Messujen tekemiset ja välttämiset pienyrityksille: kuinka suunnitella, esitellä ja hoitaa jälkiseuranta

Messut voivat yhä olla yksi tehokkaimmista tavoista, joilla pieni yritys voi kasvattaa tunnettuutta, tavata potentiaalisia asiakkaita kasvotusten ja käynnistää myyntikeskusteluja nopeammin kuin pelkän sähköpostin avulla. Mutta messut vaativat myös aikaa, rahaa ja kurinalaisuutta. Huonosti valmisteltu osasto, henkilöstö, joka ei ole valmis keskustelemaan, tai heikko jälkiseurantasuunnitelma voi tehdä lupaavasta tapahtumasta kalliin oppitunnin.

Perustajille ja kasvaville yrityksille, erityisesti vastikään perustetuille, messut ovat enemmän kuin markkinointitapahtuma. Ne ovat tilaisuus esittää brändi ammattimaisesti, testata viestiä reaaliajassa ja yhdistää yrityksen rakenne sen markkinoillemenostrategiaan. Jos yrityksesi on vielä vakiintumassa, Zenind voi auttaa pitämään perustamisen, sääntöjenmukaisuuden ja yritysidentiteetin kunnossa, jotta julkiset materiaalisi pysyvät johdonmukaisina ja uskottavina.

Miksi messuvalmistelu on tärkeää

Messut eivät harvoin onnistu yhden näyttävän hetken ansiosta. Ne onnistuvat, koska yritys saapuu paikalle selkeiden tavoitteiden, selkeän viestin ja toistettavan prosessin kanssa. Vierailijat päättävät usein sekunneissa, pysähtyvätkö he osastolle, ja he unohtavat vielä nopeammin brändit, jotka tuntuvat geneerisiltä tai epäjärjestelmällisiltä.

Siksi onnistuminen riippuu suunnittelusta pitkään ennen tapahtuman alkua. Sinun täytyy tietää, keitä haluat tavata, mitä haluat heidän tekevän, mitä aiot sanoa ja miten hoidat jälkiseurannan messujen jälkeen. Ilman tätä rakennetta edes hyvä kävijävirta ei välttämättä muutu todellisiksi liideiksi.

Tekemiset: mitä tehdä ennen messuja

Aseta tarkka tavoite

Aloita mitattavalla tavoitteella sen sijaan, että toivoisit vain näkyvyyttä. Tavoitteesi voi olla esimerkiksi 75 laadukkaan liidin kerääminen, 20 demon sopiminen, uuden tuotelinjan esittely tai suhteiden rakentaminen paikallisiin jälleenmyyjiin.

Selkeä tavoite auttaa tekemään parempia päätöksiä osaston suunnittelusta, henkilöstöstä, lahjoista ja jälkiseurannasta. Se antaa myös tiimillesi yksinkertaisen tavan arvioida, oliko tapahtuma investoinnin arvoinen.

Tutki tapahtuma huolellisesti

Kaikki messut eivät sovi kaikille yrityksille. Tarkista osallistujaprofiili, toimialafokus, keskimääräinen kävijämäärä, sijainti ja näytteilleasettajien kirjo ennen sitoutumista. Selvitä, sisältyykö yleisöön päätöksentekijöitä vai pelkästään satunnaisia kävijöitä. Etsi merkkejä siitä, että tapahtuma houkuttelee juuri sellaisia asiakkaita, joita todella haluat.

Jos mahdollista, keskustele aiempien näytteilleasettajien kanssa ja kysy, mikä toimi, mikä ei toiminut ja tuottiko tapahtuma merkityksellisiä liidejä. Messut, joissa on hyvä kävijämäärä mutta väärä yleisö, voivat olla resurssien huono käyttö.

Rakenna ammattimainen osasto

Osastosi tulisi viestiä muutamassa sekunnissa, kuka olet ja minkä ongelman ratkaiset. Käytä selkeää opastusta, luettavaa typografiaa ja brändiäsi vastaavia visuaaleja. Vältä sekavuutta ja vältä pakottamasta kävijöitä tulkitsemaan viestiäsi.

Osaston ei tarvitse olla kallis näyttääkseen viimeistellyltä. Sen täytyy tuntua harkitulta. Siistit pinnat, hyvin sijoitetut grafiikat ja yksinkertainen arvolupaus voivat usein toimia paremmin kuin täyteen ahdettu kokonaisuus, jossa on liikaa kilpailevia viestejä.

Tee materiaaleista helposti otettavia ja helposti muistettavia

Jotkut kävijät haluavat esitteen. Toiset haluavat vain käyntikortin tai QR-koodin. Tarjoa heille yksinkertaisia tapoja muistaa yrityksesi sen jälkeen, kun he ovat poistuneet käytävältä.

Varmista, että painetut materiaalit ja digitaaliset linkit ovat linjassa yrityksesi nimen, verkkosivuston ja yhteystietojen kanssa. Jos olet äskettäin perustanut uuden LLC:n tai corporationin, tämä on hyvä hetki varmistaa, että jokainen julkinen kosketuspiste heijastaa samaa yritysidentiteettiä. Johdonmukaisuus rakentaa luottamusta.

Kouluta osastohenkilöstö

Henkilöstösi on osa brändiäsi. Heidän pitäisi tuntea tuotteesi, hinnoitteluperiaatteesi, ihanneasiakkaasi ja seuraava askel kiinnostuneille prospekteille. Heidän pitäisi myös osata tervehtiä kävijöitä ilman, että he kuulostavat kaavamaisilta tai päällekäyviltä.

Harjoittele ennen tapahtumaa tyypillisiä kysymyksiä. Treenaa lyhyitä selityksiä siitä, mitä yrityksesi tekee, ketä se palvelee ja miksi se eroaa muista. Varmista, että kaikki tietävät, milloin liidiä kannattaa arvioida, milloin sopia jatkotoimi ja milloin keskustelu kannattaa siirtää sulkijalle tai perustajalle.

Kerää liiditiedot jäsennellysti

Käyntikorttien pino ei ole liidijärjestelmä. Käytä lomaketta, sovellusta, badge-skanneria tai CRM-työnkulkua, jonka avulla voit tallentaa nimet, yhteystiedot, kiinnostuksen kohteet ja muistiinpanot käyttökelpoisessa muodossa.

Paras liidien keruuprosessi tekee jälkiseurannasta helpompaa, ei vaikeampaa. Lisää kenttä sille, miten henkilö kuuli sinusta, mistä hän on kiinnostunut ja mitä seuraavaa askelta hän pyysi. Muutaman minuutin järjestely osastolla voi säästää tunteja myöhemmin.

Suunnittele ennakkomarkkinointi

Osasto ei ole ainoa markkinointikanava. Kerro sähköpostilistallesi, sosiaalisen median seuraajille, asiakkaille ja kumppaneille, että osallistut tapahtumaan. Jos tapahtuma sallii sen, sovi tapaamisia etukäteen, jotta tiimilläsi on kalenterissa laadukkaita keskusteluja jo ennen ovien avautumista.

Yksinkertainen ennakkoviesti voi myös auttaa asettamaan odotuksia. Kerro ihmisille, mitä aiot esitellä, millaisiin kysymyksiin tiimisi voi vastata ja mistä sinut löytää messualueelta.

Luo jälkiseurantaprosessi ennen tapahtuman alkua

Jälkiseuranta on se vaihe, jossa moni messupanos epäonnistuu. Jos odotat messujen päättymiseen asti päättääksesi, kenelle soitetaan, kenelle lähetetään sähköposti tai kenelle myynti osoitetaan, aikaa on kulunut liikaa.

Luo jälkiseurantatyönkulku etukäteen. Määritä, mikä lasketaan kuumaksi liidiksi, kuka omistaa minkäkin liidityypin, millaisen viestin kukin henkilö saa ja kuinka pian yhteydenoton pitäisi tapahtua tapahtuman jälkeen. Mitä nopeampi jälkiseuranta, sitä todennäköisemmin kiinnostus muuttuu toiminnaksi.

Vältettävät asiat: virheet, jotka heikentävät messumenestystä

Älä saavu paikalle ilman viestiä

Osasto, jossa lukee vain yrityksen nimi, ei riitä. Kävijöiden pitäisi ymmärtää, mitä teet, ilman että heidän tarvitsee kysyä monta kysymystä. Jos heidän täytyy nähdä liikaa vaivaa ymmärtääkseen arvosi, he jatkavat matkaa.

Älä kuormita osastoa liikaa

Liian monet tuotteet, liian monet kyltit ja liian monet puheenaiheet voivat luoda sekavuutta. On parempi viestiä yksi ensisijainen tarjous selkeästi kuin yrittää esitellä kaikkea kerralla.

Ajattele yhtä keskustelunavausta. Kun kävijä on mukana keskustelussa, voit johdattaa hänet syvempään sisältöön.

Älä anna valmistautumattoman henkilöstön edustaa yritystä

Jopa vahva brändi voi näyttää heikolta, jos henkilöstö on epäammattimaista, hajamielistä tai kykenemätöntä vastaamaan peruskysymyksiin. Työntekijöiden ei pitäisi syödä, selata puhelinta tai jutella keskenään, kun kävijöitä on lähellä.

Heidän pitäisi myös tuntea rajat sille, mitä he voivat luvata. Jos kysymys vaatii oikeudellista, operatiivista tai hinnoitteluun liittyvää hyväksyntää, heidän pitäisi tietää, miten asia viedään eteenpäin sen sijaan, että he arvailevat.

Älä kohtele jokaista kävijää samalla tavalla

Kaikki, jotka pysähtyvät osastolle, eivät ole laadukkaita liidejä. Osa on kilpailijoita, osa opiskelijoita, osa satunnaisia selaajia ja osa tosissaan ostavia asiakkaita. Kouluta henkilöstösi arvioimaan nopeasti ja kohteliaasti, jotta tiimi käyttää aikansa oikeisiin keskusteluihin.

Ystävällinen ja jäsennelty arviointiprosessi vähentää turhaa työtä ja auttaa keräämään merkityksellisempää liiditietoa.

Älä jätä jälkiseurannan aikarajaa huomioimatta

Messukiinnostus hiipuu nopeasti. Jos ensimmäinen sähköpostisi tai puhelusi saapuu liian myöhään, prospekti ei ehkä muista keskustelua tai on jo siirtynyt toisen toimittajan pariin.

Nopeus on tärkeää, mutta myös relevanssi on tärkeää. Lähetä sellaista jatkomateriaalia, joka vastaa juuri sitä keskustelua, jota kävit osastolla, ei geneeristä massaviestiä, joka voisi sopia kenelle tahansa.

Älä jätä toimintaasi yhteensovittamatta

Osastosi voi herättää innostusta, mutta jos sisäiset järjestelmäsi eivät ole valmiita, mahdollisuus pysähtyy siihen. Varmista ennen tapahtumaa, että hinnoittelu-, aikataulutus-, varasto-, perehdytys- tai palveluntoimitusprosessisi pystyvät käsittelemään uutta kysyntää.

Tämä on erityisen tärkeää uusille yrityksille. Jos yrityksesi järjestää vielä tietojaan, omistustaan ja sääntöjenmukaisuuteen liittyviä vaiheita, varmista, että nämä perusasiat ovat vakaat ennen kuin aloitat aggressiivisen markkinoinnin. Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan ja ylläpitämään yrityksiään, jotta he voivat keskittyä kasvuun paperitöiden sijaan.

Käytännön messulista

Käytä tätä listaa pitääksesi tapahtuman järjestyksessä:

• Vahvista tapahtuman tiedot, osaston sijainti ja purku- ja sisäänkuljetusaikataulu
• Määritä yksi päätavoite ja kaksi tukitavoitetta
• Suunnittele osastografiikat ja painetut materiaalit
• Kouluta henkilöstö tervehtimiseen, arviointiin ja tuotetietoon
• Valmistele liidien keruuprosessi ja jälkiseurannan vastuunjako
• Mainosta tapahtumaa ennen sen alkua
• Pakkaa tarvikkeet, laturit, kyltit, käyntikortit ja varakappaleet
• Tarkista hinnoittelu, tarjoukset ja seuraavat toimet
• Aseta määräaika jälkiseurannalle 24–48 tunnin sisällä

Miten Zenind liittyy kokonaisuuteen

Messut palkitsevat yrityksiä, jotka näyttävät järjestäytyneiltä, uskottavilta ja kasvuhaluisilta. Se alkaa vahvasta perustasta. Kun yrityksen nimi, yhtiömuoto, perustamisasiakirjat ja julkinen brändäys ovat linjassa, on helpompi esittää ammattimainen kuva tapahtumissa ja kaikissa muissakin asiakaskohtaamisissa.

Jos olet käynnistämässä yritystä, laajentumassa uusille markkinoille tai valmistautumassa esittelemään yritystäsi julkisesti, Zenind voi tukea perustamis- ja sääntöjenmukaisuuspuolta, jotta voit keskittyä viestiisi, osastoosi ja myyntiprosessiisi.

Loppupohdinta

Parhaat messutulokset harvoin syntyvät sattumalta. Ne syntyvät selkeistä tavoitteista, ammattimaisesta esillepanosta, kurinalaisesta liidien keruusta ja nopeasta jälkiseurannasta. Jos vältät yleiset virheet ja valmistaudut niin, että jokainen keskustelu tuntuu tärkeältä, messut voivat olla arvokas osa kasvustrategiaasi.

Erityisesti uusille yrityksille tapahtuma on myös muistutus siitä, että markkinointi toimii parhaiten, kun itse yritys on rakennettu vahvalle perustalle. Hoida yksityiskohdat ajoissa, ja messutoimillasi on huomattavasti paremmat mahdollisuudet muuttaa huomio liikevaihdoksi.