Les propriétaires bénéficiaires et les demandeurs d’entreprise en vertu de la Corporate Transparency Act : guide pratique pour les entités étrangères

La Corporate Transparency Act (CTA) a changé la façon dont certaines sociétés divulguent des renseignements sur leur propriété aux États-Unis. Après la règle provisoire finale de FinCEN du 26 mars 2025, le cadre de déclaration est devenu beaucoup plus restreint : les entités créées aux États-Unis, ainsi que leurs propriétaires personnes américaines, sont exemptées des déclarations BOI. Les entités qui peuvent encore avoir des obligations de déclaration sont généralement des entités étrangères qui s’inscrivent pour exercer leurs activités dans un État américain ou une juridiction tribale.

Même avec ce champ d’application plus étroit, les questions demeurent les mêmes pour de nombreux fondateurs, avocats et équipes de conformité : qui compte comme propriétaire bénéficiaire, qui est un demandeur d’entreprise et quels renseignements doivent être recueillis pour un rapport BOI? Comprendre ces définitions est la clé pour produire une déclaration exacte et éviter les retards, les corrections ou les problèmes d’application.

Ce guide explique le cadre actuel en langage simple et montre comment bâtir un processus de conformité pratique autour de celui-ci.

Ce que la CTA cherche à encadrer

La CTA a été conçue pour rendre les structures de propriété plus transparentes et réduire l’utilisation d’entités opaques à des fins illicites. Pour les sociétés déclarantes qui demeurent visées par les règles actuelles de FinCEN, le gouvernement veut obtenir un portrait clair des personnes qui possèdent ou contrôlent ultimement l’entité et, dans certains cas, des personnes qui ont participé à sa création ou à son enregistrement.

Cela signifie que l’attention ne se limite pas aux titres officiels. Une personne peut être considérée comme une personne déclarable même si elle ne détient pas d’actions, ne signe pas le rapport annuel ou ne figure pas dans l’organigramme. Le contrôle peut être direct, indirect, formel ou pratique.

Qui compte comme propriétaire bénéficiaire

Un propriétaire bénéficiaire est généralement toute personne physique qui, selon le cas :

• détient ou contrôle au moins 25 % des intérêts de propriété de la société, ou
• exerce un contrôle substantiel sur la société.

Il n’y a pas de limite au nombre de propriétaires bénéficiaires qu’une société peut avoir. Une même personne peut satisfaire aux deux critères, et une société peut avoir plusieurs personnes à déclarer.

Le critère de propriété de 25 %

Le critère de propriété est la partie la plus simple de l’analyse. Si une personne détient au moins 25 % de la société, directement ou indirectement, cette personne est habituellement un propriétaire bénéficiaire.

La propriété indirecte peut être pertinente lorsque la détention passe par des entités intermédiaires, des fiducies ou des structures en cascade. Cela rend les tableaux de capitalisation, les conventions d’investissement et les schémas d’entités importants pour la conformité. Si la propriété est répartie entre plusieurs entités liées, la société déclarante peut devoir analyser qui se trouve ultimement derrière ces intérêts.

Le critère de contrôle substantiel

Le contrôle substantiel va plus loin que la propriété. Une personne peut être un propriétaire bénéficiaire même si elle ne détient aucune participation en actions.

En pratique, le contrôle substantiel comprend souvent l’un des éléments suivants :

• occuper un poste de cadre supérieur
• avoir le pouvoir de nommer ou de révoquer des cadres supérieurs ou la majorité du conseil d’administration
• diriger, déterminer ou influencer de manière importante les décisions commerciales clés
• exercer un contrôle au moyen de tout autre arrangement, contrat, convention de vote ou mécanisme pratique

Les décisions importantes peuvent notamment concerner la stratégie d’affaires, les principaux financements, les contrats importants, les politiques de rémunération, les réorganisations, les fusions, les dissolutions et les modifications des documents de gouvernance essentiels.

L’approche la plus prudente consiste à regarder au-delà des titres et à poser une question simple : qui peut réellement orienter les décisions de l’entreprise?

Exemples courants de contrôle substantiel

Une personne peut avoir un contrôle substantiel si elle est :

• le chef de la direction, le président, le chef des finances, le chef de l’exploitation, le conseiller juridique principal ou un autre cadre supérieur ayant une autorité comparable
• un fondateur qui conserve des droits de vote spéciaux ou un droit de veto sur des actions importantes
• un investisseur qui peut contrôler les nominations au conseil ou bloquer des décisions d’affaires majeures
• un gestionnaire qui dirige l’entreprise alors qu’une autre personne détient techniquement les actions
• une personne qui exerce un contrôle au moyen d’une entente parallèle ou d’un arrangement privé qui n’est pas évident dans les dossiers publics

Exceptions applicables aux propriétaires bénéficiaires

Toutes les personnes liées à une société ne sont pas des propriétaires bénéficiaires. La CTA exclut certaines catégories de personnes de cette définition.

Les exceptions courantes comprennent :

• les mineurs, si les renseignements du parent ou du tuteur sont déclarés à la place
• les mandataires, intermédiaires, dépositaires ou agents
• les employés dont le contrôle ou les avantages économiques découlent uniquement de leur emploi et qui ne sont pas des cadres supérieurs
• les héritiers qui n’ont qu’un intérêt futur en vertu d’un droit successoral
• les créanciers dont l’influence découle uniquement d’une relation créancier ordinaire

Ces exceptions sont étroites. Il ne suffit pas qu’une personne se décrive comme employé, conseiller ou mandataire. La relation réelle et l’autorité réelle comptent.

Ce qu’est un demandeur d’entreprise

Un demandeur d’entreprise est une personne physique qui participe à la création d’une entité nationale ou à l’enregistrement initial d’une entité étrangère afin qu’elle exerce ses activités aux États-Unis. Dans le cadre actuel, la déclaration des demandeurs d’entreprise n’est pertinente que lorsque l’entité est visée.

Il y a généralement deux demandeurs d’entreprise possibles :

1. la personne qui a directement déposé le document de constitution ou d’enregistrement
2. la personne qui était principalement responsable de diriger ou de contrôler ce dépôt

Un demandeur d’entreprise doit être une personne physique. Une entité ne peut pas être un demandeur d’entreprise.

Dans de nombreuses constitutions courantes, la même personne peut remplir les deux rôles. Dans des dépôts plus complexes, une personne peut soumettre les documents tandis qu’une autre dirige le processus. La CTA limite le nombre de demandeurs d’entreprise à deux au maximum.

Déposant direct

Le déposant direct est la personne qui a effectivement soumis le document au bureau compétent de l’État ou de la juridiction tribale. Cela peut se faire par voie électronique ou sur papier. L’élément clé est la responsabilité matérielle ou numérique du dépôt.

Personne responsable du dépôt

Le second demandeur d’entreprise possible est la personne qui a principalement dirigé ou contrôlé le dépôt. Cela peut inclure le fondateur, l’avocat, le promoteur ou une autre personne qui a géré le processus de dépôt et pris la décision de soumettre le document de constitution ou d’enregistrement.

Quels renseignements doivent être déclarés

Pour chaque propriétaire bénéficiaire et, le cas échéant, chaque demandeur d’entreprise, un rapport BOI exige généralement les renseignements suivants :

• nom légal complet
• date de naissance
• adresse résidentielle actuelle, ou adresse d’affaires pour certains demandeurs d’entreprise qui déposent dans le cadre de leurs fonctions professionnelles
• un numéro d’identification unique et la juridiction émettrice provenant d’un document d’identification acceptable et non expiré
• une image de ce document d’identification

Les documents acceptables comprennent habituellement :

• passeport américain
• permis de conduire d’un État
• pièce d’identité émise par un État, une administration locale ou une autorité tribale
• passeport étranger, si aucun document américain n’est disponible

Comme ces renseignements doivent être à jour et exacts, les sociétés devraient les recueillir tôt et les vérifier avant de produire la déclaration.

Pourquoi la règle de l’adresse est importante

L’exigence relative à l’adresse est l’un des points les plus souvent mal compris.

Pour un propriétaire bénéficiaire, le rapport utilise généralement l’adresse résidentielle de la personne. Pour certains demandeurs d’entreprise, en particulier les professionnels qui forment ou enregistrent des sociétés dans le cadre de leur activité, le rapport peut utiliser l’adresse d’affaires.

Cette distinction est importante, car l’utilisation d’une mauvaise adresse peut entraîner une déclaration incomplète ou une correction ultérieure. La meilleure pratique consiste à déterminer d’abord le rôle de la personne, puis à confirmer quel format d’adresse s’applique.

Flux de travail pratique pour la conformité BOI

La conformité est plus simple lorsqu’elle est traitée comme un processus de travail plutôt que comme une tâche de dernière minute.

1. Cartographier la structure de propriété

Commencez par le tableau de capitalisation, la convention d’exploitation, la convention entre actionnaires et toutes les lettres parallèles ou ententes de vote. Identifiez les participations directes et indirectes.

2. Identifier les droits de contrôle

Déterminez qui peut nommer les dirigeants, révoquer les administrateurs, approuver les transactions importantes ou influencer autrement la gestion. Ne vous fiez pas uniquement aux titres.

3. Vérifier les exemptions avec soin

Si une personne semble correspondre à une exemption, vérifiez que chaque élément de l’exemption est satisfait. Une hypothèse erronée peut entraîner un rapport inexact.

4. Recueillir les documents d’identité tôt

Recueillez les noms légaux complets, les dates de naissance, les adresses et les documents d’identification avant la date limite de dépôt. Attendre à la dernière minute est le moyen le plus rapide d’introduire des erreurs.

5. Conserver un dossier clair des personnes déclarées

Conservez les renseignements utilisés dans la déclaration, y compris la date à laquelle ils ont été recueillis et le document source. Si la société change plus tard de propriétaire ou de contrôle, ces dossiers facilitent les mises à jour.

6. Mettre à jour la déclaration lorsque requis

Si les renseignements déclarés changent, la société doit déterminer si un rapport mis à jour est requis et agir rapidement.

Erreurs courantes des sociétés

Même les équipes bien organisées commettent des erreurs évitables lorsque le processus de déclaration est précipité.

Confondre propriété et contrôle

Certaines sociétés ne regardent que la propriété des actions et oublient les personnes qui exercent un contrôle pratique important.

Omettre les propriétaires indirects

Les entités en cascade, les fiducies ou les structures de vote peuvent dissimuler une propriété déclarable si personne ne remonte la chaîne avec soin.

Confondre l’assistant au dépôt avec le demandeur d’entreprise

Toute personne qui aide à la constitution n’est pas un demandeur d’entreprise. La règle dépend du dépôt direct et de la direction ou du contrôle principal.

Utiliser des renseignements d’identité anciens ou incomplets

Des pièces d’identité expirées, des adresses périmées et des noms incompatibles peuvent tous créer des défauts dans la déclaration.

Supposer que les personnes américaines sont toujours déclarées

Selon la règle actuelle, les personnes américaines et les entités créées aux États-Unis sont exemptées des déclarations BOI. Cela a modifié considérablement le champ d’application et devrait être reflété dans chaque examen de conformité.

Pourquoi les entités étrangères nécessitent un examen distinct

Les entités étrangères qui s’inscrivent pour exercer leurs activités aux États-Unis ont encore besoin d’une analyse CTA rigoureuse, car leurs obligations de déclaration dépendent de la manière et du moment de leur enregistrement, du fait qu’elles soient ou non autrement exemptées, et de la question de savoir qui est un propriétaire bénéficiaire ou un demandeur d’entreprise.

Pour les fondateurs étrangers, la plus grande erreur consiste à supposer que les règles américaines de gouvernance d’entreprise s’appliquent partout de la même façon. Une société étrangère peut devoir examiner à la fois sa structure dans son pays d’origine et les données de son enregistrement aux États-Unis lorsqu’elle prépare un rapport.

C’est particulièrement important lorsque la société a :

• plusieurs niveaux de propriété
• des administrateurs ou dirigeants transfrontaliers
• des agents de constitution professionnels
• plus d’une personne impliquée dans le dépôt
• des changements fréquents en matière de gouvernance

Comment Zenind peut aider

Pour les fondateurs qui bâtissent une présence aux États-Unis, Zenind aide à simplifier le processus de constitution et de conformité. Des dossiers de constitution organisés, un service d’agent enregistré et une gestion claire des documents facilitent le suivi des personnes et des détails importants si une analyse BOI est requise.

Lorsque vos dossiers sont cohérents dès le départ, il devient beaucoup plus facile de déterminer qui possède la société, qui la contrôle et si une obligation de déclaration s’applique.

Conclusion

La déclaration de la propriété bénéficiaire n’est pas qu’un exercice administratif. Il s’agit d’une analyse structurée de qui possède une société, qui la contrôle et qui a participé à sa création ou à son enregistrement.

Pour les sociétés qui demeurent visées par les règles actuelles de FinCEN, l’approche la plus prudente consiste à :

• identifier tous les propriétaires bénéficiaires possibles
• évaluer le contrôle substantiel séparément de la propriété
• déterminer si des demandeurs d’entreprise doivent être déclarés
• recueillir des renseignements d’identité exacts avant le dépôt
• conserver des dossiers prêts pour de futures mises à jour

Un examen minutieux au stade de la constitution est beaucoup plus simple que la correction d’un rapport défectueux plus tard. Pour les entités étrangères qui font des affaires aux États-Unis, cet examen devrait faire partie du processus de conformité dès le départ.