เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพ: จัดเวลางานสำคัญที่สุดไว้ในช่วงที่คุณคิดได้ดีที่สุด

การทำงานให้ได้มากขึ้นไม่ได้หมายความว่าต้องทำงานนานขึ้นเสมอไป หลายครั้งสิ่งสำคัญคือการทำงานในเวลาที่เหมาะสม กับงานที่เหมาะสม และใช้สมาธิในระดับที่เหมาะสม หลายคนมักคิดว่าประสิทธิภาพการทำงานหมายถึงการรีบจัดการทุกงานทันทีที่เข้ามา แต่โดยมากแล้วกลยุทธ์ที่ดีกว่าคือการปรับตารางเวลาของคุณให้สอดคล้องกับรูปแบบพลังงานตามธรรมชาติของตัวเอง

บางคนคิดได้ดีที่สุดในตอนเช้าตรู่ บางคนทำงานได้ดีสุดหลังอาหารกลางวันหรือในช่วงเย็น เมื่อสิ่งรบกวนเริ่มลดลงและจิตใจสงบนิ่งขึ้น หากคุณสามารถระบุวงจรการทำงานที่ดีที่สุดของตัวเอง และออกแบบวันทำงานให้สอดคล้องกับวงจรนั้น คุณจะคืบหน้าได้อย่างต่อเนื่องโดยไม่รู้สึกหมดแรงตลอดเวลา

สิ่งนี้สำคัญเป็นพิเศษสำหรับเจ้าของธุรกิจ ผู้ก่อตั้ง และมืออาชีพที่ต้องแบ่งเวลาให้ระหว่างการคิดเชิงกลยุทธ์กับงานธุรการประจำ เมื่อคุณกำลังสร้างบริษัท ทุกชั่วโมงมีความหมาย ยิ่งคุณใช้เวลาช่วงที่มีสมาธิสูงอย่างตั้งใจมากเท่าไร คุณก็ยิ่งก้าวหน้าในด้านการวางแผน การเติบโต และการดำเนินงานได้มากขึ้นเท่านั้น ไม่ว่าคุณจะจัดการงานของตัวเองหรือทำงานร่วมกับบริการจัดตั้งบริษัทอย่าง Zenind เพื่อให้ด้านงานเอกสารและการจัดตั้งธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่น

วงจรประสิทธิภาพการทำงานคืออะไร

วงจรประสิทธิภาพการทำงานคือรูปแบบที่พลังงานและสมาธิของคุณมักเปลี่ยนไปตลอดทั้งวัน คือช่วงเวลาที่สมองตื่นตัวที่สุด สมาธิแข็งแรงที่สุด และงานที่ซับซ้อนรู้สึกจัดการได้ง่ายขึ้น สำหรับบางคน ช่วงเวลานี้อาจยาวหนึ่งหรือสองชั่วโมง สำหรับบางคน อาจกินเวลาตลอดช่วงเช้าหรือยาวไปถึงช่วงเย็น

วงจรประสิทธิภาพการทำงานไม่เหมือนกับตารางนัดหมายของคุณ คุณอาจมีประชุมตลอดทั้งวัน แต่ไม่ได้หมายความว่าสมองของคุณจะทำงานได้ดีเท่ากันทุกชั่วโมง เมื่อคุณเข้าใจความแตกต่างนี้ คุณจะเลิกมองว่างานทุกอย่างสมควรได้ช่องเวลาเดียวกัน

เป้าหมายเรียบง่ายมาก จัดงานที่ต้องใช้ความคิดมากที่สุดไว้ในช่วงที่คุณมีพลังสูงสุด และเก็บงานที่ใช้แรงน้อยกว่าไว้ทำในช่วงที่สมาธิเริ่มลดลงตามธรรมชาติ

ทำไมการจัดงานให้สอดคล้องกับพลังงานของคุณจึงสำคัญ

หากคุณบังคับตัวเองให้ทำงานที่ซับซ้อนในช่วงที่คุณมีประสิทธิภาพต่ำที่สุด คุณมักจะต้องจ่ายราคาหลายอย่าง:

• ใช้เวลากับงานนั้นมากกว่าที่ควร
• เกิดข้อผิดพลาดที่หลีกเลี่ยงได้
• รู้สึกต่อต้านก่อนจะเริ่มลงมือ
• จบวันด้วยความเหนื่อยล้าทางจิตใจ
• ผัดงานสำคัญออกไปเพราะรู้สึกว่ายากเกินกว่าที่ควร

เมื่อคุณจัดงานให้สอดคล้องกับพลังงาน คุณจะสร้างความเหมาะสมที่ดีกว่าระหว่างความยากของงานกับความสามารถทางความคิด ไม่เพียงช่วยเพิ่มผลลัพธ์ แต่ยังช่วยให้ทำงานได้สม่ำเสมอมากขึ้น คุณมีโอกาสอยู่ในเส้นทางได้ง่ายขึ้นเมื่อเวลาทำงานสอดคล้องกับจังหวะธรรมชาติของคุณ แทนที่จะฝืนกับมัน

สำหรับเจ้าของธุรกิจ สิ่งนี้ส่งผลต่อการดำเนินงานได้จริง งานอย่างการตัดสินใจเรื่องการจัดตั้งนิติบุคคล การวางแผนการปฏิบัติตามข้อกำหนด การเขียนแผนธุรกิจ การตรวจสอบข้อมูลทางการเงิน และการเตรียมเปิดตัว ล้วนต้องใช้มากกว่าความใส่ใจพื้นฐาน แต่ต้องใช้ความคิดที่ชัดเจน หากคุณทำงานเหล่านี้ในช่วงเวลาที่ดีที่สุด คุณจะเพิ่มคุณภาพของการตัดสินใจที่ทำลงไป

วิธีหาช่วงเวลาที่คุณทำงานได้ดีที่สุด

คุณไม่จำเป็นต้องมีระบบที่ซับซ้อนเพื่อหาว่าช่วงไหนคุณมีประสิทธิภาพสูงสุด เริ่มจากสังเกตตัวเองเป็นเวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์

ลองถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้:

• ช่วงไหนที่ฉันรู้สึกตื่นตัวที่สุด
• ช่วงไหนที่ฉันเสียสมาธิได้เร็วที่สุด
• งานยาก ๆ ช่วงเวลาไหนที่รู้สึกทำได้ง่ายที่สุด
• งานประจำช่วงเวลาไหนที่รู้สึกทำได้อัตโนมัติที่สุด
• ชั่วโมงไหนที่ทำให้ฉันเขียน วางแผน หรือแก้ปัญหาได้ดีที่สุด

คุณยังสามารถดูรูปแบบจากผลงานที่ผ่านมาได้ด้วย หากคุณมักคิดได้ดีที่สุดก่อนเที่ยง นั่นเป็นสัญญาณที่ชัดเจน หากไอเดียสร้างสรรค์ที่ดีที่สุดของคุณมักมาช่วงท้ายวัน นั่นก็สำคัญเช่นกัน

วิธีง่าย ๆ ในการติดตามคือให้คะแนนระดับพลังงานและสมาธิของตัวเองทุก ๆ ไม่กี่ชั่วโมงในสเกล 1 ถึง 5 หลังจากผ่านไปหลายวัน รูปแบบจะเริ่มชัดเจนขึ้น

จับคู่งานให้เหมาะกับช่วงเวลา

เมื่อคุณรู้ช่วงเวลาที่มีประสิทธิภาพแล้ว ให้จัดวันของคุณตามประเภทของงาน ไม่ใช่ทุกงานที่สมควรได้รับพลังงานสูงสุดของคุณ

ใช้งานที่มีมูลค่าสูงในช่วงที่ดีที่สุดของคุณ

ใช้ชั่วโมงที่แข็งแรงที่สุดสำหรับงานที่ต้องใช้ความคิดลึก เช่น:

• การวางแผนเชิงกลยุทธ์
• การตัดสินใจทางธุรกิจ
• การเขียนเอกสารสำคัญ
• การตรวจสอบข้อมูลยอดขายหรือการเงิน
• การแก้ปัญหาซับซ้อน
• การเตรียมงานนำเสนอหรือข้อเสนอ
• การกำหนดลำดับความสำคัญสำหรับสัปดาห์

นี่คืองานที่มักเป็นตัวกำหนดว่าธุรกิจของคุณจะก้าวไปข้างหน้าหรือติดอยู่กับที่ หากคุณเป็นเจ้าของบริษัท งานเหล่านี้ยังเป็นงานที่ได้ประโยชน์มากที่สุดจากสมาธิแบบไม่ถูกรบกวน

เก็บงานประจำไว้ในช่วงที่พลังงานต่ำกว่า

ใช้ช่วงเวลาที่ไม่ค่อยมีประสิทธิภาพสำหรับงานที่เป็นงานซ้ำ ๆ หรือเป็นงานธุรการ เช่น:

• ตอบอีเมล
• โทรกลับ
• จัดการเอกสาร
• ชำระบิล
• จัดระเบียบไฟล์
• นัดหมาย
• ทำงานติดตามผล

งานเหล่านี้ยังสำคัญ แต่แทบไม่ต้องใช้สภาวะทางความคิดที่เฉียบคมที่สุดของคุณ การรวบงานเหล่านี้ไว้ด้วยกันช่วยไม่ให้มันแทรกช่วงเวลาที่ดีที่สุดของคุณ

แยกงานสร้างสรรค์ออกจากงานเชิงกลไก

งานสร้างสรรค์และงานเชิงกลไกใช้สมองต่างกัน หากทำได้ ควรหลีกเลี่ยงการสลับไปมาระหว่างสองแบบนี้ตลอดทั้งวัน การสลับบริบทบ่อย ๆ ทำให้เกิดแรงเสียดทานและเปลืองสมาธิ

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังร่างแผนธุรกิจ เขียนเนื้อหาการตลาด หรือวางกลยุทธ์เปิดตัว ควรปกป้องช่วงเวลานั้นไว้ จากนั้นค่อยจัดการงานติดตามด้านธุรการในช่วงเวลาอื่น

เตรียมวันพรุ่งนี้ก่อนวันสิ้นสุด

หนึ่งในนิสัยที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการปกป้องประสิทธิภาพการทำงานคือการวางแผนวันถัดไปก่อนจะจบวันปัจจุบัน ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที แต่ช่วยให้เช้าวันรุ่งขึ้นเริ่มต้นได้ชัดเจน

เมื่อสิ้นวัน ให้เขียนสิ่งเหล่านี้ไว้:

• เป้าหมายสำคัญที่สุดของวันพรุ่งนี้
• งานแรกที่คุณจะทำในช่วงเวลาที่มีพลังสูงสุด
• กำหนดส่งงานหรือสายโทรที่เลื่อนไม่ได้
• งานที่สำคัญน้อยกว่าซึ่งสามารถรอได้

สิ่งนี้ช่วยลดความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจ แทนที่จะใช้พลังงานดีที่สุดไปกับการคิดว่าจะทำอะไร คุณก็ใช้มันไปกับการลงมือทำงานจริง

ตารางของวันถัดไปที่จัดไว้อย่างดี ยังช่วยให้คุณมองเห็นความเป็นจริงได้มากขึ้น หากตารางแน่นไปด้วยภารกิจต่อเนื่อง คุณจะเห็นล่วงหน้าและปรับได้ก่อนวันเริ่ม

ปกป้องช่วงเวลาที่ดีที่สุดของคุณจากการถูกรบกวน

การรู้ว่าคุณทำงานได้ดีที่สุดช่วงไหนจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อคุณปกป้องช่วงเวลานั้นไว้

สิ่งรบกวนที่พบบ่อย ได้แก่:

• การประชุมที่ไม่ได้วางแผนไว้
• การเช็กอีเมล
• โซเชียลมีเดีย
• การแจ้งเตือนจาก Slack หรือข้อความ
• คำขอเล็ก ๆ ซ้ำ ๆ จากคนอื่น

หากช่วงเวลาที่คุณโฟกัสได้ดีที่สุดคือช่วงเช้า อย่าปล่อยมันหลุดไปง่าย ๆ บล็อกเวลานั้นไว้ในปฏิทินและปฏิบัติกับมันเหมือนนัดหมายสำคัญกับงานของคุณเอง

คุณอาจต้องตั้งกฎง่าย ๆ ว่า ห้ามเช็กอีเมล ห้ามประชุม และห้ามทำงานธุรการ จนกว่างานสำคัญชิ้นแรกของวันจะเสร็จ กรอบขอบเขตเพียงข้อเดียวนี้สามารถเปลี่ยนคุณภาพของวันทำงานได้อย่างมาก

ใช้การทำงานเป็นชุดเพื่อลดแรงเสียดทานทางความคิด

การทำงานเป็นชุดหมายถึงการรวมงานที่คล้ายกันไว้ด้วยกันแทนที่จะแทรกกระจายตลอดทั้งวัน วิธีนี้เหมาะมากกับงานที่ใช้พลังงานน้อยกว่า

ตัวอย่างเช่น:

• เช็กอีเมลวันละสองรอบตามเวลาที่กำหนด แทนที่จะเช็กตลอดเวลา
• โทรกลับรวบในช่วงเดียว
• จัดการใบแจ้งหนี้พร้อมกัน
• ทำงานติดตามผลในเซสชันเดียว

การทำงานเป็นชุดช่วยลดการสลับบริบท และยังทำให้วันทำงานเป็นระเบียบมากขึ้น ซึ่งช่วยลดความเครียด เมื่อปฏิทินของคุณมีโครงสร้างชัดเจน ก็ยิ่งทำตามได้ง่ายขึ้น

ปรับให้เข้ากับชีวิตจริง ไม่ใช่แค่ทฤษฎี

เป้าหมายไม่ใช่การสร้างแผนประสิทธิภาพที่สมบูรณ์แบบ แต่เป็นแผนที่ใช้งานได้จริง

ตารางของคุณควรคำนึงถึงการประชุม ภาระครอบครัว การเดินทาง และปัญหาที่ไม่คาดคิด หากช่วงเวลาที่คุณโฟกัสได้ดีที่สุดมีแค่ 45 นาที ก็ยังมีประโยชน์อยู่ดี ประเด็นไม่ใช่การสร้างกิจวัตรในอุดมคติที่พังง่าย แต่คือการวางงานสำคัญไว้ในช่วงเวลาที่มันมีโอกาสทำได้ดีมากที่สุดอย่างสม่ำเสมอ

หากจังหวะชีวิตประจำวันของคุณเปลี่ยนไปตามฤดูกาล นั่นเป็นเรื่องปกติ ชั่วโมงที่คุณทำงานได้ดีที่สุดอาจเปลี่ยนไปตามภาระงาน การนอน ความเครียด หรือสถานการณ์ชีวิต กลับมาทบทวนตารางของคุณเมื่อจำเป็น และอัปเดตตามสิ่งที่เกิดขึ้นจริง ไม่ใช่ตามสิ่งที่เคยได้ผลเมื่อหกเดือนก่อน

ตัวอย่างวันทำงานสำหรับคนที่ทำงานได้ดีช่วงเช้า

ตัวอย่างการจัดวันถ้าคุณทำงานได้ดีที่สุดในตอนเช้า:

• เช้าตรู่: งานเชิงลึก วางแผน หรือเขียนงาน
• สาย: โทรคุย ประสานงาน หรือทบทวนงาน
• บ่าย: อีเมล ออกใบแจ้งหนี้ และงานธุรการประจำ
• ปลายบ่าย: วางแผนเบา ๆ สำหรับวันพรุ่งนี้
• ค่ำ: เวลาส่วนตัว การอ่าน หรือการพักฟื้น

โครงสร้างแบบนี้วางงานที่มีมูลค่าสูงที่สุดไว้ก่อน ก่อนที่วันจะกลายเป็นโหมดรับมือเหตุการณ์เฉพาะหน้า และยังช่วยไม่ให้งานมูลค่าต่ำกินช่วงเวลาที่คุณคมที่สุด

ตัวอย่างวันทำงานสำหรับคนที่ทำงานได้ดีช่วงบ่าย

หากสมองของคุณตื่นช้ากว่า ตารางอาจดูต่างออกไป:

• ตอนเช้า: งานธุรการง่าย ๆ และงานวอร์มอัป
• กลางวัน: การประชุมหรือติดตามงานปฏิบัติการ
• ช่วงบ่าย: งานเชิงกลยุทธ์และการแก้ปัญหา
• ช่วงเย็น: การวางแผน การทบทวน หรือการทำงานสร้างสรรค์

หลักการยังเหมือนเดิม งานที่ยากที่สุดควรอยู่ในช่วงที่สมาธิของคุณแข็งแรงที่สุด

ประสิทธิภาพการทำงานคือเรื่องของความสอดคล้อง ไม่ใช่แรงกดดัน

หลายคนพยายามเพิ่มประสิทธิภาพด้วยการเพิ่มแรงกดดัน พวกเขาตั้งเป้าหมายให้ใหญ่ขึ้น กำหนดเส้นตายให้เข้มขึ้น หรือทำงานนานขึ้น แต่บ่อยครั้งคำตอบที่ดีกว่าคือความสอดคล้อง

ถ้าตารางของคุณเข้ากับพลังงานของคุณ โดยทั่วไปคุณจะ:

• เริ่มงานสำคัญได้เร็วขึ้น
• ทำงานเสร็จด้วยข้อผิดพลาดน้อยลง
• รู้สึกต่อต้านตลอดวันน้อยลง
• ตัดสินใจได้ดีขึ้น
• มีพลังทางจิตใจเหลือมากขึ้นเมื่อจบวัน

นี่คือรูปแบบของประสิทธิภาพที่ยั่งยืน รองรับการทำงานระยะยาว แทนที่จะเป็นการเร่งช่วงสั้น ๆ แล้วหมดไฟตามมา

ข้อคิดสำคัญ

หากคุณต้องการทำงานให้ได้มากขึ้น ให้หยุดมองทุกชั่วโมงของวันว่าเหมือนกันไปหมด สังเกตว่าคุณคิดได้ดีที่สุดเมื่อไร แล้วจัดงานที่สำคัญที่สุดไว้ในช่วงเวลานั้น ใช้ช่วงที่พลังงานต่ำกว่าสำหรับงานประจำ วางแผนวันถัดไปก่อนจะจบวัน และปกป้องช่วงเวลาที่ดีที่สุดของคุณจากสิ่งรบกวนที่หลีกเลี่ยงได้

สำหรับเจ้าของธุรกิจ นิสัยนี้สร้างความแตกต่างได้มากทั้งในด้านการทำงานรายวันและการเติบโตระยะยาว เมื่อกำหนดตารางให้สนับสนุนสมาธิของคุณ คุณจะทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัดสินใจได้ดีขึ้น และยังคงขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้า

Zenind ช่วยให้ผู้ประกอบการจัดการเรื่องการจัดตั้งธุรกิจและการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้อย่างติดขัดน้อยลง เพื่อให้พวกเขามีเวลาไปโฟกัสกับงานที่มีมูลค่าสูงมากขึ้น การผสานกระบวนการจัดตั้งที่ราบรื่นเข้ากับการบริหารเวลาที่ชาญฉลาด คือหนึ่งในวิธีที่ใช้งานได้จริงที่สุดในการสร้างแรงส่งตั้งแต่เริ่มต้น