Budjettiystävällisiä tapoja matkustaa liiketoiminnan vuoksi ilman tuottavuuden heikentämistä

Liikematkustaminen voi olla kasvun moottori perustajille, johtajille ja pienille tiimeille. Sen avulla voit tavata asiakkaita, solmia kumppanuuksia, osallistua konferensseihin, avata pankkitilejä, vierailla toimittajien luona ja pitää toiminnan liikkeessä osavaltiorajojen yli. Mutta ilman huolellista suunnittelua siitä voi tulla myös yksi nopeimmista tavoista kuluttaa budjetti loppuun.

Hyvä uutinen on, että liikematkustamisen ei tarvitse olla kallista ollakseen tehokasta. Oikealla suunnittelulla voit vähentää lento-, majoitus-, ateria- ja maaliikennekustannuksia tekemättä matkasta vähemmän tuottavaa. Tavoite ei ole säästää jokainen mahdollinen dollari. Tavoite on käyttää rahaa siellä, missä sillä on merkitystä, ja välttää turhaa menoa kaikkialla muualla.

Yrittäjille, jotka rakentavat ja kasvattavat yritystä, erityisesti niille, jotka perustavat LLC:n tai yhtiön ja pyörittävät toimintaa niukoilla resursseilla, kurinalainen matkasuunnittelu on osa hyvää liiketoiminnan vastuullisuutta. Muutama käytännöllinen tapa voi pitää matkat edullisina ja silti tukea todellisia liiketoimintatavoitteita.

Aloita selkeällä matkustuksen tarkoituksella

Halvin matka on usein se, jota et koskaan tee, mutta kun matkustaminen on välttämätöntä, seuraava paras säästökeino on selkeys.

Ennen kuin varaat mitään, määritä liiketoiminnallinen tulos, jonka haluat matkasta saada. Esimerkiksi:

• Tavata potentiaalinen asiakas kasvotusten ja viedä kauppaa eteenpäin
• Osallistua messuille ja hankkia liidejä
• Vierailla toimittajan luona arvioimassa laatua tai aikatauluja
• Hoitaa paikan päällä vaadittava perustamis- tai pankkiasia
• Tavata etätiimin jäsen tai sijoittaja kasvotusten

Kun tarkoitus on tarkka, voit suunnitella lyhyemmän aikataulun, valita oikean kaupunkiparin ja välttää ylimääräiset hotelliyöt tai tarpeettomat sivuaktiviteetit. Selkeällä tavoitteella varustettu matka on helpompi perustella sisäisesti ja helpompi arvioida jälkikäteen.

Rakenna matka halvimpien hyödyllisten päivien ympärille

Lentojen ja majoituksen hinnat voivat vaihdella merkittävästi lähtöpäivän, paluupäivän ja paikallisen kysynnän mukaan. Yhden päivän siirto voi joskus säästää enemmän kuin mikään kuponki tai kanta-asiakkuusetu.

Pidä kulut kurissa näin:

• Vertaile lentoja useilta eri päiviltä ennen varaamista
• Vältä mahdollisuuksien mukaan suurten messujen ja konferenssien ajankohtia
• Harkitse saapumista päivää aiemmin tai lähtemistä päivää myöhemmin, jos se laskee kokonaishintaa
• Tarkista keskiviikon ja torstain matkavaihtoehdot, jotka voivat olla edullisempia kuin perjantai- ja sunnuntailähdöt
• Selvitä, voiko tapaamisaikataulu joustaa muutamalla tunnilla paremman hinnan saamiseksi

Kun suunnittelet matkaa yrityksen omistajalle tai pienelle tiimille, paras tarjous on se, joka tasapainottaa kustannukset ja operatiivisen helppouden. Hieman halvempi lento ei ole sen arvoinen, jos se aiheuttaa väliin jääneitä tapaamisia, menetettyä työaikaa tai ylimääräisen hotelliyön.

Varaa ajoissa, mutta ei liian aikaisin

Viime hetken liikematkustaminen on yleensä kallista, koska maksat kätevyydestä. Ajoissa varaaminen antaa tavallisesti enemmän valinnanvaraa ja paremman hinnan, etenkin reiteillä, jotka täyttyvät nopeasti.

Samaan aikaan liian aikainen varaaminen voi olla tehotonta, jos aikataulusi on epävarma. Käytännöllinen ratkaisu on varata vasta, kun päivämäärät ovat riittävän vakaat muutosten välttämiseksi, ja seurata sitten hintakehitystä, jos lippu sallii joustoa.

Muutama hyödyllinen tapa:

• Aseta hintahälytyksiä tärkeille reiteille
• Vertaile vähintään kahta tai kolmea varauskanavaa ennen ostamista
• Tarkista, tarjoaako lentoyhtiö ilmaisia muutoksia tai hyvityskäytäntöjä
• Vältä maksamasta tarpeettomista istuinpäivityksistä, jos matka on lyhyt

Toistuvaa matkustamista varten kannattaa luoda yksinkertainen varausohje, jotta tiimi tietää, milloin ostaa ja mitä hyväksyntää tarvitaan. Se estää hätäiset päätökset ja vähentää kitkaa, kun matka tulee ajankohtaiseksi.

Pakkaa kevyesti ja vältä matkatavaramaksut

Kevyt pakkaaminen on yksi helpoimmista tavoista vähentää matkakuluja.

Matkatavaran tarkastaminen lisää kustannuksia, mutta myös riskiä: viivästyksiä, kadonneita laukkuja ja hukattua aikaa hihnalla odottaessa. Monille liikematkoille käsimatkatavara riittää. Se pätee erityisesti yhden tai kolmen päivän vierailuihin, joilla tarvitset vain muutaman siistin asun, hygieniatarvikkeet ja työvälineesi.

Helpottaaksesi käsimatkatavaroilla matkustamista:

• Valitse vaatteita, joita voi yhdistellä monella tavalla
• Pakkaa yhdet monikäyttöiset kengät
• Käytä kompaktia läppärilaukkua tai reppua, jossa on selkeät lokerot
• Ota mukaan vain ne asiakirjat ja laitteet, joita todella tarvitset
• Pidä laturit, adapterit ja käyntikortit yhdessä pussissa

Kun matkustat kevyesti, liikut nopeammin lentokentillä, tarvitset vähemmän takseja tai kyytipalveluja laukkujen kuljettamiseen ja vähennät riskiä, että myöhästynyt laukku aiheuttaa tuottavuusongelman määränpäässäsi.

Käytä kanta-asiakasohjelmia ja etuja strategisesti

Lentoyhtiöiden mailit, hotellipisteet ja yritysluottokorttien palkkiot voivat pienentää toistuvien matkojen kustannuksia. Tärkeintä on käsitellä niitä strategiana, ei tekosyynä ylikuluttamiseen.

Jos yrityksesi matkustaa säännöllisesti, harkitse:

• Liittymistä sen lentoyhtiön kanta-asiakasohjelmaan, jota käytät useimmin
• Seuraamalla hotelliketjuja, joilla on käteviä sijainteja kohteissasi
• Palkkiokortin käyttöä, joka sopii yrityksesi kulutustottumuksiin
• Varausten keskittämistä aina kun mahdollista, jotta pisteitä kertyy nopeammin

Edut ovat hyödyllisimpiä, kun ne vastaavat todellisia matkustustottumuksiasi. Paperilla houkutteleva ohjelma ei ole arvokas, jos se ohjaa sinut epäkäytännöllisille reiteille tai kalliisiin hotellihintoihin. Pysy keskittyneenä koko matkan kokonaishintaan, älä pelkkiin pisteisiin.

Valitse majoitus, joka tukee työtä, ei vain unta

Halpa hotelli ei aina ole budjettiystävällinen hotelli, jos se hidastaa sinua.

Kun arvioit majoitusta, katso yökohtaisen hinnan yli. Ota huomioon, miten majoitus vaikuttaa tuottavuuteesi ja kokonaiskuluihin.

Hyviä kysymyksiä ovat:

• Onko sijainti lähellä kokouksiasi tai tapahtumapaikkaa?
• Tarvitsetko silloin tällöin kyytipalveluja, jos majoitut siellä?
• Onko Wi-Fi riittävän luotettava työkokouksia varten?
• Sisältyykö aamiainen, mikä pienentää ruokakuluja?
• Voitko työskennellä huoneessa mukavasti tarvittaessa?

Joskus hieman korkeampi huonehinta säästää kokonaiskustannuksissa, koska se pienentää kuljetuskuluja ja odottelua. Majoitus lähellä kohdetta voi myös vähentää stressiä, mikä auttaa sinua pysymään terävänä tapaamisissa.

Budjetoi ateriat tarkoituksella

Ateriat ovat yksi helpoimmin aliarvioitavista liikematkakuluista.

Jos et suunnittele ruokailua etukäteen, ylität todennäköisesti budjetin lentoasemien, hotelliravintoloiden ja ruokalähettipalvelujen vuoksi. Parempi tapa on määrittää realistinen päivittäinen ruokabudjetti ennen matkaa.

Keinoja hallita ruokakuluja:

• Valitse majoitus, jossa aamiainen sisältyy hintaan
• Ota matkalle mukaan välipaloja
• Suosi lounasta illallisen sijaan, kun aikataulutat asiakastapaamisia
• Käytä ruokakauppoja nopeisiin ja terveellisempiin vaihtoehtoihin pidemmillä matkoilla
• Vältä tarpeettomia huonepalvelumaksuja ja lomakeskuslisämaksuja

Jos matkustat työntekijöiden tai kumppaneiden kanssa, aseta etukäteen odotukset ateriarajoista ja korvaussäännöistä. Selkeät ohjeet estävät hankalat keskustelut myöhemmin.

Yhdistä tapaamiset ja tehtävät yhdeksi matkaksi

Yksi helpoimmista tavoista säästää on vähentää erillisten matkojen määrää.

Jos matkustat jo yhteen kaupunkiin, etsi lisää työtä, jonka voit hoitaa samalla matkalla. Esimerkiksi:

• Aikatauluta asiakastapaaminen ennen konferenssia tai sen jälkeen
• Vieraile toimittajan ja lainanantajan luona samalla matkalla
• Yhdistä paikan päällä tehtävä perehdytys ja kumppanitapaaminen
• Hoida useita tapaamisia samalla metropolialueella

Tämä lähestymistapa parantaa jokaisen matkustettuun dollariin perustuvaa tuottoa. Se vähentää myös toistuvia lento-, hotelli- ja toimistolta poissaolon kustannuksia. Perustajille ja pienyrityksen omistajille tehtävien niputtaminen on usein käytännöllisin tapa pitää matkustaminen kevyenä.

Käytä maaliikennettä viisaasti

Maaliikenne voi kasvattaa matkan kustannuksia huomaamatta, ellei sitä suunnittele etukäteen.

Lentokenttätaksit, toistuvat kyytipalvelut ja vuokra-auton lisävarusteet kasvavat nopeasti. Kaupungista riippuen joukkoliikennekortti, hotellin kuljetus, jaettu kyydipalvelu tai yksi ennalta suunniteltu vuokra-auto voi olla halvempi ja tehokkaampi kuin sarja suunnittelemattomia kyytejä.

Ennen matkaa vertaile:

• Kyytipalvelujen kustannuksia vuokra-autoon
• Hotellin tai tapahtumapaikan pysäköintimaksuja
• Joukkoliikennevaihtoehtoja
• Lentokenttäkuljetusten saatavuutta
• Tarvitsetko autoa lainkaan

Jos aikataulusi keskittyy yhdelle alueelle, kävely ja kyytipalvelut voivat olla kustannustehokkaampia kuin auton vuokraaminen. Jos tapaamiset ovat hajallaan tai esikaupunkialueilla, vuokra-auto voi säästää aikaa ja rahaa.

Tee aikataulusta mahdollisimman yksinkertainen

Monimutkaiset matkasuunnitelmat ovat kalliita, koska monimutkaisuus synnyttää virheitä.

Yksinkertainen aikataulu on helpompi hallita, helpompi kirjata kuluksi ja vähemmän altis piilokustannuksille. Tavoittele tätä:

• Yksi meno- ja yksi paluulento
• Mahdollisimman suora reitti
• Vähän hotellin vaihtoja
• Vähemmän siirtymiä lentokenttien, asemien tai terminaalien välillä
• Varalla oleva aikataulu viivästysten varalle ilman, että matka venyy liikaa

Mitä enemmän liikkuvia osia matkassa on, sitä enemmän on mahdollisuuksia ajan ja rahan hukkaamiseen. Yksinkertaisuus maksaa usein itsensä takaisin.

Seuraa matkakuluja, jotta voit parantaa seuraavaa matkaa

Paras tapa säästää liikematkoissa pitkällä aikavälillä on mitata, mitä kukin matka todella maksaa.

Tarkista jokaisen matkan jälkeen:

• Lentoliput
• Majoitus
• Ateriat
• Kuljetukset
• Matkatavaramaksut
• Muut kulut

Vertaa sitten kokonaisuutta liiketoiminnan tulokseen. Tuottiko matka myynnin, vahvistiko se kumppanuutta vai ratkaisi se ongelman, jota ei olisi voitu hoitaa etänä? Jos ei, olisiko ollut halvempaa tai lyhyempää tapaa saada sama lopputulos?

Tällainen arviointi muuttaa matkustamisen epämääräisestä kuluerästä hallittavaksi toimintaprosessiksi. Ajan mittaan huomaat kaavoja siinä, mikä kasvattaa kustannuksia ja mikä tuottaa arvoa.

Luo yksinkertainen liikematkapolitiikka

Jopa hyvin pienet yritykset hyötyvät matkustussäännöistä.

Niiden ei tarvitse olla monimutkaisia. Selkeä politiikka voi käsitellä esimerkiksi:

• Kuka voi varata matkoja ja kuka hyväksyy ne
• Kulurajat lennoille, hotelleille ja aterioille
• Suositellut varausikkunat
• Päivityksiä ja premium-istuimia koskevat säännöt
• Korvaukseen tarvittava dokumentaatio

Matkapolitiikka vähentää epäselvyyttä, tekee kulutuksesta ennakoitavampaa ja auttaa työntekijöitä tekemään parempia päätöksiä odottamatta jatkuvaa hyväksyntää. Niukasti toimivassa yrityksessä tämä on erityisen hyödyllistä, koska se suojaa kassavirtaa ja tukee silti kasvua.

Lopuksi

Budjettiystävällinen liikematkustaminen ei tarkoita pihistelyä. Se tarkoittaa harkittua toimintaa.

Kun määrität matkan tarkoituksen, varaat oikeaan aikaan, pakkaat kevyesti, käytät etuja viisaasti ja pidät aikataulut yksinkertaisina, voit alentaa kustannuksia vähentämättä vaikutusta. Tämä kurinalaisuus on tärkeää riippumatta siitä, johdatko startupia, hallinnoitko kasvavaa tiimiä vai matkustatko tukemaan juuri perustettua yritystä.

Yrittäjille jokainen matkasta säästetty dollari on dollari, jonka voi sijoittaa takaisin kasvuun, toimintaan tai asiakashankintaan. Oikealla lähestymistavalla liikematkustaminen voi pysyä tehokkaana, ammattimaisena ja edullisena.