Avez-vous besoin d’un EIN pour une activité secondaire ou du travail à la demande?

Lancer une activité secondaire est stimulant, parce que cela vous permet de gagner un revenu supplémentaire selon vos propres conditions. Mais dès que l’argent commence à entrer, les questions fiscales apparaissent rapidement. L’une des plus fréquentes est de savoir si vous avez besoin d’un numéro d’identification d’employeur, ou EIN, pour votre activité secondaire ou votre travail à la demande.

La réponse courte est que de nombreux propriétaires uniques n’ont pas besoin d’un EIN immédiatement. La réponse plus longue dépend de la façon dont votre entreprise est structurée, du fait que vous ayez ou non des employés, et de votre volonté de séparer plus clairement vos finances personnelles et professionnelles.

Si vous bâtissez une activité secondaire sérieuse, comprendre quand un EIN est utile et quand il est obligatoire peut vous faire gagner du temps plus tard. Cela peut aussi faciliter l’ouverture d’un compte bancaire d’entreprise, la production de vos déclarations fiscales et la mise en place, dès le départ, d’une structure financière plus organisée.

Qu’est-ce qu’un EIN?

Un EIN est un numéro d’identification fiscale fédéral délivré par l’IRS. Il sert à identifier une entité commerciale à des fins fiscales et déclaratives.

On peut le considérer comme l’équivalent, pour une entreprise, d’un numéro d’assurance sociale. L’EIN en soi ne rend pas une entreprise légale, mais il fait souvent partie de la mise en place d’une structure d’affaires professionnelle et conforme.

L’IRS fournit les EIN gratuitement, et la demande en ligne est généralement la façon la plus rapide d’en obtenir un.

Les activités secondaires ont-elles besoin d’un EIN?

Pas toujours.

Si vous exercez vos activités comme propriétaire unique sans employés, sans obligations liées aux taxes d’accise et sans exigences particulières de retenue, vous n’avez généralement pas besoin d’un EIN aux fins de l’impôt fédéral. Dans bien des cas, vous pouvez utiliser votre numéro d’assurance sociale au moment de produire vos déclarations fiscales.

Cela dit, même lorsqu’un EIN n’est pas strictement requis, il peut quand même être utile. De nombreuses personnes qui ont une activité secondaire choisissent d’en obtenir un quand même, parce qu’il peut donner une apparence plus établie à leur entreprise et aider à mieux organiser les activités financières.

Quand avez-vous généralement besoin d’un EIN?

Vous avez habituellement besoin d’un EIN si votre activité secondaire ou votre petite entreprise correspond à l’une des catégories suivantes :

• Vous embauchez des employés.
• Vous exercez vos activités en partenariat.
• Vous créez une société par actions.
• Vous créez une LLC et l’entreprise a besoin d’un EIN à des fins fiscales ou bancaires.
• Vous devez retenir des impôts sur des sommes versées à un étranger non-résident.
• Vous devez payer certaines taxes d’emploi, d’accise ou d’autres taxes d’entreprise qui exigent un EIN.
• Votre banque, votre province ou État, ou un autre organisme en exige un pour l’ouverture d’un compte ou l’enregistrement.

Si vous créez une entité juridique comme une LLC, l’IRS s’attend généralement à ce que vous formiez d’abord l’entité auprès de votre État, puis que vous demandiez l’EIN.

Pourquoi un EIN peut quand même être utile pour une activité secondaire

Même lorsque vous n’en avez pas besoin légalement, un EIN peut être pratique.

1. Il aide à séparer les finances personnelles et professionnelles

Une activité secondaire devient beaucoup plus facile à gérer lorsque les revenus et les dépenses ne sont pas mélangés avec vos dépenses personnelles. Un EIN peut appuyer cette séparation en facilitant l’ouverture d’un compte bancaire d’entreprise ou l’utilisation d’outils de paiement tiers.

2. Il peut rendre la déclaration fiscale plus simple

Un EIN n’est pas un raccourci pour éviter les impôts, mais il peut simplifier la tenue des dossiers. Si vous suivez vos revenus, vos dépenses et vos paiements de façon structurée, il devient plus facile de produire une déclaration exacte plus tard.

3. Il peut appuyer une structure plus professionnelle

De nombreux pigistes, travailleurs à la demande et petits entrepreneurs préfèrent utiliser un EIN, parce qu’il montre que l’entreprise est gérée comme une vraie entreprise. Cela peut être utile lorsqu’on traite avec des fournisseurs, des banques et des clients.

4. Il peut aider si votre entreprise prend de l’ampleur

Une activité secondaire peut devenir une véritable entreprise plus rapidement qu’on ne l’imagine. Si vous avez déjà un EIN et un système de tenue de dossiers clair, il est plus facile de grandir sans tout reconstruire plus tard.

Comment un EIN s’intègre aux LLC

Beaucoup de gens se posent des questions sur les EIN en même temps qu’ils envisagent de créer une LLC.

Une LLC à un seul membre est souvent traitée comme une entité ignorée aux fins de l’impôt fédéral sur le revenu, à moins qu’elle ne choisisse un autre mode d’imposition. Même ainsi, une LLC peut quand même avoir besoin d’un EIN si elle a des employés ou si elle doit produire certaines déclarations fiscales.

Une LLC peut aussi avoir besoin d’un EIN si une banque l’exige pour ouvrir un compte d’entreprise, ou si les règles provinciales ou étatiques l’exigent. Autrement dit, une LLC ne signifie pas automatiquement que vous devez avoir un EIN pour chaque situation fiscale, mais il est souvent logique d’en obtenir un une fois que la structure de l’entreprise devient plus formelle.

Pour de nombreux entrepreneurs, créer une LLC et obtenir un EIN en même temps permet de bâtir des bases plus claires pour la croissance, la tenue de dossiers et la conformité.

Que se passe-t-il si vous n’obtenez pas d’EIN?

Si votre activité secondaire n’exige pas d’EIN, vous pouvez souvent continuer à l’exploiter sans en avoir un.

Dans ce cas, vous déclarerez habituellement vos revenus d’entreprise dans votre déclaration de revenus personnelle et utiliserez vos propres informations fiscales au besoin. Mais vous devriez quand même conserver des dossiers détaillés de :

• Revenus reçus
• Dépenses d’entreprise ordinaires et nécessaires
• Kilométrage ou autres frais de déplacement déductibles
• Paiements versés à des sous-traitants
• Versements d’impôt estimatif

Ne pas obtenir d’EIN ne veut pas dire ne pas avoir d’obligations fiscales. Les revenus d’une activité secondaire peuvent toujours créer des obligations fiscales fédérales et provinciales ou étatiques.

Revenus de travail à la demande et impôts

Une idée fausse courante veut qu’une activité secondaire ne devienne un enjeu fiscal qu’à partir d’un certain niveau de revenus. Ce n’est pas ainsi que l’IRS traite la situation.

Si vous gagnez un revenu net d’un travail autonome, vous pourriez devoir payer la taxe sur le travail autonome même si l’activité est à temps partiel.

Selon les directives actuelles de l’IRS, vous devez généralement payer la taxe sur le travail autonome si vos gains nets provenant du travail autonome sont de 400 $ ou plus. Ce seuil est important pour de nombreuses personnes ayant une activité secondaire, des pigistes et des entrepreneurs indépendants.

Vous pourriez aussi devoir produire une déclaration de revenus si vos gains nets provenant du travail autonome atteignent ce seuil, même si votre revenu total est autrement faible.

Devez-vous payer des impôts estimatifs?

Si vous gagnez un revenu d’activité secondaire sans retenues d’impôt suffisantes, vous pourriez devoir faire des versements d’impôt estimatif.

L’IRS utilise généralement un système de paiement au fur et à mesure. Pour de nombreuses personnes autonomes, cela signifie que les versements trimestriels sont la façon normale de rester à jour.

En règle générale, vous pourriez devoir faire des versements d’impôt estimatif si vous prévoyez devoir au moins 1 000 $ après avoir soustrait les retenues et les crédits. Si c’est votre cas, il est judicieux de planifier à l’avance plutôt que d’attendre la saison des impôts.

Les impôts estimatifs peuvent couvrir à la fois l’impôt sur le revenu et la taxe sur le travail autonome. Le fait de garder ces versements à jour peut réduire le risque de pénalité pour insuffisance de paiement.

Une bonne tenue de dossiers compte plus que l’EIN lui-même

Un EIN est utile, mais il ne remplace pas une bonne comptabilité.

Si vous avez une activité secondaire, vous devriez suivre :

• L’argent gagné auprès de chaque client, plateforme ou acheteur
• Les dépenses d’entreprise, y compris les fournitures, les logiciels et les frais
• Les taxes retenues ou payées d’avance
• Les versements trimestriels d’impôt estimatif
• Les transferts bancaires liés aux activités commerciales

Plus vos dossiers sont clairs, plus il devient facile de déterminer si un EIN, une LLC ou une autre structure est la meilleure option.

Au début, une simple feuille de calcul peut suffire. À mesure que votre activité secondaire grandit, un logiciel de comptabilité ou un compte bancaire d’entreprise dédié peut tout simplifier.

Comment obtenir un EIN

Si vous décidez qu’il vous faut un EIN, le processus est simple.

L’IRS offre une demande d’EIN en ligne sans frais. Dans bien des cas, vous pouvez recevoir le numéro immédiatement après avoir rempli la demande.

Avant de présenter votre demande, assurez-vous d’avoir les renseignements de base sur l’entreprise, notamment :

• Le nom légal de l’entreprise
• Les renseignements sur la personne responsable
• L’adresse de l’entreprise
• La structure de l’entreprise
• Le motif de la demande

Si votre entreprise est à l’extérieur des États-Unis, ou si vous utilisez une autre méthode de dépôt, l’IRS propose aussi d’autres options de demande.

Quand une activité secondaire devrait passer d’informelle à formelle

Certaines activités secondaires restent petites. D’autres deviennent de vraies entreprises avec des clients récurrents, des revenus plus élevés et des exigences fiscales plus complexes.

Il est peut-être temps de formaliser votre structure si vous :

• Générez un revenu constant chaque mois
• Ouvrez un compte bancaire d’entreprise distinct
• Embauchez de l’aide ou des sous-traitants
• Créez une LLC
• Voulez une meilleure séparation en matière de responsabilité et d’impôts
• Passez beaucoup de temps sur l’entreprise

Cela ne veut pas dire que chaque activité secondaire a besoin d’une LLC ou d’un EIN dès le premier jour. Cela veut plutôt dire qu’une fois que les revenus deviennent importants, une structure plus organisée peut vous éviter des problèmes fiscaux et bancaires plus tard.

Le rôle de Zenind

Si vous décidez de créer une LLC pour faire croître votre activité secondaire, Zenind peut vous aider à bâtir une base d’affaires plus solide. Cela peut inclure un soutien à la création et d’autres étapes qui facilitent le passage d’un revenu occasionnel à une structure d’entreprise plus organisée.

Pour de nombreux fondateurs, l’approche pratique est simple : commencez par suivre vos revenus avec soin, comprenez quand les impôts s’appliquent, puis ajoutez un EIN ou une LLC lorsque l’entreprise a besoin de plus de structure.

Réponse finale : avez-vous besoin d’un EIN pour une activité secondaire?

Si vous êtes un propriétaire unique sans employés et sans obligations fiscales particulières, vous n’avez souvent pas besoin d’un EIN pour une activité secondaire.

Mais si vous créez une LLC, embauchez des employés, devez ouvrir un compte bancaire d’entreprise ou souhaitez une structure d’affaires plus claire et plus professionnelle, obtenir un EIN est généralement un choix judicieux. C’est gratuit, la demande est rapide, et cela peut rendre les futures tâches fiscales et bancaires plus faciles.

La meilleure approche consiste à faire correspondre votre structure à la façon dont votre entreprise fonctionne réellement. Si votre activité secondaire prend de l’ampleur, un EIN peut être l’étape la plus simple vers une entreprise plus organisée et conforme.