Cómo crear un balance general pro forma para tu plan de negocio

Un balance general pro forma es una de las herramientas de planificación financiera más útiles para una empresa nueva o en crecimiento. Ofrece una instantánea con visión de futuro de lo que tu empresa podría poseer, deber, y conservar como patrimonio en un momento futuro.

Si estás lanzando una LLC, preparando un plan de negocio para inversores o proyectando la salud financiera de una nueva iniciativa, un balance general pro forma te ayuda a convertir hipótesis en una visión financiera estructurada. Es especialmente valioso cuando se combina con una cuenta de resultados pro forma y un estado de flujos de efectivo pro forma.

Para los emprendedores que atraviesan el proceso de constitución de la empresa, las proyecciones financieras también respaldan decisiones más inteligentes sobre financiación, contratación, inventario, equipos y deuda. Zenind ayuda a los fundadores a establecer la base legal de una empresa, y un balance general pro forma bien elaborado ayuda a respaldar la parte financiera de ese mismo recorrido.

¿Qué es un balance general pro forma?

Un balance general pro forma es un balance proyectado preparado para una fecha futura. A diferencia de un balance histórico, que informa resultados reales, una versión pro forma estima los activos, pasivos y patrimonio futuros en función de hipótesis sobre ventas, gastos, inversiones, endeudamiento y cambios en los activos.

El objetivo no es predecir el futuro con una precisión perfecta. El objetivo es crear un marco realista para la planificación.

Un balance general pro forma sólido puede ayudarte a:

• Estimar cuánto efectivo podría necesitar tu empresa
• Entender si es probable que el capital circulante sea suficiente
• Proyectar los niveles de deuda y las necesidades de amortización
• Evaluar si los activos están creciendo más rápido que los pasivos
• Identificar posibles brechas de financiación antes de que se vuelvan urgentes
• Presentar un plan de negocio más creíble a prestamistas, socios o inversores

Por qué importa un balance general pro forma

Para una startup, el balance puede revelar si la empresa se apoya en una base financiera estable. Para una compañía ya consolidada, puede mostrar si los planes de crecimiento son sostenibles.

Un balance general pro forma resulta útil cuando estás:

• Creando una nueva empresa
• Solicitando un préstamo o una línea de crédito
• Buscando inversores externos
• Planificando compras importantes
• Proyectando necesidades estacionales de efectivo
• Evaluando si contratar empleados o ampliar inventario
• Comparando distintos escenarios de crecimiento

También puede utilizarse para evaluar el apalancamiento. Por ejemplo, si la deuda proyectada aumenta demasiado rápido en relación con el patrimonio, un prestamista puede considerar que la empresa presenta un mayor riesgo. Si el efectivo y las cuentas por cobrar son demasiado bajos en comparación con las obligaciones próximas, la empresa puede enfrentarse a un problema de liquidez.

La fórmula básica del balance general

Todo balance general sigue la misma estructura:

Activos = Pasivos + Patrimonio

Esa ecuación siempre debe cuadrar.

• Activos son lo que la empresa posee o controla
• Pasivos son lo que la empresa debe
• Patrimonio es la participación residual de los propietarios después de pagar los pasivos

Un balance general pro forma utiliza la misma fórmula, pero con cifras proyectadas en lugar de registradas.

Componentes principales de un balance general pro forma

Antes de elaborar el estado, conviene entender las categorías que aparecen en él.

Activos corrientes

Los activos corrientes son los que se espera usar o convertir en efectivo en el plazo de un año. Algunos ejemplos habituales son:

• Efectivo
• Cuentas por cobrar
• Inventario
• Gastos pagados por anticipado
• Inversiones a corto plazo

Activos no corrientes

Los activos no corrientes son recursos que la empresa espera utilizar durante un periodo más largo. Algunos ejemplos habituales son:

• Equipos
• Vehículos
• Edificios
• Terrenos
• Activos intangibles
• Inversiones en software o tecnología

Pasivos corrientes

Los pasivos corrientes son obligaciones exigibles en un plazo inferior a un año. Algunos ejemplos habituales son:

• Cuentas por pagar
• Nóminas devengadas
• Impuestos sobre ventas por pagar
• Préstamos a corto plazo
• Parte corriente de la deuda a largo plazo

Pasivos no corrientes

Los pasivos no corrientes son obligaciones exigibles después de un año. Algunos ejemplos habituales son:

• Préstamos a plazo
• Hipotecas
• Efectos por pagar
• Pasivos por arrendamientos

Patrimonio

El patrimonio representa la participación de los propietarios en la empresa. Puede incluir:

• Acciones ordinarias o participación societaria
• Capital adicional aportado
• Beneficios retenidos
• Aportaciones de los propietarios
• Distribuciones o retiradas

Cómo crear un balance general pro forma paso a paso

1. Elige la fecha de proyección

Empieza por decidir la fecha futura del balance. Las opciones habituales incluyen:

• El cierre del mes
• El cierre del trimestre
• El final del primer año
• Una fecha vinculada a un hito de financiación o inversión

Para un plan de negocio de una startup, una proyección de fin de año suele ser la más útil. Para la planificación de tesorería, un balance mensual o trimestral puede ser más informativo.

2. Parte de tu balance real más reciente

Si tu empresa ya existe, empieza con el último balance histórico. Eso te da el punto de partida para efectivo, cuentas por cobrar, deuda y patrimonio.

Si estás lanzando un negocio nuevo, parte de tus hipótesis iniciales:

• Efectivo inicial aportado por el propietario
• Equipos adquiridos en la constitución
• Préstamos iniciales
• Depósitos de oficina o alquiler
• Inventario inicial
• Gastos de constitución y operativos pagados por adelantado

3. Calcula el efectivo futuro

El efectivo suele ser la partida más importante de un balance general pro forma. Para estimar el efectivo futuro, considera:

• Efectivo inicial
• Beneficio o pérdida operativa esperada
• Aportaciones de los propietarios
• Fondos obtenidos mediante deuda
• Inversiones de capital
• Reembolsos de deuda
• Impuestos pagados
• Dividendos o distribuciones

El efectivo debe reflejar el efecto acumulado de tu cuenta de resultados proyectada y de tus hipótesis sobre flujos de efectivo.

4. Proyecta las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar representan el dinero que los clientes deben a tu empresa.

Para estimarlas, revisa:

• Cuánto esperas vender
• Qué parte de las ventas será a crédito
• Con qué rapidez pagan los clientes

Por ejemplo, si tu empresa suele cobrar a 30 días, las cuentas por cobrar al final del mes pueden acercarse a un mes de ventas a crédito.

5. Estima el inventario y los suministros

Si tu empresa mantiene inventario, calcula cuánto stock habrá disponible en la fecha de proyección. Tu previsión debe reflejar:

• Volumen de ventas
• Calendario de reposición
• Demanda estacional
• Plazos de la cadena de suministro
• Niveles objetivo de inventario

Las empresas de servicios pueden tener poco o ningún inventario, pero aun así pueden mantener suministros o consumibles.

6. Proyecta los activos no corrientes

Los activos no corrientes deben reflejar las compras, enajenaciones y la depreciación.

Pregúntate:

• ¿Comprarás equipos?
• ¿Se venderán o retirarán algunos vehículos?
• ¿Se añadirán edificios o mejoras?
• ¿Qué método de depreciación utilizarás?

Un enfoque sencillo es partir del coste original del activo y restar la depreciación acumulada.

7. Proyecta las cuentas por pagar y otros pasivos corrientes

Las cuentas por pagar son importes que la empresa debe a proveedores o suministradores.

Estímalas teniendo en cuenta:

• El momento de las compras
• Las condiciones de pago a proveedores
• Los gastos operativos mensuales que sigan pendientes al cierre del periodo

Incluye también otras obligaciones a corto plazo como impuestos sobre nóminas, salarios devengados y la parte de la deuda que vence en los próximos 12 meses.

8. Estima la deuda a largo plazo

Para préstamos e hipotecas, separa el importe que vence dentro de un año del saldo a más largo plazo.

La parte corriente debe ir en los pasivos corrientes. El resto se mantiene en los pasivos no corrientes.

Esta distinción es importante porque muestra con mayor claridad la presión de liquidez a corto plazo.

9. Determina el patrimonio

El patrimonio cambia en función de:

• Aportaciones de propietarios o inversores
• Beneficio neto o pérdida neta
• Distribuciones o retiradas
• Emisión de acciones o cambios en la participación de los socios

Para una empresa nueva, el patrimonio suele comenzar con el capital aportado en la constitución. Con el tiempo, los beneficios retenidos se acumulan a partir de operaciones rentables.

10. Comprueba que el balance cuadre

Después de estimar cada partida, verifica que:

Activos = Pasivos + Patrimonio

Si el estado no cuadra, hay que revisar una o más hipótesis.

Ejemplo sencillo de balance general pro forma

A continuación se muestra un ejemplo simplificado para una pequeña empresa de servicios.

Este ejemplo cuadra porque el total de activos es igual al total de pasivos más patrimonio.

Qué hace fiable un balance general pro forma

Una buena proyección se construye sobre hipótesis razonables, no sobre suposiciones improvisadas.

Usa hipótesis coherentes con:

• Tu previsión de ventas
• Tus condiciones de cobro y pago
• Tu plan de contratación
• Tu estrategia de financiación
• Tu plan de gasto de capital
• Tus obligaciones fiscales

Cuanto más realistas sean las hipótesis, más útil será el balance.

Errores comunes que debes evitar

Sobreestimar los ingresos

Si tu previsión de ingresos es demasiado optimista, el efectivo, las cuentas por cobrar y los beneficios retenidos pueden resultar engañosos.

Ignorar el calendario

Una empresa puede ser rentable sobre el papel y aun así quedarse sin efectivo si los clientes pagan despacio o los gastos llegan antes.

Olvidar el servicio de la deuda

Los pagos de principal del préstamo afectan al efectivo y al balance. No los omitas.

Clasificar mal los pasivos

La parte corriente de la deuda a largo plazo no debe mezclarse con las obligaciones a largo plazo.

Pasar por alto los costes iniciales

Los gastos de constitución, depósitos, licencias e inventario inicial pueden afectar de forma importante al balance del primer año.

No tener en cuenta la depreciación

Los equipos y vehículos pierden valor con el tiempo. Si se ignora la depreciación, los activos pueden quedar sobrevalorados.

Cómo se relacionan entre sí los estados financieros pro forma

Un balance general no debe elaborarse de forma aislada.

Funciona mejor junto con:

• Cuenta de resultados pro forma: proyecta beneficios y pérdidas
• Estado de flujos de efectivo pro forma: registra cómo entra y sale el efectivo
• Plan de capitalización: muestra cómo se estructura la propiedad y la financiación

En conjunto, estos estados ofrecen una visión financiera completa para prestamistas, inversores y fundadores.

Cómo usar un balance general pro forma en un plan de negocio

Cuando incluyes un balance general pro forma en un plan de negocio, tu propuesta gana credibilidad.

Demuestra que has pensado en:

• Cuánto capital necesita la empresa
• Cuándo puede producirse presión de caja
• Cómo se amortizará la deuda
• Si la empresa puede soportar el crecimiento
• Cómo podría valorarla un tercero

Ese nivel de planificación puede ser especialmente útil cuando estás organizando una nueva sociedad o LLC y necesitas documentación para banca, financiación o planificación interna.

Una plantilla práctica para crear el tuyo

Puedes elaborar tu propio balance general pro forma con una hoja de cálculo que incluya estas partidas:

Activos

• Efectivo
• Cuentas por cobrar
• Inventario
• Gastos pagados por anticipado
• Equipos
• Mobiliario y enseres
• Vehículos
• Activos intangibles
• Depreciación acumulada

Pasivos

• Cuentas por pagar
• Gastos devengados
• Pasivos por nóminas
• Deuda a corto plazo
• Parte corriente de la deuda a largo plazo
• Deuda a largo plazo

Patrimonio

• Aportaciones del propietario
• Acciones ordinarias o capital social de los socios
• Capital adicional aportado
• Beneficios retenidos
• Distribuciones

Siempre que las categorías sean claras y las cuentas cuadren, el formato puede adaptarse a tu negocio.

Cuándo actualizar tu balance general pro forma

Una previsión debe revisarse con regularidad. Actualízala cuando:

• Atraigas nuevo capital
• Asumas deuda
• Compres equipos importantes
• Contrates empleados
• Las ventas se sitúen muy por encima o por debajo de lo previsto
• Cambien tus condiciones de pago
• Lances un nuevo producto o una nueva ubicación

Las actualizaciones periódicas ayudan a convertir el balance en una herramienta de gestión y no en un ejercicio puntual.

Reflexión final

Un balance general pro forma te ayuda a ver dónde puede situarse tu empresa en el futuro. Aporta disciplina a las previsiones, pone de manifiesto las necesidades de financiación y te ofrece una visión más clara de la liquidez y el apalancamiento.

Para los fundadores que crean un negocio nuevo en Estados Unidos, es uno de los documentos más importantes dentro de un plan de negocio sólido. Si lo combinas con una constitución legal cuidadosa, un registro ordenado y unas hipótesis financieras realistas, tendrás una base más sólida para crecer.

Tanto si estás creando una LLC, constituyendo una sociedad o preparándote para expandirte, un balance general pro forma bien construido puede ayudarte a tomar mejores decisiones y a presentar tu empresa de forma más profesional.