Φορολογία ομοσπονδιακού επιπέδου για μικρές επιχειρήσεις: Τι πρέπει να γνωρίζουν οι LLC και οι εταιρείες

Οι ομοσπονδιακοί φόροι αποτελούν βασικό μέρος της λειτουργίας μιας νόμιμης επιχείρησης στις Ηνωμένες Πολιτείες. Είτε δραστηριοποιείστε ως ατομική επιχείρηση, LLC, S corporation ή C corporation, οι φορολογικές σας υποχρεώσεις εξαρτώνται από τη δομή της επιχείρησής σας, τον τρόπο με τον οποίο αποκτά εισόδημα και το αν έχετε εργαζόμενους, ανεξάρτητους συνεργάτες ή άλλες φορολογικές υποχρεώσεις.

Για πολλούς ιδιοκτήτες, η συμμόρφωση με τους ομοσπονδιακούς φόρους φαίνεται περίπλοκη επειδή οι κανόνες αλλάζουν ανάλογα με το είδος της οντότητας. Τα καλά νέα είναι ότι, μόλις κατανοήσετε τις βασικές κατηγορίες ομοσπονδιακών φόρων και τα έντυπα που αντιστοιχούν σε κάθε επιχειρηματική δομή, η διαδικασία γίνεται πολύ πιο εύκολη στη διαχείριση.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τους πιο συνηθισμένους ομοσπονδιακούς φόρους για μικρές επιχειρήσεις, τα έντυπα που ενδέχεται να χρειαστεί να υποβάλετε, τα αρχεία που πρέπει να διατηρείτε και τον τρόπο να παραμένετε οργανωμένοι καθ' όλη τη διάρκεια του έτους.

Ποιοι ομοσπονδιακοί φόροι μπορεί να οφείλονται από τις μικρές επιχειρήσεις;

Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις μπορεί να είναι υπεύθυνες για έναν ή περισσότερους από τους παρακάτω ομοσπονδιακούς φόρους:

• Φόρος εισοδήματος επί των κερδών της επιχείρησης, ανάλογα με το είδος της οντότητας
• Φόρος αυτοαπασχόλησης για πολλούς ιδιοκτήτες επιχειρήσεων με διαβαθμισμένη φορολογία
• Φόροι μισθοδοσίας εάν η επιχείρηση έχει εργαζόμενους
• Προκαταβλητέοι φόροι εάν δεν παρακρατείται αυτόματα ο φόρος
• Ειδικοί φόροι κατανάλωσης σε εξειδικευμένους κλάδους ή δραστηριότητες

Δεν οφείλουν όλες οι επιχειρήσεις όλους αυτούς τους φόρους. Για παράδειγμα, ένας ατομικός επιχειρηματίας συνήθως δηλώνει το επιχειρηματικό εισόδημα σε προσωπική δήλωση, ενώ μια εταιρεία γενικά υποβάλλει τη δική της ομοσπονδιακή δήλωση φόρου εισοδήματος. Μια επιχείρηση με εργαζόμενους πρέπει επίσης να διαχειρίζεται την παρακράτηση και την καταβολή των φόρων μισθοδοσίας.

Γιατί έχει σημασία η επιχειρηματική δομή

Η επιχειρηματική σας δομή επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο η IRS αντιμετωπίζει τα έσοδα, τις ζημίες, τις εκπτώσεις και τις διανομές. Οι πιο συνηθισμένες ομοσπονδιακές φορολογικές κατηγορίες για μικρές επιχειρήσεις είναι οι εξής:

• Ατομική επιχείρηση
• LLC ενός μέλους
• LLC πολλών μελών
• Εταιρική σχέση
• S corporation
• C corporation

Ορισμένες οντότητες φορολογούνται απευθείας, ενώ άλλες μεταφέρουν το εισόδημα στους ιδιοκτήτες. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι η ίδια η επιχείρηση μπορεί να μην οφείλει τον φόρο· αντίθετα, ο ιδιοκτήτης δηλώνει το επιχειρηματικό εισόδημα σε προσωπική δήλωση.

Αν ιδρύετε μια νέα επιχείρηση, η επιλογή της σωστής δομής από νωρίς μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε τη σύγχυση αργότερα. Μπορεί επίσης να διευκολύνει τον διαχωρισμό των οικονομικών της επιχείρησης, την παρακολούθηση των εκπτώσεων και την προετοιμασία των σωστών ομοσπονδιακών εντύπων.

Ομοσπονδιακοί φόροι για LLC

Μια LLC είναι μια ευέλικτη επιχειρηματική δομή, αλλά δεν αποτελεί αυτόματα ξεχωριστή ομοσπονδιακή φορολογική κατηγορία. Η IRS γενικά φορολογεί μια LLC με βάση τον αριθμό των ιδιοκτητών της και το αν έχει επιλέξει διαφορετική φορολογική μεταχείριση.

LLC ενός μέλους

Μια LLC ενός μέλους συνήθως αντιμετωπίζεται ως disregarded entity για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς. Αυτό σημαίνει ότι η IRS γενικά φορολογεί την επιχείρηση όπως μια ατομική επιχείρηση, εάν ο ιδιοκτήτης είναι φυσικό πρόσωπο.

Σε αυτή την περίπτωση, ο ιδιοκτήτης συνήθως δηλώνει το επιχειρηματικό εισόδημα και τα έξοδα στο Schedule C, το οποίο υποβάλλεται με τη Form 1040. Εάν ο ιδιοκτήτης έχει καθαρά κέρδη από αυτοαπασχόληση, μπορεί επίσης να χρειαστεί το Schedule SE για τον υπολογισμό του φόρου αυτοαπασχόλησης.

Κοινά ομοσπονδιακά έντυπα για μια LLC ενός μέλους μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Form 1040
• Schedule C
• Schedule SE
• Schedule 1, όταν ισχύει

Μια LLC ενός μέλους μπορεί επίσης να χρειαστεί EIN αν έχει εργαζόμενους, υποβάλλει ορισμένες ομοσπονδιακές φορολογικές δηλώσεις ή θέλει να ανοίξει επαγγελματικούς λογαριασμούς στο όνομα της εταιρείας. Ακόμη και όταν το EIN δεν απαιτείται αυστηρά, πολλοί ιδιοκτήτες επιλέγουν να το αποκτήσουν για τραπεζικούς και διοικητικούς λόγους.

LLC πολλών μελών

Μια LLC πολλών μελών συνήθως φορολογείται ως εταιρική σχέση, εκτός αν επιλέξει εταιρική φορολόγηση. Σε αυτή τη φορολογική μεταχείριση, η επιχείρηση υποβάλλει ενημερωτική δήλωση και κάθε ιδιοκτήτης δηλώνει το μερίδιό του από το εισόδημα, τις εκπτώσεις και τις πιστώσεις.

Η επιχείρηση συνήθως υποβάλλει τη Form 1065, και κάθε μέλος λαμβάνει ένα Schedule K-1 που δείχνει το μερίδιό του στα αποτελέσματα της επιχείρησης. Οι ιδιοκτήτες γενικά χρησιμοποιούν αυτές τις πληροφορίες για να συμπληρώσουν τις προσωπικές τους δηλώσεις.

Κοινά ομοσπονδιακά έντυπα για μια LLC πολλών μελών μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Form 1065
• Schedule K-1
• Form 1040
• Schedule E
• Schedule SE, όταν ισχύει

Μια δήλωση εταιρικής σχέσης συνήθως δεν δημιουργεί ομοσπονδιακή οφειλή φόρου εισοδήματος για την ίδια την επιχείρηση. Αντίθετα, η φορολογική υποχρέωση μεταφέρεται στους ιδιοκτήτες.

LLC που επιλέγουν φορολόγηση ως S corporation

Ορισμένες LLC επιλέγουν να φορολογούνται ως S corporation. Αυτή η επιλογή μπορεί να αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο οι ιδιοκτήτες πληρώνονται και τον τρόπο με τον οποίο φορολογούνται τα κέρδη της επιχείρησης.

Με εκλογή φορολόγησης ως S corporation, οι ιδιοκτήτες που εργάζονται στην επιχείρηση αναμένεται γενικά να λαμβάνουν εύλογη αμοιβή μέσω μισθοδοσίας. Τα υπόλοιπα κέρδη μπορούν ενδεχομένως να διανέμονται διαφορετικά από τους μισθούς, ανάλογα με τα πραγματικά περιστατικά και τους κανόνες της IRS.

Μια LLC που φορολογείται ως S corporation υποβάλλει γενικά τη Form 1120-S και εκδίδει Schedule K-1 στους ιδιοκτήτες.

Ομοσπονδιακοί φόροι για εταιρείες

Οι εταιρείες έχουν τους δικούς τους ομοσπονδιακούς φορολογικούς κανόνες. Οι δύο πιο συνηθισμένες φορολογικές κατηγορίες για εταιρείες είναι οι C corporations και οι S corporations.

C corporations

Μια C corporation είναι ξεχωριστή φορολογική οντότητα. Υποβάλλει γενικά τη Form 1120 και πληρώνει ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος επί των κερδών της.

Αυτή η δομή μπορεί να είναι χρήσιμη για την άντληση κεφαλαίων και τη δημιουργία μιας πιο τυπικής κεφαλαιακής δομής, αλλά δημιουργεί επίσης την πιθανότητα διπλής φορολόγησης. Αυτό συμβαίνει όταν η εταιρεία πληρώνει φόρο επί του εισοδήματος και οι μέτοχοι πληρώνουν ξανά φόρο επί ορισμένων διανομών.

Μια C corporation μπορεί να χρειαστεί να υποβάλει ή να διαχειριστεί:

• Form 1120
• Προκαταβολικές φορολογικές πληρωμές
• Δηλώσεις φόρων μισθοδοσίας εάν έχει εργαζόμενους
• Ενημερωτικές δηλώσεις για ανεξάρτητους συνεργάτες, όπου ισχύει

Η προθεσμία για μια εταιρική δήλωση εξαρτάται από το φορολογικό έτος και τη φορολογική κατάσταση της εταιρείας. Σε πολλές περιπτώσεις, η δήλωση λήγει την 15η ημέρα του 4ου μήνα μετά τη λήξη του φορολογικού έτους, αλλά οι επιχειρήσεις πρέπει πάντα να επιβεβαιώνουν την τρέχουσα προθεσμία για τις δικές τους συνθήκες.

S corporations

Μια S corporation είναι φορολογική επιλογή, όχι διαφορετικός νομικός τύπος οντότητας. Μια εταιρεία ή μια επιλέξιμη LLC μπορεί να επιλέξει φορολόγηση ως S corporation, εφόσον πληροί τις απαιτήσεις της IRS.

Μια S corporation συνήθως δεν πληρώνει ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος σε επίπεδο οντότητας. Αντίθετα, τα έσοδα, οι εκπτώσεις και οι πιστώσεις μεταφέρονται στους μετόχους, οι οποίοι τα δηλώνουν στις προσωπικές τους φορολογικές δηλώσεις.

Μια S corporation συνήθως υποβάλλει τη Form 1120-S και παρέχει Schedule K-1 στους μετόχους.

Οι S corporations χρησιμοποιούνται συχνά από επιχειρήσεις που θέλουν φορολόγηση μεταφοράς εισοδήματος, διατηρώντας παράλληλα εταιρική δομή. Ωστόσο, εξακολουθούν να έχουν απαιτήσεις συμμόρφωσης, όπως μισθοδοσία, τήρηση αρχείων για τους μετόχους και έγκαιρη υποβολή φορολογικών δηλώσεων.

Ο φόρος αυτοαπασχόλησης και ο φόρος μισθοδοσίας δεν είναι το ίδιο πράγμα

Πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων συγχέουν τον φόρο αυτοαπασχόλησης με τον φόρο μισθοδοσίας, αλλά είναι διαφορετικοί.

• Φόρος αυτοαπασχόλησης εφαρμόζεται γενικά σε ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που δηλώνουν καθαρά κέρδη από αυτοαπασχόληση στις προσωπικές τους φορολογικές δηλώσεις.
• Φόροι μισθοδοσίας εφαρμόζονται όταν η επιχείρηση έχει εργαζόμενους και πρέπει να παρακρατεί φόρο εισοδήματος, φόρο Κοινωνικής Ασφάλισης και φόρο Medicare από τους μισθούς.

Αν είστε ο μοναδικός ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης με διαβαθμισμένη φορολογία, μπορεί να οφείλετε φόρο αυτοαπασχόλησης επί του επιχειρηματικού σας εισοδήματος. Αν έχετε εργαζόμενους, μπορεί επίσης να χρειαστεί να εγγραφείτε για υποχρεώσεις φόρων μισθοδοσίας, να παρακρατείτε τα σωστά ποσά, να καταθέτετε τους φόρους εγκαίρως και να υποβάλλετε δηλώσεις εργοδοτικών φόρων.

Συνήθη ομοσπονδιακά έντυπα για μικρές επιχειρήσεις

Τα ακριβή έντυπα που χρειάζεστε εξαρτώνται από τη δομή, τις εκλογές και τις δραστηριότητές σας. Μερικά από τα πιο συνηθισμένα έντυπα είναι τα εξής:

• Form 1040: Προσωπική δήλωση φόρου εισοδήματος
• Schedule C: Κέρδη ή Ζημίες από Επιχείρηση
• Schedule SE: Φόρος Αυτοαπασχόλησης
• Form 1065: Δήλωση Εισοδήματος Εταιρικής Σχέσης των ΗΠΑ
• Schedule K-1: Το μερίδιο του ιδιοκτήτη από το εισόδημα, τις εκπτώσεις και τις πιστώσεις της επιχείρησης
• Form 1120: Εταιρική δήλωση φόρου εισοδήματος για C corporations
• Form 1120-S: Εταιρική δήλωση φόρου εισοδήματος για S corporation
• Form W-2: Δήλωση μισθών για εργαζόμενους
• Form 941: Τριμηνιαία ομοσπονδιακή δήλωση φόρων απασχόλησης
• Form 940: Ομοσπονδιακή δήλωση φόρου ανεργίας
• Form 1099-NEC: Πληρωμές σε ορισμένους ανεξάρτητους συνεργάτες

Δεν χρειάζεται κάθε επιχείρηση όλα τα έντυπα. Το σημαντικό είναι να αντιστοιχίσετε τις υποχρεώσεις υποβολής σας με το είδος της οντότητας και τις δραστηριότητές σας.

Τα αρχεία που πρέπει να διατηρείτε για την περίοδο υποβολής φόρων

Τα καλά αρχεία κάνουν την ομοσπονδιακή φορολογική υποβολή ταχύτερη, ακριβέστερη και λιγότερο αγχωτική. Τουλάχιστον, οι μικρές επιχειρήσεις πρέπει να διατηρούν τεκμηρίωση για:

• Ακαθάριστα έσοδα και πωλήσεις
• Κινήσεις τραπεζικού λογαριασμού της επιχείρησης
• Αποδείξεις για εκπιπτόμενα έξοδα
• Πληρωμές προς ανεξάρτητους συνεργάτες
• Αρχεία μισθοδοσίας
• Αγορές παγίων και τεκμηρίωση αποσβέσεων
• Χιλιόμετρα οχήματος και αρχεία ταξιδιών
• Υπολογισμούς για home office, εφόσον ισχύουν
• Καταστάσεις δανείων και αρχεία χρηματοδότησης

Τα καλά οργανωμένα αρχεία μπορούν επίσης να βοηθήσουν αν χρειαστεί ποτέ να απαντήσετε σε ειδοποίηση της IRS ή να στηρίξετε κάποια έκπτωση.

Συνήθεις εκπτώσεις και έξοδα που πρέπει να παρακολουθείτε

Οι εκπτώσεις που είναι διαθέσιμες στην επιχείρησή σας εξαρτώνται από το πώς και πού δραστηριοποιείστε, αλλά τα συνήθη επιχειρηματικά έξοδα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ενοίκιο και κοινόχρηστα
• Εφόδια γραφείου
• Λογισμικό και συνδρομές
• Διαφήμιση και μάρκετινγκ
• Επαγγελματικές αμοιβές
• Ασφάλιση επιχείρησης
• Ταξίδια και γεύματα, όταν επιτρέπονται
• Έξοδα οχήματος, αν χρησιμοποιείται για την επιχείρηση
• Έξοδα home office, αν πληροίτε τις προϋποθέσεις
• Εξοπλισμός και αποσβέσεις

Μια έκπτωση έχει αξία μόνο αν τεκμηριώνεται σωστά. Φυλάσσετε αποδείξεις, τραπεζικά αρχεία, τιμολόγια και καταγραφές που υποστηρίζουν το ποσό και τον επιχειρηματικό σκοπό κάθε δαπάνης.

Προκαταβλητέοι φόροι: γιατί έχουν σημασία

Πολλοί ιδιοκτήτες δεν έχουν παρακράτηση φόρου από το επιχειρηματικό εισόδημα όπως οι εργαζόμενοι. Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να απαιτούνται προκαταβλητέες φορολογικές πληρωμές κατά τη διάρκεια του έτους.

Οι προκαταβλητέοι φόροι μπορούν να σας βοηθήσουν να αποφύγετε έναν μεγάλο φορολογικό λογαριασμό και πιθανές ποινές υποπληρωμής κατά την υποβολή. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για ατομικούς επιχειρηματίες, εταίρους, μέλη LLC και μετόχους S corporation που λαμβάνουν φορολογητέο εισόδημα εκτός παρακράτησης.

Ένας συνηθισμένος πρακτικός κανόνας είναι να εξετάζετε το εισόδημά σας ανά τρίμηνο και να κάνετε πληρωμές, αν χρειάζεται. Ένας φοροτεχνικός μπορεί να σας βοηθήσει να υπολογίσετε το σωστό ποσό με βάση τα τρέχοντα κέρδη και τη φορολογική υποχρέωση του προηγούμενου έτους.

Πρακτικές συμβουλές υποβολής για ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων

Μερικές συνήθειες μπορούν να κάνουν τη φορολογική συμμόρφωση σε ομοσπονδιακό επίπεδο πολύ πιο εύκολη:

• Διαχωρίστε τα προσωπικά και επιχειρηματικά οικονομικά από την πρώτη ημέρα
• Συμφωνείτε τους λογαριασμούς κάθε μήνα
• Παρακολουθείτε έσοδα και έξοδα καθώς προκύπτουν
• Αποθηκεύετε όλα τα φορολογικά έντυπα μόλις τα λαμβάνετε
• Ορίστε υπενθυμίσεις στο ημερολόγιο για προκαταβλητέους φόρους και προθεσμίες υποβολής
• Επανεξετάζετε την ταξινόμηση της οντότητάς σας μετά από σημαντικές επιχειρηματικές αλλαγές
• Ζητήστε βοήθεια πριν μια προθεσμία γίνει επείγουσα

Αν ιδρύετε μια νέα εταιρεία, η οικοδόμηση ισχυρών συνηθειών συμμόρφωσης από νωρίς μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και να μειώσει το άγχος αργότερα.

Πότε να ζητήσετε επαγγελματική βοήθεια

Μπορεί να είστε σε θέση να χειριστείτε μόνοι σας ορισμένες φορολογικές δηλώσεις, ειδικά αν η επιχείρησή σας είναι απλή και τα αρχεία σας είναι καθαρά. Όμως η επαγγελματική βοήθεια μπορεί να είναι χρήσιμη όταν:

• Έχετε εργαζόμενους
• Δραστηριοποιείστε μέσω πολλών οντοτήτων
• Επιλέξατε φορολόγηση ως S corporation
• Δεν είστε βέβαιοι ποια έντυπα ισχύουν
• Χρειάζεστε βοήθεια με εκπτώσεις, μισθοδοσία ή προκαταβλητέους φόρους
• Θέλετε να μειώσετε τον κίνδυνο λαθών στην υποβολή

Ένας φοροτεχνικός μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε τις τρέχουσες ομοσπονδιακές απαιτήσεις και να δημιουργήσετε μια διαδικασία υποβολής που ταιριάζει στην επιχείρησή σας.

Τελικές σκέψεις

Οι ομοσπονδιακοί φόροι για μικρές επιχειρήσεις γίνονται πιο εύκολα διαχειρίσιμοι όταν κατανοείτε τα βασικά: το είδος της οντότητάς σας, τα έντυπα υποβολής, τις προθεσμίες πληρωμής και τις ευθύνες τήρησης αρχείων. Είτε δραστηριοποιείστε ως ατομικός επιχειρηματίας, LLC ή εταιρεία, η οργάνωση καθ' όλη τη διάρκεια του έτους είναι ο καλύτερος τρόπος για να παραμένετε συμμορφωμένοι και να αποφεύγετε εκπλήξεις.

Αν ξεκινάτε μια επιχείρηση ή τυποποιείτε μια ήδη υπάρχουσα, οι σαφείς αποφάσεις ίδρυσης και συμμόρφωσης μπορούν να κάνουν την περίοδο των φόρων πολύ πιο ομαλή. Με τη σωστή δομή και τα σωστά αρχεία, μπορείτε να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στο άγχος για τα έντυπα και περισσότερο χρόνο στην ανάπτυξη της επιχείρησης.