Mẹo Năng Suất: Sắp Xếp Công Việc Quan Trọng Nhất Vào Lúc Bạn Suy Nghĩ Tốt Nhất

Làm được nhiều việc hơn không phải lúc nào cũng là làm việc nhiều giờ hơn. Trong nhiều trường hợp, đó là làm đúng việc, vào đúng thời điểm, với đúng mức độ tập trung. Nhiều người cho rằng năng suất đồng nghĩa với việc xử lý mọi việc ngay khi nó xuất hiện, nhưng chiến lược tốt hơn thường là sắp xếp lịch làm việc theo nhịp năng lượng tự nhiên của bạn.

Một số người nghĩ rõ ràng nhất vào sáng sớm. Những người khác làm việc tốt nhất sau bữa trưa hoặc vào buổi tối, khi các xao nhãng lắng xuống và tâm trí họ cảm thấy ổn định hơn. Nếu bạn có thể xác định chu kỳ năng suất cá nhân của mình và xây dựng ngày làm việc xoay quanh nó, bạn có thể tiến bộ đều đặn mà không cảm thấy cạn kiệt liên tục.

Điều này đặc biệt quan trọng với chủ doanh nghiệp, nhà sáng lập và các chuyên gia cần cân bằng giữa tư duy chiến lược và công việc hành chính thường nhật. Khi bạn đang xây dựng một công ty, từng giờ đều có giá trị. Càng sử dụng có chủ đích thời gian tập trung cao nhất, bạn càng có thể tạo ra nhiều tiến triển hơn trong lập kế hoạch, tăng trưởng và vận hành. Điều đó đúng dù bạn tự xử lý khối lượng công việc của mình hay làm việc với một dịch vụ thành lập công ty như Zenind để giữ cho phần hành chính của quá trình thành lập doanh nghiệp được tinh gọn.

Chu kỳ năng suất thực sự là gì

Chu kỳ năng suất là mô hình mà năng lượng và sự tập trung của bạn có xu hướng thay đổi trong suốt cả ngày. Đó là khoảng thời gian khi trí óc bạn tỉnh táo nhất, khả năng tập trung mạnh nhất và những công việc phức tạp trở nên dễ xử lý hơn. Với một số người, khoảng thời gian đó chỉ kéo dài một hoặc hai giờ. Với những người khác, nó có thể bao trùm gần như cả buổi sáng hoặc kéo dài sang buổi tối.

Chu kỳ năng suất của bạn không giống với lịch làm việc. Bạn có thể có các cuộc họp rải khắp ngày, nhưng điều đó không có nghĩa là bộ não của bạn hoạt động tốt như nhau ở mọi thời điểm. Một khi hiểu được sự khác biệt này, bạn có thể ngừng xem mọi nhiệm vụ như thể chúng đều xứng đáng với cùng một khung giờ.

Mục tiêu rất đơn giản: đặt công việc đòi hỏi cao nhất vào lúc năng lượng của bạn cao nhất, và dành những việc ít tốn sức hơn cho lúc khả năng tập trung tự nhiên giảm xuống.

Vì sao nên sắp xếp công việc theo năng lượng

Nếu bạn ép mình làm những việc phức tạp vào lúc ít năng suất nhất, bạn thường phải trả giá theo nhiều cách:

• Bạn mất nhiều thời gian hơn cần thiết cho nhiệm vụ.
• Bạn dễ mắc những lỗi có thể tránh được.
• Bạn cảm thấy ngại bắt đầu hơn.
• Bạn kết thúc ngày làm việc trong trạng thái mệt mỏi tinh thần.
• Bạn trì hoãn công việc quan trọng vì nó có vẻ khó hơn mức cần thiết.

Khi bạn sắp xếp công việc theo năng lượng, bạn tạo ra sự phù hợp tốt hơn giữa độ khó của nhiệm vụ và năng lực tinh thần. Điều đó không chỉ cải thiện đầu ra. Nó còn cải thiện tính nhất quán. Bạn có nhiều khả năng giữ đúng tiến độ hơn khi lịch làm việc phù hợp với nhịp tự nhiên của bạn thay vì đi ngược lại nó.

Với chủ doanh nghiệp, điều này có thể tạo ra tác động vận hành thực sự. Các nhiệm vụ như quyết định thành lập pháp nhân, lập kế hoạch tuân thủ, viết kế hoạch kinh doanh, xem xét dữ liệu tài chính và chuẩn bị ra mắt đều đòi hỏi nhiều hơn sự chú ý cơ bản. Chúng đòi hỏi khả năng suy nghĩ rõ ràng. Nếu bạn xử lý những việc đó vào giờ tốt nhất, chất lượng các quyết định bạn đưa ra sẽ cao hơn.

Cách xác định khung giờ làm việc tốt nhất của bạn

Bạn không cần một hệ thống phức tạp để biết mình năng suất nhất vào lúc nào. Hãy bắt đầu bằng cách quan sát bản thân trong vài ngày hoặc vài tuần.

Hãy tự hỏi:

• Khi nào tôi cảm thấy tỉnh táo nhất?
• Khi nào tôi mất tập trung nhanh nhất?
• Vào thời điểm nào trong ngày những việc khó trở nên dễ nhất?
• Khi nào những việc thường nhật trở nên tự động?
• Những khung giờ nào tạo ra kết quả tốt nhất trong viết lách, lập kế hoạch hoặc giải quyết vấn đề?

Bạn cũng có thể nhìn vào các mẫu hình từ công việc trước đây. Nếu bạn luôn làm tốt nhất vào trước buổi trưa, đó là một tín hiệu mạnh. Nếu những ý tưởng sáng tạo nhất của bạn thường xuất hiện vào cuối ngày, điều đó cũng rất đáng chú ý.

Một cách đơn giản để theo dõi là chấm điểm năng lượng và mức độ tập trung của bạn vài giờ một lần theo thang từ 1 đến 5. Sau vài ngày, mô hình thường sẽ trở nên rõ ràng.

Ghép đúng việc với đúng thời điểm

Một khi bạn biết khung giờ năng suất của mình, hãy tổ chức ngày làm việc theo loại nhiệm vụ. Không phải việc nào cũng xứng đáng với mức năng lượng cao nhất của bạn.

Đặt công việc giá trị cao vào khung giờ tốt nhất

Hãy dùng những giờ mạnh nhất cho các nhiệm vụ đòi hỏi suy nghĩ sâu, chẳng hạn như:

• Lập kế hoạch chiến lược
• Quyết định kinh doanh
• Viết các tài liệu quan trọng
• Xem xét dữ liệu bán hàng hoặc tài chính
• Giải quyết các vấn đề phức tạp
• Chuẩn bị bài thuyết trình hoặc đề xuất
• Xác định ưu tiên cho tuần

Đây là những công việc thường quyết định việc doanh nghiệp của bạn tiến lên hay bị mắc kẹt. Nếu bạn điều hành một công ty, đây cũng là những việc hưởng lợi nhiều nhất từ sự tập trung không bị gián đoạn.

Dành việc thường nhật cho những khoảng thời gian ít năng lượng hơn

Hãy dùng những giờ kém năng suất hơn cho các nhiệm vụ lặp lại hoặc hành chính, chẳng hạn như:

• Trả lời email
• Gọi lại điện thoại
• Nộp hồ sơ
• Thanh toán hóa đơn
• Sắp xếp tài liệu
• Lên lịch hẹn
• Hoàn thành các việc theo dõi

Những công việc này vẫn quan trọng, nhưng hiếm khi đòi hỏi trạng thái tinh thần sắc bén nhất. Gom chúng lại với nhau có thể giúp chúng không làm gián đoạn thời gian suy nghĩ tốt nhất của bạn.

Tách biệt công việc sáng tạo và công việc cơ học

Công việc sáng tạo và công việc cơ học tạo ra những yêu cầu khác nhau đối với trí óc. Nếu có thể, hãy tránh chuyển qua lại giữa chúng trong suốt cả ngày. Việc đổi ngữ cảnh liên tục như vậy tạo ra ma sát và làm lãng phí sự chú ý.

Ví dụ, nếu bạn đang soạn thảo một kế hoạch kinh doanh, viết nội dung tiếp thị hoặc xây dựng chiến lược ra mắt, hãy bảo vệ khoảng thời gian đó. Sau đó xử lý phần theo dõi hành chính ở một khung giờ khác.

Xây dựng ngày mai trước khi ngày hôm nay kết thúc

Một trong những thói quen hiệu quả nhất để bảo vệ năng suất là lên kế hoạch cho ngày tiếp theo trước khi kết thúc ngày hiện tại. Việc này chỉ mất vài phút nhưng giúp buổi sáng của bạn có một điểm bắt đầu rõ ràng.

Vào cuối mỗi ngày, hãy ghi lại:

• Ưu tiên hàng đầu của bạn cho ngày mai
• Nhiệm vụ đầu tiên bạn sẽ làm trong khung giờ hiệu quả nhất
• Bất kỳ hạn chót hoặc cuộc gọi nào không thể dời
• Các nhiệm vụ ít ưu tiên hơn có thể để sau

Điều này giúp giảm mệt mỏi khi phải ra quyết định. Thay vì dùng năng lượng tốt nhất để nghĩ xem nên làm gì, bạn có thể dùng nó để thực sự làm việc.

Một ngày tiếp theo được cấu trúc tốt cũng giúp bạn giữ tính thực tế. Nếu lịch của bạn đầy các cuộc hẹn nối tiếp nhau, bạn có thể thấy trước điều đó và điều chỉnh trước khi ngày mới bắt đầu.

Bảo vệ khung giờ đỉnh cao của bạn khỏi bị gián đoạn

Biết được khung giờ làm việc tốt nhất của mình chỉ hữu ích nếu bạn bảo vệ nó.

Những yếu tố gây xao nhãng phổ biến gồm:

• Các cuộc họp không lên kế hoạch trước
• Kiểm tra email
• Mạng xã hội
• Thông báo từ Slack hoặc tin nhắn
• Những yêu cầu nhỏ lặp đi lặp lại từ người khác

Nếu khung giờ tập trung tốt nhất của bạn là vào buổi sáng, đừng dễ dàng nhường nó đi. Hãy chặn thời gian đó trên lịch và coi nó như một cuộc hẹn ưu tiên với chính công việc của bạn.

Bạn cũng có thể đặt một quy tắc đơn giản: không email, không họp và không xử lý hành chính cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ chính đầu tiên. Chỉ riêng ranh giới đó cũng có thể thay đổi đáng kể chất lượng ngày làm việc của bạn.

Dùng batching để giảm ma sát tinh thần

Batching là gom các nhiệm vụ tương tự lại với nhau thay vì rải chúng khắp cả ngày. Cách này đặc biệt hiệu quả với công việc ít tốn năng lượng.

Ví dụ:

• Kiểm tra email vào hai khung giờ cố định thay vì kiểm tra liên tục
• Gọi điện lại trong một khung riêng
• Xử lý hóa đơn cùng lúc
• Hoàn thành các việc theo dõi trong một phiên làm việc

Batching giúp giảm chuyển đổi ngữ cảnh. Nó cũng làm ngày làm việc của bạn có cấu trúc hơn, từ đó giảm căng thẳng. Khi lịch làm việc có bố cục rõ ràng, bạn sẽ dễ duy trì hơn.

Điều chỉnh theo thực tế, không chỉ theo lý thuyết

Một kế hoạch năng suất hoàn hảo không phải là mục tiêu. Một kế hoạch có thể sử dụng được mới là mục tiêu.

Lịch làm việc của bạn nên tính đến các cuộc họp, trách nhiệm gia đình, việc di chuyển và những vấn đề phát sinh bất ngờ. Nếu khoảng thời gian tập trung tốt nhất của bạn chỉ dài 45 phút, điều đó vẫn hữu ích. Vấn đề không phải là xây dựng một thói quen lý tưởng rồi để nó sụp đổ. Vấn đề là liên tục đặt công việc quan trọng vào nơi nó có cơ hội được làm tốt nhất.

Nếu nhịp sinh hoạt hằng ngày của bạn thay đổi theo mùa, điều đó là bình thường. Khung giờ tốt nhất của bạn có thể thay đổi theo khối lượng công việc, giấc ngủ, căng thẳng hoặc hoàn cảnh sống. Hãy xem lại lịch làm việc khi cần và cập nhật nó dựa trên tình hình thực tế, chứ không phải những gì đã hiệu quả từ sáu tháng trước.

Một ngày mẫu cho người làm việc hiệu quả vào buổi sáng

Dưới đây là một ví dụ về cách sắp xếp ngày làm việc nếu bạn tỉnh táo nhất vào đầu ngày:

• Sáng sớm: Làm việc sâu, lập kế hoạch hoặc viết lách
• Cuối buổi sáng: Cuộc gọi, cộng tác hoặc rà soát
• Buổi chiều: Email, xuất hóa đơn và công việc hành chính thường nhật
• Cuối buổi chiều: Lên kế hoạch nhẹ cho ngày mai
• Buổi tối: Thời gian cá nhân, đọc sách hoặc phục hồi

Cấu trúc này đặt nhiệm vụ giá trị cao nhất lên trước, trước khi ngày làm việc trở nên phản ứng bị động. Nó cũng ngăn công việc giá trị thấp chiếm mất những giờ bạn tỉnh táo nhất.

Một ngày mẫu cho người làm việc hiệu quả vào buổi chiều

Nếu bộ não của bạn hoạt động tốt hơn vào muộn hơn, cấu trúc có thể như sau:

• Buổi sáng: Các việc hành chính dễ hơn và công việc khởi động
• Giữa ngày: Cuộc họp hoặc theo dõi vận hành
• Buổi chiều: Công việc chiến lược và giải quyết vấn đề
• Buổi tối: Lập kế hoạch, rà soát hoặc công việc sáng tạo

Nguyên tắc vẫn vậy. Nhiệm vụ khó nhất của bạn nên nằm ở nơi khả năng tập trung mạnh nhất.

Năng suất là sự đồng bộ, không phải áp lực

Nhiều người cố gắng tăng năng suất bằng cách tạo thêm áp lực. Họ đặt mục tiêu lớn hơn, hạn chót chặt hơn hoặc làm việc nhiều giờ hơn. Nhưng thường thì câu trả lời tốt hơn là sự đồng bộ.

Nếu lịch làm việc phù hợp với năng lượng của bạn, bạn thường sẽ:

• Bắt đầu công việc quan trọng nhanh hơn
• Hoàn thành nhiệm vụ với ít sai sót hơn
• Cảm thấy ít bị kháng cự hơn trong ngày
• Đưa ra quyết định tốt hơn
• Giữ lại nhiều năng lượng tinh thần hơn vào cuối ngày

Đó là một hình thức năng suất bền vững. Nó hỗ trợ hiệu suất dài hạn thay vì những đợt bùng nổ ngắn rồi kiệt sức.

Kết luận

Nếu bạn muốn làm được nhiều việc hơn, hãy ngừng xem mọi giờ trong ngày là như nhau. Hãy nhận biết khi nào bạn suy nghĩ tốt nhất, rồi sắp xếp công việc quan trọng nhất vào khung giờ đó. Dành các khoảng thời gian ít năng lượng hơn cho việc thường nhật, lên kế hoạch cho ngày tiếp theo trước khi kết thúc ngày hiện tại, và bảo vệ khung giờ đỉnh cao của bạn khỏi những gián đoạn có thể tránh.

Với chủ doanh nghiệp, thói quen này có thể tạo ra khác biệt lớn cả trong thực thi hằng ngày lẫn tăng trưởng dài hạn. Khi lịch làm việc hỗ trợ khả năng tập trung của bạn, bạn làm việc hiệu quả hơn, đưa ra quyết định tốt hơn và tiếp tục đưa doanh nghiệp tiến lên.

Zenind giúp các doanh nhân xử lý việc thành lập doanh nghiệp và tuân thủ với ít ma sát hơn, để họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho những công việc có giá trị cao. Kết hợp một quy trình thành lập tinh gọn với quản lý thời gian thông minh là một trong những cách thực tế nhất để tạo đà ngay từ đầu.