Σχεδιασμός εναλλακτικών λύσεων για trade show για startups: Πώς να είστε έτοιμοι για το απρόβλεπτο

Τα trade shows μπορούν να αποτελέσουν ισχυρές ευκαιρίες ανάπτυξης για startups και μικρές επιχειρήσεις. Φέρνουν το brand σας μπροστά σε κατάλληλους υποψήφιους πελάτες, δημιουργούν προσωπικές πωλησιακές συζητήσεις και βοηθούν να χτίσετε γρήγορα αξιοπιστία. Όμως, συμπυκνώνουν επίσης μεγάλο ρίσκο σε ένα σύντομο χρονικό διάστημα. Μια καθυστερημένη αποστολή, ένα άρρωστο μέλος της ομάδας, μια καταιγίδα ή μια διακοπή ρεύματος μπορούν να αναιρέσουν εβδομάδες προετοιμασίας αν δεν είστε έτοιμοι.

Γι’ αυτό έχει σημασία ο σχεδιασμός εναλλακτικών λύσεων. Μια καλή στρατηγική για trade show δεν αφορά μόνο τον σχεδιασμό του περιπτέρου ή τη ζωντανή επίδειξη του προϊόντος. Αφορά επίσης τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας αντιδρά όταν συμβεί το απρόβλεπτο. Οι επιχειρήσεις που προετοιμάζονται εκ των προτέρων είναι πιο πιθανό να παραμείνουν ψύχραιμες, να προστατεύσουν τον προϋπολογισμό τους και να συνεχίσουν να εξυπηρετούν τους υποψήφιους πελάτες ακόμη κι όταν κάτι πάει στραβά.

Για νέους ιδρυτές, ειδικά για όσους χτίζουν μια LLC ή άλλη επιχείρηση στα πρώτα της βήματα, αυτού του είδους η προετοιμασία είναι απαραίτητη. Στο trade show, δεν εκπροσωπείτε απλώς ένα προϊόν. Εκπροσωπείτε και την επιχειρησιακή πειθαρχία της εταιρείας σας.

Γιατί έχει σημασία ο σχεδιασμός εναλλακτικών λύσεων για trade show

Τα trade shows είναι ακριβά. Αν συνυπολογίσετε ταξίδια, διαμονή, χώρο περιπτέρου, υλικό μάρκετινγκ, στελέχωση και μεταφορικά, ακόμη και μια μέτρια εκδήλωση μπορεί να γίνει σημαντική επένδυση. Όταν ένα έκτακτο περιστατικό διακόπτει το σχέδιο, το κόστος σπάνια περιορίζεται στο άμεσο πρόβλημα. Μπορεί επίσης να χάσετε leads, να βλάψετε τη φήμη σας ή να σπαταλήσετε απόθεμα που χρειάστηκε εβδομάδες για να παραχθεί.

Ένα contingency plan σας βοηθά να κάνετε τρία πράγματα:

• Να μειώσετε την πιθανότητα διακοπής.
• Να αντιδράσετε γρήγορα όταν προκύψουν προβλήματα.
• Να προστατεύσετε την ικανότητά σας να δημιουργείτε leads και να κλείνετε πωλήσεις.

Στην πράξη, αυτό σημαίνει να προετοιμαστείτε για προβλήματα με ανθρώπους, χώρους και εξοπλισμό πριν ξεκινήσει η εκδήλωση.

Χτίστε το σχέδιό σας γύρω από ανθρώπους, χώρους και πράγματα

Ένας απλός τρόπος να οργανώσετε την προετοιμασία σας είναι να τη χωρίσετε σε τρεις κατηγορίες: ανθρώπους, χώρους και πράγματα. Έτσι η προετοιμασία παραμένει πρακτική και εύκολη στην ανασκόπηση με την ομάδα σας.

1. Άνθρωποι: βεβαιωθείτε ότι το προσωπικό σας μπορεί να προσαρμοστεί

Το προσωπικό του περιπτέρου σας μπορεί να καθορίσει την επιτυχία ή την αποτυχία της εκδήλωσης. Ακόμη και η καλύτερη προβολή δεν θα βοηθήσει αν κανείς δεν γνωρίζει το προϊόν, το pitch πωλήσεων ή το εναλλακτικό σχέδιο.

Ξεκινήστε με εκπαίδευση. Όλοι όσοι έχουν ανατεθεί στο περίπτερο πρέπει να κατανοούν τα βασικά της προσφοράς σας, το ιδανικό κοινό-στόχο, τις τιμές σας και τη διαδικασία καταγραφής leads. Αν είναι δυνατόν, εκπαιδεύστε διασταυρωμένα την ομάδα ώστε ένα άτομο να μπορεί να αναλάβει τον ρόλο ενός άλλου όταν χρειάζεται.

Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε εργαζόμενος πρέπει να είναι ειδικός σε όλα. Σημαίνει ότι το άτομο που κάνει τις παρουσιάσεις του προϊόντος πρέπει να μπορεί να απαντήσει σε βασικές ερωτήσεις πωλήσεων και ότι το άτομο που επικεντρώνεται στο κλείσιμο συμφωνιών πρέπει να ξέρει πού θα βρει τεχνική ή επιχειρησιακή υποστήριξη.

Καθορίστε επίσης σαφή εξουσία λήψης αποφάσεων. Επιλέξτε ένα άτομο ως υπεύθυνο στον χώρο. Αν προκύψει πρόβλημα, η ομάδα πρέπει να ξέρει ακριβώς ποιος μπορεί να αποφασίσει για δαπάνες, πρόγραμμα, επικοινωνία ή επείγουσες αλλαγές.

Πρέπει επίσης να προετοιμαστείτε για διαταραχές στο προσωπικό. Ασθένεια, καθυστερήσεις ταξιδιού και κόπωση είναι συνηθισμένα σε εκδηλώσεις πολλών ημερών. Προβλέψτε εφεδρική κάλυψη, ώστε μια απουσία να μην αφήσει το περίπτερο υποστελεχωμένο.

2. Χώροι: γνωρίστε τον χώρο της εκδήλωσης και τη γύρω περιοχή

Μην υποθέτετε ότι ο χώρος του trade show θα λύσει κάθε πρόβλημα για εσάς. Ερευνήστε τον χώρο εκ των προτέρων και ετοιμάστε ένα πρακτικό φύλλο αναφοράς για την ομάδα.

Συμπεριλάβετε λεπτομέρειες όπως:

• Το πλησιέστερο νοσοκομείο ή κέντρο επείγουσας φροντίδας.
• Φαρμακεία κοντά.
• Υπηρεσίες εκτύπωσης και φωτοτυπίας.
• Κέντρα αποστολών.
• Σούπερ μάρκετ και εστιατόρια.
• Επιλογές μεταφοράς από και προς το αεροδρόμιο.
• Την ασφάλεια του χώρου και τις εξόδους κινδύνου.

Αυτές οι πληροφορίες γίνονται πολύτιμες αν χρειαστείτε είδη έκτακτης ανάγκης, υλικά αντικατάστασης ή γρήγορη πρόσβαση σε ιατρική βοήθεια. Σας εξοικονομούν επίσης χρόνο αν πρέπει να στείλετε κάποιον για μια τελευταία στιγμή επιδιόρθωση ενώ το περίπτερο παραμένει ανοιχτό.

Ο σχεδιασμός για τον καιρό ανήκει επίσης εδώ. Αν η εκδήλωση γίνεται σε περιοχή επιρρεπή σε καταιγίδες, πλημμύρες, καύσωνα ή χιόνι, παρακολουθείτε τις προβλέψεις πριν από την αναχώρηση και κατά τη διάρκεια του show. Ενσωματώστε ευελιξία στα ταξιδιωτικά σχέδια ώστε μια καθυστέρηση να μη διαλύσει ολόκληρο το πρόγραμμα.

3. Πράγματα: δημιουργήστε εφεδρικά συστήματα για υλικά και εξοπλισμό

Οι πιο εκνευριστικές αποτυχίες σε trade show είναι συχνά οι πιο απλές. Ένα κουτί με φυλλάδια χάνεται κατά τη μεταφορά. Ένα banner καταστρέφεται. Ένας φορτιστής laptop εξαφανίζεται. Το ζητούμενο δεν είναι να αποτρέψετε κάθε πιθανό λάθος. Το ζητούμενο είναι να προετοιμαστείτε για την αποκατάσταση.

Φτιάξτε μια λίστα εφεδρειών για τα φυσικά και ψηφιακά στοιχεία που χρειάζεστε. Τουλάχιστον, αυτή θα πρέπει να καλύπτει:

• Τυπωμένα φυλλάδια και επαγγελματικές κάρτες.
• Σήμανση περιπτέρου και banners.
• Δείγματα προϊόντων.
• Πολύπριζα και φορτιστές.
• Αρχεία παρουσιάσεων.
• Φόρμες καταγραφής leads ή πρόσβαση στο CRM.
• Στοιχεία επικοινωνίας προμηθευτών και μεταφορέων.

Κρατάτε πάντα ψηφιακά αντίγραφα των υλικών σας σε έναν κοινόχρηστο φάκελο στον οποίο μπορούν να έχουν πρόσβαση τουλάχιστον δύο μέλη της ομάδας. Αν είναι δυνατόν, αποθηκεύστε τα decks παρουσιάσεων, τα product sheets και τα λογότυπα σε πολλαπλές μορφές, ώστε ένα τοπικό τυπογραφείο να μπορεί να τα αναπαράγει γρήγορα.

Αν το περίπτερό σας εξαρτάται από την τεχνολογία, δοκιμάστε τα πάντα πριν φύγετε. Φέρτε εφεδρικά καλώδια, power banks, καλώδια επέκτασης και ένα backup laptop αν η παρουσίαση είναι κρίσιμη. Ο στόχος είναι να αποφύγετε ένα μοναδικό σημείο αστοχίας.

Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο ACT σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης

Η προετοιμασία είναι μόνο το μισό της δουλειάς. Όταν συμβεί μια διαταραχή, η ομάδα σας χρειάζεται ένα απλό πλαίσιο αντίδρασης. Μια χρήσιμη προσέγγιση είναι το ACT:

A: Assess

Κάντε παύση πριν αντιδράσετε. Εντοπίστε το πραγματικό πρόβλημα, την έκταση της επίδρασης και τον πιο επείγοντα κίνδυνο. Μια ψύχραιμη αξιολόγηση αποτρέπει την άσκοπη προσπάθεια και δεν αφήνει ένα μικρό ζήτημα να γίνει μεγάλο.

Ρωτήστε:

• Τι συνέβη;
• Τι επηρεάζεται αυτή τη στιγμή;
• Τι μπορεί να περιμένει;
• Ποιες αποφάσεις χρειάζονται άμεσα;

C: Coordinate

Μόλις το πρόβλημα γίνει ξεκάθαρο, βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν το σχέδιο. Ενημερώστε κάθε μέλος της ομάδας για τον ρόλο που πρέπει να αναλάβει, ποιος χειρίζεται την επικοινωνία με τον χώρο ή τους προμηθευτές και πώς θα παραμείνει στελεχωμένο το περίπτερο.

Ο συντονισμός είναι σημαντικός επειδή τα προβλήματα στα trade shows συχνά δημιουργούν σύγχυση. Αν δύο άνθρωποι λύσουν το ίδιο ζήτημα με δύο διαφορετικούς τρόπους, χάνετε χρόνο και αυξάνετε την πιθανότητα λαθών. Μια σαφής αλυσίδα επικοινωνίας το αποφεύγει αυτό.

T: Take action

Αφού οριστεί το σχέδιο, κινηθείτε γρήγορα. Χρησιμοποιήστε πρώτα τη απλούστερη λύση που λειτουργεί. Αν μια αποστολή καθυστερεί, εκτυπώστε αντικαταστάσεις τοπικά. Αν ένα μέλος της ομάδας αρρωστήσει, ανακατανείμετε τις αρμοδιότητες στο πάτωμα της έκθεσης και εστιάστε στο να παραμείνει ανοιχτό το περίπτερο.

Η καλύτερη αντίδραση σε μια έκτακτη ανάγκη δεν είναι πάντα η πιο κομψή. Είναι αυτή που διατηρεί τη δυναμική και κρατά την επιχείρηση μπροστά στους υποψήφιους πελάτες.

Συνηθισμένα προβλήματα σε trade show και πώς να τα χειριστείτε

Ορισμένες διαταραχές εμφανίζονται επανειλημμένα σε διάφορες εκδηλώσεις. Ο προγραμματισμός για αυτές εκ των προτέρων θα μειώσει το άγχος και θα βελτιώσει τις πιθανότητες αποκατάστασης.

Καθυστερημένες ή χαμένες αποστολές

Στείλτε τα υλικά του περιπτέρου νωρίς και χρησιμοποιήστε παρακολούθηση σε κάθε δέμα. Επιβεβαιώστε τη διεύθυνση παράδοσης, το όνομα παραλήπτη και την ημερομηνία της εκδήλωσης. Αν τα αντικείμενα δεν φτάσουν, να έχετε έτοιμο ένα τοπικό τυπογραφείο και ένα ψηφιακό αντίγραφο ώστε να αναδημιουργήσετε γρήγορα τα σημαντικότερα υλικά.

Ασθένεια ή ελλείψεις προσωπικού

Ζητήστε από τα μέλη της ομάδας να μοιράζονται βασικές πληροφορίες πριν από την εκδήλωση. Κανένας εργαζόμενος δεν πρέπει να κρατά μόνος του όλη τη γνώση για το περίπτερο. Ένα γραπτό run-of-show, ένα FAQ sheet και μια διαδικασία παράδοσης leads διευκολύνουν πολύ την κάλυψη μιας απουσίας της τελευταίας στιγμής.

Προβλήματα ρεύματος ή internet

Μην υποθέτετε ότι η υποδομή του χώρου θα λειτουργεί πάντα άψογα. Φέρτε offline αντίγραφα των παρουσιάσεων, ένα mobile hotspot αν επιτρέπεται και αναλογικές εναλλακτικές, όπως χάρτινες φόρμες εγγραφής, σε περίπτωση που η εφαρμογή καταγραφής leads παρουσιάσει πρόβλημα.

Διαταραχές λόγω καιρού

Για καιρικά φαινόμενα σε περιφερειακό επίπεδο, ενσωματώστε χρόνο στο ταξιδιωτικό σας πρόγραμμα και κρατήστε την ομάδα ενημερωμένη. Αν υπάρχει κίνδυνος καθυστερήσεων, ξέρετε ποια μέλη μπορούν να φτάσουν νωρίτερα ή να υποστηρίξουν απομακρυσμένα την προετοιμασία πριν από την εκδήλωση.

Βλάβες προϊόντος ή demo

Αν η επίδειξη του προϊόντος σας βασίζεται σε λογισμικό, δοκιμάστε ολόκληρη τη ρύθμιση αρκετές φορές πριν από την εκδήλωση. Αν το demo αποτύχει επί τόπου, να είστε έτοιμοι με screenshots, μια προηχογραφημένη παρουσίαση ή μια εκτυπωμένη εξήγηση του οφέλους για τον πελάτη.

Προϋπολογισμός για το απρόβλεπτο

Πολλές επιχειρήσεις προγραμματίζουν για το ίδιο το show αλλά ξεχνούν να προβλέψουν κόστος αποκατάστασης. Αυτό είναι λάθος. Οι έκτακτες ανάγκες είναι πιο εύκολες να απορροφηθούν όταν έχετε κρατήσει ένα μικρό contingency fund.

Ο προϋπολογισμός σας για το trade show θα πρέπει να περιλαμβάνει χώρο για:

• Επείγουσα εκτύπωση.
• Αντικατάσταση μεταφορών.
• Τοπικές μετακινήσεις.
• Έκτακτη διαμονή.
• Εφεδρική τεχνολογία.
• Μη προγραμματισμένες χρεώσεις προμηθευτών.

Ακόμη και ένα μικρό αποθεματικό μπορεί να σας προστατεύσει από κακές αποφάσεις υπό πίεση. Αν χρειαστεί να πληρώσετε παραπάνω για αντικατάσταση αυθημερόν, θα πρέπει να μπορείτε να το κάνετε χωρίς να εκτροχιαστεί το υπόλοιπο της εκδήλωσης.

Ελέγξτε το σχέδιο πριν φύγετε

Η καλύτερη στιγμή για να διορθώσετε ένα πρόβλημα στο trade show είναι πριν φτάσετε εκεί. Ένας τελικός προέλεγχος πριν από την εκδήλωση θα πρέπει να καλύπτει:

• Ρόλους της ομάδας και στοιχεία επικοινωνίας.
• Διεύθυνση του χώρου και πόρους έκτακτης ανάγκης.
• Εφεδρικά αρχεία και εξοπλισμό.
• Αριθμούς παρακολούθησης αποστολών.
• Διαδικασία καταγραφής leads.
• Εξουσιοδότηση έγκρισης για επείγουσες αποφάσεις.

Χρησιμοποιήστε μια σύντομη συνάντηση ομάδας για να περάσετε τα πιο πιθανά σενάρια διαταραχής. Όσο περισσότερο εξασκείται η ομάδα στην αντίδραση, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να «παγώσει» όταν συμβεί κάτι πραγματικά.

Αντιμετωπίστε την ετοιμότητα για trade show ως μέρος της επιχειρησιακής ετοιμότητας

Ο σχεδιασμός εναλλακτικών λύσεων για trade show είναι στην πραγματικότητα μια ευρύτερη επιχειρησιακή δεξιότητα. Αντανακλά τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία σας διαχειρίζεται την πίεση, επικοινωνεί εσωτερικά και προστατεύει τα έσοδα όταν αλλάζουν οι συνθήκες.

Για startups και μικρές επιχειρήσεις, αυτή η πειθαρχία ξεκινά πολύ πριν από την εκδήλωση. Ένα σταθερό θεμέλιο στη σύσταση της εταιρείας, οργανωμένα αρχεία και σαφείς επιχειρησιακές διαδικασίες κάνουν πιο εύκολη την ευελιξία αργότερα. Αν ακόμη χτίζετε την επιχείρησή σας, το Zenind μπορεί να βοηθήσει με σύσταση LLC, υπηρεσία registered agent και συνεχή υποστήριξη συμμόρφωσης, ώστε να επικεντρωθείτε περισσότερο στην ανάπτυξη και λιγότερο στον διοικητικό κίνδυνο.

Όταν η ομάδα σας είναι προετοιμασμένη, τα απρόβλεπτα προβλήματα γίνονται διαχειρίσιμα. Αυτό δεν βελτιώνει μόνο την απόδοσή σας στο trade show. Ενισχύει και την ίδια την επιχείρηση που το στηρίζει.

Τελικές σκέψεις

Τα απρόβλεπτα προβλήματα είναι μέρος κάθε trade show. Οι επιχειρήσεις που αποδίδουν καλύτερα δεν είναι εκείνες που αποφεύγουν κάθε πρόβλημα. Είναι εκείνες που προετοιμάζονται γι’ αυτά.

Εκπαιδεύοντας τους ανθρώπους σας, ερευνώντας τον χώρο, χτίζοντας εφεδρικά συστήματα και χρησιμοποιώντας ένα σαφές πλαίσιο αντίδρασης, μπορείτε να προστατεύσετε την επένδυσή σας και να κρατήσετε την εκδήλωσή σας σε κίνηση. Αυτό το είδος σχεδιασμού βοηθά την ομάδα σας να παραμένει επαγγελματική υπό πίεση και δίνει στην εταιρεία σας περισσότερες πιθανότητες να μετατρέψει ένα πολυσύχναστο εκθεσιακό πάτωμα σε πραγματικά επιχειρηματικά αποτελέσματα.