Những cách tiết kiệm chi phí khi đi công tác mà vẫn giữ được hiệu suất

Công tác có thể trở thành động lực tăng trưởng cho các nhà sáng lập, lãnh đạo và các nhóm nhỏ. Việc này giúp bạn gặp khách hàng, chốt hợp tác, tham dự hội thảo, mở tài khoản ngân hàng, thăm nhà cung cấp và duy trì hoạt động kinh doanh giữa nhiều bang. Nhưng nếu không lên kế hoạch cẩn thận, đây cũng có thể là một trong những khoản chi nhanh chóng làm hao hụt ngân sách.

Tin tốt là đi công tác không nhất thiết phải tốn kém mới hiệu quả. Với kế hoạch phù hợp, bạn có thể giảm chi phí vé máy bay, lưu trú, ăn uống và di chuyển mà không làm chuyến đi kém hiệu quả. Mục tiêu không phải là cắt giảm từng đồng một. Mục tiêu là chi đúng chỗ và tránh lãng phí ở mọi nơi khác.

Đối với các doanh nhân đang xây dựng và mở rộng doanh nghiệp, đặc biệt là những người đang thành lập LLC hoặc công ty và vận hành với nguồn lực gọn nhẹ, việc lập kế hoạch đi lại có kỷ luật là một phần của quản trị kinh doanh tốt. Vài thói quen thực tế có thể giúp chuyến đi tiết kiệm hơn mà vẫn hỗ trợ kết quả kinh doanh thực sự.

Bắt đầu bằng một mục đích rõ ràng cho chuyến đi

Chuyến đi rẻ nhất thường là chuyến đi bạn không cần thực hiện. Nhưng khi việc di chuyển là cần thiết, chiến lược tiết kiệm tốt nhất tiếp theo là sự rõ ràng.

Trước khi đặt bất cứ thứ gì, hãy xác định kết quả kinh doanh bạn muốn đạt được từ chuyến đi. Ví dụ:

• Gặp trực tiếp một khách hàng tiềm năng để thúc đẩy giao dịch
• Tham dự hội chợ để tạo khách hàng tiềm năng
• Thăm nhà cung cấp để đánh giá chất lượng hoặc tiến độ
• Xử lý yêu cầu thành lập doanh nghiệp hoặc mở tài khoản ngân hàng trực tiếp
• Gặp gỡ thành viên đội ngũ làm việc từ xa hoặc nhà đầu tư

Khi mục đích đủ cụ thể, bạn có thể thiết kế lịch trình ngắn hơn, chọn tuyến bay phù hợp và tránh thêm đêm khách sạn hoặc các hoạt động phụ không cần thiết. Một chuyến đi có mục tiêu rõ ràng sẽ dễ giải trình nội bộ hơn và dễ đo lường sau đó hơn.

Lên lịch theo những ngày có chi phí thấp nhất nhưng vẫn hữu ích

Giá vé máy bay và khách sạn có thể thay đổi đáng kể theo ngày khởi hành, ngày quay về và nhu cầu tại địa phương. Chỉ cần lệch một ngày đôi khi có thể tiết kiệm nhiều hơn cả việc dùng mã giảm giá hay ưu đãi tích điểm.

Để giữ chi phí thấp:

• So sánh nhiều ngày bay khác nhau trước khi đặt
• Tránh thời điểm diễn ra các hội nghị lớn nếu có thể
• Cân nhắc đến sớm hơn hoặc về muộn hơn một ngày nếu giúp giảm tổng chi phí
• Xem xét các lựa chọn bay giữa tuần, thường rẻ hơn so với khởi hành vào thứ Sáu hoặc Chủ nhật
• Kiểm tra xem lịch họp có thể linh hoạt vài giờ để nhận mức giá tốt hơn hay không

Khi lập kế hoạch cho một chủ doanh nghiệp hoặc một nhóm nhỏ, lựa chọn tốt nhất là phương án cân bằng giữa chi phí và sự thuận tiện vận hành. Một chuyến bay rẻ hơn một chút sẽ không đáng nếu khiến lỡ cuộc họp, mất thời gian làm việc hoặc phát sinh thêm một đêm khách sạn.

Đặt sớm, nhưng không quá sớm

Đi công tác vào phút chót thường đắt hơn vì bạn đang mua sự tiện lợi. Đặt sớm thường giúp bạn có nhiều lựa chọn hơn và giá tốt hơn, đặc biệt với các tuyến bay có nhu cầu cao.

Tuy nhiên, đặt quá sớm cũng có thể kém hiệu quả nếu lịch trình của bạn chưa chắc chắn. Cách làm thực tế là đặt khi ngày đi đã đủ ổn định để tránh thay đổi, sau đó theo dõi xu hướng giá nếu vé cho phép linh hoạt.

Một vài thói quen hữu ích:

• Thiết lập cảnh báo giá cho các tuyến bay quan trọng
• So sánh ít nhất hai hoặc ba nguồn đặt vé trước khi mua
• Kiểm tra xem hãng bay có cho đổi vé miễn phí hoặc có chính sách tín dụng hay không
• Tránh trả thêm cho ghế nâng cấp không cần thiết nếu chuyến đi ngắn

Với các chuyến đi lặp lại, hãy tạo một quy trình đặt vé đơn giản để đội ngũ biết khi nào cần mua và cần phê duyệt gì. Điều đó giúp tránh quyết định vội vàng và giảm ma sát khi phát sinh chuyến đi.

Đóng gói hành lý gọn nhẹ và tránh phí ký gửi

Mang ít đồ là một trong những cách dễ nhất để giảm chi phí đi lại.

Ký gửi hành lý làm tăng chi phí, nhưng cũng làm tăng rủi ro: chậm trễ, thất lạc và lãng phí thời gian ở khu nhận hành lý. Với nhiều chuyến công tác, một vali xách tay là đủ. Điều này đặc biệt đúng với các chuyến đi từ một đến ba ngày, khi bạn chỉ cần vài bộ trang phục công sở, đồ dùng cá nhân và các vật dụng làm việc thiết yếu.

Để việc mang theo hành lý xách tay dễ dàng hơn:

• Chọn quần áo có thể phối linh hoạt
• Mang một đôi giày đa dụng
• Dùng túi laptop nhỏ gọn hoặc ba lô có ngăn sắp xếp rõ ràng
• Chỉ mang những giấy tờ và thiết bị thực sự cần
• Giữ bộ sạc, bộ chuyển đổi và danh thiếp trong cùng một túi

Khi đi gọn nhẹ, bạn di chuyển nhanh hơn qua sân bay, ít phải dùng taxi hoặc xe công nghệ để chở hành lý, và giảm nguy cơ một chiếc vali bị chậm làm ảnh hưởng đến năng suất tại điểm đến.

Sử dụng chương trình khách hàng thân thiết và phần thưởng một cách chiến lược

Dặm bay, điểm khách sạn và phần thưởng từ thẻ tín dụng doanh nghiệp có thể giúp giảm chi phí cho những người thường xuyên đi lại. Điều quan trọng là xem chúng như một chiến lược, không phải lý do để chi tiêu quá tay.

Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên di chuyển, hãy cân nhắc:

• Tham gia chương trình khách hàng thân thiết của hãng bay bạn dùng nhiều nhất
• Theo dõi các chuỗi khách sạn có vị trí thuận tiện gần điểm đến của bạn
• Dùng thẻ thưởng phù hợp với mô hình chi tiêu doanh nghiệp
• Tập trung đặt chỗ theo cùng hệ thống khi có thể để tích điểm nhanh hơn

Phần thưởng hữu ích nhất khi chúng phù hợp với thói quen đi lại thực tế của bạn. Một chương trình trông hào phóng trên giấy tờ sẽ không có giá trị nếu nó kéo bạn vào các tuyến bay bất tiện hoặc giá phòng khách sạn đắt hơn. Hãy luôn tập trung vào tổng chi phí của chuyến đi, không chỉ vào điểm thưởng.

Chọn chỗ ở hỗ trợ công việc, không chỉ để ngủ

Một khách sạn rẻ chưa chắc là lựa chọn tiết kiệm nếu nó làm bạn chậm lại.

Khi đánh giá nơi lưu trú, hãy nghĩ nhiều hơn về giá phòng mỗi đêm. Hãy xem cơ sở đó ảnh hưởng thế nào đến năng suất và tổng chi phí của bạn.

Một số câu hỏi nên đặt ra:

• Vị trí có gần cuộc họp hoặc địa điểm sự kiện không?
• Bạn có phải đi xe công nghệ mỗi ngày nếu ở đó không?
• Wi-Fi có đủ ổn định cho các cuộc gọi công việc không?
• Có bao gồm bữa sáng để giảm chi phí ăn uống không?
• Bạn có thể làm việc thoải mái trong phòng nếu cần không?

Đôi khi, giá phòng cao hơn một chút lại giúp tiết kiệm tổng chi phí vì giảm chi phí di chuyển và thời gian chờ đợi. Một khách sạn gần điểm đến cũng có thể giảm căng thẳng, giúp bạn giữ sự tỉnh táo trong các cuộc họp.

Lập ngân sách ăn uống một cách chủ động

Ăn uống là một trong những khoản chi dễ bị đánh giá thấp nhất khi đi công tác.

Nếu không lập kế hoạch cho bữa ăn, bạn rất dễ chi quá mức cho các lựa chọn tiện lợi ở sân bay, nhà hàng khách sạn và ứng dụng giao đồ ăn. Cách làm tốt hơn là đặt một ngân sách ăn uống hằng ngày thực tế trước khi chuyến đi bắt đầu.

Các cách kiểm soát chi phí ăn uống gồm:

• Chọn nơi lưu trú có bao gồm bữa sáng
• Mang theo đồ ăn nhẹ cho ngày di chuyển
• Chọn bữa trưa thay vì bữa tối khi sắp xếp họp với khách hàng
• Dùng siêu thị để mua các lựa chọn nhanh và lành mạnh hơn nếu ở lâu
• Tránh các khoản phụ thu dịch vụ phòng và giá bán cao ở khu nghỉ dưỡng

Nếu bạn đi cùng nhân viên hoặc đối tác, hãy thống nhất trước về hạn mức ăn uống và quy tắc hoàn chi. Hướng dẫn rõ ràng giúp tránh các cuộc trao đổi khó xử sau này.

Gộp các cuộc họp và đầu việc vào cùng một chuyến đi

Một trong những cách tiết kiệm dễ nhất là giảm số chuyến đi riêng lẻ bạn phải thực hiện.

Nếu bạn đã đến một thành phố, hãy tìm thêm những việc khác có thể hoàn thành trong cùng địa điểm đó. Ví dụ:

• Sắp xếp họp với khách hàng trước hoặc sau một hội thảo
• Thăm nhà cung cấp và ngân hàng trong cùng một chuyến
• Kết hợp đào tạo trực tiếp với một cuộc họp đối tác
• Xử lý nhiều cuộc hẹn trong cùng một khu vực đô thị

Cách này giúp tăng hiệu quả của mỗi đồng chi cho di chuyển. Nó cũng giảm chi phí vé máy bay, khách sạn và thời gian rời văn phòng lặp đi lặp lại. Với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, gộp đầu việc thường là cách thực tế nhất để giữ chuyến đi gọn nhẹ.

Sử dụng phương tiện di chuyển mặt đất một cách khôn ngoan

Chi phí di chuyển mặt đất có thể âm thầm làm đội chi phí của chuyến đi nếu bạn không lên kế hoạch từ trước.

Taxi sân bay, nhiều chuyến xe công nghệ và nâng cấp xe thuê đều cộng dồn rất nhanh. Tùy thành phố, vé giao thông công cộng, xe đưa đón của khách sạn, dịch vụ đi chung hoặc một xe thuê được lên kế hoạch trước có thể rẻ và hiệu quả hơn nhiều so với việc trả cho nhiều chuyến xe rời rạc.

Trước chuyến đi, hãy so sánh:

• Chi phí xe công nghệ so với xe thuê
• Phí đỗ xe tại khách sạn hoặc địa điểm họp
• Các lựa chọn giao thông công cộng
• Dịch vụ đưa đón từ sân bay
• Việc bạn có thực sự cần xe hay không

Nếu lịch trình của bạn tập trung ở một khu vực, đi bộ và dùng xe công nghệ có thể kinh tế hơn thuê xe. Nếu các cuộc họp nằm rải rác hoặc ở khu ngoại ô, xe thuê có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Giữ lịch trình đơn giản nhất có thể

Lịch trình phức tạp sẽ tốn kém vì sự phức tạp tạo ra sai sót.

Một lịch trình đơn giản sẽ dễ quản lý hơn, dễ hạch toán hơn và ít phát sinh chi phí ẩn hơn. Bạn nên hướng đến:

• Một chuyến bay đi và một chuyến bay về
• Tuyến bay thẳng ngắn nhất có thể
• Ít thay đổi khách sạn nhất có thể
• Ít lần chuyển giữa sân bay, ga tàu hoặc nhà ga
• Có khoảng đệm cho trễ chuyến mà không kéo dài quá mức chuyến đi

Càng nhiều điểm trung chuyển trong chuyến đi, càng có nhiều cơ hội lãng phí thời gian và tiền bạc. Sự đơn giản thường tự nó đã tạo ra giá trị.

Theo dõi chi phí đi lại để cải thiện cho chuyến sau

Cách tốt nhất để tiết kiệm chi phí đi công tác về lâu dài là đo lường chi phí thực tế của từng chuyến.

Sau mỗi chuyến đi, hãy xem lại:

• Vé máy bay
• Lưu trú
• Ăn uống
• Di chuyển
• Phí hành lý
• Các khoản chi linh tinh

Sau đó so sánh tổng chi phí với kết quả kinh doanh. Chuyến đi có tạo ra doanh số, củng cố quan hệ đối tác hoặc giải quyết một vấn đề không thể xử lý từ xa hay không? Nếu không, có cách nào rẻ hơn hoặc ngắn hơn để đạt cùng kết quả không?

Kiểu đánh giá này biến việc đi lại từ một khoản chi mơ hồ thành một quy trình vận hành có thể quản lý. Theo thời gian, bạn sẽ nhận ra các mẫu hình về yếu tố làm tăng chi phí và yếu tố tạo ra giá trị.

Tạo một chính sách công tác đơn giản

Ngay cả doanh nghiệp rất nhỏ cũng được lợi khi có chính sách công tác.

Chính sách đó không cần phức tạp. Một chính sách rõ ràng có thể nêu:

• Ai có thể đặt chuyến đi và ai phê duyệt
• Giới hạn chi tiêu cho vé máy bay, khách sạn và ăn uống
• Khung thời gian đặt vé ưu tiên
• Quy định về nâng hạng và chỗ ngồi cao cấp
• Giấy tờ cần thiết cho hoàn chi

Chính sách công tác giúp giảm nhầm lẫn, giữ chi tiêu dễ dự đoán và giúp nhân viên ra quyết định tốt hơn mà không phải chờ phê duyệt liên tục. Với một doanh nghiệp tinh gọn, điều này đặc biệt hữu ích vì nó bảo vệ dòng tiền mà vẫn hỗ trợ tăng trưởng.

Lời kết

Đi công tác tiết kiệm chi phí không có nghĩa là keo kiệt. Nó có nghĩa là có chủ đích.

Khi bạn xác định mục đích chuyến đi, đặt vé đúng thời điểm, mang hành lý gọn nhẹ, dùng phần thưởng một cách khôn ngoan và giữ lịch trình đơn giản, bạn có thể giảm chi phí mà không làm giảm tác động. Sự kỷ luật đó đặc biệt quan trọng dù bạn đang vận hành một startup, quản lý một đội ngũ đang phát triển hay đi lại để hỗ trợ một doanh nghiệp mới thành lập.

Đối với doanh nhân, mỗi đồng tiết kiệm được cho việc đi lại là một đồng có thể tái đầu tư vào tăng trưởng, vận hành hoặc thu hút khách hàng. Với cách tiếp cận đúng, công tác có thể vẫn hiệu quả, chuyên nghiệp và phù hợp ngân sách.