Қашықтан жұмыс істейтін әрбір бизнеске өнімділікті сақтауға қажет құралдар

Қашықтан жұмыс істеу енді уақытша шешім емес. Көптеген құрылтайшылар мен командалар үшін бұл негізгі жұмыс моделі. Жақсы ұйымдастырылған қашықтан бизнес жылдамырақ әрекет ете алады, мықты мамандарды жұмысқа тарта алады және үстеме шығындарды азайта алады, бірақ мұның бәрі дұрыс құралдар мен процестер болғанда ғана мүмкін.

Мәселе тек бағдарламалық жасақтаманы таңдауда емес. Бұл адамдарға анық байланысуға, жұмысты тиімді басқаруға, компания деректерін қорғауға және бизнес өсіп жатқанда сәйкестікті сақтауға көмектесетін сенімді жүйе құру туралы.

Бұл нұсқаулық әрбір қашықтан бизнес ескеруі тиіс негізгі құралдар мен ресурстарды, сондай-ақ алғашқы күннен бастап қашықтан жұмысқа бейім компания құруға арналған практикалық кеңестерді түсіндіреді.

Негізгіден бастаңыз: сенімді жабдық

Бағдарламалық жасақтама ештеңені шешпей тұрып, әрбір команда мүшесінде сенімді құрылғы болуы керек.

Ең төменгі деңгейде қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлерде мыналар болуы тиіс:

• Күнделікті жұмысты еркін атқара алатын ноутбук немесе үстелдік компьютер
• Тұрақты интернет байланысы
• Кездесулерге арналған сапалы веб-камера мен гарнитура
• Қауіпсіз қуаттау жүйесі және қажет болса резервтік қуат көздері
• Пернетақта, тінтуір немесе тіреуіш сияқты эргономикалық аксессуарлар

Жабдықты жиі елемейді, себебі ол бағдарламалық жасақтама сияқты көзге түсе бермейді, бірақ ол өнімділікке тікелей әсер етеді. Баяу ноутбук, нашар микрофон немесе тұрақсыз интернет байланысы коммуникацияны бұзып, тапсырмалардың кешігуіне әкелуі мүмкін. Қашықтан жұмыс істейтін команданың жақсы нәтижеге жетуін қалайтын бизнес құрылғылардың нақты стандартын жасап, ескі құрылғыларды ауыстыруға бюджет қарастыруы керек.

Кейбір компаниялар белгіленген көлемде жабдыққа арналған өтемақы береді. Басқалары бекітілген құрылғыларды өздері береді және жабдыққа иелік етеді. Екі тәсіл де жұмыс істей алады, бірақ бастысы - бірізділік. Қашықтан істейтін қызметкерлер әлсіз немесе үйлеспейтін құралдармен амалсыз жұмыс істемеуі керек.

Кедергіні азайтатын байланыс құралдарын қолданыңыз

Қашықтан жұмыс істейтін командалар дәліздегі қысқа әңгімелерге немесе жұмыс үстелінің жанындағы жедел кеңестерге сүйене алмайды. Байланыс әдейі ұйымдастырылған, құжатталған және оңай қадағаланатын болуы тиіс.

Ең тиімді қашықтан бизнес әдетте мына құралдардың үйлесіміне сүйенеді:

• Жылдам сұрақтар мен топтық жаңартуларға арналған жедел чат
• Кездесулер, сұхбаттар және клиент қоңырауларына арналған бейнебайланыс
• Ресми байланыс пен сыртқы үйлестіруге арналған электрондық пошта
• Саясаттар, стандартты жұмыс рәсімдері және шешімдер үшін ортақ құжаттама

Маңыздысы - қанша құрал қолданатыныңыз емес, әрқайсысына қандай міндет берілетіні анық болуы. Командалар чатта шұғыл сұрақтар қойып, электрондық поштаны сыртқы байланысқа, ал құжаттаманы тұрақты білім көзіне айналдырса, түсінбеушілік пен хабарламаның ескерусіз қалу жағдайы азаяды.

Мықты байланыс жүйелері жаңа қызметкерлердің бейімделуін де жылдамдатады. Бір сұрақты қайта-қайта қоюдың орнына, олар жауапты бір орталықтан таба алады және бизнес қалай жұмыс істейтінін біреудің онлайн болуын күтпей-ақ үйренеді.

Жұмыс процесіне сай жобаларды басқару бағдарламасын таңдаңыз

Қашықтан бизнеске көріну қажет. Онсыз менеджерлер мерзімдер, басымдықтар және тар орындар туралы тек болжайды.

Жобаларды басқару құралдары командаларға кім не істеп жатқанын, тапсырмалар қашан аяқталуы керек екенін және жұмыстың қай деңгейде тұрғанын бақылауға көмектеседі. Бизнес моделіне қарай пайдалы мүмкіндіктерге мыналар кіруі мүмкін:

• Тапсырманы тағайындау және иесін белгілеу
• Аяқталу мерзімдері мен қайталанатын дедлайндар
• Жұмыс ағындарының тақталары немесе уақыт желілері
• Файл тіркемелері мен бекітулер
• Команда пікірлері мен мәртебе жаңартулары
• Қайталанатын жұмыстарға арналған автоматтандыру

Ең жақсы жүйе - командаңыз шынымен қолданатын жүйе. Шағын агенттік немесе консалтинг фирмасы үшін қарапайым тапсырма тақтасы жеткілікті болуы мүмкін. Үлкен командаға неғұрлым қуатты жұмыс ағынын бақылау, есеп беру және бөлімаралық көріну қажет болуы мүмкін.

Мақсат - компанияны бюрократияға айналдырмай, жұмысты өлшенетін ету. Жобаларды басқару дұрыс жасалса, әркім келесі қадамды, ағымдағы жауапты тұлғаны және күтілетін мерзімді көре алады.

Файлдарды қауіпсіз сақтау мен қолжетімділік бақылауымен қорғаңыз

Қашықтан жұмыс икемділікті арттырады, бірақ ол компания деректеріне тиетін құрылғылардың, желілердің және кірулердің санын да көбейтеді. Бұл қауіпсіздікті негізгі операциялық міндетке айналдырады.

Ең төменгі деңгейде қашықтан бизнес мыналарды қолдануы керек:

• Нұсқалар тарихы мен рұқсаттары бар бұлттық сақтау орны
• Барлық маңызды жүйелерде көп факторлы аутентификация
• Күшті құпиясөз саясаты және құпиясөз менеджері
• Адамдар тек өзіне қажет деректерді көретін рөлге негізделген қолжетімділік
• Құрылғыны шифрлау және бағдарламалық жасақтаманы тұрақты жаңарту
• Маңызды файлдарға арналған резервтік көшіру және қалпына келтіру жоспары

Қауіпсіздік тек бұзушылықтың алдын алу ғана емес. Ол сондай-ақ маңызды құжаттардың жоғалып кету қаупін азайтады және командаға файлдың дұрыс нұсқасын табуды жеңілдетеді. Құжаттардың анық құрылымы мен бірізді атау беру ережелері апта сайын уақыт үнемдейді.

Тұтынушы деректерін, қаржылық ақпаратты немесе сезімтал ішкі жазбаларды өңдейтін бизнес қауіпсіздікке ерекше мән беруі керек. Қашықтан жұмыс істеу ортасы қауіпсіз бола алады, бірақ оған қолжетімділік әдейі басқарылғанда ғана.

Микробақылаусыз уақыт пен жүктемені қадағалаңыз

Қашықтан басқару ең жақсы нәтиже береді, егер жетекшілер бақылауға емес, нәтижеге көңіл бөлсе.

Уақытты қадағалау құралдары мына жағдайларда көмектесе алады:

• Клиенттерге дұрыс есеп айырысу
• Жобалардың шын мәнінде қанша уақыт алатынын түсіну
• Жүктеменің тең бөлінбеуін байқау
• Болжау мен штат жоспарлауын жақсарту
• Еңбекақы немесе мердігер шоттарын қолдауға көмектесу

Сонымен қатар, бақылау ашық және заңды бизнес мақсаттарымен шектелуі тиіс. Ең сау қашықтан мәдениет сенімге, нақты күтілімдерге және өлшенетін нәтижелерге негізделеді. Басшылар жұмыстың алға жылжып жатқанын білуі керек, бірақ әр қимыл күдік ретінде қаралатын орта қалыптастырмауы тиіс.

Анығырақ тәсіл - табысты орындалған жұмыс, жауап беру уақыты, сапа стандарттары және мерзімдер арқылы анықтау. Егер команда жақсы нәтиженің қандай болатынын білсе, артық бақылаудың қажеті азаяды.

Қайталанатын бизнес-процестерді құрыңыз

Құралдар мәселенің бір бөлігін ғана шешеді. Нақты артықшылық сол құралдардың артындағы қайталанатын бизнес-процестерден шығады.

Әрбір қашықтан бизнес негізгі рәсімдерін құжаттауы керек, соның ішінде:

• Лидтерді қалай өңдеу керек
• Жобалар қалай басталып, қалай аяқталады
• Шоттар қалай жасалып, қалай жиналады
• Кездесулер қалай жоспарланып, қалай құжатталады
• Онбординг пен офбординг қалай жүреді
• Қолдау сұрақтары қалай бағытталып, қалай шешіледі

Құжатталған процестер бір адамға тәуелділікті азайтады. Олар сонымен қатар тапсыруды, оқытуды және масштабтауды жеңілдетеді. Егер бір қызметкер кетсе, бизнес жұмыс істей беру қабілетін жоғалтпауы тиіс.

Қарапайым ішкі білім базасы көп көмектеседі. Ең жиі қайталанатын тапсырмалардан бастаңыз, кейін бизнесіңіз өскен сайын оны кеңейтіңіз.

Заңдық және сәйкестік мәселелерін назардан тыс қалдырмаңыз

Қашықтан бизнес те - шынайы бизнес. Оған басынан бастап дұрыс құқықтық құрылым, есеп жүргізу және сәйкестік әдеттері қажет.

Көптеген құрылтайшылар үшін бұл LLC немесе корпорация құруды шешуді, EIN алуды, тіркелген агентті таңдауды және жыл сайынғы штаттық талаптарды уақтылы орындауды білдіреді. Нақты құрылым бизнес моделіне, штатқа және ұзақ мерзімді мақсаттарға байланысты.

Zenind негіз қалаушы қадамдарды реттеуге көмектеседі, сондықтан олар есептер мен құжаттарға көміліп қалмай, бизнесті дамытуға назар аудара алады. Қашықтан жұмысқа бағытталған компаниялар үшін мұндай қолдау ерекше маңызды, себебі команда физикалық кеңсе немесе әкімшілік қызметкерлер пайда болғанға дейін-ақ әр жерде орналасуы мүмкін.

Мықты құрылу және сәйкестік негізі бизнес банктік шот ашуды, салыққа дайындалуды және клиенттерге, жеткізушілерге әрі инвесторларға кәсіби көрінуді жеңілдетеді.

Тек құралдар жинағын емес, қашықтан жұмыс істеу жүйесін жасаңыз

Ең табысты қашықтан бизнес бір ғана қосымшаға сүйенбейді. Олар құралдар, саясаттар және жұмыс ағындары бір-бірін толықтыратын жүйе құрады.

Пайдалы қашықтан жұмыс жүйесіне әдетте мыналар кіреді:

• Чат, электрондық пошта немесе кездесуді қашан қолдану керегін анықтайтын байланыс ережелері
• Иелері мен мерзімдерін көрсететін тапсырма басқару жүйесі
• Саясаттар, стандартты жұмыс рәсімдері және оқытуға арналған құжаттама орталығы
• Қолжетімділікті бақылау мен резервтік көшіруі бар қауіпсіз технологиялық стек
• Өсуді қолдайтын заңдық және сәйкестік негізі

Бұл бөліктер үйлескенде, қашықтан жұмыс істеу басқаруға да, ауқымдауға да жеңіл болады. Командалар ақпарат іздеуге азырақ уақыт жұмсайды, тапсырмалар аз жоғалады, ал жетекшілер бизнесті айқынырақ көре алады.

Қорытынды ойлар

Қашықтан жұмыс тиімді, икемді және ауқымды бола алады, бірақ тек бизнес оны қолдайтындай құрылса ғана. Жабдықтың, байланыс құралдарының, жобаларды басқару бағдарламасының, қауіпсіздік бақылауларының және құжатталған процестердің дұрыс үйлесімі ұзақ мерзімді табысқа берік негіз қалайды.

Егер сіз қашықтан бизнесті іске қосып жатсаңыз немесе қайта құрылымдап жатсаңыз, алдымен негізгі нәрселерден бастаңыз. Компанияның дұрыс құрылғанына, сәйкестігі сақталғанына және кез келген жерден жұмыс істей алатындай жабдықталғанына көз жеткізіңіз. Содан кейін командаңызға фокусты сақтап, өнімді болуға көмектесетін жұмыс ағындары мен құралдарды құрыңыз.

Қашықтан бизнестің күші оның артындағы жүйелерге байланысты. Сол жүйелерді әдейі құрыңыз, қалғанының бәрін басқару әлдеқайда жеңіл болады.