Hoe maak je een pro forma balans op voor je businessplan

Een pro forma balans is een van de handigste financiële planningsinstrumenten voor een nieuw of groeiend bedrijf. Het geeft je een vooruitblik op wat je onderneming op een toekomstig moment mogelijk bezit, verschuldigd is en aan eigen vermogen overhoudt.

Als je een LLC lanceert, een businessplan voorbereidt voor investeerders of de financiële gezondheid van een nieuwe onderneming wilt voorspellen, helpt een pro forma balans je om aannames om te zetten in een gestructureerd financieel overzicht. Het is vooral waardevol in combinatie met een pro forma resultatenrekening en een pro forma kasstroomoverzicht.

Voor ondernemers die door het oprichtingsproces van een bedrijf gaan, ondersteunen financiële prognoses ook slimmere beslissingen over financiering, personeel, voorraad, apparatuur en schulden. Zenind helpt oprichters bij het leggen van de juridische basis voor een bedrijf, en een goed opgebouwde pro forma balans ondersteunt de financiële kant van diezelfde reis.

Wat is een pro forma balans?

Een pro forma balans is een geprognosticeerde balans die voor een toekomstige datum wordt opgesteld. In tegenstelling tot een historische balans, die werkelijke resultaten weergeeft, schat een pro forma versie toekomstige activa, passiva en eigen vermogen op basis van aannames over omzet, kosten, investeringen, leningen en veranderingen in activa.

Het doel is niet om de toekomst perfect nauwkeurig te voorspellen. Het doel is om een realistisch kader voor planning te creëren.

Een sterke pro forma balans kan je helpen om:

• In te schatten hoeveel contanten je bedrijf mogelijk nodig heeft
• Te begrijpen of het werkkapitaal waarschijnlijk voldoende is
• Schuldenniveaus en aflossingsbehoeften te voorspellen
• Te beoordelen of activa sneller groeien dan passiva
• Mogelijke financieringsgaten te identificeren voordat ze urgent worden
• Een geloofwaardiger businessplan te presenteren aan kredietverstrekkers, partners of investeerders

Waarom een pro forma balans belangrijk is

Voor een startup kan de balans laten zien of het bedrijf op een stabiele financiële basis is gebouwd. Voor een gevestigde onderneming kan het aantonen of groeiplannen duurzaam zijn.

Een pro forma balans is nuttig wanneer je:

• Een nieuw bedrijf start
• Een lening of kredietlijn aanvraagt
• Externe investeerders zoekt
• Grote aankopen plant
• Seizoensgebonden kasbehoeften voorspelt
• Beoordeelt of je medewerkers moet aannemen of de voorraad moet uitbreiden
• Verschillende groeiscenario's vergelijkt

Het kan ook worden gebruikt om leverage te beoordelen. Als de geprognosticeerde schulden bijvoorbeeld te snel stijgen in verhouding tot het eigen vermogen, kan een kredietverstrekker het bedrijf als risicovoller zien. Als contanten en debiteuren te laag zijn ten opzichte van komende verplichtingen, kan het bedrijf een liquiditeitsprobleem krijgen.

De basisbalansformule

Elke balans volgt dezelfde structuur:

Activa = Passiva + Eigen vermogen

Die vergelijking moet altijd in balans zijn.

• Activa zijn wat het bedrijf bezit of beheert
• Passiva zijn wat het bedrijf verschuldigd is
• Eigen vermogen is het resterende belang van de eigenaren nadat de schulden zijn betaald

Een pro forma balans gebruikt dezelfde formule, maar de bedragen zijn geprojecteerd in plaats van geregistreerd.

Belangrijkste onderdelen van een pro forma balans

Voordat je de balans opstelt, is het handig om de categorieën te begrijpen die erop voorkomen.

Vlottende activa

Vlottende activa zijn naar verwachting binnen een jaar in geld om te zetten of te gebruiken. Veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• Contanten
• Handelsdebiteuren
• Voorraad
• Vooruitbetaalde kosten
• Kortetermijninvesteringen

Vaste activa

Vaste activa zijn middelen die het bedrijf over een langere periode verwacht te gebruiken. Veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• Apparatuur
• Voertuigen
• Gebouwen
• Grond
• Immateriële activa
• Software- of technologie-investeringen

Kortlopende passiva

Kortlopende passiva zijn verplichtingen die binnen een jaar vervallen. Veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• Handelscrediteuren
• Nog te betalen loon
• Te betalen omzetbelasting
• Kortlopende leningen
• Het kortlopende deel van langlopende schulden

Langlopende passiva

Langlopende passiva zijn verplichtingen die na een jaar vervallen. Veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• Termijnleningen
• Hypotheken
• Schuldbewijzen
• Leaseverplichtingen

Eigen vermogen

Eigen vermogen vertegenwoordigt het belang van de eigenaren in het bedrijf. Het kan bestaan uit:

• Aandelenkapitaal of lidmaatschapsbelang
• Extra gestort kapitaal
• Ingehouden winst
• Inbreng van de eigenaar
• Uitkeringen of onttrekkingen

Hoe maak je stap voor stap een pro forma balans op

1. Kies de prognosedatum

Begin met het bepalen van de toekomstige datum voor de balans. Veelvoorkomende keuzes zijn:

• Het einde van de maand
• Het einde van het kwartaal
• Het einde van het eerste jaar
• Een datum gekoppeld aan een lening- of investeringsmijlpaal

Voor een businessplan voor een startup is een prognose per jaareinde vaak het nuttigst. Voor kasplanning kan een maandelijkse of kwartaalbalans informatiever zijn.

2. Begin met je meest recente werkelijke balans

Als je bedrijf al bestaat, begin dan met de nieuwste historische balans. Dat geeft je het vertrekpunt voor contanten, debiteuren, schulden en eigen vermogen.

Als je een nieuw bedrijf start, begin dan met je opstartaannames:

• Initiële contanten ingebracht door de eigenaar
• Apparatuur gekocht bij oprichting
• Startleningen
• Borg voor kantoor of huur
• Eerste voorraad
• Oprichtings- en opstartkosten die vooraf zijn betaald

3. Schat de toekomstige contanten in

Contanten zijn vaak de belangrijkste post op een pro forma balans. Om toekomstige contanten te schatten, houd rekening met:

• Beginstand aan contanten
• Verwachte operationele winst of verlies
• Inbreng van de eigenaar
• Ontvangen geleende middelen
• Investeringen in vaste activa
• Aflossingen van schulden
• Betaalde belastingen
• Dividenden of uitkeringen

Contanten moeten de cumulatieve effecten van je geprognosticeerde resultatenrekening en kasstroomveronderstellingen weerspiegelen.

4. Prognosticeer handelsdebiteuren

Handelsdebiteuren zijn bedragen die klanten aan je bedrijf verschuldigd zijn.

Om debiteuren in te schatten, bekijk je:

• Hoeveel omzet je verwacht
• Welk deel van de omzet op rekening wordt verkocht
• Hoe snel klanten betalen

Als je bedrijf bijvoorbeeld betalingen doorgaans binnen 30 dagen ontvangt, kunnen de debiteuren aan het einde van de maand ongeveer gelijk zijn aan één maand aan kredietomzet.

5. Schat voorraad en materialen in

Als je bedrijf voorraad aanhoudt, schat dan hoeveel voorraad er op de prognosedatum aanwezig zal zijn. Je prognose moet rekening houden met:

• Verkoopvolume
• Moment van herbevoorrading
• Seizoensvraag
• Doorlooptijden in de toeleveringsketen
• Doelvoorraadniveaus

Dienstverlenende bedrijven hebben mogelijk weinig of geen voorraad, maar kunnen wel materialen of verbruiksartikelen aanhouden.

6. Prognosticeer vaste activa

Vaste activa moeten rekening houden met aankopen, verkopen en afschrijvingen.

Vraag jezelf af:

• Ga je apparatuur kopen?
• Worden voertuigen verkocht of buiten gebruik gesteld?
• Worden gebouwen of verbeteringen toegevoegd?
• Welke afschrijvingsmethode ga je gebruiken?

Een eenvoudige aanpak is om te beginnen met de oorspronkelijke kostprijs van het actief en daar de cumulatieve afschrijvingen van af te trekken.

7. Prognosticeer handelscrediteuren en andere kortlopende passiva

Handelscrediteuren zijn bedragen die het bedrijf aan leveranciers verschuldigd is.

Schat ze in door rekening te houden met:

• Het moment van inkopen
• Betalingsvoorwaarden van leveranciers
• Maandelijkse bedrijfskosten die aan het einde van de periode nog openstaan

Neem ook andere kortlopende verplichtingen op, zoals loonheffingen, opgebouwde lonen en het kortlopende deel van schulden dat binnen de komende 12 maanden moet worden betaald.

8. Schat langlopende schulden in

Voor leningen en hypotheken splits je het bedrag dat binnen een jaar verschuldigd is af van het langetermijnsaldo.

Het kortlopende deel hoort onder de kortlopende passiva. De rest blijft onder de langlopende passiva.

Dit onderscheid is belangrijk omdat het de druk op de liquiditeit op korte termijn duidelijker laat zien.

9. Bepaal het eigen vermogen

Het eigen vermogen verandert op basis van:

• Inbreng van de eigenaar of investeerder
• Nettowinst of nettoverlies
• Uitkeringen of onttrekkingen
• Uitgifte van aandelen of wijzigingen in ledenbelangen

Voor een nieuw bedrijf begint het eigen vermogen vaak met het kapitaal dat bij oprichting is ingebracht. Na verloop van tijd bouwt ingehouden winst zich op uit winstgevende activiteiten.

10. Controleer of de balans in evenwicht is

Nadat je elke post hebt geschat, controleer je of:

Activa = Passiva + Eigen vermogen

Als de balans niet in evenwicht is, moeten een of meer aannames worden herzien.

Eenvoudig voorbeeld van een pro forma balans

Hieronder staat een vereenvoudigd voorbeeld voor een klein dienstverlenend bedrijf.

Dit voorbeeld is in evenwicht omdat de totale activa gelijk zijn aan de totale passiva plus het eigen vermogen.

Wat maakt een pro forma balans betrouwbaar?

Een goede prognose is gebaseerd op redelijke aannames, niet op gokken.

Gebruik aannames die aansluiten bij:

• Je omzetprognose
• Je betalingsvoorwaarden
• Je personeelsplan
• Je financieringsstrategie
• Je kapitaaluitgavenplan
• Je belastingverplichtingen

Hoe realistischer de aannames, hoe bruikbaarder de balans wordt.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

Omzet te hoog inschatten

Als je omzetprognose te optimistisch is, kunnen contanten, debiteuren en ingehouden winst allemaal misleidend worden.

Timing negeren

Een bedrijf kan op papier winstgevend zijn en toch zonder contanten komen te zitten als klanten langzaam betalen of kosten eerder verschuldigd zijn.

Schuldendienst vergeten

Aflossingen van de hoofdsom van leningen beïnvloeden de kasstroom en de balans. Laat ze niet weg.

Passiva verkeerd indelen

Het kortlopende deel van een langlopende schuld moet niet worden samengevoegd met de langlopende verplichtingen.

Opstartkosten over het hoofd zien

Oprichtingskosten, waarborgen, vergunningen en initiële voorraad kunnen de balans in het eerste jaar aanzienlijk beïnvloeden.

Vergeten af te schrijven

Apparatuur en voertuigen verliezen in de loop van de tijd waarde. Als afschrijvingen worden genegeerd, kunnen activa te hoog worden weergegeven.

Hoe pro forma financiële overzichten samenwerken

Een balans moet niet op zichzelf worden opgesteld.

Hij werkt het best samen met:

• Pro forma resultatenrekening: voorspelt winst en verlies
• Pro forma kasstroomoverzicht: volgt hoe contanten in en uit het bedrijf bewegen
• Kapitalisatieplan: laat zien hoe eigendom en financiering zijn gestructureerd

Samen geven deze overzichten een volledig financieel beeld voor kredietverstrekkers, investeerders en oprichters.

Een pro forma balans gebruiken in een businessplan

Wanneer je een pro forma balans opneemt in een businessplan, maak je je voorstel geloofwaardiger.

Het laat zien dat je hebt nagedacht over:

• Hoeveel kapitaal het bedrijf nodig heeft
• Wanneer er kasdruk kan ontstaan
• Hoe schulden worden afgelost
• Of het bedrijf groei kan ondersteunen
• Hoe het bedrijf door derden gewaardeerd kan worden

Dat niveau van planning kan vooral nuttig zijn wanneer je een nieuwe corporation of LLC opricht en documentatie nodig hebt voor bankzaken, financiering of interne planning.

Een praktisch sjabloon om er zelf een op te bouwen

Je kunt je eigen pro forma balans opstellen in een spreadsheet met deze koppen:

Activa

• Contanten
• Handelsdebiteuren
• Voorraad
• Vooruitbetaalde kosten
• Apparatuur
• Meubilair en inrichting
• Voertuigen
• Immateriële activa
• Cumulatieve afschrijvingen

Passiva

• Handelscrediteuren
• Nog te betalen kosten
• Loonverplichtingen
• Kortlopende schulden
• Kortlopende deel van langlopende schulden
• Langlopende schulden

Eigen vermogen

• Inbreng van de eigenaar
• Aandelenkapitaal of ledenvermogen
• Extra gestort kapitaal
• Ingehouden winst
• Uitkeringen

Zolang de categorieën duidelijk zijn en de cijfers kloppen, kan de opmaak worden aangepast aan je bedrijf.

Wanneer moet je je pro forma balans bijwerken?

Een prognose moet regelmatig worden herzien. Werk hem bij wanneer:

• Je nieuw kapitaal aantrekt
• Je schulden aangaat
• Je grote apparatuur koopt
• Je medewerkers aanneemt
• De omzet aanzienlijk boven of onder de planning uitkomt
• Je betalingsvoorwaarden veranderen
• Je een nieuw product of een nieuwe locatie lanceert

Regelmatige updates helpen je om de balans te gebruiken als managementinstrument in plaats van als een eenmalige oefening.

Slotgedachten

Een pro forma balans helpt je te zien waar je bedrijf in de toekomst kan staan. Hij brengt discipline in prognoses, maakt financieringsbehoeften zichtbaar en geeft je een duidelijker beeld van liquiditeit en leverage.

Voor oprichters die een nieuw bedrijf in de Verenigde Staten opbouwen, is dit een van de belangrijkste documenten in een solide businessplan. Combineer het met doordachte juridische oprichting, georganiseerde administratie en realistische financiële aannames, en je hebt een sterkere basis voor groei.

Of je nu een LLC start, een corporation opricht of je voorbereidt op uitbreiding, een goed opgestelde pro forma balans kan je helpen betere beslissingen te nemen en je bedrijf professioneler te presenteren.