Συμβουλή παραγωγικότητας: Προγραμματίστε το πιο σημαντικό σας έργο όταν σκέφτεστε καλύτερα

Το να πετυχαίνετε περισσότερα δεν σημαίνει πάντα ότι εργάζεστε περισσότερες ώρες. Σε πολλές περιπτώσεις, σημαίνει ότι εργάζεστε τη σωστή στιγμή, πάνω στη σωστή εργασία και με το σωστό επίπεδο συγκέντρωσης. Πολλοί θεωρούν ότι η παραγωγικότητα σημαίνει να προχωράτε κάθε δουλειά αμέσως μόλις εμφανιστεί, αλλά η καλύτερη στρατηγική είναι συνήθως να ευθυγραμμίζετε το πρόγραμμα σας με τα φυσικά μοτίβα ενέργειάς σας.

Κάποιοι άνθρωποι σκέφτονται πιο καθαρά νωρίς το πρωί. Άλλοι αποδίδουν καλύτερα μετά το μεσημέρι ή το βράδυ, όταν οι περισπασμοί μειώνονται και το μυαλό τους είναι πιο ήρεμο. Αν μπορείτε να εντοπίσετε τον δικό σας κύκλο παραγωγικότητας και να διαμορφώσετε την ημέρα σας γύρω από αυτόν, μπορείτε να κάνετε σταθερή πρόοδο χωρίς να νιώθετε συνεχώς εξαντλημένοι.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, ιδρυτές και επαγγελματίες που πρέπει να ισορροπούν τη στρατηγική σκέψη με τις καθημερινές διοικητικές εργασίες. Όταν χτίζετε μια εταιρεία, κάθε ώρα μετράει. Όσο πιο συνειδητά χρησιμοποιείτε τον χρόνο μέγιστης συγκέντρωσής σας, τόσο μεγαλύτερη πρόοδο μπορείτε να κάνετε στον σχεδιασμό, στην ανάπτυξη και στις λειτουργίες. Αυτό ισχύει είτε διαχειρίζεστε μόνοι σας το φόρτο εργασίας σας είτε συνεργάζεστε με μια υπηρεσία σύστασης εταιρείας όπως η Zenind για να παραμείνει απλοποιημένη η διοικητική πλευρά της σύστασης επιχείρησης.

Τι είναι πραγματικά ένας κύκλος παραγωγικότητας

Ένας κύκλος παραγωγικότητας είναι το μοτίβο που ακολουθούν συνήθως η ενέργεια και η συγκέντρωσή σας μέσα στην ημέρα. Είναι το χρονικό διάστημα κατά το οποίο το μυαλό σας είναι πιο σε εγρήγορση, η προσοχή σας είναι ισχυρότερη και η σύνθετη εργασία μοιάζει πιο διαχειρίσιμη. Για κάποιους αυτό το παράθυρο διαρκεί μία ή δύο ώρες. Για άλλους μπορεί να εκτείνεται σχεδόν σε όλο το πρωί ή μέχρι το βράδυ.

Ο κύκλος παραγωγικότητάς σας δεν είναι το ίδιο πράγμα με το ημερολόγιό σας. Μπορεί να έχετε συναντήσεις προγραμματισμένες σε όλη τη διάρκεια της ημέρας, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι ο εγκέφαλός σας αποδίδει εξίσου καλά σε κάθε ώρα. Μόλις κατανοήσετε αυτή τη διαφορά, μπορείτε να σταματήσετε να αντιμετωπίζετε όλες τις εργασίες σαν να αξίζουν το ίδιο χρονικό παράθυρο.

Ο στόχος είναι απλός: βάλτε το πιο απαιτητικό έργο σας εκεί όπου η ενέργειά σας είναι υψηλότερη και κρατήστε τις εργασίες χαμηλότερης προσπάθειας για όταν η συγκέντρωσή σας μειώνεται φυσικά.

Γιατί ο προγραμματισμός με βάση την ενέργειά σας έχει σημασία

Αν αναγκάζετε τον εαυτό σας να κάνει σύνθετη εργασία στις ώρες που είστε λιγότερο παραγωγικοί, συχνά το πληρώνετε με διάφορους τρόπους:

• Χρειάζεστε περισσότερο χρόνο για την εργασία από όσο είναι απαραίτητο.
• Κάνετε λάθη που θα μπορούσαν να αποφευχθούν.
• Νιώθετε μεγαλύτερη αντίσταση πριν ξεκινήσετε.
• Τελειώνετε τη μέρα πνευματικά εξαντλημένοι.
• Αναβάλλετε σημαντική εργασία επειδή σας φαίνεται πιο δύσκολη από όσο θα έπρεπε.

Όταν προγραμματίζετε την εργασία σας με βάση την ενέργειά σας, δημιουργείτε καλύτερη αντιστοίχιση ανάμεσα στη δυσκολία της εργασίας και στην πνευματική σας ικανότητα. Αυτό δεν βελτιώνει μόνο την απόδοση. Βελτιώνει και τη συνέπεια. Είναι πιο πιθανό να παραμείνετε σε καλό δρόμο όταν το πρόγραμμά σας συνεργάζεται με τον φυσικό σας ρυθμό αντί να τον αντιμάχεται.

Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, αυτό μπορεί να έχει πραγματικό λειτουργικό αντίκτυπο. Εργασίες όπως αποφάσεις για τη σύσταση οντότητας, ο σχεδιασμός συμμόρφωσης, η συγγραφή επιχειρηματικού σχεδίου, η εξέταση οικονομικών δεδομένων και η προετοιμασία για λανσαρίσματα απαιτούν κάτι περισσότερο από βασική προσοχή. Απαιτούν καθαρή σκέψη. Αν τις χειρίζεστε στις καλύτερες ώρες σας, βελτιώνετε την ποιότητα των αποφάσεων που παίρνετε.

Πώς να εντοπίσετε τις καλύτερες ώρες εργασίας σας

Δεν χρειάζεστε περίπλοκο σύστημα για να καταλάβετε πότε είστε πιο παραγωγικοί. Ξεκινήστε παρατηρώντας τον εαυτό σας για μερικές ημέρες ή εβδομάδες.

Ρωτήστε τον εαυτό σας τα εξής:

• Πότε νιώθω πιο σε εγρήγορση;
• Πότε χάνω πιο γρήγορα τη συγκέντρωσή μου;
• Ποια ώρα της ημέρας οι δύσκολες εργασίες μοιάζουν πιο εύκολες;
• Πότε οι ρουτίνες μοιάζουν αυτόματες;
• Ποιες ώρες παράγουν το καλύτερο γράψιμο, τον καλύτερο σχεδιασμό ή την καλύτερη επίλυση προβλημάτων;

Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε μοτίβα στην προηγούμενη εργασία σας. Αν αποδίδετε σταθερά καλύτερα πριν το μεσημέρι, αυτό είναι ισχυρό σημάδι. Αν οι πιο δημιουργικές σας ιδέες εμφανίζονται αργά μέσα στην ημέρα, αυτό έχει επίσης σημασία.

Ένας απλός τρόπος για να το παρακολουθείτε είναι να βαθμολογείτε την ενέργεια και τη συγκέντρωσή σας κάθε λίγες ώρες σε κλίμακα από 1 έως 5. Μετά από μερικές ημέρες, το μοτίβο συνήθως γίνεται ξεκάθαρο.

Ταιριάξτε την εργασία με τη στιγμή

Αφού μάθετε τις πιο παραγωγικές σας ώρες, οργανώστε την ημέρα σας με βάση το είδος της εργασίας. Δεν αξίζουν όλες οι εργασίες την κορυφαία σας ενέργεια.

Βάλτε την υψηλής αξίας εργασία στο καλύτερο παράθυρό σας

Χρησιμοποιήστε τις πιο δυνατές σας ώρες για εργασίες που απαιτούν βαθιά σκέψη, όπως:

• Στρατηγικός σχεδιασμός
• Επιχειρηματικές αποφάσεις
• Συγγραφή σημαντικών εγγράφων
• Επισκόπηση πωλήσεων ή οικονομικών στοιχείων
• Επίλυση σύνθετων προβλημάτων
• Προετοιμασία παρουσιάσεων ή προτάσεων
• Καθορισμός προτεραιοτήτων για την εβδομάδα

Αυτή είναι η εργασία που συχνά καθορίζει αν η επιχείρησή σας θα προχωρήσει ή θα μείνει στάσιμη. Αν διοικείτε μια εταιρεία, είναι επίσης η εργασία που είναι πιο πιθανό να ωφεληθεί από αδιάλειπτη συγκέντρωση.

Κρατήστε τη ρουτίνα για τις χαμηλότερης ενέργειας ώρες

Χρησιμοποιήστε τις λιγότερο παραγωγικές σας ώρες για εργασίες που είναι επαναλαμβανόμενες ή διοικητικές, όπως:

• Απάντηση σε email
• Επιστροφή κλήσεων
• Κατάθεση εγγράφων
• Πληρωμή λογαριασμών
• Οργάνωση αρχείων
• Προγραμματισμός ραντεβού
• Ολοκλήρωση εργασιών παρακολούθησης

Αυτές οι εργασίες εξακολουθούν να είναι σημαντικές, αλλά σπάνια απαιτούν την πιο οξεία πνευματική σας κατάσταση. Η ομαδοποίησή τους μπορεί να αποτρέψει το να διακόπτουν τον χρόνο που έχετε για την καλύτερη σκέψη σας.

Διαχωρίστε τις δημιουργικές από τις μηχανικές εργασίες

Η δημιουργική εργασία και η μηχανική εργασία ασκούν διαφορετικές απαιτήσεις στο μυαλό σας. Αν είναι δυνατόν, αποφύγετε να μετακινείστε συνεχώς από τη μία στην άλλη μέσα στην ημέρα. Αυτή η συνεχής εναλλαγή δημιουργεί τριβή και σπαταλά προσοχή.

Για παράδειγμα, αν συντάσσετε ένα επιχειρηματικό σχέδιο, γράφετε περιεχόμενο μάρκετινγκ ή χτίζετε μια στρατηγική λανσαρίσματος, προστατέψτε αυτόν τον χρόνο. Έπειτα χειριστείτε τις διοικητικές ενέργειες παρακολούθησης σε ξεχωριστό χρονικό μπλοκ αργότερα.

Φτιάξτε την επόμενη ημέρα πριν ξεκινήσει η ημέρα

Μία από τις πιο αποτελεσματικές συνήθειες για την προστασία της παραγωγικότητας είναι να σχεδιάζετε την επόμενη ημέρα πριν τελειώσετε την τρέχουσα. Αυτό χρειάζεται μόνο λίγα λεπτά, αλλά δίνει στο πρωί σας ένα σαφές σημείο εκκίνησης.

Στο τέλος κάθε ημέρας, γράψτε:

• Την κορυφαία σας προτεραιότητα για αύριο
• Την πρώτη εργασία στην οποία θα δουλέψετε στον χρόνο μέγιστης απόδοσής σας
• Τυχόν προθεσμίες ή κλήσεις που δεν μπορούν να μετακινηθούν
• Χαμηλότερης προτεραιότητας εργασίες που μπορούν να περιμένουν

Αυτό μειώνει την κόπωση από τη λήψη αποφάσεων. Αντί να ξοδεύετε την καλύτερη ενέργειά σας στο να αποφασίσετε τι θα κάνετε, μπορείτε να τη δαπανήσετε για να κάνετε πραγματικά τη δουλειά.

Ένα καλά δομημένο επόμενο πρόγραμμα σας βοηθά επίσης να παραμένετε ρεαλιστές. Αν το πρόγραμμά σας είναι γεμάτο από διαδοχικές υποχρεώσεις, μπορείτε να το δείτε εκ των προτέρων και να προσαρμοστείτε πριν ξεκινήσει η ημέρα.

Προστατέψτε τον χρόνο αιχμής σας από διακοπές

Το να γνωρίζετε τις καλύτερες ώρες σας έχει αξία μόνο αν τις υπερασπίζεστε.

Συνηθισμένοι περισπασμοί περιλαμβάνουν:

• Απρογραμμάτιστες συναντήσεις
• Έλεγχο email
• Κοινωνικά δίκτυα
• Ειδοποιήσεις από Slack ή μηνύματα
• Επαναλαμβανόμενες μικρές εξυπηρετήσεις προς άλλους

Αν οι καλύτερες ώρες συγκέντρωσής σας είναι το πρωί, μην τις παραχωρείτε εύκολα. Κλείστε αυτόν τον χρόνο στο ημερολόγιό σας και αντιμετωπίστε τον σαν μια σημαντική συνάντηση με τη δική σας εργασία.

Μπορεί επίσης να θέλετε να δημιουργήσετε έναν απλό κανόνα: καθόλου email, καθόλου συναντήσεις και καθόλου διοικητικές εργασίες μέχρι να ολοκληρώσετε την πρώτη μεγάλη σας εργασία. Αυτό το ένα όριο μπορεί να μεταμορφώσει την ποιότητα της ημέρας σας.

Χρησιμοποιήστε την ομαδοποίηση για να μειώσετε την πνευματική τριβή

Η ομαδοποίηση σημαίνει ότι συγκεντρώνετε παρόμοιες εργασίες αντί να τις απλώνετε σε όλη την ημέρα. Αυτό λειτουργεί ιδιαίτερα καλά για εργασίες χαμηλότερης ενέργειας.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Έλεγχο email σε δύο προγραμματισμένες στιγμές αντί συνεχώς
• Επιστροφή τηλεφωνημάτων σε ένα μπλοκ χρόνου
• Επεξεργασία τιμολογίων μαζί
• Διαχείριση εργασιών παρακολούθησης σε μία ενιαία συνεδρία

Η ομαδοποίηση μειώνει την εναλλαγή πλαισίου. Κάνει επίσης την ημέρα σας να φαίνεται πιο οργανωμένη, κάτι που μειώνει το στρες. Όταν το ημερολόγιό σας έχει καθαρή δομή, είναι ευκολότερο να μείνετε πιστοί σε αυτό.

Προσαρμοστείτε στην πραγματική ζωή, όχι μόνο στη θεωρία

Ένα τέλειο σχέδιο παραγωγικότητας δεν είναι ο στόχος. Ένα χρήσιμο σχέδιο είναι.

Το πρόγραμμά σας πρέπει να λαμβάνει υπόψη συναντήσεις, οικογενειακές υποχρεώσεις, μετακινήσεις και απρόβλεπτα ζητήματα. Αν η καλύτερη περίοδος συγκέντρωσής σας είναι μόνο 45 λεπτά, και αυτό είναι χρήσιμο. Το ζητούμενο δεν είναι να χτίσετε μια ιδανική ρουτίνα που καταρρέει. Το ζητούμενο είναι να τοποθετείτε σταθερά τη σημαντική εργασία εκεί όπου έχει τις καλύτερες πιθανότητες να ολοκληρωθεί σωστά.

Αν ο καθημερινός σας ρυθμός αλλάζει από εποχή σε εποχή, αυτό είναι φυσιολογικό. Οι καλύτερες ώρες σας μπορεί να μετατοπίζονται με τον φόρτο εργασίας, τον ύπνο, το στρες ή τις συνθήκες ζωής. Επανεξετάζετε το πρόγραμμά σας όταν χρειάζεται και ενημερώνετέ το με βάση αυτό που συμβαίνει πραγματικά, όχι με βάση αυτό που λειτούργησε πριν από έξι μήνες.

Ένα παράδειγμα ημέρας για κάποιον που αποδίδει καλύτερα το πρωί

Ακολουθεί ένα παράδειγμα για το πώς να δομήσετε την ημέρα σας αν είστε πιο παραγωγικοί νωρίς:

• Νωρίς το πρωί: Βαθιά εργασία, σχεδιασμός ή συγγραφή
• Αργά το πρωί: Κλήσεις, συνεργασία ή αξιολόγηση
• Απόγευμα: Email, τιμολόγηση και ρουτίνες διοικητικής διαχείρισης
• Αργά το απόγευμα: Ελαφρύς προγραμματισμός για αύριο
• Βράδυ: Προσωπικός χρόνος, διάβασμα ή αποκατάσταση

Αυτή η δομή βάζει την εργασία με τη μεγαλύτερη αξία πρώτη, πριν η ημέρα γίνει αντιδραστική. Επίσης, αποτρέπει τις εργασίες μικρότερης αξίας από το να καταναλώνουν τις ώρες που είστε πιο οξυδερκείς.

Ένα παράδειγμα ημέρας για κάποιον που αποδίδει καλύτερα το απόγευμα

Αν ο εγκέφαλός σας ξυπνά πιο αργά, η δομή μπορεί να είναι διαφορετική:

• Πρωί: Εύκολες διοικητικές εργασίες και προθέρμανση
• Μεσημέρι: Συναντήσεις ή λειτουργική παρακολούθηση
• Απόγευμα: Στρατηγική εργασία και επίλυση προβλημάτων
• Βράδυ: Προγραμματισμός, αξιολόγηση ή δημιουργική εργασία

Η αρχή παραμένει η ίδια. Η πιο δύσκολη εργασία σας πρέπει να τοποθετείται εκεί όπου η συγκέντρωσή σας είναι ισχυρότερη.

Η παραγωγικότητα είναι θέμα ευθυγράμμισης, όχι πίεσης

Πολλοί άνθρωποι προσπαθούν να γίνουν πιο παραγωγικοί προσθέτοντας πίεση. Θέτουν μεγαλύτερους στόχους, πιο αυστηρές προθεσμίες ή περισσότερες ώρες εργασίας. Όμως συχνά η καλύτερη απάντηση είναι η ευθυγράμμιση.

Αν το πρόγραμμά σας ταιριάζει με την ενέργειά σας, συνήθως θα:

• Ξεκινάτε πιο γρήγορα τη σημαντική εργασία
• Ολοκληρώνετε εργασίες με λιγότερα λάθη
• Νιώθετε μικρότερη αντίσταση μέσα στη μέρα
• Παίρνετε καλύτερες αποφάσεις
• Έχετε περισσότερη πνευματική ενέργεια στο τέλος της ημέρας

Αυτή είναι μια βιώσιμη μορφή παραγωγικότητας. Υποστηρίζει τη μακροπρόθεσμη απόδοση αντί για σύντομες εκρήξεις προσπάθειας που ακολουθούνται από εξάντληση.

Το συμπέρασμα

Αν θέλετε να πετύχετε περισσότερα, σταματήστε να αντιμετωπίζετε κάθε ώρα της ημέρας ως ίδια. Παρατηρήστε πότε σκέφτεστε καλύτερα και στη συνέχεια προγραμματίστε το πιο σημαντικό σας έργο μέσα σε εκείνο το χρονικό παράθυρο. Χρησιμοποιήστε τις ώρες χαμηλότερης ενέργειας για ρουτίνες εργασίες, σχεδιάστε την επόμενη ημέρα πριν τελειώσετε την τρέχουσα και προστατέψτε τον χρόνο αιχμής σας από περιττές διακοπές.

Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, αυτή η συνήθεια μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά τόσο στην καθημερινή εκτέλεση όσο και στη μακροπρόθεσμη ανάπτυξη. Όταν το πρόγραμμά σας υποστηρίζει τη συγκέντρωσή σας, εργάζεστε πιο αποδοτικά, παίρνετε καλύτερες αποφάσεις και συνεχίζετε να προχωράτε την επιχείρησή σας μπροστά.

Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να διαχειρίζονται τη σύσταση εταιρείας και τη συμμόρφωση με λιγότερη τριβή, ώστε να μπορούν να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο σε εργασία υψηλής αξίας. Ο συνδυασμός μιας απλοποιημένης διαδικασίας σύστασης με έξυπνη διαχείριση χρόνου είναι ένας από τους πιο πρακτικούς τρόπους για να χτίσετε δυναμική από την αρχή.