Εργαλεία τηλεργασίας που χρειάζεται κάθε απομακρυσμένη επιχείρηση για να παραμένει παραγωγική

Η τηλεργασία δεν είναι πλέον μια προσωρινή ρύθμιση. Για πολλούς ιδρυτές και ομάδες, αποτελεί το προεπιλεγμένο μοντέλο λειτουργίας. Μια καλά οργανωμένη απομακρυσμένη επιχείρηση μπορεί να κινείται ταχύτερα, να προσλαμβάνει καλύτερα και να μειώνει τα γενικά έξοδα, αλλά μόνο αν υπάρχουν τα σωστά εργαλεία και οι σωστές διαδικασίες.

Η πρόκληση δεν είναι απλώς η επιλογή λογισμικού. Είναι η δημιουργία ενός αξιόπιστου συστήματος που βοηθά τους ανθρώπους να επικοινωνούν καθαρά, να διαχειρίζονται αποτελεσματικά την εργασία, να προστατεύουν τα εταιρικά δεδομένα και να διατηρούν τη συμμόρφωση της επιχείρησης καθώς αναπτύσσεται.

Ο οδηγός αυτός αναλύει τα βασικά εργαλεία και τους πόρους που πρέπει να εξετάσει κάθε απομακρυσμένη επιχείρηση, μαζί με πρακτικές συμβουλές για τη δημιουργία μιας εταιρείας φιλικής προς την τηλεργασία από την πρώτη κιόλας μέρα.

Ξεκινήστε με τα βασικά: αξιόπιστο υλικό

Πριν λύσει οτιδήποτε το λογισμικό, κάθε μέλος της ομάδας χρειάζεται αξιόπιστο εξοπλισμό.

Στο ελάχιστο, οι εργαζόμενοι εξ αποστάσεως θα πρέπει να διαθέτουν:

• Έναν φορητό ή επιτραπέζιο υπολογιστή που μπορεί να υποστηρίξει άνετα την καθημερινή εργασία
• Σταθερή σύνδεση στο διαδίκτυο
• Ποιοτική κάμερα και ακουστικά για συσκέψεις
• Ασφαλή διάταξη φόρτισης και εναλλακτικές λύσεις παροχής ρεύματος όπου χρειάζεται
• Εργονομικά αξεσουάρ όπως πληκτρολόγιο, ποντίκι ή βάση στήριξης

Ο εξοπλισμός παραβλέπεται εύκολα επειδή δεν είναι τόσο ορατός όσο το λογισμικό, όμως επηρεάζει άμεσα την παραγωγικότητα. Ένας αργός φορητός υπολογιστής, ένα κακό μικρόφωνο ή μια αναξιόπιστη σύνδεση στο διαδίκτυο μπορούν να διαταράξουν την επικοινωνία και να καθυστερήσουν την παράδοση εργασιών. Οι επιχειρήσεις που θέλουν οι απομακρυσμένες ομάδες τους να αποδίδουν σωστά θα πρέπει να καθορίσουν σαφές πρότυπο εξοπλισμού και να προβλέπουν προϋπολογισμό για αντικαταστάσεις όταν οι συσκευές παλιώνουν.

Ορισμένες εταιρείες παρέχουν σταθερό επίδομα για εξοπλισμό. Άλλες χορηγούν απευθείας εγκεκριμένες συσκευές και διατηρούν την ιδιοκτησία του εξοπλισμού. Και οι δύο προσεγγίσεις μπορούν να λειτουργήσουν, αλλά το βασικό είναι η συνέπεια. Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι δεν θα πρέπει να αυτοσχεδιάζουν με υποεξοπλισμένα ή ασύμβατα εργαλεία.

Χρησιμοποιήστε εργαλεία επικοινωνίας που μειώνουν τις τριβές

Οι απομακρυσμένες ομάδες δεν μπορούν να βασίζονται σε συνομιλίες στον διάδρομο ή σε γρήγορα περάσματα από το γραφείο. Η επικοινωνία πρέπει να είναι σκόπιμη, τεκμηριωμένη και εύκολη στην παρακολούθηση.

Οι πιο αποτελεσματικές απομακρυσμένες επιχειρήσεις συνήθως βασίζονται σε συνδυασμό από:

• Άμεση επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο για γρήγορες ερωτήσεις και ενημερώσεις ομάδας
• Βιντεοδιασκέψεις για συσκέψεις, συνεντεύξεις και κλήσεις με πελάτες
• Email για επίσημη επικοινωνία και εξωτερικό συντονισμό
• Κοινή τεκμηρίωση για πολιτικές, τυποποιημένες διαδικασίες και αποφάσεις

Το σημαντικό δεν είναι πόσα εργαλεία χρησιμοποιείτε, αλλά πόσο ξεκάθαρα ορίζεται ο σκοπός του καθενός. Όταν οι ομάδες χρησιμοποιούν τη συνομιλία για επείγουσες ερωτήσεις, το email για εξωτερική επικοινωνία και την τεκμηρίωση για μόνιμη γνώση, υπάρχει λιγότερη σύγχυση και λιγότερα χαμένα μηνύματα.

Τα ισχυρά συστήματα επικοινωνίας βοηθούν επίσης τους νέους εργαζομένους να ενταχθούν πιο γρήγορα. Αντί να ρωτούν τις ίδιες ερωτήσεις επανειλημμένα, μπορούν να βρίσκουν απαντήσεις σε ένα κεντρικό σημείο και να μαθαίνουν πώς λειτουργεί η επιχείρηση χωρίς να περιμένουν να είναι online κάποιος άλλος.

Επιλέξτε λογισμικό διαχείρισης έργων που ταιριάζει στη ροή εργασίας σας

Μια απομακρυσμένη επιχείρηση χρειάζεται ορατότητα. Χωρίς αυτήν, οι μάνατζερ μένουν να μαντεύουν προθεσμίες, προτεραιότητες και σημεία συμφόρησης.

Τα εργαλεία διαχείρισης έργων βοηθούν τις ομάδες να παρακολουθούν ποιος κάνει τι, πότε λήγουν οι εργασίες και σε ποιο σημείο βρίσκεται η δουλειά. Ανάλογα με το επιχειρηματικό μοντέλο, χρήσιμες λειτουργίες μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ανάθεση και ιδιοκτησία εργασιών
• Προθεσμίες και επαναλαμβανόμενες καταληκτικές ημερομηνίες
• Πίνακες ροής εργασίας ή χρονοδιαγράμματα
• Επισυνάψεις αρχείων και εγκρίσεις
• Σχόλια ομάδας και ενημερώσεις κατάστασης
• Αυτοματισμούς για επαναλαμβανόμενες εργασίες

Το καλύτερο σύστημα είναι εκείνο που η ομάδα σας θα χρησιμοποιεί πραγματικά. Ένας απλός πίνακας εργασιών μπορεί να αρκεί για ένα μικρό agency ή μια συμβουλευτική εταιρεία. Μια μεγαλύτερη ομάδα μπορεί να χρειάζεται πιο ισχυρή παρακολούθηση ροών εργασίας, αναφορές και ορατότητα μεταξύ τμημάτων.

Ο στόχος είναι να γίνεται η εργασία μετρήσιμη χωρίς η εταιρεία να μετατραπεί σε γραφειοκρατία. Όταν η διαχείριση έργων γίνεται σωστά, όλοι μπορούν να δουν το επόμενο βήμα, τον τρέχοντα υπεύθυνο και το αναμενόμενο χρονοδιάγραμμα.

Προστατέψτε τα αρχεία με ασφαλή αποθήκευση και ελέγχους πρόσβασης

Η τηλεργασία αυξάνει την ευελιξία, αλλά ταυτόχρονα αυξάνει και τον αριθμό των συσκευών, των δικτύων και των λογαριασμών που αγγίζουν εταιρικά δεδομένα. Αυτό καθιστά την ασφάλεια βασικό λειτουργικό ζήτημα.

Στο ελάχιστο, οι απομακρυσμένες επιχειρήσεις θα πρέπει να χρησιμοποιούν:

• Cloud αποθήκευση με ιστορικό εκδόσεων και δικαιώματα πρόσβασης
• Πολυπαραγοντικό έλεγχο ταυτότητας σε όλα τα κρίσιμα συστήματα
• Ισχυρές πολιτικές κωδικών πρόσβασης και διαχειριστή κωδικών
• Πρόσβαση βάσει ρόλων, ώστε οι άνθρωποι να βλέπουν μόνο ό,τι χρειάζονται
• Κρυπτογράφηση συσκευών και τακτικές ενημερώσεις λογισμικού
• Σχέδια αντιγράφων ασφαλείας και ανάκτησης για σημαντικά αρχεία

Η ασφάλεια δεν αφορά μόνο την αποτροπή μιας παραβίασης. Αφορά επίσης τη μείωση του κινδύνου απώλειας σημαντικών εγγράφων ή της δυσκολίας εύρεσης της σωστής έκδοσης ενός αρχείου από την ομάδα. Μια πειθαρχημένη δομή αρχείων και σαφείς κανόνες ονοματοδοσίας εξοικονομούν χρόνο κάθε εβδομάδα.

Οι επιχειρήσεις που χειρίζονται δεδομένα πελατών, οικονομικές πληροφορίες ή ευαίσθητα εσωτερικά αρχεία πρέπει να αντιμετωπίζουν την ασφάλεια με ιδιαίτερη σοβαρότητα. Μια απομακρυσμένη διάρθρωση μπορεί να είναι ασφαλής, αλλά μόνο όταν η πρόσβαση διαχειρίζεται σκόπιμα.

Παρακολουθήστε τον χρόνο και τον φόρτο εργασίας χωρίς μικροδιαχείριση

Η διαχείριση απομακρυσμένων ομάδων λειτουργεί καλύτερα όταν οι ηγέτες επικεντρώνονται στα αποτελέσματα και όχι στην επιτήρηση.

Τα εργαλεία παρακολούθησης χρόνου μπορούν να βοηθήσουν στα εξής:

• Ακριβής χρέωση πελατών
• Κατανόηση του πραγματικού χρόνου που απαιτούν τα έργα
• Εντοπισμός ανισορροπιών στον φόρτο εργασίας
• Βελτίωση της πρόβλεψης και των αποφάσεων στελέχωσης
• Υποστήριξη της μισθοδοσίας ή της τιμολόγησης συνεργατών

Ωστόσο, η παρακολούθηση πρέπει να είναι διαφανής και περιορισμένη σε νόμιμους επιχειρηματικούς σκοπούς. Οι πιο υγιείς κουλτούρες απομακρυσμένης εργασίας χτίζονται πάνω στην εμπιστοσύνη, στις σαφείς προσδοκίες και στα μετρήσιμα παραδοτέα. Οι ηγέτες πρέπει να γνωρίζουν αν η εργασία προχωρά, χωρίς όμως να δημιουργούν έναν χώρο εργασίας όπου κάθε κίνηση αντιμετωπίζεται με καχυποψία.

Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να ορίζεται η επιτυχία με βάση την ολοκληρωμένη εργασία, τους χρόνους απόκρισης, τα πρότυπα ποιότητας και τις προθεσμίες. Αν η ομάδα γνωρίζει πώς μοιάζει η καλή απόδοση, υπάρχει λιγότερη ανάγκη για υπερβολική επίβλεψη.

Δημιουργήστε επαναλήψιμες επιχειρηματικές διαδικασίες

Τα εργαλεία λύνουν μόνο ένα μέρος του προβλήματος. Το πραγματικό πλεονέκτημα προέρχεται από τις επαναλήψιμες επιχειρηματικές διαδικασίες που βρίσκονται πίσω τους.

Κάθε απομακρυσμένη επιχείρηση θα πρέπει να τεκμηριώνει τις βασικές της διαδικασίες, όπως:

• Πώς διαχειρίζονται τα leads
• Πώς προχωρούν τα έργα από την αρχή ως το τέλος
• Πώς δημιουργούνται και εισπράττονται τα τιμολόγια
• Πώς προγραμματίζονται και τεκμηριώνονται οι συσκέψεις
• Πώς λειτουργεί η ένταξη και η αποχώρηση εργαζομένων
• Πώς δρομολογούνται και επιλύονται τα αιτήματα υποστήριξης

Οι τεκμηριωμένες διαδικασίες μειώνουν την εξάρτηση από ένα και μόνο άτομο. Επίσης, διευκολύνουν την ανάθεση, την εκπαίδευση και την κλιμάκωση. Αν αποχωρήσει ένας εργαζόμενος, η επιχείρηση δεν θα πρέπει να χάσει την ικανότητα να λειτουργεί.

Μια απλή εσωτερική βάση γνώσης μπορεί να προσφέρει πολλά. Ξεκινήστε με τις πιο επαναλαμβανόμενες εργασίες και στη συνέχεια επεκταθείτε με την πάροδο του χρόνου καθώς η επιχείρησή σας ωριμάζει.

Μην παραβλέπετε το νομικό και κανονιστικό πλαίσιο

Μια απομακρυσμένη επιχείρηση εξακολουθεί να είναι μια πραγματική επιχείρηση. Χρειάζεται τη σωστή νομική δομή, τα σωστά αρχεία και σωστές συνήθειες συμμόρφωσης από την αρχή.

Για πολλούς ιδρυτές, αυτό σημαίνει να αποφασίσουν αν θα ιδρύσουν LLC ή corporation, να αποκτήσουν EIN, να επιλέξουν registered agent και να παρακολουθούν τις ετήσιες απαιτήσεις της πολιτείας. Η ακριβής ρύθμιση εξαρτάται από το επιχειρηματικό μοντέλο, την πολιτεία και τους μακροπρόθεσμους στόχους.

Το Zenind βοηθά τους ιδρυτές να διαχειριστούν αυτά τα θεμελιώδη βήματα, ώστε να μπορούν να επικεντρωθούν στην ανάπτυξη της επιχείρησης αντί να πνίγονται στις καταθέσεις εγγράφων και τη γραφειοκρατία. Για εταιρείες με προτεραιότητα την τηλεργασία, αυτή η υποστήριξη έχει σημασία, επειδή η ομάδα μπορεί να είναι κατανεμημένη πριν η εταιρεία αποκτήσει φυσικό γραφείο ή διοικητικό προσωπικό.

Μια σταθερή βάση σύστασης και συμμόρφωσης μπορεί επίσης να διευκολύνει το άνοιγμα επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού, την προετοιμασία για φόρους και την προβολή μιας επαγγελματικής εικόνας προς πελάτες, προμηθευτές και επενδυτές.

Δημιουργήστε ένα λειτουργικό σύστημα απομακρυσμένης εργασίας, όχι απλώς μια στοίβα εργαλείων

Οι πιο επιτυχημένες απομακρυσμένες επιχειρήσεις δεν εξαρτώνται από μία μόνο εφαρμογή. Δημιουργούν ένα σύστημα όπου τα εργαλεία, οι πολιτικές και οι ροές εργασίας λειτουργούν μαζί.

Ένα πρακτικό λειτουργικό σύστημα απομακρυσμένης εργασίας συνήθως περιλαμβάνει:

• Έναν οδηγό επικοινωνίας που ορίζει πότε χρησιμοποιείται η συνομιλία, το email ή οι συσκέψεις
• Ένα σύστημα διαχείρισης εργασιών που δείχνει υπευθύνους και προθεσμίες
• Έναν κόμβο τεκμηρίωσης για πολιτικές, τυποποιημένες διαδικασίες και εκπαίδευση
• Μια ασφαλή τεχνολογική στοίβα με ελέγχους πρόσβασης και αντίγραφα ασφαλείας
• Ένα νομικό και κανονιστικό πλαίσιο που στηρίζει την ανάπτυξη

Όταν αυτά τα μέρη είναι ευθυγραμμισμένα, η τηλεργασία γίνεται πιο εύκολη στη διαχείριση και στην κλιμάκωση. Οι ομάδες ξοδεύουν λιγότερο χρόνο αναζητώντας πληροφορίες, λιγότερες εργασίες μένουν πίσω και οι ηγέτες αποκτούν πιο καθαρή εικόνα της επιχείρησης.

Τελικές σκέψεις

Η τηλεργασία μπορεί να είναι αποδοτική, ευέλικτη και κλιμακώσιμη, αλλά μόνο αν η επιχείρηση είναι δομημένη ώστε να την υποστηρίζει. Ο σωστός συνδυασμός υλικού, εργαλείων επικοινωνίας, λογισμικού διαχείρισης έργων, ελέγχων ασφάλειας και τεκμηριωμένων διαδικασιών δημιουργεί ισχυρότερη βάση για μακροπρόθεσμη επιτυχία.

Αν ξεκινάτε ή αναδιαρθρώνετε μια απομακρυσμένη επιχείρηση, ξεκινήστε πρώτα με τα απαραίτητα. Βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία έχει συσταθεί σωστά, είναι σε συμμόρφωση και είναι εξοπλισμένη ώστε να λειτουργεί από οπουδήποτε. Στη συνέχεια, χτίστε τις ροές εργασίας και τα εργαλεία που βοηθούν την ομάδα σας να παραμένει συγκεντρωμένη και παραγωγική.

Μια απομακρυσμένη επιχείρηση είναι τόσο ισχυρή όσο τα συστήματα που τη στηρίζουν. Χτίστε αυτά τα συστήματα σκόπιμα και όλα τα υπόλοιπα θα είναι πολύ πιο εύκολα στη διαχείριση.