IRS Form 1023-EZ: Практическо ръководство за малки нестопански организации, които търсят статут 501(c)(3)

Form 1023-EZ е опростеното заявление на IRS за признаване на освобождаване по раздел 501(c)(3). То е създадено, за да улесни процеса на подаване за определени по-малки организации, които отговарят на конкретен набор от изисквания за допустимост. За правилния заявител то може да намали документацията и да ускори получаването на писмо за определяне. За неподходящия заявител може да доведе до забавяния, допълнителни разходи или необходимост да се подаде отново пълният Form 1023.

Ако създавате благотворителна организация, ключовият въпрос не е дали Form 1023-EZ е по-кратък. Истинският въпрос е дали вашата организация има право да го използва и дали формулярът е подходящ за начина, по който вашата нестопанска организация е структурирана и функционира.

За какво служи Form 1023-EZ

Form 1023-EZ е опростена версия на Form 1023, стандартното заявление за признаване на освобождаване по раздел 501(c)(3). Формулярът е предназначен за организации, които са малки, създадени в Съединените щати и могат да удостоверят, че отговарят на работния лист за допустимост на IRS.

Заявлението се подава електронно чрез системите на IRS и Pay.gov. За този формуляр не се приемат хартиени заявления. IRS също изисква потребителска такса, която се плаща онлайн при подаване на заявлението. Според текущите указания на IRS таксата за Form 1023-EZ е 275 долара, но винаги трябва да потвърждавате актуалния размер в IRS.gov преди подаване.

Опростеният формуляр е полезен, но не е заобиколен път около правните и организационните изисквания за данъчно освободен статут. Вашите учредителни документи, дейности и финансов профил все още трябва да подкрепят исканото освобождаване.

Кой обикновено може да използва Form 1023-EZ

Работният лист за допустимост на IRS определя дали една организация може да подаде Form 1023-EZ. Ако отговорите с „да“ на който и да е въпрос от работния лист, по принцип не сте допустими и трябва да подадете пълния Form 1023.

На практика формулярът е предназначен за организации, които:

• Очакват годишните брутни приходи да останат на или под 50 000 долара през всяка от следващите три години
• Не са надвишавали 50 000 долара брутни приходи през нито една от последните три години
• Нямат общи активи с пазарна стойност над 250 000 долара
• Са учредени в Съединените щати, американска територия, окръг Колумбия или определени племенни юрисдикции
• Имaт пощенски адрес в Съединените щати
• Не кандидатстват като църква, училище, болница или други изключени видове организации
• Не са частна оперативна фондация

Инструкциите на IRS също посочват, че дружества с ограничена отговорност не са допустими да кандидатстват за освобождаване чрез Form 1023-EZ, въпреки че LLC в някои случаи може да отговаря на условията за освобождаване по 501(c)(3) съгласно други правила.

Тъй като допустимостта зависи от дълъг списък от факти, една нестопанска организация не бива да предполага, че отговаря на условията само защото е малка или нова. Работният лист трябва да бъде попълнен внимателно и съхранен с документите на организацията.

Кога трябва да използвате Form 1023 вместо това

Нестопанска организация трябва да използва Form 1023, а не Form 1023-EZ, когато организацията е извън опростените правила за подаване или когато заявлението се нуждае от по-пълно обяснение на структурата и дейността.

Чести причини да се използва Form 1023 включват:

• Организацията очаква по-високи приходи или вече има значителни активи
• Организацията има по-сложен оперативен модел
• Организацията е учредена в чужбина или има чуждестранен пощенски адрес
• Организацията попада в категория, която IRS изключва от Form 1023-EZ
• Организацията е частна оперативна фондация
• Организацията иска да предостави по-пълно описание на своите дейности, управление и източници на подкрепа

Някои нестопански организации избират пълния Form 1023 дори когато може да са допустими за Form 1023-EZ, особено ако искат да представят по-пълна картина на дейността си още от началото. Това може да бъде разумен избор за организации с нюансирани програми, необичайно финансиране или нужда от внимателна класификация.

Какво ви е необходимо преди подаване

Независимо дали подавате Form 1023-EZ или Form 1023, вашата организация трябва да има изградена основа, преди да се обърне към IRS. Добрата подготовка прави подаването по-лесно и помага да се избегнат грешки, които могат да предизвикат допълнителни въпроси.

Преди да подадете Form 1023-EZ, съберете поне следното:

• Вашия EIN
• Учредителния документ, например устав на дружество или учредителен акт на тръст
• Вашия правилник или други управляващи правила
• Ясно описание на мисията и дейностите ви
• Работния лист за допустимост и подкрепящите финансови данни
• Информация за длъжностните лица и членовете на управителния орган
• Начин на плащане на потребителската такса на IRS

Учредителният ви документ е по-важен, отколкото много основатели осъзнават. Той трябва да показва, че организацията е създадена за освободени цели и когато се изисква, да включва правилния текст за прекратяване и други разпоредби, съобразени с изискванията на IRS.

Ако сега учредявате нестопанската организация, добрата работа по регистрацията на щатско ниво може значително да улесни федералния процес по освобождаване. Zenind помага на основателите да създадат структурата на юридическото лице и да поддържат основните организационни записи в ред, така че заявлението до IRS да започне от по-силна позиция.

Как да подадете Form 1023-EZ

Процесът на подаване е ясен, но все пак трябва да се третира като официално съответстващо заявление.

1. Попълнете работния лист за допустимост

Започнете с работния лист в текущите инструкции на IRS за Form 1023-EZ. Това е контролният елемент за целия процес. Ако някой от отговорите е „да“, организацията по принцип не може да използва опростения формуляр.

Не бързайте с тази стъпка. Прегледайте внимателно прогнозните приходи, активи, данни за учредяването и планираните дейности. Ако екипът ви не е сигурен за даден въпрос, по-добре е да спрете и да оцените варианта с пълния Form 1023, отколкото да подадете Form 1023-EZ, за който не отговаряте на условията.

2. Прегледайте учредителния си документ

Уверете се, че учредителният документ отразява благотворителната цел на организацията и, когато се изисква, съдържа текст, който подпомага освобождаването. IRS може да не поиска всички подкрепящи детайли предварително, но организацията все пак носи отговорност да има надлежни управляващи документи.

3. Подайте електронно

Подайте заявлението чрез системите на IRS или Pay.gov. Формулярът не може да се подаде на хартия. При подаването ще платите потребителската такса електронно.

4. Запазете копие за архивите си

Дори подаването да е електронно, организацията ви трябва да пази копие от подаденото заявление, работния лист за допустимост и всички подкрепящи документи. Тези записи са важни за вътрешното съответствие и могат да бъдат полезни, ако IRS поиска допълнителна информация по-късно.

5. Изчакайте писмото за определяне

Ако IRS одобри заявлението, тя ще издаде писмо за определяне, с което признава освобождаването на организацията по раздел 501(c)(3). Съхранявайте това писмо заедно с постоянните корпоративни документи.

Чести грешки, които да избягвате

Form 1023-EZ е кратък, но най-честите грешки не са дребни. Обикновено те произтичат от прибързване или подценяване на правната значимост на подаването.

Неправилно тълкуване на работния лист за допустимост

Най-сериозната грешка е подаването на Form 1023-EZ, когато организацията е трябвало да използва Form 1023. Ако работният лист ви дисквалифицира, опростеният формуляр не е подходящият път.

Използване на неясни описания на дейностите

IRS иска реално описание на това, което организацията прави или ще прави. Избягвайте шаблонни формулировки, които не съответстват на действителната дейност. Формулировката на мисията трябва да е достатъчно конкретна, за да покаже освободената цел и планираните дейности.

Пренебрегване на организационните документи

Една нестопанска организация не може да разчита само на формуляра на IRS. Учредителните актове, правилникът, текстът на тръста и записите за регистрация по щатско право трябва всички да подкрепят искането за освобождаване.

Забравяне на таксата за подаване

IRS няма да обработи заявлението, докато потребителската такса не бъде платена. Уверете се, че методът на плащане работи и че подаването е извършено чрез правилния онлайн канал.

Третиране на заявлението като еднократно събитие

Признаването на освобождаването не е краят на съответствието на нестопанската организация. То е началото на постоянни задължения за водене на документи и годишно подаване.

След одобрението от IRS

След като освобождаването ви бъде одобрено, организацията все още има текущи задължения.

Ще трябва да спазвате годишните правила за подаване на IRS според размера и класификацията на организацията. По-малките организации могат да подават Form 990-N, докато по-големите може да трябва да подадат Form 990 или Form 990-EZ. Частните фондации имат свои собствени годишни изисквания за подаване.

Трябва също да поддържате актуални документите за управление. Това включва решения на борда, протоколи от заседания, финансови записи и документация за основните програмни решения. Силното водене на документи е особено важно за нова нестопанска организация, която изгражда доверие сред дарители, банки и грантодатели.

Ако организацията ви промени посоката си, расте бързо или развие по-сложни източници на финансиране, прегледайте отново дали Form 1023-EZ е бил най-подходящият избор и дали текущото ви съответствие все още отразява операциите ви.

Защо основателите трябва да мислят първо за учредяването

Много проблеми при подаването на нестопански организации започват още преди заявлението до IRS да бъде изпратено. Ако организацията не е била създадена правилно на щатско ниво, федералното подаване може да стане много по-трудно, отколкото трябва.

Затова най-доброто време да мислите за Form 1023-EZ е когато създавате организацията, а не след като вече сте започнали дейност. Чистият процес на учредяване помага за:

• Правилни правомощия на организацията
• По-добри записи за управление
• По-ясен текст за освобождаване
• По-точно заявление до IRS
• По-малко забавяния в процеса на одобрение

Zenind е създаден за основатели, които искат процесът по учредяване да бъде подреден внимателно от самото начало. Когато структурата, документите и записите ви са съгласувани, подаването за освобождаване се превръща в стъпка по съответствие, а не в спасителна операция.

Заключение

Form 1023-EZ може да бъде практичен вариант за малки, допустими нестопански организации, които търсят статут 501(c)(3), но никога не бива да се разглежда като универсален кратък път. Организацията трябва да отговаря на работния лист за допустимост, да има стабилни учредителни документи и да разбира текущите си задължения за съответствие.

Ако вашата нестопанска организация е проста, местна и ясно попада в правилата на IRS, Form 1023-EZ може да е най-ефикасният път към признаване. Ако организацията ви има по-сложен профил, пълният Form 1023 често е по-безопасният избор.

И в двата случая най-силните заявления започват с точно учредяване, организирани записи и ясно разбиране за мисията на организацията от самото начало.

Официални ресурси на IRS

• Инструкции за Form 1023-EZ
• Информация за Form 1023-EZ
• Такса за Form 1023 и Form 1023-EZ