάλετε αίτηση σε μεταγενέστερη ημερομηνία. Η δέσμευση μπορεί να σας δώσει ένα σύντομο χρονικό περιθώριο προγραμματισμού πριν ιδρύσετε επίσημα την εταιρεία σας.

Δέσμευση ονόματος vs. καταχώριση ονόματος

Αυτοί οι δύο όροι συχνά συγχέονται, αλλά δεν είναι το ίδιο.

Δέσμευση ονόματος

Η δέσμευση ονόματος είναι μια προσωρινή κράτηση. Σε πολλές πολιτείες διαρκεί για ορισμένες ημέρες ή μήνες. Αν δεν χρησιμοποιήσετε το όνομα εγκαίρως, η δέσμευση λήγει και το όνομα γίνεται ξανά διαθέσιμο.

Καταχώριση ονόματος

Η καταχώριση ονόματος συνήθως γίνεται όταν υποβάλλετε τα έγγραφα σύστασης για μια LLC, μια corporation ή άλλον τύπο οντότητας. Όταν η πολιτεία αποδεχθεί αυτά τα έγγραφα, το επιχειρηματικό όνομα καταγράφεται ως μέρος της ίδρυσης της οντότητας.

Η πρακτική διαφορά

Η δέσμευση αφορά την αγορά χρόνου.

Η καταχώριση αφορά την επίσημη δημιουργία ή αναγνώριση της επιχείρησης με αυτό το όνομα.

Αν είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε σύντομα, η δέσμευση ίσως δεν είναι απαραίτητη. Αν χρειάζεστε χρόνο πριν την υποβολή, μπορεί να αποτελέσει μια χρήσιμη γέφυρα.

Πότε πρέπει να δεσμεύσετε ένα εμπορικό όνομα;

Μια δέσμευση αξίζει να εξεταστεί αν:

• Έχετε επιλέξει όνομα αλλά δεν είστε ακόμη έτοιμοι να συστήσετε την εταιρεία
• Περιμένετε τους συνιδρυτές, τους επενδυτές ή την εσωτερική έγκριση
• Χρειάζεστε χρόνο για να προετοιμάσετε τα έγγραφα σύστασης
• Θέλετε να εξασφαλίσετε ένα όνομα πριν από τη δημόσια έναρξη
• Σκοπεύετε να υποβάλετε αίτηση σε πολιτεία που διαθέτει διαδικασία δέσμευσης

Αν είστε ήδη έτοιμοι να συστήσετε τη LLC ή την corporation σας, ίσως μπορείτε να παραλείψετε τη δέσμευση και να προχωρήσετε απευθείας στην υποβολή με το όνομα που θέλετε.

Βήμα 1: Ελέγξτε αν το όνομα είναι διαθέσιμο

Πριν δεσμεύσετε οποιοδήποτε όνομα, επιβεβαιώστε ότι μπορεί πραγματικά να χρησιμοποιηθεί.

Οι περισσότερες πολιτείες δεν επιτρέπουν να δεσμεύσετε ένα όνομα που έχει ήδη ληφθεί ή που είναι υπερβολικά παρόμοιο με υπάρχον όνομα οντότητας. Οι υπηρεσίες της πολιτείας συχνά εφαρμόζουν ένα κριτήριο όπως το αν το όνομα είναι διακριτό στα αρχεία.

Τι να προσέξετε σε έναν έλεγχο διαθεσιμότητας

Όταν ελέγχετε τη διαθεσιμότητα, δώστε προσοχή σε:

• Ακριβείς αντιστοιχίες
• Παρόμοιες ορθογραφίες
• Παρόμοια σημεία στίξης
• Ενικό και πληθυντικό τύπο
• Συντομογραφίες και διακριτικά προσδιοριστικά επιχείρησης

Για παράδειγμα, τα "Blue Harbor Consulting LLC", "Blue Harbor Consultants LLC" και "Blue Harbor Consulting Co." μπορεί να θεωρηθούν υπερβολικά παρόμοια σε ορισμένες πολιτείες.

Κοιτάξτε πέρα από τον έλεγχο της πολιτείας

Η αναζήτηση στη βάση δεδομένων της πολιτείας είναι σημαντική, αλλά δεν είναι ο μόνος έλεγχος που πρέπει να κάνετε.

Θα πρέπει επίσης να εξετάσετε:

• Ομοσπονδιακά αρχεία εμπορικών σημάτων
• Βάσεις δεδομένων εμπορικών σημάτων σε επίπεδο πολιτείας
• Διαθεσιμότητα ονόματος domain
• Διαθεσιμότητα λογαριασμών στα social media

Ένα όνομα μπορεί να είναι διαθέσιμο στην πολιτεία και παρ' όλα αυτά να δημιουργήσει προβλήματα αργότερα, αν μια άλλη επιχείρηση έχει ήδη δικαιώματα εμπορικού σήματος.

Βήμα 2: Ελέγξτε τους κανόνες της πολιτείας σας

Οι κανόνες για τη δέσμευση εμπορικού ονόματος διαφέρουν από πολιτεία σε πολιτεία. Δεν υπάρχει μία ενιαία εθνική διαδικασία.

Ορισμένες πολιτείες προσφέρουν ηλεκτρονική υποβολή. Άλλες απαιτούν έντυπα έγγραφα. Κάποιες μπορεί να χρησιμοποιούν επιστολή ή ειδική μορφή αιτήματος. Τα τέλη και η διάρκεια της δέσμευσης επίσης διαφέρουν.

Πριν υποβάλετε οτιδήποτε, επιβεβαιώστε:

• Αν η πολιτεία σας επιτρέπει δέσμευση ονόματος
• Ποια υπηρεσία χειρίζεται την υποβολή
• Αν η διαδικασία γίνεται online, ταχυδρομικά ή και με τους δύο τρόπους
• Πόσο διαρκεί η δέσμευση
• Αν επιτρέπονται ανανεώσεις
• Ποιο είναι το τέλος υποβολής

Αν σκοπεύετε να συστήσετε LLC ή corporation σε περισσότερες από μία πολιτείες, ελέγξτε κάθε πολιτεία ξεχωριστά.

Βήμα 3: Υποβάλετε το αίτημα δέσμευσης

Αφού επιβεβαιώσετε ότι το όνομα είναι διαθέσιμο, υποβάλετε το αίτημα δέσμευσης μέσω της αρμόδιας υπηρεσίας της πολιτείας.

Η αίτηση συνήθως ζητά:

• Το ακριβές όνομα που θέλετε να δεσμεύσετε
• Τα στοιχεία επικοινωνίας σας
• Το όνομα του αιτούντος
• Τον τύπο της οντότητας, αν απαιτείται
• Ένα τέλος υποβολής

Ορισμένες πολιτείες επιτρέπουν να υποβάλετε δέσμευση ως φυσικό πρόσωπο, ενώ άλλες μπορεί να απαιτούν πρόσωπο με εξουσία να ενεργεί για λογαριασμό της μελλοντικής επιχείρησης.

Μετά την έγκριση, η πολιτεία κρατά το όνομα για τη διάρκεια της δέσμευσης.

Για πόσο διαρκεί η δέσμευση εμπορικού ονόματος;

Η περίοδος δέσμευσης εξαρτάται από την πολιτεία. Σε πολλές πολιτείες, η κράτηση διαρκεί για περιορισμένο αριθμό ημερών ή μηνών. Ορισμένες πολιτείες επιτρέπουν ανανέωση, ενώ άλλες όχι.

Επειδή το χρονικό περιθώριο μπορεί να είναι μικρό, είναι καλύτερο να δεσμεύετε ένα όνομα μόνο όταν είστε κοντά στην υποβολή. Διαφορετικά, μπορεί να αφήσετε τη δέσμευση να λήξει πριν μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε το όνομα.

Πόσο κοστίζει η δέσμευση ενός εμπορικού ονόματος;

Το κόστος επίσης διαφέρει ανά πολιτεία. Γενικά, τα τέλη δέσμευσης ονόματος είναι μέτρια σε σύγκριση με τα τέλη σύστασης, αλλά το ποσό εξαρτάται από τη δικαιοδοσία.

Μπορεί επίσης να προκύψουν επιπλέον κόστη αν:

• Χρειαστεί να ανανεώσετε τη δέσμευση
• Υποβάλετε σε περισσότερες από μία πολιτείες
• Χρησιμοποιήσετε υπηρεσία υποβολής
• Καταχωρίσετε αργότερα ένα DBA ή trade name
• Υποβάλετε αίτηση για προστασία εμπορικού σήματος

Αν το κόστος είναι σημαντικό, συγκρίνετε το τέλος δέσμευσης με το κόστος να υποβάλετε αμέσως τη LLC ή την corporation σας. Σε πολλές περιπτώσεις, η άμεση σύσταση της οντότητας μπορεί να είναι η πιο αποδοτική επιλογή.

Χρειάζεστε πάντα δέσμευση εμπορικού ονόματος;

Όχι. Πολλές επιχειρήσεις παραλείπουν εντελώς το βήμα της δέσμευσης.

Συνήθως δεν τη χρειάζεστε αν:

• Είστε έτοιμοι να συστήσετε τώρα την επιχείρησή σας
• Έχετε ήδη προετοιμάσει τα έγγραφα σύστασης
• Είστε άνετοι με τον έλεγχο διαθεσιμότητας και την άμεση υποβολή
• Δεν χρειάζεται να κρατήσετε το όνομα για μελλοντική ημερομηνία έναρξης

Η δέσμευση είναι ένα εργαλείο προγραμματισμού, όχι απαίτηση στις περισσότερες περιπτώσεις.

Πώς εντάσσεται η δέσμευση στη σύσταση LLC και corporation

Αν συστήνετε LLC ή corporation, το επιχειρηματικό όνομα συνήθως περιλαμβάνεται στην αίτηση σύστασης.

Για μια LLC, το όνομα συνήθως ορίζεται στα Articles of Organization.

Για μια corporation, το όνομα συνήθως περιλαμβάνεται στα Articles of Incorporation.

Αυτό σημαίνει ότι αν είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε, ίσως να μην χρειάζεστε καθόλου ξεχωριστή δέσμευση. Μπορείτε να ελέγξετε το όνομα, να προετοιμάσετε τα έγγραφά σας και να υποβάλετε απευθείας τη σύσταση της οντότητας.

Τι γίνεται με τα DBA και τα trade names;

Ένα DBA, δηλαδή ένα όνομα "doing business as", διαφέρει τόσο από τη δέσμευση όσο και από τη σύσταση της οντότητας.

Το DBA επιτρέπει σε μια επιχείρηση να λειτουργεί με όνομα διαφορετικό από το νομικό όνομα της οντότητάς της. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο αν:

• Ένας ατομικός επιχειρηματίας θέλει ένα brand name
• Μια εταιρεία θέλει να δραστηριοποιείται με διαφορετικό δημόσιο όνομα
• Μια επιχείρηση θέλει να λειτουργεί πολλαπλά brands κάτω από μία οντότητα

Το DBA συνήθως δεν παρέχει το ίδιο επίπεδο προστασίας με την επίσημη σύσταση της οντότητας ή με ένα εμπορικό σήμα. Είναι απλώς ένα ακόμη εργαλείο στη διαδικασία ονοματοδοσίας.

Τι γίνεται με τα εμπορικά σήματα;

Αν η προστασία του brand είναι η προτεραιότητά σας, το εμπορικό σήμα είναι ξεχωριστό ζήτημα.

Η δέσμευση εμπορικού ονόματος προσφέρει μόνο προσωρινή προστασία σε επίπεδο πολιτείας. Δεν εμποδίζει αυτόματα άλλους σε κάθε πολιτεία να χρησιμοποιήσουν παρόμοιο όνομα. Ένα εμπορικό σήμα μπορεί να προσφέρει ευρύτερη προστασία, ανάλογα με το πώς και πού έχει κατοχυρωθεί.

Γι' αυτό πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων εξετάζουν τη συνολική στρατηγική ονόματος και όχι μόνο τη δέσμευση:

• Διαθεσιμότητα ονόματος σε επίπεδο πολιτείας
• Σύσταση οντότητας
• Χρήση DBA
• Προστασία εμπορικού σήματος
• Κατοχύρωση domain

Πρακτικό checklist ονοματοδοσίας

Πριν δεσμεύσετε ή καταχωρίσετε ένα όνομα, χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα ελέγχου:

1. Αναζητήστε στη βάση δεδομένων επιχειρήσεων της πολιτείας σας
2. Ελέγξτε τα ομοσπονδιακά αρχεία εμπορικών σημάτων
3. Εξετάστε τα αρχεία εμπορικών σημάτων της πολιτείας σας
4. Αναζητήστε το αντίστοιχο domain
5. Ελέγξτε τους λογαριασμούς στα social media
6. Επιβεβαιώστε ότι το όνομα ταιριάζει με το brand και τον κλάδο σας
7. Βεβαιωθείτε ότι πληροί τους κανόνες ονοματοδοσίας της πολιτείας
8. Αποφασίστε αν χρειάζεστε δέσμευση ή αν μπορείτε να υποβάλετε απευθείας

Αυτή η διαδικασία βοηθά να μειώσετε την πιθανότητα να υποβάλετε αίτηση με ένα όνομα που δεν μπορείτε να διατηρήσετε.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Καθυστερήστε την υποβολή

Αν επιλέξετε ένα όνομα και μετά καθυστερήσετε, κάποιος άλλος μπορεί να το πάρει πρώτος.

Υποθέσετε ότι η δέσμευση σημαίνει ιδιοκτησία

Η δέσμευση είναι προσωρινή. Δεν προσφέρει την ίδια προστασία με τη σύσταση ή την κατοχύρωση εμπορικού σήματος.

Παραλείψετε τον έλεγχο εμπορικού σήματος

Η αναζήτηση στην πολιτεία από μόνη της δεν αρκεί για να αποφύγετε συγκρούσεις στο brand.

Επιλέξετε υπερβολικά περιοριστικό όνομα

Ονόματα που είναι πολύ στενά μπορούν να δυσκολέψουν τη μελλοντική επέκταση.

Ξεχάσετε το domain

Αν οι πελάτες δεν μπορούν εύκολα να βρουν τον ιστότοπό σας, ένα εξαιρετικό νομικό όνομα μπορεί να εξακολουθεί να είναι δύσκολο να χρησιμοποιηθεί αποτελεσματικά.

Πώς μπορεί να βοηθήσει η Zenind

Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να περάσουν από την ιδέα στην υποβολή με λιγότερη τριβή. Αν αποφασίζετε αν θα δεσμεύσετε ένα εμπορικό όνομα ή αν θα προχωρήσετε απευθείας στη σύσταση, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε το επόμενο πρακτικό βήμα.

Ανάλογα με τις ανάγκες σας, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Έλεγχο διαθεσιμότητας ονόματος
• Σύσταση LLC ή corporation
• Προετοιμασία κρατικών εγγράφων
• Βοήθεια στην οργάνωση κατά τη διαδικασία setup
• Υποστήριξη στα αρχικά στάδια της έναρξης της επιχείρησής σας

Αν ακόμη διαμορφώνετε την εταιρεία σας, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να επιλέξετε μια πορεία που κρατά τη διαδικασία υποβολής σας αποτελεσματική και ευθυγραμμισμένη με το χρονοδιάγραμμα της έναρξής σας.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να δεσμεύσω ένα εμπορικό όνομα σε κάθε πολιτεία;

Όχι. Η δέσμευση γίνεται σε επίπεδο πολιτείας. Πρέπει να ελέγχετε κάθε πολιτεία ξεχωριστά.

Η δέσμευση ενός ονόματος σημαίνει ότι κανείς άλλος δεν μπορεί να το χρησιμοποιήσει;

Όχι απαραίτητα. Η δέσμευση συνήθως εμποδίζει άλλη επιχείρηση να πάρει το όνομα μέσω της υπηρεσίας καταχώρισης της πολιτείας κατά τη διάρκεια της περιόδου δέσμευσης, αλλά δεν δημιουργεί αυτόματα δικαιώματα σε εθνικό επίπεδο.

Είναι υποχρεωτική η δέσμευση εμπορικού ονόματος;

Συνήθως όχι. Πολλές πολιτείες την επιτρέπουν, αλλά οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν τη χρειάζονται εκτός αν θέλουν να καθυστερήσουν τη σύσταση.

Να δεσμεύσω ένα όνομα ή να συστήσω αμέσως την LLC μου;

Αν είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε, η άμεση σύσταση της LLC ή της corporation είναι συχνά η πιο απλή επιλογή. Αν χρειάζεστε χρόνο πριν την υποβολή, η δέσμευση μπορεί να είναι χρήσιμη.

Είναι καλύτερο ένα εμπορικό σήμα από μια δέσμευση;

Εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς. Η δέσμευση είναι προσωρινή και βασίζεται στην πολιτεία. Ένα εμπορικό σήμα μπορεί να προσφέρει ισχυρότερη προστασία του brand.

Τελικές σκέψεις

Η δέσμευση ενός εμπορικού ονόματος μπορεί να είναι μια έξυπνη κίνηση, αλλά μόνο όταν ταιριάζει στο χρονοδιάγραμμά σας. Αν ακόμη προετοιμάζεστε να συστήσετε την εταιρεία σας, η δέσμευση μπορεί να σας δώσει χρόνο και να μειώσει τον κίνδυνο να χάσετε το όνομα πριν υποβάλετε αίτηση. Αν είστε έτοιμοι τώρα, η άμεση σύσταση μπορεί να είναι πιο γρήγορη και πιο αποδοτική.

Η καλύτερη προσέγγιση είναι να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα του ονόματος, να κατανοήσετε τους κανόνες της πολιτείας σας και να αποφασίσετε αν η δέσμευση, η σύσταση, η καταχώριση DBA ή η προστασία μέσω εμπορικού σήματος είναι το σωστό επόμενο βήμα.

Για πολλούς επιχειρηματίες, ο στόχος είναι απλός: να εξασφαλίσουν το σωστό όνομα και να προχωρήσουν με αυτοπεποίθηση.