Peritkö myyntiveroa kansainvälisiltä asiakkailta? Käytännön opas yhdysvaltalaisille yrityksille

Myynti rajojen yli voi vauhdittaa kasvua, mutta se tuo mukanaan myös verokysymyksiä, joita monet yhdysvaltalaiset yrittäjät eivät aluksi odota. Yksi yleisimmistä on, tuleeko kansainvälisiltä asiakkailta periä myyntiveroa.

Lyhyt vastaus on, että se riippuu siitä, mitä myyt, missä yrityksesi sijaitsee, missä asiakkaasi sijaitsee ja miten transaktio toimitetaan. Yhdysvaltain myyntiverosta vapautettu kauppa voi silti aiheuttaa ulkomaisia vero-, tulli-, ALV- tai GST-velvoitteita. Verkkokaupassa yksinkertaiselta näyttävä myynti voi muuttua monimutkaiseksi heti, kun se ylittää rajan.

Tässä oppaassa käydään läpi tärkeimmät huomioon otettavat säännöt, mitä yleensä tapahtuu digitaalisille ja fyysisille tuotteille sekä miten rakentaa käytännöllinen vaatimustenmukainen prosessi kansainväliseen myyntiin.

Mihin myyntiveroa oikeastaan sovelletaan

Yhdysvalloissa myyntivero on yleensä osavaltion ja paikallishallinnon vero, ei liittovaltion vero. Tämä tarkoittaa, että säännöt perustuvat pääasiassa osavaltion lainsäädäntöön, ja kukin osavaltio päättää, milloin yrityksen on kerättävä veroa.

Kansainvälisten asiakkaiden kohdalla keskeinen kysymys ei yleensä ole se, onko asiakas ulkomainen. Olennaista on, pidetäänkö liiketoimea veronalaisena siinä osavaltiossa, jossa yritykselläsi on verovelvoitteita.

Käytännössä kolme kysymystä on tärkeintä:

• Onko tuote tai palvelu veronalainen sinun osavaltiossasi?
• Onko sinulla sales tax nexus siinä osavaltiossa, josta myynti katsotaan alkavaksi?
• Sijaitseeko asiakas lainkäyttöalueella, joka edellyttää toisenlaista veroa, kuten ALV:tä tai GST:tä?

Kun vastaat näihin kysymyksiin oikein, käsittelet transaktion paljon todennäköisemmin oikein alusta alkaen.

Aloita nexus- ja sourcing-säännöistä

Ennen kuin päätät, peritäänkö myyntivero, selvitä, onko yritykselläsi nexus. Nexus on yhteys yrityksesi ja osavaltion välillä, joka voi synnyttää velvollisuuden kerätä veroa.

Yleisiä nexuksen muotoja ovat:

• Fyysinen läsnäolo, kuten toimisto, varasto tai työntekijä
• Taloudellinen nexus, joka perustuu myynnin määrään tai transaktioiden lukumäärään
• Tietyissä osavaltioissa affiliate-, marketplace- tai varastoperusteiset yhteydet

Jos sinulla ei ole nexusta tietyssä osavaltiossa, et yleensä kerää sen osavaltion myyntiveroa. Jos taas sinulla on nexus, sinun on tarkistettava, onko myynti veronalainen ja miten osavaltio käsittelee transaktion kohdistamisen.

Monille verkkoyrityksille sourcing-säännöt määräävät, perustuuko vero myyjän sijaintiin, asiakkaan sijaintiin vai siihen paikkaan, jossa tuotetta käytetään. Nämä säännöt voivat poiketa toisistaan tavaroiden, digitaalisten tuotteiden ja palveluiden osalta.

Fyysiset tuotteet, joita myydään kansainvälisille asiakkaille

Fyysiset tuotteet ovat helpoin lähtökohta, mutta nekään eivät aina ole yksinkertaisia.

Jos lähetät tuotteen Yhdysvalloista toiseen maahan, myynti voi olla vapautettu Yhdysvaltain myyntiverosta osavaltiosi sääntöjen perusteella, jos transaktio täyttää ulkomaille tai vientiin liittyvän myynnin ehdot. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että tilaus olisi kokonaan verovapaa.

Kohdemaa voi periä:

• Tullimaksuja
• Tuontiveroja
• ALV:tä tai GST:tä
• Välitys- tai käsittelymaksuja

Kuka nämä kustannukset maksaa, riippuu usein toimitusehdoista ja checkout-ratkaisustasi. Esimerkiksi jotkut kauppiaat perivät tullit ja verot jo kassalla, kun taas toiset jättävät ne asiakkaan maksettaviksi toimituksen yhteydessä.

Sekaannusten välttämiseksi tuotesivujen ja kassaprosessin tulisi kertoa selkeästi:

• Mistä tilaus toimitetaan
• Sisältyvätkö verot hintaan
• Voiko asiakkaalle syntyä tuontikuluja
• Kuka vastaa tulliselvityksestä

Selkeä viestintä vähentää riitoja ja ostoskorin hylkäämistä.

Digitaaliset tuotteet ja palvelut ulkomailla

Digitaaliset tuotteet ja verkkopalvelut voivat aiheuttaa vielä enemmän epävarmuutta, koska eri maat luokittelevat ne eri tavoin.

Esimerkkejä ovat:

• Ohjelmistojen lataukset
• SaaS-tilaukset
• E-kirjat ja verkkokurssit
• Jäsenyyskäytöt
• Digitaaliset mallit tai media

Jotkin lainkäyttöalueet verottavat digitaalisia tuotteita samalla tavalla kuin fyysisiä tuotteita. Toiset soveltavat erityisiä ALV- tai GST-sääntöjä sähköisiin palveluihin, erityisesti silloin kun ostaja on kuluttaja.

Jos myyt maailmanlaajuisesti, tarkista, käsitteleekö kohdemaasi digitaalista myyntiä veronalaisena ja tarvitseeko sinun rekisteröityä paikalliseen veronkeruuseen, kun liikevaihto ylittää tietyn rajan.

ALV ja GST voivat olla tärkeämpiä kuin Yhdysvaltain myyntivero

Monet yhdysvaltalaiset myyjät keskittyvät myyntiveroon, mutta kansainvälisessä kaupankäynnissä suurempi kysymys on usein ALV tai GST.

ALV eli arvonlisävero on yleinen Euroopassa ja monissa muissa maissa. GST eli goods and services tax on käytössä esimerkiksi Kanadassa, Australiassa, Uudessa-Seelannissa ja muissa maissa. Näitä veroja peritään yleensä ostajan maassa, ei myyjän maassa.

Maasta ja myynnin tyypistä riippuen saatat joutua:

• Rekisteröitymään paikalliseen veronkeruuseen
• Perimään oikean ALV- tai GST-kannan
• Antamaan vaatimustenmukaiset laskut
• Tekemään veroilmoituksia kyseisessä maassa

Säännöt voivat vaihdella sen mukaan, onko asiakas yritys vai kuluttaja, onko tuote fyysinen vai digitaalinen ja kuinka paljon liikevaihtoa kertyy kyseisillä markkinoilla.

Peritkö kansainvälisiltä asiakkailta myyntiveroa kassalla?

Joskus kyllä, joskus ei.

Voit periä veroa kassalla, jos:

• Osavaltion sääntöjen mukaan sinun on kerättävä veroa kyseisestä myynnistä
• Transaktio on veronalainen sovellettavien sourcing-sääntöjen mukaan
• Tilaus kuuluu ALV:n tai GST:n piiriin ja perintä tapahtuu alustasi tai ulkomaisen rekisteröinnin kautta

Et ehkä peri Yhdysvaltain myyntiveroa, jos:

• Myynti on vapautettu osavaltiosi vientisääntöjen perusteella
• Sinulla ei ole nexusta kyseisessä osavaltiossa
• Tuote tai palvelu on verovapaa kyseisessä lainkäyttöalueessa

Tärkein ajatus on, että veronkeruun pitäisi vastata lakisääntöä, ei pelkkää asiakkaan maana näkyvää tietoa. Ulkomainen laskutusosoite ei automaattisesti poista verovelvoitetta.

Miten toimitus ja kuljetus vaikuttavat verotukseen

Fyysisten tuotteiden kohdalla toimituspaikka voi muuttaa verokohtelua.

Keskeisiä muuttujia ovat:

• Mistä tuote lähetetään
• Mihin tuote toimitetaan
• Siirtyykö omistusoikeus ennen lähetystä vai sen jälkeen
• Viimeistelläänkö myynti osavaltiossa, jossa on veronkeruuvastuu

Jos ulkomainen asiakas ostaa yhdysvaltalaiselta yritykseltä, myynti voi silti olla yhteydessä tiettyyn Yhdysvaltain osavaltioon verotusta varten sourcing-sääntöjen mukaan. Siksi yritysten ei pidä nojata yhteen nyrkkisääntöön kaikissa transaktioissa.

Näin rakennat yksinkertaisen vaatimustenmukaisen prosessin

Sinun ei tarvitse ratkaista jokaista verokysymystä käsin myyntihetkellä. Parempi tapa on luoda toistettava prosessi.

1. Luokittele tuotteesi tai palvelusi

Tiedä, onko kukin tuote veronalainen, verovapaa, digitaalinen vai yhdistelmäpaketti.

2. Kartoiteta, missä sinulla on nexus

Seuraa, missä yritykselläsi on fyysisiä, taloudellisia tai muita veroyhteyksiä.

3. Määritä verosäännöt kassajärjestelmääsi

Käytä sales tax -automaatioita tai verotuksia, jotka tunnistavat asiakkaan sijainnin, tuotetyypin ja mahdolliset vapautukset.

4. Pidä kirjanpito siistinä

Säilytä laskut, toimitusasiakirjat, asiakkaiden osoitteet, vapautustodistukset ja veroraportit.

5. Tarkista ulkomaiset verovelvoitteet

Jos myyt markkinoille, joilla on ALV- tai GST-säännöt, varmista, tarvitsetko rekisteröinnin tai marketplace-pohjaisen vaatimustenmukaisuusratkaisun.

Hyvä prosessi on arvokkaampi kuin kaikkien lainkäyttöalueiden sääntöjen ulkoa muistaminen.

Mitä asiakirjoja kannattaa säilyttää

Jos myyt kansainvälisesti, dokumentointi on tärkeää.

Säilytä tiedot seuraavista:

• Asiakkaan nimi ja laskutustiedot
• Toimituskohde
• Tuotteen tai palvelun kuvaus
• Peritty vero, jos sellaista on
• Vapautuksen peruste, jos sovellettavissa
• Valuuttamuunnostiedot tarvittaessa
• Laskut ja kuitit
• Palautukset, hyvitykset ja maksunpalautukset

Nämä tiedot auttavat tarkastuksissa, riitatilanteissa ja kirjanpidossa. Ne helpottavat myös arvioimaan, toimiiko veroratkaisusi oikein yrityksesi kasvaessa.

Yleisiä vältettäviä virheitä

Kansainväliset veronmukaisuusongelmat johtuvat usein vältettävissä olevista virheistä.

Vältä näitä:

• Olettamusta, että jokainen ulkomainen myynti on vapautettu Yhdysvaltain verosta
• Unohtamista, että digitaalisilla tuotteilla voi olla erityisiä ulkomaisia verosääntöjä
• GST- tai ALV-rekisteröintirajojen sivuuttamista
• Yhden yleissäännön käyttämistä kaikille maille
• Vapautusten tai jälleenmyyntitodistusten seuraamisen laiminlyöntiä
• Verosääntöjen päivittämättä jättämistä uusille markkinoille siirryttäessä

Mitä suuremmaksi asiakaskuntasi kasvaa, sitä tärkeämpää on standardoida nämä säännöt.

Miten Zenind auttaa

Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan ja hallinnoimaan yhdysvaltalaisia yrityksiä selkeyden ja vaatimustenmukaisuuden näkökulmasta. Vaikka myyntivero ja kansainvälisen myynnin veronkeruu ovat erillisiä asioita yrityksen perustamisesta, perusta on silti tärkeä.

Asianmukaisesti perustettu yritys tekee helpommaksi:

• Erottaa liiketoiminnan ja henkilökohtaiset tiedot
• Ylläpitää johdonmukaisia vaatimustenmukaisia prosesseja
• Organisoida ilmoituksia, määräaikoja ja yritysasiakirjoja
• Rakentaa ammattimainen rakenne ennen laajentumista uusille markkinoille

Jos perustat yhdysvaltalaista yritystä, jonka on tarkoitus myydä kansainvälisesti, perustamisen ja vaatimustenmukaisuuden perusteiden hoitaminen oikein jo alussa voi vähentää kitkaa myöhemmin.

Lopullinen johtopäätös

Se, peritkö myyntiveroa kansainvälisiltä asiakkailta, riippuu muustakin kuin asiakkaan osoitteesta. Sinun on huomioitava nexus, sourcing-säännöt, tuotetyyppi sekä ulkomaiset verojärjestelmät, kuten ALV ja GST.

Monille yrityksille paras vastaus on kerroksellinen: selvitä, soveltuuko Yhdysvaltain myyntivero, ja tarkista sitten, asettaako kohdemaassa oma verojärjestelmä velvoitteita. Kun käytössäsi on selkeä prosessi ja kunnolliset dokumentit, kansainvälinen myynti on paljon helpompaa hallita.

Jos yrityksesi laajenee Yhdysvaltojen ulkopuolelle, käsittele veroasetuksia osana toimintajärjestelmääsi, älä jälkikäteen lisättävänä asiana. Mitä aiemmin rakennat oikean vaatimustenmukaisen työnkulun, sitä vähemmän aikaa kuluu vältettävien virheiden korjaamiseen myöhemmin.