Cách đặt chỗ tên doanh nghiệp tại Hoa Kỳ: quy định, chi phí và các bước tiếp theo

Chọn tên doanh nghiệp là một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất khi xây dựng một công ty. Tên phù hợp có thể giúp khách hàng ghi nhớ bạn, định vị thương hiệu và hỗ trợ tăng trưởng trong tương lai. Nhưng trước khi chốt tên, bạn cần biết liệu mình có thể đặt chỗ tên đó hay không, thời hạn đặt chỗ kéo dài bao lâu và quá trình này khác gì so với việc đăng ký một thực thể kinh doanh.

Hướng dẫn này giải thích cách đặt chỗ tên doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, khi nào nên sử dụng, cần kiểm tra gì trước khi nộp hồ sơ và việc đặt chỗ tên phù hợp như thế nào trong quy trình thành lập LLC hoặc công ty cổ phần.

Đặt chỗ tên doanh nghiệp là gì?

Đặt chỗ tên doanh nghiệp là việc giữ tạm thời một tên với cơ quan nộp hồ sơ của bang. Việc này không tạo ra một doanh nghiệp, và thường cũng không trao cho bạn quyền sở hữu đầy đủ đối với tên đó trong mọi bối cảnh. Thay vào đó, nó giúp ngăn người khác nộp cùng một tên hoặc một tên quá giống trong khi bạn đang chuẩn bị ra mắt.

Điều này có thể hữu ích nếu bạn vẫn đang hoàn thiện hồ sơ thành lập, chờ đối tác, tìm vốn hoặc chuẩn bị nộp hồ sơ vào một thời điểm sau đó. Việc đặt chỗ có thể cho bạn một khoảng thời gian ngắn để lên kế hoạch trước khi chính thức thành lập công ty.

Đặt chỗ tên vs. đăng ký tên

Hai thuật ngữ này thường bị nhầm lẫn, nhưng chúng không giống nhau.

Đặt chỗ tên

Đặt chỗ tên là một hình thức giữ chỗ tạm thời. Ở nhiều bang, thời hạn này kéo dài một số ngày hoặc một số tháng nhất định. Nếu bạn không sử dụng tên đó kịp thời, việc đặt chỗ sẽ hết hạn và tên đó lại trở về trạng thái có thể đăng ký.

Đăng ký tên

Đăng ký tên thường diễn ra khi bạn nộp hồ sơ thành lập LLC, công ty cổ phần hoặc một loại thực thể khác. Khi bang chấp thuận hồ sơ đó, tên doanh nghiệp sẽ được ghi nhận trong hồ sơ thành lập của thực thể.

Khác biệt thực tế

Đặt chỗ tên là để mua thời gian.

Đăng ký tên là để chính thức tạo lập hoặc công nhận doanh nghiệp dưới tên đó.

Nếu bạn sắp ra mắt ngay, việc đặt chỗ có thể không cần thiết. Nếu bạn cần thời gian trước khi nộp hồ sơ, nó có thể là một giải pháp trung gian hữu ích.

Khi nào nên đặt chỗ tên doanh nghiệp?

Bạn nên cân nhắc đặt chỗ nếu:

• Bạn đã chọn được tên nhưng chưa sẵn sàng thành lập công ty
• Bạn đang chờ các đồng sáng lập, nhà đầu tư hoặc phê duyệt nội bộ
• Bạn cần thời gian để chuẩn bị hồ sơ thành lập
• Bạn muốn giữ tên trước khi công bố ra thị trường
• Bạn dự định nộp hồ sơ tại một bang có quy trình đặt chỗ tên mà bạn muốn sử dụng

Nếu bạn đã sẵn sàng thành lập LLC hoặc công ty cổ phần, bạn có thể bỏ qua bước đặt chỗ và nộp hồ sơ trực tiếp với tên mong muốn.

Bước 1: Kiểm tra xem tên có còn khả dụng hay không

Trước khi đặt chỗ bất kỳ tên nào, hãy xác nhận rằng tên đó thực sự có thể sử dụng.

Phần lớn các bang sẽ không cho phép bạn đặt chỗ một tên đã có người dùng hoặc quá giống với tên của một thực thể hiện có. Cơ quan của bang thường áp dụng tiêu chí như tên phải đủ khác biệt trong hồ sơ.

Những gì cần xem khi tra cứu tên

Khi kiểm tra khả năng sử dụng, hãy chú ý đến:

• Trùng khớp chính xác
• Cách viết gần giống
• Dấu câu tương tự
• Dạng số ít và số nhiều
• Viết tắt và phần chỉ loại hình doanh nghiệp

Ví dụ, "Blue Harbor Consulting LLC", "Blue Harbor Consultants LLC" và "Blue Harbor Consulting Co." có thể được xem là quá giống nhau ở một số bang.

Đừng chỉ dừng ở tra cứu của bang

Tra cứu trong cơ sở dữ liệu của bang là quan trọng, nhưng đó không phải là bước kiểm tra duy nhất bạn nên làm.

Bạn cũng nên xem xét:

• Hồ sơ nhãn hiệu liên bang
• Cơ sở dữ liệu nhãn hiệu cấp bang
• Khả năng đăng ký tên miền
• Khả năng sử dụng tên trên mạng xã hội

Một tên có thể còn trống ở cấp bang nhưng vẫn gây vấn đề sau này nếu doanh nghiệp khác đã có quyền nhãn hiệu.

Bước 2: Xem quy định của bang bạn

Quy tắc đặt chỗ tên doanh nghiệp khác nhau theo từng bang. Không có một quy trình chung trên toàn quốc.

Một số bang cho phép nộp hồ sơ trực tuyến. Một số bang khác yêu cầu biểu mẫu giấy. Một vài bang có thể dùng thư hoặc một hình thức yêu cầu đặc biệt. Phí nộp hồ sơ và thời hạn đặt chỗ cũng khác nhau.

Trước khi nộp, hãy xác nhận:

• Bang của bạn có cho phép đặt chỗ tên hay không
• Văn phòng nào xử lý hồ sơ
• Quy trình là trực tuyến, qua bưu điện hay cả hai
• Thời hạn đặt chỗ kéo dài bao lâu
• Có được gia hạn hay không
• Phí nộp hồ sơ là bao nhiêu

Nếu bạn dự định thành lập LLC hoặc công ty cổ phần ở nhiều bang, hãy kiểm tra từng bang riêng biệt.

Bước 3: Nộp yêu cầu đặt chỗ

Sau khi xác nhận tên còn trống, hãy nộp yêu cầu đặt chỗ qua cơ quan nhà nước phù hợp của bang.

Hồ sơ thường yêu cầu:

• Tên chính xác bạn muốn đặt chỗ
• Thông tin liên hệ của bạn
• Tên người nộp đơn
• Loại thực thể, nếu có
• Phí nộp hồ sơ

Một số bang cho phép cá nhân nộp yêu cầu đặt chỗ, trong khi những bang khác yêu cầu người có thẩm quyền thay mặt doanh nghiệp dự kiến thực hiện.

Sau khi được chấp thuận, bang sẽ giữ tên đó trong suốt thời hạn đặt chỗ.

Đặt chỗ tên doanh nghiệp kéo dài bao lâu?

Thời hạn đặt chỗ phụ thuộc vào từng bang. Ở nhiều bang, thời gian giữ chỗ chỉ kéo dài trong một số ngày hoặc một số tháng nhất định. Một số bang cho phép gia hạn, trong khi những bang khác thì không.

Vì thời gian có thể ngắn, tốt nhất bạn chỉ nên đặt chỗ khi đã gần đến lúc nộp hồ sơ thành lập. Nếu không, bạn có thể để việc đặt chỗ hết hạn trước khi kịp sử dụng tên.

Đặt chỗ tên doanh nghiệp tốn bao nhiêu?

Chi phí cũng khác nhau theo từng bang. Nhìn chung, phí đặt chỗ tên khá thấp so với phí thành lập, nhưng mức phí cụ thể phụ thuộc vào từng khu vực pháp lý.

Bạn cũng có thể phát sinh thêm chi phí nếu:

• Cần gia hạn việc đặt chỗ
• Nộp hồ sơ ở nhiều bang
• Sử dụng dịch vụ nộp hồ sơ
• Sau này đăng ký DBA hoặc tên thương mại
• Nộp đơn bảo hộ nhãn hiệu

Nếu ngân sách là yếu tố quan trọng, hãy so sánh phí đặt chỗ với chi phí nộp hồ sơ thành lập LLC hoặc công ty cổ phần ngay lập tức. Trong nhiều trường hợp, thành lập thực thể ngay có thể là lựa chọn hiệu quả hơn.

Có phải lúc nào cũng cần đặt chỗ tên doanh nghiệp không?

Không. Nhiều doanh nghiệp bỏ qua hoàn toàn bước đặt chỗ.

Bạn thường không cần đặt chỗ nếu:

• Bạn sẵn sàng thành lập doanh nghiệp ngay
• Bạn đã chuẩn bị xong hồ sơ thành lập
• Bạn thoải mái kiểm tra khả năng sử dụng và nộp hồ sơ ngay
• Bạn không cần giữ tên cho một ngày ra mắt trong tương lai

Đặt chỗ là một công cụ lập kế hoạch, không phải là yêu cầu bắt buộc trong hầu hết các trường hợp.

Đặt chỗ tên phù hợp như thế nào với việc thành lập LLC và công ty cổ phần

Nếu bạn đang thành lập LLC hoặc công ty cổ phần, tên doanh nghiệp thường được ghi trong hồ sơ thành lập.

Với LLC, tên thường được nêu trong Articles of Organization.

Với công ty cổ phần, tên thường được nêu trong Articles of Incorporation.

Điều đó có nghĩa là nếu bạn đã sẵn sàng ra mắt, bạn có thể không cần một bước đặt chỗ riêng. Bạn có thể kiểm tra tên, chuẩn bị hồ sơ và nộp trực tiếp hồ sơ thành lập thực thể.

Còn DBA và tên thương mại thì sao?

DBA, hay tên kinh doanh khác, khác với cả việc đặt chỗ tên và việc thành lập thực thể.

DBA cho phép doanh nghiệp hoạt động dưới một tên khác với tên pháp lý của thực thể. Điều này có thể hữu ích nếu:

• Một cá nhân kinh doanh muốn có tên thương hiệu
• Một công ty muốn hoạt động dưới một tên công khai khác
• Một doanh nghiệp muốn vận hành nhiều thương hiệu dưới cùng một thực thể

DBA thường không tạo ra mức độ bảo hộ giống như việc thành lập thực thể chính thức hoặc đăng ký nhãn hiệu. Nó chỉ là một công cụ khác trong quá trình đặt tên.

Còn nhãn hiệu thì sao?

Nếu bảo vệ thương hiệu là ưu tiên của bạn, nhãn hiệu là một vấn đề riêng.

Đặt chỗ tên doanh nghiệp chỉ mang lại sự bảo vệ tạm thời ở cấp bang. Nó không tự động ngăn người khác ở mọi bang sử dụng một tên tương tự. Nhãn hiệu có thể mang lại phạm vi bảo hộ rộng hơn, tùy thuộc vào cách và nơi nó được đăng ký.

Vì vậy, nhiều chủ doanh nghiệp sẽ xem xét toàn bộ chiến lược tên, không chỉ riêng việc đặt chỗ:

• Khả năng sử dụng tên ở cấp bang
• Thành lập thực thể
• Sử dụng DBA
• Bảo hộ nhãn hiệu
• Đăng ký tên miền

Danh sách kiểm tra tên doanh nghiệp thực tế

Trước khi đặt chỗ hoặc đăng ký tên, hãy dùng danh sách kiểm tra này:

1. Tra cứu cơ sở dữ liệu doanh nghiệp của bang
2. Kiểm tra hồ sơ nhãn hiệu liên bang
3. Xem hồ sơ nhãn hiệu của bang
4. Tìm kiếm tên miền tương ứng
5. Kiểm tra tên người dùng trên mạng xã hội
6. Xác nhận tên phù hợp với thương hiệu và ngành của bạn
7. Đảm bảo tên đáp ứng quy định đặt tên của bang
8. Quyết định xem bạn cần đặt chỗ hay có thể nộp hồ sơ trực tiếp

Quy trình này giúp giảm nguy cơ nộp hồ sơ với một tên mà bạn không thể giữ lại.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Chờ quá lâu mới nộp hồ sơ

Nếu bạn chọn một cái tên rồi trì hoãn nộp hồ sơ, người khác có thể lấy mất trước.

Cho rằng đặt chỗ đồng nghĩa với sở hữu

Đặt chỗ chỉ là tạm thời. Nó không tạo ra sự bảo hộ giống như thành lập thực thể hoặc đăng ký nhãn hiệu.

Bỏ qua bước kiểm tra nhãn hiệu

Chỉ tra cứu ở cấp bang là chưa đủ để tránh xung đột thương hiệu.

Chọn tên quá hạn chế

Những cái tên quá hẹp có thể làm việc mở rộng sau này khó khăn hơn.

Quên tên miền

Nếu khách hàng không dễ dàng tìm thấy trang web của bạn, một tên pháp lý rất tốt vẫn có thể khó sử dụng hiệu quả.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân chuyển từ ý tưởng sang nộp hồ sơ với ít trở ngại hơn. Nếu bạn đang cân nhắc nên đặt chỗ tên doanh nghiệp hay đi thẳng vào thành lập, Zenind có thể giúp bạn thực hiện bước tiếp theo một cách thực tế.

Tùy theo nhu cầu của bạn, điều đó có thể bao gồm:

• Kiểm tra khả năng sử dụng tên
• Thành lập LLC hoặc công ty cổ phần
• Chuẩn bị hồ sơ nộp lên bang
• Giúp bạn sắp xếp và theo dõi trong giai đoạn thiết lập
• Hỗ trợ những bước đầu tiên khi ra mắt doanh nghiệp

Nếu bạn vẫn đang định hình công ty của mình, Zenind có thể giúp bạn chọn một hướng đi giúp quy trình nộp hồ sơ hiệu quả và phù hợp với thời điểm ra mắt.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể đặt chỗ tên doanh nghiệp ở mọi bang không?

Không. Việc đặt chỗ được xử lý ở cấp bang. Bạn phải kiểm tra riêng từng bang.

Đặt chỗ tên có nghĩa là không ai khác có thể sử dụng nó không?

Không hẳn. Việc đặt chỗ thường ngăn doanh nghiệp khác lấy tên đó thông qua cơ quan nộp hồ sơ của bang trong thời hạn đặt chỗ, nhưng không tự động tạo ra quyền trên toàn quốc.

Đặt chỗ tên doanh nghiệp có bắt buộc không?

Thường là không. Nhiều bang cho phép, nhưng đa số doanh nghiệp không cần đặt chỗ trừ khi họ muốn trì hoãn việc thành lập.

Tôi nên đặt chỗ tên hay thành lập LLC ngay?

Nếu bạn đã sẵn sàng ra mắt, việc thành lập LLC hoặc công ty cổ phần ngay thường là cách đơn giản hơn. Nếu bạn cần thêm thời gian trước khi nộp hồ sơ, đặt chỗ có thể hữu ích.

Nhãn hiệu có tốt hơn đặt chỗ không?

Hai thứ này phục vụ các mục đích khác nhau. Đặt chỗ là tạm thời và theo từng bang. Nhãn hiệu có thể mang lại sự bảo hộ thương hiệu mạnh hơn.

Kết luận

Đặt chỗ tên doanh nghiệp có thể là một bước đi thông minh, nhưng chỉ khi phù hợp với tiến độ của bạn. Nếu bạn vẫn đang chuẩn bị thành lập công ty, việc đặt chỗ có thể giúp bạn có thêm thời gian và giảm rủi ro mất tên trước khi nộp hồ sơ. Nếu bạn đã sẵn sàng ngay, thành lập trực tiếp có thể nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Cách tiếp cận tốt nhất là kiểm tra khả năng sử dụng tên, hiểu quy định của bang bạn và quyết định xem đặt chỗ, thành lập, đăng ký DBA hay bảo hộ nhãn hiệu là bước tiếp theo phù hợp.

Với nhiều doanh nhân, mục tiêu rất đơn giản: bảo đảm tên phù hợp và tiến về phía trước với sự tự tin.