Beneficial Owners e Company Applicants sob o Corporate Transparency Act: um guia prático para entidades estrangeiras

O Corporate Transparency Act (CTA) mudou a forma como determinadas empresas divulgam informações de propriedade nos Estados Unidos. Após a regra intermediária final do FinCEN de 26 de março de 2025, o cenário de reporte ficou muito mais restrito: entidades criadas nos Estados Unidos, juntamente com seus proprietários pessoas dos EUA, estão isentas do reporte de BOI. As entidades que ainda podem ter obrigações de reporte são, em geral, entidades estrangeiras que se registram para fazer negócios em um estado dos EUA ou em uma jurisdição tribal.

Mesmo com esse escopo mais limitado, as perguntas continuam as mesmas para muitos fundadores, advogados e equipes de compliance: quem conta como beneficial owner, quem é company applicant e quais informações precisam ser coletadas para um relatório de BOI? Entender essas definições é a chave para enviar a declaração com precisão e evitar atrasos, correções ou problemas de fiscalização.

Este guia explica a estrutura atual em linguagem simples e mostra como montar um processo prático de compliance em torno dela.

O que o CTA busca identificar

O CTA foi criado para tornar as estruturas de propriedade mais transparentes e reduzir o uso de entidades opacas para fins ilícitos. Para as reporting companies que ainda se enquadram no escopo segundo as regras atuais do FinCEN, o governo quer uma visão clara das pessoas que, em última análise, possuem ou controlam a entidade e, em alguns casos, das pessoas envolvidas na sua formação ou registro.

Isso significa que o foco não está apenas em cargos formais. Alguém pode ser uma pessoa reportável mesmo sem deter participação societária, assinar o relatório anual ou aparecer no organograma. O controle pode ser direto, indireto, formal ou prático.

Quem conta como beneficial owner

Um beneficial owner é, em geral, qualquer pessoa física que:

• Possua ou controle pelo menos 25% das participações societárias da empresa, ou
• Exerça substantial control sobre a empresa.

Não existe limite para o número de beneficial owners que uma empresa pode ter. Uma única pessoa pode se enquadrar nos dois critérios, e uma empresa pode ter várias pessoas que precisem ser informadas.

O teste de 25% de propriedade

O teste de propriedade é a parte mais direta da análise. Se uma pessoa possui pelo menos 25% da empresa, direta ou indiretamente, essa pessoa normalmente é um beneficial owner.

A propriedade indireta pode ser relevante quando a participação passa por entidades intermediárias, trusts ou estruturas em camadas. Isso torna cap tables, acordos com investidores e organogramas societários documentos importantes de compliance. Se a propriedade estiver dividida entre várias entidades relacionadas, a reporting company pode precisar analisar quem está, em última instância, por trás dessas participações.

O teste de substantial control

Substantial control é mais amplo do que propriedade. Uma pessoa pode ser um beneficial owner mesmo sem deter participação acionária alguma.

Na prática, substantial control geralmente inclui qualquer um dos seguintes:

• Atuar como senior officer
• Ter autoridade para nomear ou destituir senior officers ou a maioria do conselho
• Dirigir, determinar ou influenciar materialmente decisões importantes da empresa
• Exercer controle por meio de qualquer outro arranjo, contrato, acordo de voto ou mecanismo prático

Decisões importantes podem incluir áreas como estratégia de negócios, financiamento relevante, contratos de grande porte, políticas de remuneração, reorganizações, fusões, dissoluções e alterações nos documentos centrais de governança.

A abordagem mais segura é ir além dos cargos e fazer uma pergunta simples: quem realmente consegue moldar o que a empresa faz?

Exemplos comuns de substantial control

Uma pessoa pode ter substantial control se for:

• O CEO, presidente, CFO, COO, general counsel ou outro senior officer com autoridade comparável
• Um fundador que mantenha direitos especiais de voto ou veto sobre ações importantes
• Um investidor que possa controlar nomeações para o conselho ou bloquear decisões empresariais importantes
• Um administrador que dirija a empresa mesmo que outra pessoa detenha formalmente a participação
• Uma pessoa que exerça controle por meio de um acordo paralelo ou arranjo privado que não seja evidente em registros públicos

Exceções para beneficial owner

Nem toda pessoa ligada a uma empresa é um beneficial owner. O CTA exclui certas categorias da definição.

Exceções comuns incluem:

• Menores de idade, se as informações do pai, mãe ou responsável forem reportadas em seu lugar
• Nomeados, intermediários, custodians ou agents
• Funcionários cujo controle ou benefícios econômicos decorram exclusivamente do emprego e que não sejam senior officers
• Herdeiros que tenham apenas um interesse futuro por meio de direito sucessório
• Credores cuja influência venha apenas de uma relação típica de credor

Essas exceções são restritas. Não basta a pessoa se descrever como funcionário, assessor ou nominee. A relação e a autoridade reais é que importam.

O que é um company applicant

Um company applicant é uma pessoa física envolvida na criação de uma entidade doméstica ou no primeiro registro de uma entidade estrangeira para fazer negócios nos Estados Unidos. Na estrutura atual, o reporte de company applicant é relevante apenas quando a entidade estiver dentro do escopo.

Em geral, existem dois possíveis company applicants:

1. A pessoa que apresentou diretamente o documento de formação ou registro
2. A pessoa que foi a principal responsável por orientar ou controlar esse envio

Um company applicant precisa ser uma pessoa física. Uma entidade não pode ser company applicant.

Em muitas formações rotineiras, a mesma pessoa pode ocupar as duas funções. Em registros mais complexos, uma pessoa pode enviar a documentação enquanto outra orienta o processo. O CTA limita o número de company applicants a no máximo dois.

Solicitante direto

O solicitante direto é a pessoa que efetivamente enviou o documento ao órgão estadual ou tribal competente. Isso pode ocorrer eletronicamente ou em papel. O ponto principal é a responsabilidade física ou digital pelo envio.

Pessoa responsável pelo envio

O segundo possível company applicant é a pessoa que principalmente orientou ou controlou o envio. Isso pode incluir o fundador, advogado, organizador ou outra pessoa que gerenciou o processo de registro e decidiu apresentar o documento de formação ou de registro.

Quais informações devem ser reportadas

Para cada beneficial owner e, quando aplicável, para cada company applicant, um relatório de BOI geralmente exige as seguintes informações:

• Nome legal completo
• Data de nascimento
• Endereço residencial atual, ou endereço comercial para certos company applicants que registram documentos como parte de suas funções profissionais
• Um número identificador único e a jurisdição emissora de um documento de identificação aceitável e não vencido
• Uma imagem desse documento de identificação

Os documentos aceitos normalmente incluem:

• Passaporte dos EUA
• Carteira de motorista estadual
• Documento de identificação estadual, local ou tribal
• Passaporte estrangeiro, se não houver documento dos EUA disponível

Como as informações devem estar atuais e corretas, as empresas devem coletá-las com antecedência e verificá-las antes do envio.

Por que a regra do endereço é importante

A exigência de endereço é um dos pontos que mais geram confusão.

Para um beneficial owner, o relatório normalmente usa o endereço residencial da pessoa. Para certos company applicants, especialmente profissionais que formam ou registram empresas como parte de seu trabalho, o relatório pode usar o endereço comercial.

Essa distinção é importante porque usar o endereço errado pode gerar uma declaração incompleta ou uma correção posterior. A melhor prática é primeiro determinar a função da pessoa e depois confirmar qual formato de endereço se aplica.

Um fluxo prático de compliance para BOI

O compliance fica mais fácil quando é tratado como um fluxo de trabalho, e não como uma tarefa de última hora.

1. Mapear a estrutura societária

Comece com o cap table, o operating agreement, o shareholder agreement e quaisquer side letters ou acordos de voto. Identifique participações diretas e indiretas.

2. Identificar direitos de controle

Analise quem pode nomear executivos, destituir diretores, aprovar transações relevantes ou influenciar a administração. Não confie apenas em cargos.

3. Confirmar exceções com cuidado

Se alguém parecer se enquadrar em uma exceção, verifique se todos os elementos dessa exceção são atendidos. Uma suposição incorreta pode gerar um relatório impreciso.

4. Coletar documentos de identidade com antecedência

Reúna nomes legais completos, datas de nascimento, endereços e documentos de identificação antes do prazo de envio. Esperar até o último minuto é a forma mais rápida de introduzir erros.

5. Manter um registro limpo de quem foi reportado

Armazene as informações usadas na declaração, incluindo a data em que foram coletadas e o documento de origem. Se a empresa mudar de propriedade ou controle mais tarde, esses registros facilitam atualizações.

6. Atualizar a declaração quando necessário

Se as informações reportadas mudarem, a empresa deve avaliar se é necessário enviar uma declaração atualizada e agir com rapidez.

Erros comuns das empresas

Mesmo equipes organizadas cometem erros evitáveis quando o processo de reporte é apressado.

Tratar propriedade e controle como a mesma coisa

Algumas empresas analisam apenas a participação societária e deixam de lado pessoas com forte controle prático.

Ignorar proprietários indiretos

Entidades em camadas, trusts ou estruturas de voto podem ocultar propriedade reportável se ninguém rastrear a cadeia com cuidado.

Confundir o auxiliar de filing com o company applicant

Nem toda pessoa que ajuda na formação é um company applicant. A regra depende de quem faz o filing diretamente e de quem o orienta ou controla principalmente.

Usar informações de identidade antigas ou incompletas

Documentos vencidos, endereços desatualizados e divergências de nome podem criar falhas no filing.

Assumir que pessoas dos EUA sempre são reportadas

Pela regra atual, pessoas dos EUA e entidades criadas nos Estados Unidos estão isentas do BOI reporting. Isso mudou significativamente o escopo e deve ser refletido em toda revisão de compliance.

Por que entidades estrangeiras precisam de uma análise separada

Entidades estrangeiras que se registram para fazer negócios nos Estados Unidos ainda precisam de uma análise cuidadosa do CTA, porque suas obrigações de reporte dependem de como e quando se registraram, de estarem ou não isentas e de quem se qualifica como beneficial owner ou company applicant.

Para fundadores estrangeiros, o maior erro é presumir que as regras societárias dos EUA se aplicam da mesma forma em qualquer lugar. Uma empresa estrangeira pode precisar considerar tanto sua estrutura no país de origem quanto os dados do seu registro nos EUA ao preparar um relatório.

Isso é especialmente importante quando a empresa tem:

• Várias camadas de propriedade
• Diretores ou executivos em diferentes países
• Agentes profissionais de formação
• Mais de uma pessoa envolvida no filing
• Mudanças frequentes de governança

Como a Zenind pode ajudar

Para fundadores que estão construindo uma presença nos EUA, a Zenind ajuda a simplificar o processo de formação e compliance. Registros organizados de constituição, suporte de registered agent e gerenciamento claro de documentos facilitam acompanhar as pessoas e os detalhes que importam caso uma análise de BOI seja necessária.

Quando seus registros são consistentes desde o primeiro dia, fica muito mais fácil identificar quem possui a empresa, quem a controla e se alguma obrigação de reporte se aplica.

Conclusão

O reporte de beneficial ownership não é apenas uma tarefa burocrática. É uma análise estruturada de quem possui a empresa, quem a controla e quem participou da sua formação ou registro.

Para empresas que ainda estão dentro do escopo segundo as regras atuais do FinCEN, a abordagem mais segura é:

• Identificar todos os possíveis beneficial owners
• Avaliar substantial control separadamente da propriedade
• Determinar se algum company applicant precisa ser reportado
• Coletar informações de identidade precisas antes do filing
• Manter os registros prontos para futuras atualizações

Uma revisão cuidadosa na etapa de formação é muito mais fácil do que corrigir depois um relatório com falhas. Para entidades estrangeiras que fazem negócios nos Estados Unidos, essa revisão deve fazer parte do processo de compliance desde o início.