Өнімділік кеңесі: Ең маңызды жұмысыңызды ең жақсы ойлайтын уақытыңызға жоспарлаңыз

Көбірек нәтиже көрсету әрқашан ұзақ жұмыс істеуді білдірмейді. Көп жағдайда бұл жұмысты дұрыс уақытта, дұрыс міндетте және дұрыс деңгейдегі шоғырланумен атқару деген сөз. Көп адам өнімділік дегеніміз пайда болған әр істі бірден орындау деп ойлайды, бірақ әлдеқайда тиімді тәсіл әдетте кестеңізді өзіңіздің табиғи энергия ырғақтарыңызға сәйкестендіру болып табылады.

Кейбір адамдар таңертең ерте ең анық ойлайды. Басқалары түстен кейін немесе кешке, алаңдаушылық азайып, ойы тыныштала түскен кезде жақсы жұмыс істейді. Егер сіз өзіңіздің жеке өнімділік цикліңізді анықтап, күніңізді соған сай құра алсаңыз, үнемі шаршап жүрмей-ақ тұрақты ілгерілеуге қол жеткізе аласыз.

Бұл әсіресе стратегиялық ойлау мен күнделікті әкімшілік міндеттерді қатар алып жүруі тиіс бизнес иелері, құрылтайшылар және мамандар үшін маңызды. Компания құрып жатқанда, әр сағат маңызды. Ең жоғары шоғырлану уақытын неғұрлым саналы пайдалансаңыз, жоспарлау, өсу және операциялар бойынша соғұрлым көп ілгерілеу жасай аласыз. Бұл өз жүктемеңізді өзіңіз орындасаңыз да, не болмаса Zenind сияқты компания құру қызметімен жұмыс істеп, бизнесті тіркеудің әкімшілік жағын жеңілдетсеңіз де бірдей өзекті.

Өнімділік циклі деген не

Өнімділік циклі - бұл сіздің энергияңыз бен шоғырлануыңыз күн бойы әдетте ұстанатын үлгі. Бұл - ойыңыз ең сергек, зейініңіз ең күшті болып, күрделі жұмыс жеңілдеу сезілетін уақыт аралығы. Кейбір адамдар үшін бұл терезе бір немесе екі сағатқа ғана созылады. Басқалар үшін ол таңертеңнің көп бөлігін немесе кешке дейін жалғасуы мүмкін.

Өнімділік цикліңіз кестеңізбен бірдей емес. Сіз күні бойы жиналыстарға қатысуыңыз мүмкін, бірақ бұл миыңыз әр сағатта бірдей деңгейде жұмыс істейді дегенді білдірмейді. Осы айырмашылықты түсінген соң, барлық міндеттерге бірдей уақыт бөлу керек деген ойдан арыласыз.

Мақсат қарапайым: ең күрделі жұмысты энергияңыз жоғары кезде орындаңыз, ал зейін төмендейтін уақытта жеңілірек міндеттерді қалдырыңыз.

Неге энергияңызға сай жоспарлау маңызды

Егер сіз күрделі жұмысты ең өнімсіз уақыттарыңызда істеуге мәжбүрлесеңіз, оның салдары бірнеше түрде көрінеді:

• Міндетке көбірек уақыт жұмсайсыз.
• Болдырмауға болатын қателіктер жібересіз.
• Бастау алдында көбірек қарсылық сезесіз.
• Күннің соңында ойша шаршап шығасыз.
• Маңызды жұмысты қиын болғандықтан кейінге қалдыра бересіз.

Жұмысты энергияңызға қарай жоспарлағанда, міндеттің қиындығы мен ақыл-ой қабілетінің сәйкестігін жақсартасыз. Бұл тек нәтижені ғана емес, тұрақтылықты да арттырады. Кестеңіз табиғи ырғағыңызға қарсы емес, сонымен бірге жұмыс істегенде, жолда қалу ықтималдығыңыз жоғары болады.

Бизнес иелері үшін мұның нақты операциялық әсері бар. Заңды тұлға құруға қатысты шешімдер, сәйкестік жоспарлау, бизнес-жоспар жазу, қаржылық деректерді қарау және іске қосуға дайындалу сияқты міндеттер жай назардан да артық нәрсені талап етеді. Олар анық ойлауды қажет етеді. Бұл міндеттерді ең жақсы уақытыңызда орындасаңыз, қабылдайтын шешімдеріңіздің сапасын арттырасыз.

Ең өнімді жұмыс сағаттарыңызды қалай анықтауға болады

Өзіңіздің ең өнімді уақытыңызды табу үшін күрделі жүйе қажет емес. Бірнеше күн немесе апта бойы өзіңізді бақылаудан бастаңыз.

Өзіңізге мына сұрақтарды қойыңыз:

• Қай уақытта өзімді ең сергек сезінемін?
• Қай уақытта зейінім ең тез шашырайды?
• Күннің қай уақытында қиын міндеттер жеңілірек көрінеді?
• Қай уақытта күнделікті істер автоматты түрде орындалады?
• Қай сағаттар ең жақсы жазу, жоспарлау немесе мәселелерді шешу нәтижесін береді?

Сондай-ақ бұрынғы жұмысыңыздағы үлгілерді де қарауға болады. Егер сіз әдетте түске дейін ең жақсы ойласаңыз, бұл айқын белгі. Егер ең шығармашылық идеяларыңыз күннің соңында келсе, бұл да маңызды.

Бұны бақылаудың қарапайым тәсілі - әр бірнеше сағат сайын энергияңыз бен зейініңізді 1-ден 5-ке дейін бағалау. Бірнеше күннен кейін үлгі әдетте анық көрінеді.

Міндетті уақытқа сәйкестендіріңіз

Өнімді сағаттарыңызды білгеннен кейін, күніңізді міндет түріне қарай реттеңіз. Әрбір міндет ең жоғары энергияңызға лайық емес.

Жоғары құндылықты жұмысты ең жақсы уақытыңызға қойыңыз

Ең мықты сағаттарыңызды терең ойлауды қажет ететін міндеттерге пайдаланыңыз, мысалы:

• Стратегиялық жоспарлау
• Бизнес шешімдері
• Маңызды құжаттарды жазу
• Сату немесе қаржылық ақпаратты қарау
• Күрделі мәселелерді шешу
• Презентациялар немесе ұсыныстар дайындау
• Апталық басымдықтарды белгілеу

Бұл - компанияның алға жылжуына немесе тоқырауда қалуына жиі тікелей әсер ететін жұмыс. Егер сіз бизнес жүргізсеңіз, бұлар үзіліссіз шоғырланудан ең көп пайда көретін міндеттер де осы.

Күнделікті жұмысқа жеңілдеу уақытты қалдырыңыз

Өнімділігі төмендеу сағаттарыңызды қайталанатын немесе әкімшілік міндеттерге пайдаланыңыз, мысалы:

• Электрондық хаттарға жауап беру
• Қоңырауларды қайтару
• Құжаттарды реттеу
• Төлемдерді жасау
• Файлдарды ұйымдастыру
• Кездесулерді жоспарлау
• Кейінгі әрекеттерді орындау

Бұл жұмыстар маңызды, бірақ олар сирек ең өткір ойлау қабілетіңізді талап етеді. Оларды бір блокқа топтастыру ең жақсы ойлау уақытыңызды бөлшектеп тастамауға көмектеседі.

Шығармашылық пен механикалық міндеттерді ажыратыңыз

Шығармашылық жұмыс пен механикалық жұмыс миыңызға әртүрлі талап қояды. Мүмкін болса, күн ішінде олардың арасында үнемі ауыса бермеңіз. Мұндай үздіксіз ауысу кедергі жасап, зейінді ысырап етеді.

Мысалы, бизнес-жоспар дайындап жатсаңыз, маркетинг мазмұнын жазып жатсаңыз немесе іске қосу стратегиясын құрып жатсаңыз, ол уақытты қорғаңыз. Содан кейін әкімшілік кейінгі жұмыстарды бөлек блокта орындаңыз.

Келесі күнді күн басталмай тұрып дайындаңыз

Өнімділікті қорғаудың ең тиімді әдеттерінің бірі - келесі күнді бүгін аяқталмай тұрып жоспарлау. Бұл тек бірнеше минут алады, бірақ таңертеңгі жұмысыңызға айқын бастама береді.

Күн соңында мыналарды жазыңыз:

• Ертеңгі ең басты басымдығыңыз
• Ең өнімді уақытыңызда бастайтын бірінші міндетіңіз
• Кейінге қалдыруға болмайтын мерзімдер немесе қоңыраулар
• Күте алатын төмен басымдықты міндеттер

Бұл шешім қабылдау шаршауын азайтады. Не істеу керек екенін ойлап, ең жақсы энергияңызды жұмсаудың орнына, сол энергияны нақты жұмысқа бағыттайсыз.

Жақсы құрылымдалған келесі күн сіздің шынайы болуыңызды да сақтайды. Егер кестеңізде бірінен соң бірі келетін міндеттер көп болса, оны алдын ала көріп, күн басталмай тұрып түзете аласыз.

Ең өнімді уақытыңызды үзілістерден қорғаңыз

Ең жақсы жұмыс сағаттарыңызды білу тек оларды қорғай алсаңыз ғана пайдалы.

Жиі алаңдататын нәрселерге мыналар жатады:

• Жоспардан тыс жиналыстар
• Электрондық хаттарды тексеру
• Әлеуметтік желілер
• Slack немесе хабарлама ескертулері
• Басқа адамдарға қайта-қайта ұсақ көмек көрсету

Егер ең жақсы зейін уақытыңыз таңертең болса, оны оңай бере салмаңыз. Сол уақытты күнтізбеңізде белгілеп, оны өз жұмысыңызбен жасалған маңызды кездесу ретінде қарастырыңыз.

Сондай-ақ қарапайым ереже орнатуға болады: бірінші маңызды міндет аяқталмайынша, электрондық хат та жоқ, жиналыс та жоқ, әкімшілік жұмыс та жоқ. Осындай бір ғана шекара күніңіздің сапасын түбегейлі өзгерте алады.

Заттарды топтастыру арқылы ойша үйкелісті азайтыңыз

Топтастыру дегеніміз - ұқсас міндеттерді күннің әр жеріне шашпай, бірге орындау. Бұл әсіресе төмен энергиядағы жұмыстар үшін жақсы жұмыс істейді.

Мысалдар:

• Электрондық хаттарды үнемі емес, күніне екі рет тексеру
• Қоңырауларға бір блокта жауап беру
• Шот-фактураларды бірге өңдеу
• Кейінгі міндеттерді бір сеанста орындау

Топтастыру контексті жиі ауыстыруды азайтады. Ол сондай-ақ күніңізді тәртіптірек сезіндіреді, бұл оны ұстануды жеңілдетеді.

Шынайы өмірге сай бейімделіңіз, теорияға ғана емес

Мінсіз өнімділік жоспары мақсат емес. Қолдануға болатын жоспар мақсат.

Кестеңіз жиналыстарды, отбасы міндеттерін, жол жүруді және күтпеген мәселелерді ескеруі керек. Егер ең жақсы зейін кезеңіңіз небәрі 45 минут болса, оның өзі пайдалы. Мәселе идеалды, бірақ орындалмайтын тәртіп құруда емес. Мәселе - маңызды жұмысты сапалы орындалу ықтималдығы ең жоғары жерге үнемі қоюда.

Егер күнделікті ырғағыңыз маусымға қарай өзгерсе, бұл қалыпты жағдай. Ең жақсы сағаттарыңыз жұмыс көлеміне, ұйқыға, күйзеліске немесе өмір жағдайларына байланысты ауысуы мүмкін. Қажет болғанда кестеңізді қайта қарап, оны алты ай бұрын емес, қазір шын мәнінде не болып жатқанына қарай жаңартыңыз.

Таңертеңге бейім адамға арналған үлгі күн

Егер сіз ерте кезде ең өнімді болсаңыз, күніңізді былай ұйымдастыруға болады:

• Ерте таң: Терең жұмыс, жоспарлау немесе жазу
• Кеш таң: Қоңыраулар, ынтымақтастық немесе шолу
• Түстен кейін: Электрондық хаттар, шоттар және күнделікті әкімшілік істер
• Кешке таман: Ертеңге жеңіл жоспарлау
• Кеш: Жеке уақыт, оқу немесе қалпына келу

Бұл құрылым ең жоғары құндылықты жұмысты алдымен орындап, күнді реактивті режимге айналдырмайды. Сондай-ақ ол ең мықты уақытыңызды төмен құндылықты істердің алып қоюына жол бермейді.

Түстен кейін өнімді болатын адамға арналған үлгі күн

Егер ойыңыз кешірек оянса, құрылым басқаша көрінуі мүмкін:

• Таңертең: Оңай әкімшілік істер және қыздыру жұмыстары
• Түске таман: Жиналыстар немесе операциялық кейінгі жұмыстар
• Түстен кейін: Стратегиялық жұмыс және мәселелерді шешу
• Кеш: Жоспарлау, шолу немесе шығармашылық жұмыс

Принцип өзгермейді. Ең күрделі міндетіңіз шоғырлануыңыз ең күшті жерге түсуі керек.

Өнімділік қысым туралы емес, сәйкестік туралы

Көп адам өнімділікті арттыруға қысым қосу арқылы тырысады. Олар үлкенірек мақсаттар, қатаңырақ мерзімдер немесе ұзақ жұмыс сағаттарын белгілейді. Бірақ көбіне жақсы жауап - сәйкестік.

Егер кестеңіз энергияңызға сай келсе, әдетте сіз:

• Маңызды жұмысты тезірек бастайсыз
• Міндеттерді аз қателікпен аяқтайсыз
• Күн ішінде қарсылықты азырақ сезесіз
• Жақсырақ шешім қабылдайсыз
• Күннің соңында ойыңызда көбірек күш қалады

Бұл - тұрақты өнімділіктің бір түрі. Ол қысқа мерзімді тынымсыз еңбек пен одан кейінгі күйіп кетуді емес, ұзақ мерзімді нәтижені қолдайды.

Негізгі ой

Көбірек жұмыс атқарғыңыз келсе, күннің барлық сағатын бірдей деп қарастыруды доғарыңыз. Қашан ең жақсы ойлайтыныңызды байқап, ең маңызды жұмысыңызды сол уақытқа жоспарлаңыз. Төмен энергиялы кезеңдерді күнделікті міндеттерге пайдаланыңыз, күнді аяқтамас бұрын келесі күнді жоспарлаңыз және ең өнімді уақытыңызды орынсыз үзілістерден қорғаңыз.

Бизнес иелері үшін бұл әдет күнделікті орындау мен ұзақ мерзімді өсуге айтарлықтай әсер етуі мүмкін. Кестеңіз зейініңізді қолдағанда, сіз тиімдірек жұмыс істейсіз, жақсырақ шешім қабылдайсыз және бизнесіңізді алға қарай жылжыта бересіз.

Zenind кәсіпкерлерге бизнес құру мен сәйкестік міндеттерін аз кедергімен басқаруға көмектеседі, сондықтан олар жоғары құндылықты жұмысқа көбірек уақыт бөле алады. Жеңілдетілген құрылу процесін ақылды уақытты басқарумен үйлестіру - бастан-ақ серпін қалыптастырудың ең практикалық жолдарының бірі.