Начислявате ли данък върху продажбите за международни клиенти? Практическо ръководство за бизнеси в САЩ

Продажбите през граница могат да създадат реален растеж, но също така въвеждат данъчни въпроси, които много собственици на бизнеси в САЩ не очакват в началото. Един от най-често срещаните е дали трябва да се начислява данък върху продажбите на международни клиенти.

Краткият отговор е, че това зависи от това какво продавате, къде е базиран бизнесът ви, къде се намира клиентът ви и как се доставя транзакцията. Продажба, която е освободена от данък върху продажбите в САЩ, все пак може да породи задължения за чуждестранен данък, митнически сборове, VAT или GST. Продажба, която изглежда проста във вашия онлайн магазин, може да стане сложна, щом пресече граница.

Това ръководство обяснява основните правила, които трябва да имате предвид, какво обикновено се случва при дигитални и физически продукти и как да изградите практичен процес за спазване на изискванията при международни продажби.

За какво всъщност се прилага данъкът върху продажбите

В Съединените щати данъкът върху продажбите по принцип е щатски и местен данък, а не федерален. Това означава, че правилата се определят основно от щатското законодателство и всеки щат решава кога даден бизнес трябва да събира данък.

При международни клиенти ключовият въпрос обикновено не е дали клиентът е чуждестранен. Въпросът е дали транзакцията се счита за облагаема според законите на щата, в който имате данъчни задължения.

На практика най-важни са три въпроса:

• Облагаем ли е продуктът или услугата във вашия щат?
• Имате ли данъчна връзка с продажбите в щата, в който се определя продажбата?
• Намира ли се клиентът в юрисдикция, която изисква различен данък, като VAT или GST?

Ако отговорите правилно на тези въпроси, е много по-вероятно да обработите транзакцията правилно от самото начало.

Започнете с връзката с щата и правилата за определяне на мястото на продажбата

Преди да решите дали да начислявате данък върху продажбите, определете дали бизнесът ви има nexus. Nexus е връзката между вашия бизнес и щат, която може да създаде задължение за събиране на данък.

Чести видове nexus включват:

• Физическо присъствие, като офис, склад или служител
• Икономически nexus, основан на обем продажби или брой транзакции
• В някои щати връзки чрез партньори, маркетплейси или наличност на инвентар

Ако нямате nexus в даден щат, обикновено не събирате данък върху продажбите на този щат. Ако имате nexus, трябва да проверите дали продажбата е облагаема и как щатът третира мястото на транзакцията.

За много онлайн бизнеси правилата за определяне на мястото на продажбата решават дали данъкът се базира на местоположението на продавача, местоположението на клиента или мястото, където продуктът се използва. Тези правила могат да се различават за стоки, дигитални продукти и услуги.

Физически стоки, продавани на международни клиенти

Физическите продукти са най-лесното място за начало, но това не означава, че са винаги прости.

Ако изпратите продукт от САЩ в друга държава, продажбата може да е освободена от данък върху продажбите в САЩ според правилата на вашия щат, ако транзакцията отговаря на условията за извънщатска или експортна продажба. Това обаче не означава, че поръчката е напълно без данъци.

Държавата на местоназначение може да наложи:

• Митнически мита
• Данъци върху вноса
• VAT или GST
• Такси за брокерско обслужване или освобождаване на пратката

Кой плаща тези разходи често зависи от условията на доставка и настройката на checkout процеса. Например някои търговци събират мита и данъци при плащане, докато други оставят клиентът да ги плати при доставка.

За да избегнете объркване, страниците на продуктите и потокът на checkout трябва ясно да обясняват:

• От къде се изпраща поръчката
• Дали данъците са включени
• Дали клиентът може да дължи вносни такси
• Кой отговаря за митническото освобождаване

Ясната комуникация намалява споровете и изоставените колички.

Дигитални продукти и услуги, продавани в чужбина

Дигиталните стоки и онлайн услугите могат да създадат още повече несигурност, защото различните държави ги класифицират по различен начин.

Примери включват:

• Софтуерни изтегляния
• SaaS абонаменти
• Електронни книги и онлайн курсове
• Достъп до членство
• Дигитални шаблони или медия

Някои юрисдикции облагат дигиталните продукти по същия начин, както физическите стоки. Други прилагат специални правила за VAT или GST за електронни услуги, особено когато купувачът е потребител.

Ако продавате глобално, проверете дали държавата на местоназначение третира дигиталните продажби като облагаеми и дали трябва да се регистрирате за местно събиране на данък, след като достигнете определен праг.

VAT и GST може да са по-важни от данъка върху продажбите в САЩ

Много продавачи в САЩ се фокусират върху данъка върху продажбите, но по-големият въпрос в международната търговия често е VAT или GST.

VAT, или данък върху добавената стойност, е разпространен в Европа и много други държави. GST, или данък върху стоки и услуги, се използва в държави като Канада, Австралия, Нова Зеландия и други. Тези данъци обикновено се начисляват в държавата на купувача, а не на продавача.

В зависимост от държавата и вида на продажбата може да се наложи да:

• Се регистрирате за местно събиране на данък
• Начислите правилната ставка на VAT или GST
• Издавате съвместими фактури
• Подавате декларации в тази държава

Правилата могат да се различават в зависимост от това дали клиентът е бизнес или потребител, дали продуктът е физически или дигитален и колко приходи генерирате на този пазар.

Начислявате ли данък върху продажбите на международни клиенти при checkout?

Понякога да, понякога не.

Може да начислите данък при checkout, ако:

• Вашият щат изисква да събирате данък за продажбата
• Транзакцията е облагаема според приложимите правила за определяне на мястото на продажбата
• Поръчката подлежи на събиране на VAT или GST чрез вашата платформа или чрез чуждестранна регистрация

Може да не начислявате данък върху продажбите в САЩ, ако:

• Продажбата е освободена според правилата на вашия щат за експорт
• Нямате nexus в съответния щат
• Артикулът или услугата е освободена в тази юрисдикция

Най-важното е, че събирането на данък трябва да съответства на правната норма, а не просто на етикета за държавата на клиента. Само чуждестранен адрес за фактуриране не премахва автоматично данъчните задължения.

Как доставката и изпълнението влияят върху данъчния резултат

При физическите стоки мястото на доставка може да промени данъчното третиране.

Ключови променливи включват:

• От къде се изпраща продуктът
• Къде се доставя продуктът
• Дали собствеността преминава преди или след изпращането
• Дали продажбата се финализира в щат с задължение за събиране на данък

Ако клиент в чужбина купува от бизнес в САЩ, продажбата все пак може да бъде свързана с даден щат в САЩ за данъчни цели в зависимост от правилата за определяне на мястото на продажбата. Ето защо бизнесите не трябва да разчитат на едно универсално правило за всяка транзакция.

Изграждане на прост процес за спазване на изискванията

Не е нужно ръчно да решавате всеки данъчен въпрос в момента на продажбата. По-добър подход е да създадете повтаряем процес.

1. Класифицирайте вашите продукти или услуги

Знайте дали всеки артикул е облагаем, освободен, дигитален или пакетно предложение.

2. Картирайте къде имате nexus

Следете къде бизнесът ви има физически, икономически или други данъчни връзки.

3. Настройте данъчните правила във вашата checkout система

Използвайте автоматизация за данък върху продажбите или данъчни настройки, които могат да разпознават местоположението на клиента, типа продукт и приложимите освобождавания.

4. Водете изрядни записи

Запазвайте фактури, документи за доставка, адреси на клиенти, сертификати за освобождаване и данъчни отчети.

5. Преглеждайте чуждестранните данъчни задължения

Ако продавате на пазари с VAT или GST, потвърдете дали ви е нужна регистрация или модел за спазване на изискванията, базиран на маркетплейс.

Добрата система е по-ценна от опитите да запаметите правилата на всяка юрисдикция.

Записи, които трябва да съхранявате

Ако продавате международно, документацията има значение.

Съхранявайте записи за:

• Име на клиента и данни за фактуриране
• Адрес за доставка
• Описание на продукта или услугата
• Начислен данък, ако има такъв
• Подкрепа за освобождаване, ако е приложимо
• Данни за валутно превалутиране, когато е релевантно
• Фактури и разписки
• Връщания, възстановявания и сторнирания

Тези записи помагат при проверки, спорове и счетоводство. Те също улесняват оценката дали данъчната ви настройка работи правилно с растежа на бизнеса.

Често срещани грешки, които да избягвате

Проблемите с международното данъчно съответствие често идват от предотвратими грешки.

Внимавайте за тези грешки:

• Да приемате, че всяка чуждестранна продажба е освободена от данък в САЩ
• Да забравяте, че дигиталните продукти може да имат специални чуждестранни данъчни правила
• Да игнорирате праговете за регистрация по VAT или GST
• Да използвате едно общо правило за всички държави
• Да не следите освобождаванията или сертификатите за препродажба
• Да не актуализирате данъчните настройки след навлизане на нови пазари

Колкото по-голяма става клиентската ви база, толкова по-важно е да стандартизирате тези правила.

Къде се вписва Zenind

Zenind помага на предприемачи да учредяват и управляват компании в САЩ с фокус върху яснота и спазване на изискванията. Макар данъкът върху продажбите и международното събиране на данъци да са отделни от учредяването на фирма, основата все пак има значение.

Добре структуриран бизнес улеснява:

• Разделянето на бизнес и лични записи
• Поддържането на последователни работни процеси за съответствие
• Организирането на декларации, срокове и корпоративни документи
• Изграждането на професионална структура преди разширяване към нови пазари

Ако създавате компания в САЩ, която планира да продава международно, правилното подреждане на основите на учредяване и съответствие в началото може да намали бъдещото натоварване.

Основен извод

Дали ще начислявате данък върху продажбите на международни клиенти зависи от повече от адреса на клиента. Трябва да вземете предвид nexus, правилата за определяне на мястото на продажбата, вида на продукта и чуждестранните данъчни системи като VAT и GST.

За много бизнеси най-добрият отговор е многослоен: първо определете дали се прилага данък върху продажбите в САЩ, а след това проверете дали държавата на местоназначение налага свои данъчни задължения. След като имате ясен процес и надеждни записи, международните продажби стават много по-лесни за управление.

Ако бизнесът ви се разширява извън САЩ, третирайте данъчната настройка като част от операционната си система, а не като нещо второстепенно. Колкото по-рано изградите правилния работен процес за съответствие, толкова по-малко време ще отделяте за поправяне на предотвратими грешки по-късно.