IRS Form 1023-EZ: Πρακτικός οδηγός για μικρές μη κερδοσκοπικές οργανώσεις που επιδιώκουν καθεστώς 501(c)(3)

Το Form 1023-EZ είναι η απλοποιημένη αίτηση της IRS για αναγνώριση απαλλαγής βάσει του τμήματος 501(c)(3). Υπάρχει για να απλοποιεί τη διαδικασία υποβολής για ορισμένους μικρότερους οργανισμούς που πληρούν ένα συγκεκριμένο σύνολο κριτηρίων επιλεξιμότητας. Για τον σωστό αιτούντα, μπορεί να μειώσει τη γραφειοκρατία και να επιταχύνει την πορεία προς την επιστολή καθορισμού. Για τον λάθος αιτούντα, μπορεί να προκαλέσει καθυστερήσεις, πρόσθετο κόστος ή την ανάγκη να υποβληθεί ξανά το πλήρες Form 1023.

Αν ξεκινάτε έναν φιλανθρωπικό οργανισμό, το βασικό ερώτημα δεν είναι αν το Form 1023-EZ είναι πιο σύντομο. Το πραγματικό ερώτημα είναι αν ο οργανισμός σας είναι επιλέξιμος να το χρησιμοποιήσει και αν η φόρμα ταιριάζει με τον τρόπο με τον οποίο η μη κερδοσκοπική σας οργάνωση είναι πραγματικά δομημένη και λειτουργεί.

Για ποιον σκοπό χρησιμοποιείται το Form 1023-EZ

Το Form 1023-EZ είναι μια απλοποιημένη εκδοχή του Form 1023, της τυπικής αίτησης για αναγνώριση απαλλαγής βάσει του τμήματος 501(c)(3). Η φόρμα προορίζεται για οργανισμούς που είναι μικροί, έχουν συσταθεί στις Ηνωμένες Πολιτείες και μπορούν να πιστοποιήσουν ότι πληρούν το φύλλο επιλεξιμότητας της IRS.

Η αίτηση υποβάλλεται ηλεκτρονικά μέσω των συστημάτων της IRS και του Pay.gov. Δεν γίνονται δεκτές έντυπες υποβολές για αυτή τη φόρμα. Η IRS απαιτεί επίσης τέλος χρήστη, το οποίο καταβάλλεται ηλεκτρονικά κατά την υποβολή της αίτησης. Σύμφωνα με την τρέχουσα καθοδήγηση της IRS, το τέλος χρήστη για το Form 1023-EZ είναι 275 δολάρια, αλλά θα πρέπει πάντα να επιβεβαιώνετε το ισχύον ποσό στο IRS.gov πριν από την υποβολή.

Η απλοποιημένη φόρμα είναι χρήσιμη, αλλά δεν αποτελεί συντόμευση γύρω από τις νομικές και οργανωτικές απαιτήσεις για το καθεστώς φοροαπαλλαγής. Τα καταστατικά έγγραφα, οι δραστηριότητες και το οικονομικό προφίλ σας πρέπει ακόμη να στηρίζουν την απαλλαγή που ζητάτε.

Ποιοι μπορούν συνήθως να χρησιμοποιήσουν το Form 1023-EZ

Το Φύλλο Επιλεξιμότητας της IRS καθορίζει αν ένας οργανισμός μπορεί να υποβάλει το Form 1023-EZ. Αν απαντήσετε ναι σε οποιαδήποτε ερώτηση του φύλλου, γενικά δεν είστε επιλέξιμοι και πρέπει να υποβάλετε το πλήρες Form 1023.

Στην πράξη, η φόρμα προορίζεται για οργανισμούς που:

• Αναμένουν ετήσια ακαθάριστα έσοδα να παραμείνουν στα 50.000 δολάρια ή χαμηλότερα σε καθένα από τα επόμενα τρία χρόνια
• Δεν έχουν υπερβεί τα 50.000 δολάρια σε ακαθάριστα έσοδα σε κανένα από τα τρία προηγούμενα χρόνια
• Δεν έχουν συνολικά περιουσιακά στοιχεία με εύλογη αγοραία αξία πάνω από 250.000 δολάρια
• Έχουν συσταθεί στις Ηνωμένες Πολιτείες, σε έδαφος των ΗΠΑ, στην Περιφέρεια της Κολούμπια ή σε ορισμένες φυλετικές δικαιοδοσίες
• Διαθέτουν ταχυδρομική διεύθυνση στις Ηνωμένες Πολιτείες
• Δεν υποβάλλουν αίτηση ως εκκλησία, σχολείο, νοσοκομείο ή ορισμένοι άλλοι εξαιρούμενοι τύποι οργανισμών
• Δεν είναι ιδιωτικό λειτουργικό ίδρυμα

Οι οδηγίες της IRS σημειώνουν επίσης ότι οι εταιρείες περιορισμένης ευθύνης δεν είναι επιλέξιμες να αιτηθούν απαλλαγή χρησιμοποιώντας το Form 1023-EZ, παρότι μια LLC μπορεί, σε ορισμένες περιπτώσεις, να πληροί τις προϋποθέσεις για απαλλαγή 501(c)(3) βάσει άλλων κανόνων.

Επειδή η επιλεξιμότητα εξαρτάται από μεγάλο αριθμό πραγματικών δεδομένων, μια μη κερδοσκοπική οργάνωση δεν πρέπει να υποθέσει ότι πληροί τις προϋποθέσεις απλώς επειδή είναι μικρή ή νεοσύστατη. Το φύλλο πρέπει να συμπληρωθεί προσεκτικά και να διατηρηθεί στα αρχεία του οργανισμού.

Πότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Form 1023 αντί για το Form 1023-EZ

Μια μη κερδοσκοπική οργάνωση θα πρέπει να χρησιμοποιεί το Form 1023, και όχι το Form 1023-EZ, όταν ο οργανισμός βρίσκεται εκτός των απλουστευμένων κανόνων υποβολής ή όταν η αίτηση χρειάζεται πληρέστερη επεξήγηση της δομής και των λειτουργιών του.

Συνήθεις λόγοι για να χρησιμοποιηθεί το Form 1023 είναι οι εξής:

• Ο οργανισμός αναμένει υψηλότερα έσοδα ή ήδη διαθέτει σημαντικά περιουσιακά στοιχεία
• Ο οργανισμός έχει πιο σύνθετο λειτουργικό μοντέλο
• Ο οργανισμός έχει συσταθεί στο εξωτερικό ή διαθέτει ξένη ταχυδρομική διεύθυνση
• Ο οργανισμός ανήκει σε κατηγορία που η IRS εξαιρεί από το Form 1023-EZ
• Ο οργανισμός είναι ιδιωτικό λειτουργικό ίδρυμα
• Ο οργανισμός θέλει να παράσχει πληρέστερη περιγραφή για τις δραστηριότητές του, τη διακυβέρνηση και τις πηγές υποστήριξής του

Ορισμένες μη κερδοσκοπικές οργανώσεις επιλέγουν το πλήρες Form 1023 ακόμη και όταν μπορεί να είναι επιλέξιμες για το Form 1023-EZ, ειδικά αν θέλουν να παρουσιάσουν από την αρχή μια πιο ολοκληρωμένη εικόνα των δραστηριοτήτων τους. Αυτό μπορεί να είναι μια συνετή επιλογή για οργανισμούς με σύνθετα προγράμματα, ασυνήθιστη χρηματοδότηση ή ανάγκη για προσεκτική ταξινόμηση.

Τι χρειάζεστε πριν από την υποβολή

Είτε υποβάλετε το Form 1023-EZ είτε το Form 1023, ο οργανισμός σας πρέπει να έχει θέσει τα θεμέλιά του πριν απευθυνθεί στην IRS. Η καλή προετοιμασία κάνει την υποβολή πιο ομαλή και βοηθά να αποφεύγονται λάθη που μπορεί να προκαλέσουν ερωτήματα παρακολούθησης.

Πριν από την υποβολή του Form 1023-EZ, συγκεντρώστε τουλάχιστον τα εξής:

• Το EIN σας
• Το οργανωτικό σας έγγραφο, όπως το καταστατικό σύστασης ή ένα έγγραφο εμπιστευματικής σχέσης
• Το καταστατικό λειτουργίας ή τους κανόνες διακυβέρνησής σας
• Μια σαφή περιγραφή της αποστολής και των δραστηριοτήτων σας
• Το φύλλο επιλεξιμότητας και τα υποστηρικτικά οικονομικά δεδομένα
• Πληροφορίες για τους αξιωματούχους και τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου
• Τρόπο πληρωμής για το τέλος χρήστη της IRS

Το οργανωτικό σας έγγραφο έχει μεγαλύτερη σημασία απ’ όσο αντιλαμβάνονται πολλοί ιδρυτές. Το έγγραφο πρέπει να δείχνει ότι ο οργανισμός έχει συσταθεί για εξαιρούμενους σκοπούς και, όταν απαιτείται, να περιλαμβάνει τη σωστή γλώσσα διάλυσης και άλλες διατάξεις φιλικές προς την IRS.

Αν τώρα ιδρύετε τη μη κερδοσκοπική οργάνωση, η σωστή σύσταση σε επίπεδο πολιτείας μπορεί να κάνει τη διαδικασία ομοσπονδιακής απαλλαγής πολύ ευκολότερη. Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να δημιουργήσουν τη νομική οντότητα και να διατηρούν σε τάξη τα βασικά οργανωτικά αρχεία, ώστε η αίτηση προς την IRS να ξεκινά από ισχυρότερη βάση.

Πώς να υποβάλετε το Form 1023-EZ

Η διαδικασία υποβολής είναι απλή, αλλά πρέπει να αντιμετωπίζεται ως τυπική διαδικασία συμμόρφωσης.

1. Συμπληρώστε το Φύλλο Επιλεξιμότητας

Ξεκινήστε με το φύλλο που περιλαμβάνεται στις τρέχουσες οδηγίες της IRS για το Form 1023-EZ. Αυτό είναι το φίλτρο για ολόκληρη τη διαδικασία. Αν οποιαδήποτε απάντηση είναι ναι, ο οργανισμός γενικά δεν είναι επιλέξιμος να χρησιμοποιήσει την απλοποιημένη φόρμα.

Μην βιαστείτε σε αυτό το βήμα. Εξετάστε προσεκτικά τα προβλεπόμενα έσοδά σας, τα περιουσιακά στοιχεία, τα στοιχεία σύστασης και τις προγραμματισμένες δραστηριότητες. Αν η ομάδα σας δεν είναι βέβαιη για κάποια ερώτηση, είναι προτιμότερο να σταματήσετε και να αξιολογήσετε την επιλογή του πλήρους Form 1023 παρά να υποβάλετε αίτηση Form 1023-EZ ενώ δεν είστε επιλέξιμοι.

2. Ελέγξτε το οργανωτικό σας έγγραφο

Βεβαιωθείτε ότι το οργανωτικό έγγραφο αποτυπώνει τον φιλανθρωπικό σκοπό του οργανισμού και, όπου απαιτείται, περιέχει γλώσσα που στηρίζει την απαλλαγή. Η IRS μπορεί να μην ζητήσει κάθε υποστηρικτική λεπτομέρεια εκ των προτέρων, αλλά ο οργανισμός εξακολουθεί να είναι υπεύθυνος να διαθέτει τα κατάλληλα καταστατικά έγγραφα.

3. Υποβάλετε ηλεκτρονικά

Υποβάλετε την αίτηση μέσω των συστημάτων της IRS ή μέσω του Pay.gov. Η φόρμα δεν μπορεί να κατατεθεί σε χαρτί. Κατά την υποβολή, θα πληρώσετε το τέλος χρήστη ηλεκτρονικά.

4. Κρατήστε αντίγραφο για τα αρχεία σας

Παρότι η υποβολή είναι ηλεκτρονική, ο οργανισμός σας θα πρέπει να κρατήσει αντίγραφο της υποβληθείσας αίτησης, του φύλλου επιλεξιμότητας και όλων των υποστηρικτικών εγγράφων. Αυτά τα αρχεία είναι σημαντικά για την εσωτερική συμμόρφωση και μπορεί να είναι χρήσιμα αν η IRS επανέλθει αργότερα.

5. Παρακολουθήστε την επιστολή καθορισμού

Αν η IRS εγκρίνει την αίτηση, θα εκδώσει επιστολή καθορισμού που αναγνωρίζει την απαλλαγή του οργανισμού βάσει του τμήματος 501(c)(3). Φυλάξτε την επιστολή με τα μόνιμα εταιρικά σας αρχεία.

Συνήθη λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Το Form 1023-EZ είναι σύντομο, αλλά τα πιο συνηθισμένα λάθη δεν είναι μικρά. Συνήθως προκύπτουν από βιασύνη ή από υποτίμηση της νομικής σημασίας της υποβολής.

Εσφαλμένη ανάγνωση του φύλλου επιλεξιμότητας

Το σοβαρότερο σφάλμα είναι η υποβολή του Form 1023-EZ ενώ ο οργανισμός θα έπρεπε να είχε χρησιμοποιήσει το Form 1023. Αν το φύλλο σας αποκλείει, η απλοποιημένη φόρμα δεν είναι η σωστή διαδρομή.

Χρήση αόριστων περιγραφών δραστηριοτήτων

Η IRS θέλει μια πραγματική περιγραφή του τι κάνει ή θα κάνει ο οργανισμός. Αποφύγετε γενικόλογη γλώσσα που δεν ταιριάζει με τις πραγματικές λειτουργίες. Μια δήλωση αποστολής πρέπει να είναι αρκετά συγκεκριμένη ώστε να δείχνει τον εξαιρούμενο σκοπό και τις προγραμματισμένες δραστηριότητες.

Παράβλεψη των οργανωτικών εγγράφων

Μια μη κερδοσκοπική οργάνωση δεν μπορεί να βασιστεί μόνο στη φόρμα της IRS. Το καταστατικό, οι εσωτερικοί κανονισμοί, η γλώσσα του trust και τα αρχεία σύστασης βάσει της πολιτειακής νομοθεσίας πρέπει όλα να στηρίζουν το αίτημα απαλλαγής.

Παράλειψη του τέλους υποβολής

Η IRS δεν θα επεξεργαστεί την αίτηση έως ότου πληρωθεί το τέλος χρήστη. Βεβαιωθείτε ότι ο τρόπος πληρωμής λειτουργεί και ότι η υποβολή ολοκληρώνεται μέσω του σωστού ηλεκτρονικού καναλιού.

Αντιμετώπιση της αίτησης ως εφάπαξ γεγονός

Η αναγνώριση της απαλλαγής δεν είναι το τέλος της συμμόρφωσης μιας μη κερδοσκοπικής οργάνωσης. Είναι η αρχή μιας συνεχούς υποχρέωσης τήρησης αρχείων και ετήσιων υποβολών.

Μετά την έγκριση της IRS

Μόλις εγκριθεί η απαλλαγή σας, ο οργανισμός εξακολουθεί να έχει συνεχείς υποχρεώσεις.

Θα χρειαστεί να ακολουθείτε τους ετήσιους κανόνες υποβολής της IRS ανάλογα με το μέγεθος και την κατηγοριοποίηση του οργανισμού. Οι μικρότεροι οργανισμοί μπορούν να υποβάλλουν το Form 990-N, ενώ οι μεγαλύτεροι μπορεί να χρειαστούν το Form 990 ή το Form 990-EZ. Τα ιδιωτικά ιδρύματα έχουν τις δικές τους ετήσιες υποχρεώσεις υποβολής.

Θα πρέπει επίσης να διατηρείτε ενημερωμένα τα αρχεία διακυβέρνησής σας. Αυτό περιλαμβάνει εγκρίσεις του διοικητικού συμβουλίου, πρακτικά συνεδριάσεων, οικονομικά αρχεία και τεκμηρίωση για σημαντικές αποφάσεις προγραμμάτων. Η ισχυρή τήρηση αρχείων είναι ιδιαίτερα σημαντική για μια νεοσύστατη μη κερδοσκοπική οργάνωση που χτίζει αξιοπιστία με δωρητές, τράπεζες και φορείς χορήγησης επιχορηγήσεων.

Αν ο οργανισμός σας αλλάξει κατεύθυνση, αναπτυχθεί γρήγορα ή αποκτήσει πιο σύνθετες πηγές χρηματοδότησης, εξετάστε ξανά αν το Form 1023-EZ ήταν η καλύτερη επιλογή εξαρχής και αν η συμμόρφωσή σας εξακολουθεί να ταιριάζει με τη λειτουργία σας.

Γιατί οι ιδρυτές πρέπει να δίνουν προτεραιότητα στη σύσταση

Πολλά προβλήματα στις υποβολές μη κερδοσκοπικών οργανώσεων ξεκινούν πριν καν υποβληθεί η αίτηση στην IRS. Αν ο οργανισμός δεν συστάθηκε σωστά σε επίπεδο πολιτείας, η ομοσπονδιακή υποβολή μπορεί να γίνει πολύ δυσκολότερη από όσο θα έπρεπε.

Γι’ αυτό η καλύτερη στιγμή για να σκεφτείτε το Form 1023-EZ είναι όταν στήνετε τον οργανισμό, όχι αφού έχετε ήδη ξεκινήσει να λειτουργείτε. Μια καθαρή διαδικασία σύστασης βοηθά στα εξής:

• Σωστή οργανωτική εξουσιοδότηση
• Καλύτερα αρχεία διακυβέρνησης
• Πιο σαφής γλώσσα απαλλαγής
• Πιο ακριβής αίτηση προς την IRS
• Λιγότερες καθυστερήσεις στη διαδικασία έγκρισης

Η Zenind έχει δημιουργηθεί για ιδρυτές που θέλουν η διαδικασία σύστασης να γίνεται προσεκτικά από την αρχή. Όταν η δομή, τα έγγραφα και τα αρχεία σας είναι ευθυγραμμισμένα, η αίτηση απαλλαγής γίνεται βήμα συμμόρφωσης και όχι αποστολή διάσωσης.

Συμπέρασμα

Το Form 1023-EZ μπορεί να είναι μια πρακτική επιλογή για μικρές, επιλέξιμες μη κερδοσκοπικές οργανώσεις που επιδιώκουν καθεστώς 501(c)(3), αλλά δεν πρέπει ποτέ να αντιμετωπίζεται ως καθολική συντόμευση. Ο οργανισμός πρέπει να πληροί το φύλλο επιλεξιμότητας, να διαθέτει ισχυρά οργανωτικά έγγραφα και να κατανοεί τις συνεχείς υποχρεώσεις συμμόρφωσής του.

Αν η μη κερδοσκοπική σας οργάνωση είναι απλή, εγχώρια και σαφώς εντός των κανόνων της IRS, το Form 1023-EZ μπορεί να είναι η πιο αποδοτική διαδρομή προς την αναγνώριση. Αν ο οργανισμός σας έχει πιο σύνθετο προφίλ, το πλήρες Form 1023 είναι συχνά η ασφαλέστερη επιλογή.

Σε κάθε περίπτωση, οι ισχυρότερες αιτήσεις ξεκινούν με ακριβή σύσταση, οργανωμένα αρχεία και σαφή κατανόηση της αποστολής του οργανισμού από την πρώτη ημέρα.

Επίσημοι πόροι της IRS

• Οδηγίες για το Form 1023-EZ
• Πληροφορίες για το Form 1023-EZ
• Τέλος χρήστη για το Form 1023 και το Form 1023-EZ