7 Μεγάλες φορολογικές εκπτώσεις για την έναρξη μιας επιχείρησης: Τι μπορούν να διεκδικήσουν οι νέοι ιδρυτές

Η έναρξη μιας επιχείρησης απαιτεί σχεδιασμό, κεφάλαιο και υπομονή. Απαιτεί επίσης προσεκτική τήρηση αρχείων. Το καλό νέο είναι ότι πολλές πρώιμες δαπάνες μπορεί να πληρούν τις προϋποθέσεις για φορολογική έκπτωση, εφόσον είναι συνήθεις, αναγκαίες και κατάλληλα τεκμηριωμένες.

Για τους νέους ιδρυτές, η κατανόηση των startup εκπτώσεων μπορεί να βοηθήσει στη μείωση του φορολογητέου εισοδήματος, στη βελτίωση της ρευστότητας και στη διαχείριση του πρώτου έτους λειτουργίας πιο αποτελεσματικά. Όμως η IRS χαράσσει σαφή διαχωριστική γραμμή ανάμεσα στα εκπιπτόμενα επιχειρηματικά έξοδα, στα startup έξοδα που πρέπει να αποσβεστούν και στα προσωπικά έξοδα που δεν πληρούν τις προϋποθέσεις.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τις πιο συνηθισμένες φορολογικές εκπτώσεις για την έναρξη μιας επιχείρησης, τι δεν μπορείτε να εκπίψετε, πότε ισχύουν αυτές οι εκπτώσεις και πώς να παραμείνετε οργανωμένοι από την πρώτη μέρα.

Τι θεωρείται startup έξοδο;

Ένα startup έξοδο είναι γενικά ένα κόστος που πραγματοποιείτε πριν η επιχείρησή σας γίνει ενεργή και έτοιμη να εξυπηρετήσει πελάτες. Αυτά τα κόστη συμβαίνουν συχνά ενώ ερευνάτε την αγορά, ιδρύετε την οντότητα, χτίζετε το brand και προετοιμάζεστε για το άνοιγμα.

Τυπικά startup έξοδα περιλαμβάνουν:

• Έρευνα αγοράς
• Νομικά και ιδρυτικά έξοδα
• Αμοιβές για λογιστική και φορολογική προετοιμασία
• Διαφήμιση πριν από την έναρξη
• Ταξίδια για εύρεση τοποθεσιών ή προμηθευτών
• Κόστη ιστοσελίδας και branding
• Έξοδα εκπαίδευσης και αρχικής πρόσληψης

Δεν αντιμετωπίζεται κάθε πρώιμη δαπάνη με τον ίδιο τρόπο. Κάποιες μπορεί να εκπίπτουν άμεσα, κάποιες να χρειάζονται απόσβεση και κάποιες να κεφαλαιοποιούνται και να αποσβένονται με την πάροδο του χρόνου.

1. Σύσταση επιχείρησης και νομική εγκατάσταση

Η διαδικασία της νόμιμης ίδρυσης μιας εταιρείας συχνά περιλαμβάνει τέλη κατάθεσης, νομική υποστήριξη και οργανωτική εργασία. Για πολλούς ιδρυτές, αυτό είναι ένα από τα πρώτα σημεία όπου μπορεί να ισχύουν εκπτώσεις.

Ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης και τον τρόπο που πραγματοποιούνται τα έξοδα, μπορεί να μπορείτε να εκπέσετε δαπάνες που σχετίζονται με:

• Κατάθεση ιδρυτικών εγγράφων
• Σύνταξη συμφωνητικών λειτουργίας ή καταστατικών
• Νομική αξιολόγηση της δομής της οντότητας
• Εγγραφή στην πολιτεία και ρυθμιστική προετοιμασία συμμόρφωσης
• Αρχική συμβουλευτική με δικηγόρο ή φοροτεχνικό

Αυτά είναι ιδιαίτερα σημαντικά όταν συστήνετε LLC, corporation ή partnership. Αν δημιουργείτε επιχειρηματική οντότητα με μια υπηρεσία όπως η Zenind, βοηθά να κρατάτε κάθε απόδειξη και τιμολόγιο που συνδέεται με τη διαδικασία σύστασης.

Σημαντική διάκριση: το κόστος δημιουργίας της επιχειρηματικής οντότητας μπορεί να αντιμετωπίζεται διαφορετικά από τη συνεχιζόμενη νομική υποστήριξη αφού η εταιρεία γίνει ενεργή. Τα έξοδα που σχετίζονται με τη σύσταση συχνά εμπίπτουν στα startup ή οργανωτικά κόστη, ενώ τα νομικά έξοδα μετά την έναρξη συνήθως είναι συνηθισμένα επιχειρηματικά έξοδα.

2. Έρευνα αγοράς και προετοιμασία πριν από την έναρξη

Πριν ανοίξετε τις πόρτες σας, μπορεί να δαπανήσετε χρήματα για να διαπιστώσετε αν η επιχειρηματική σας ιδέα είναι βιώσιμη. Αυτά τα κόστη μπορεί να είναι πολύτιμα για τον σχεδιασμό και να πληρούν τις προϋποθέσεις για startup εκπτώσεις.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Έρευνες σε στοχευμένους πελάτες
• Δοκιμές ζήτησης προϊόντος
• Έρευνα ανταγωνιστών και τιμολόγησης
• Ανάλυση τάσεων του κλάδου
• Αμοιβές συμβούλων για μελέτες σκοπιμότητας
• Επισκέψεις σε πιθανούς προμηθευτές ή συνεργάτες

Αυτά τα έξοδα αποσκοπούν στο να σας βοηθήσουν να αποφασίσετε αν και πώς θα ξεκινήσετε. Συχνά διαφέρουν από τη γενική προσωπική εκπαίδευση ή τα άσχετα ταξίδια, τα οποία δεν πληρούν τις προϋποθέσεις.

Ένας χρήσιμος γενικός κανόνας είναι ο εξής: αν το έξοδο υποστηρίζει άμεσα την απόφαση να ξεκινήσετε ή να δομήσετε την επιχείρηση, μπορεί να εκπίπτει ως startup κόστος. Αν αφορά γενική γνώση ή προσωπική εξέλιξη, συνήθως δεν εκπίπτει.

3. Διαφήμιση και marketing λανσαρίσματος

Το μάρκετινγκ είναι ένα από τα πιο πρακτικά πρώτα έξοδα για μια νέα επιχείρηση. Αν προωθείτε ένα grand opening, ένα λανσάρισμα προϊόντος ή την πρώτη σας προσφορά σε πελάτες, αυτά τα κόστη μπορεί να εκπίπτουν.

Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Διαφημίσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης
• Έντυπα φυλλάδια και brochures
• Καμπάνιες λανσαρίσματος ιστοσελίδας
• Σχεδιασμό λογοτύπου και brand
• Εργαλεία email marketing
• Κόστη προωθητικών εκδηλώσεων
• Εισαγωγικές εκπτώσεις και υλικό λανσαρίσματος

Η διαφήμιση που βοηθά να δημιουργηθεί αναγνωρισιμότητα πριν ή αμέσως μετά την έναρξη θεωρείται γενικά επιχειρηματικό έξοδο. Σε πολλές περιπτώσεις, το συνεχές μάρκετινγκ παραμένει εκπιπτόμενο ως συνηθισμένο λειτουργικό κόστος αφού η επιχείρηση γίνει ενεργή.

Λάβετε υπόψη ότι περιουσιακά στοιχεία σχεδιασμού με μακρά ωφέλιμη διάρκεια, όπως ένα σημαντικό πακέτο branding ή η ανάπτυξη ιστοσελίδας, μπορεί να χρειάζονται ειδική φορολογική αντιμετώπιση ανάλογα με το πώς έχουν δομηθεί και καταχωριστεί λογιστικά.

4. Γραφείο, home office και προμήθειες

Τα έξοδα που σχετίζονται με το γραφείο είναι από τις πιο συνηθισμένες εκπτώσεις για νέες εταιρείες. Αν νοικιάζετε χώρο, αγοράζετε έπιπλα ή στήνετε home office, αυτά τα κόστη μπορεί να εκπίπτουν εν μέρει ή πλήρως, εφόσον χρησιμοποιούνται για την επιχείρηση.

Πιθανές εκπτώσεις περιλαμβάνουν:

• Ενοίκιο επαγγελματικού χώρου
• Λογαριασμούς κοινής ωφέλειας που αφορούν επαγγελματικές εγκαταστάσεις
• Γραφεία, καρέκλες, οθόνες και αποθηκευτικό εξοπλισμό
• Χαρτί, τόνερ, σημειωματάρια και βασικά αναλώσιμα
• Internet και τηλεφωνική υπηρεσία για επαγγελματική χρήση
• Έξοδα home office αν πληροίτε τους κανόνες της IRS

Αν εργάζεστε από το σπίτι, μπορεί να μπορείτε να εκπέσετε το επαγγελματικό ποσοστό εξόδων όπως ενοίκιο, τόκους στεγαστικού δανείου, λογαριασμούς κοινής ωφέλειας και ασφάλιση. Ο χώρος πρέπει σε πολλές περιπτώσεις να χρησιμοποιείται τακτικά και αποκλειστικά για την επιχείρηση, οπότε η προσωπική χρήση μπορεί να μειώσει ή να μηδενίσει την έκπτωση.

Για εξοπλισμό όπως υπολογιστές, εκτυπωτές και έπιπλα, η φορολογική αντιμετώπιση μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το κόστος, τον τύπο του περιουσιακού στοιχείου και τη λογιστική μέθοδο. Ορισμένα είδη μπορεί να εκπίπτουν άμεσα, ενώ άλλα να αποσβένονται.

5. Τεχνολογία, λογισμικό και συνδρομές

Οι σύγχρονες startups βασίζονται στην τεχνολογία από την πρώτη μέρα. Ευτυχώς, πολλά ψηφιακά εργαλεία εκπίπτουν όταν χρησιμοποιούνται για επιχειρησιακές λειτουργίες.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Λογισμικό λογιστικής και τήρησης βιβλίων
• Πλατφόρμες διαχείρισης έργων
• Εργαλεία CRM και email marketing
• Αποθήκευση στο cloud
• Συνδρομές κυβερνοασφάλειας
• Επαγγελματικά τηλεφωνικά συστήματα
• Τέλη φιλοξενίας ιστοσελίδας και domain
• Άδειες χρήσης λογισμικού για συγκεκριμένο κλάδο

Αυτά τα κόστη συχνά είναι πιο εύκολα στην παρακολούθηση από τα φυσικά έξοδα, επειδή συνήθως εμφανίζονται ως επαναλαμβανόμενα τιμολόγια ή καταστάσεις συνδρομών. Φυλάξτε κάθε λογαριασμό, σημειώστε τον επιχειρηματικό σκοπό και φροντίστε να διαχωρίζεται η προσωπική από τη χρήση για την επιχείρηση όταν χρειάζεται.

Αν ένα πακέτο λογισμικού αγοράζεται για μακροπρόθεσμο σκοπό ή συνδυάζεται με άλλη υπηρεσία, η φορολογική αντιμετώπιση μπορεί να εξαρτάται από το μέγεθος και τη δομή του εξόδου. Για μικρότερες επαναλαμβανόμενες συνδρομές, η έκπτωση είναι συχνά απλούστερη.

6. Ταξίδια, χιλιόμετρα και επαγγελματικά γεύματα

Οι ιδρυτές startup συχνά ταξιδεύουν για να συναντήσουν προμηθευτές, να επισκεφθούν τοποθεσίες, να παρακολουθήσουν συναντήσεις ή να κλείσουν συμφωνίες. Όταν το ταξίδι σχετίζεται άμεσα με την επιχείρηση, μπορεί να εκπίπτει.

Συνήθεις εκπτώσεις ταξιδιού περιλαμβάνουν:

• Αεροπορικά εισιτήρια
• Διαμονή
• Τοπικές μετακινήσεις
• Παρκάρισμα και διόδια
• Χιλιόμετρα για επαγγελματική χρήση οχήματος
• Λογικά γεύματα που συνδέονται με επαγγελματικό ταξίδι ή συναντήσεις

Τα χιλιόμετρα και τα έξοδα οχήματος χρειάζονται ιδιαίτερη προσοχή. Αν χρησιμοποιείτε προσωπικό όχημα για επιχειρηματικούς σκοπούς, μπορεί να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο ποσοστό χιλιομέτρων ή τη μέθοδο πραγματικών εξόδων, ανάλογα με την περίπτωση. Σε κάθε περίπτωση, χρειάζεστε αναλυτικό αρχείο χιλιομέτρων που να δείχνει ημερομηνίες, προορισμούς, σκοπό και απόσταση.

Τα γεύματα δεν αντιμετωπίζονται το ίδιο με την ψυχαγωγία. Ένα επιχειρηματικό γεύμα μπορεί να εκπίπτει αν έχει σαφή επιχειρηματικό σκοπό και είναι σωστά τεκμηριωμένο. Τα έξοδα ψυχαγωγίας, αντίθετα, γενικά δεν εκπίπτουν με βάση τους τρέχοντες ομοσπονδιακούς κανόνες.

7. Πρόσληψη, συνεργάτες και εκπαίδευση προσωπικού

Αν η startup σας αρχίζει να προσλαμβάνει βοήθεια νωρίς, τα σχετικά με την εργασία κόστη μπορούν να γίνουν σημαντικές εκπτώσεις.

Πιθανές εκπτώσεις περιλαμβάνουν:

• Μισθούς που καταβάλλονται σε εργαζομένους
• Πληρωμές σε contractors για υπηρεσίες
• Φόρους μισθοδοσίας που πληρώνει η επιχείρηση
• Έξοδα εύρεσης και πρόσληψης προσωπικού
• Υλικό εκπαίδευσης και κόστος onboarding
• Παροχές εργαζομένων, όπου ισχύει

Η σωστή ταξινόμηση των εργαζομένων έχει σημασία. Οι εργαζόμενοι, οι ανεξάρτητοι συνεργάτες και οι ιδιοκτήτες δεν αντιμετωπίζονται το ίδιο φορολογικά. Οι πληρωμές σε ατομικές επιχειρήσεις, εταίρους και σε πολλούς ιδιοκτήτες LLC δεν εκπίπτουν ως μισθοί με τον ίδιο τρόπο όπως η μισθοδοσία εργαζομένων.

Αν προσλάβετε βοήθεια πριν ή αμέσως μετά την έναρξη, φροντίστε να τεκμηριώσετε σωστά τις συμβάσεις, τα τιμολόγια και τα αρχεία μισθοδοσίας. Η λανθασμένη ταξινόμηση μπορεί να δημιουργήσει φορολογικά και κανονιστικά προβλήματα που υπερβαίνουν οποιαδήποτε έκπτωση.

Τι δεν μπορείτε να εκπίψετε

Το να γνωρίζετε τι δεν εκπίπτει είναι εξίσου σημαντικό με το να γνωρίζετε τι εκπίπτει.

Συνηθισμένα μη εκπιπτόμενα έξοδα περιλαμβάνουν:

• Προσωπικά έξοδα διαβίωσης
• Προσωπικά τρόφιμα και στέγαση που δεν σχετίζονται με επαγγελματική χρήση
• Γενικά ρούχα που μπορούν να φορεθούν και εκτός εργασίας
• Πρόστιμα και ποινές
• Πολιτικές εισφορές
• Τα περισσότερα έξοδα ψυχαγωγίας
• Κόστη που είναι καθαρά προσωπικά ή σχετίζονται με χόμπι

Ορισμένα έξοδα μπορεί να φαίνονται αρχικά επιχειρηματικά αλλά να μην περνούν το τεστ της IRS. Για παράδειγμα, ένα κοστούμι που φοριέται σε συναντήσεις συνήθως θεωρείται προσωπικό ρούχο και όχι εκπιπτόμενη στολή. Ομοίως, μια βραδινή έξοδος με πελάτη μπορεί να μην πληροί τις προϋποθέσεις αν το γεγονός είναι κυρίως ψυχαγωγία και όχι τεκμηριωμένο επιχειρηματικό γεύμα.

Όταν υπάρχει αμφιβολία, διαχωρίστε όσο το δυνατόν νωρίτερα τις προσωπικές από τις επιχειρηματικές δαπάνες.

Πότε να δηλώσετε startup εκπτώσεις

Τα startup και οργανωτικά έξοδα δεν εκπίπτουν πάντα στο ίδιο φορολογικό έτος στο οποίο πληρώθηκαν. Ο χρόνος εξαρτάται από το πότε η επιχείρησή σας γίνεται ενεργή και από το πώς κατηγοριοποιείται η δαπάνη.

Γενικά:

• Έξοδα που πληρώθηκαν πριν ανοίξει η επιχείρηση μπορεί να πληρούν τις προϋποθέσεις ως startup κόστη
• Έξοδα που συνδέονται με τη δημιουργία της οντότητας μπορεί να πληρούν τις προϋποθέσεις ως οργανωτικά κόστη
• Τα τακτικά λειτουργικά έξοδα μετά την έναρξη συνήθως δηλώνονται στο έτος που πραγματοποιούνται

Μια επιχείρηση θεωρείται συνήθως ενεργή όταν είναι ανοιχτή και έτοιμη να λειτουργήσει με την προβλεπόμενη μορφή της. Αυτή η ημερομηνία έχει σημασία επειδή καθορίζει πότε μπορούν να αρχίσουν ορισμένες εκπτώσεις.

Ορισμένα startup κόστη μπορεί να εκπίπτουν άμεσα έως ένα όριο, ενώ το υπόλοιπο αποσβένεται με την πάροδο του χρόνου. Επειδή η φορολογική αντιμετώπιση μπορεί να αλλάξει ανάλογα με τη δομή της επιχείρησης και τον τύπο της δαπάνης, είναι σοφό να επιβεβαιώσετε τη σωστή αντιμετώπιση πριν από την υποβολή.

Πώς να διατηρήσετε καθαρά αρχεία από την πρώτη μέρα

Η καλή τεκμηρίωση είναι η διαφορά ανάμεσα σε μια καλά υποστηριζόμενη έκπτωση και σε μια ακατάστατη φορολογική δήλωση.

Φτιάξτε ένα απλό σύστημα που να καταγράφει:

• Αποδείξεις και τιμολόγια
• Τραπεζικές και πιστωτικές καταστάσεις
• Αρχεία χιλιομέτρων
• Συμβάσεις προμηθευτών
• Αρχεία μισθοδοσίας
• Σημειώσεις που εξηγούν τον επιχειρηματικό σκοπό κάθε δαπάνης

Ένας ξεχωριστός επαγγελματικός τραπεζικός λογαριασμός κάνει τα πράγματα πολύ πιο εύκολα. Το ίδιο και ο διαχωρισμός των επιχειρηματικών και προσωπικών δαπανών από την αρχή. Αν η startup σας χρησιμοποιεί τη Zenind για τη σύσταση επιχείρησης, φροντίστε τα τιμολόγια σύστασης, οι καταθέσεις στην πολιτεία και τα νομικά έγγραφα να αποθηκεύονται σε ένα σημείο μαζί με τα υπόλοιπα αρχεία σας.

Θα πρέπει επίσης να ελέγχετε τα βιβλία σας τακτικά αντί να περιμένετε μέχρι την περίοδο υποβολής φορολογικής δήλωσης. Οι μηνιαίοι έλεγχοι διευκολύνουν τον εντοπισμό αποδείξεων που λείπουν, διπλών χρεώσεων και εξόδων που χρειάζονται πιο σαφή κατηγορία.

Γιατί οι ιδρυτές startup πρέπει να σκέφτονται πέρα από την έκπτωση

Οι φορολογικές εκπτώσεις βοηθούν στη μείωση του φορολογητέου εισοδήματος, αλλά δεν πρέπει να είναι ο μόνος λόγος για να παρακολουθείτε προσεκτικά τα έξοδα. Η σωστή λογιστική σας δίνει πιο καθαρή εικόνα για τη ρευστότητα, τις ανάγκες χρηματοδότησης, την κερδοφορία και τις υποχρεώσεις συμμόρφωσης.

Αυτό είναι ακόμα πιο σημαντικό τον πρώτο χρόνο, όταν:

• Τα έσοδα μπορεί να είναι ακανόνιστα
• Τα κόστη μπορεί να αυξάνονται γρήγορα
• Οι προθεσμίες υποβολής μπορεί να έρθουν πριν σταθεροποιηθούν οι λειτουργίες
• Οι ιδιοκτήτες της επιχείρησης μαθαίνουν ακόμη ποια έξοδα επαναλαμβάνονται και ποια όχι

Μια καλά δομημένη startup διαχειρίζεται πιο εύκολα όταν η σύσταση, η συμμόρφωση και η λογιστική είναι οργανωμένες από την αρχή.

Τελικό συμπέρασμα

Οι startup φορολογικές εκπτώσεις μπορούν να μειώσουν ουσιαστικά το κόστος έναρξης μιας επιχείρησης, αλλά μόνο αν καταλαβαίνετε ποια έξοδα πληρούν τις προϋποθέσεις και πώς να τα τεκμηριώνετε. Τα τέλη σύστασης, η έρευνα, η διαφήμιση, η τεχνολογία, τα έξοδα γραφείου, τα ταξίδια και τα έξοδα που σχετίζονται με προσωπικό μπορούν όλα να παίξουν ρόλο στη φορολογική σας στρατηγική.

Το κλειδί είναι να διαχωρίζετε τα επιχειρηματικά από τα προσωπικά έξοδα, να καταγράφετε κάθε δαπάνη από νωρίς και να γνωρίζετε πότε τα startup κόστη χρειάζονται ειδική αντιμετώπιση. Με καθαρά αρχεία και μια σωστή διαδικασία σύστασης, η επιχείρησή σας είναι καλύτερα τοποθετημένη για μακροπρόθεσμη συμμόρφωση και ανάπτυξη.

Συχνές ερωτήσεις

Τα τέλη σύστασης επιχείρησης εκπίπτουν φορολογικά;

Ορισμένα έξοδα που σχετίζονται με τη σύσταση μπορεί να πληρούν τις προϋποθέσεις ως startup ή οργανωτικά κόστη, ανάλογα με τον τύπο της δαπάνης και το πότε πραγματοποιήθηκε. Τα κρατικά τέλη κατάθεσης και τα νομικά έξοδα εγκατάστασης συχνά εξετάζονται μαζί.

Μπορώ να εκπέσω επιχειρηματικά έξοδα πριν ανοίξει η εταιρεία μου;

Ορισμένα προ-έναρξης έξοδα μπορεί να εκπίπτουν ως startup κόστη, εφόσον συνδέονται άμεσα με την έναρξη της επιχείρησης. Η επιχείρηση πρέπει να γίνει ενεργή πριν μπορέσουν να δηλωθούν πολλές εκπτώσεις.

Εκπίπτουν τα έξοδα home office για μια νέα επιχείρηση;

Ναι, αν ο χώρος πληροί τις απαιτήσεις της IRS και χρησιμοποιείται τακτικά και αποκλειστικά για επαγγελματικούς σκοπούς. Συνήθως μπορεί να εκπίπτει μόνο το επαγγελματικό ποσοστό του κόστους.

Χρειάζομαι αποδείξεις για κάθε επιχειρηματικό έξοδο;

Θα πρέπει να κρατάτε αποδείξεις όποτε είναι δυνατόν. Τα σωστά αρχεία διευκολύνουν την τεκμηρίωση των εκπτώσεων και μειώνουν τον κίνδυνο προβλημάτων αν η δήλωσή σας ελεγχθεί.

Πρέπει να μιλήσω με φοροτεχνικό πριν διεκδικήσω startup εκπτώσεις;

Ναι. Οι startup εκπτώσεις μπορεί να εξαρτώνται από τον τύπο της οντότητας, τον χρόνο και τη λογιστική μέθοδο, οπότε ένας φοροτεχνικός μπορεί να σας βοηθήσει να εφαρμόσετε σωστά τους κανόνες.