ITIN vs NAS pour la création d’une entreprise aux États-Unis : ce que les entrepreneurs mondiaux doivent savoir

Créer une société aux États-Unis en tant que fondateur non-résident exige plus qu’une bonne idée d’affaires. Il faut aussi comprendre quel numéro d’identification fiscale personnel s’applique à vous, et à quel moment. Aux États-Unis, les deux numéros qui reviennent le plus souvent sont le NAS et l’ITIN.

Ils ne sont pas interchangeables. Le NAS est délivré par la Social Security Administration et est généralement utilisé par les citoyens américains et certains non-citoyens admissibles. L’ITIN est délivré par l’IRS à des fins fiscales fédérales seulement, lorsqu’une personne a besoin d’un numéro d’identification de contribuable mais n’est pas admissible à un NAS. Pour les entrepreneurs mondiaux, choisir le bon numéro est important pour la production des déclarations fiscales, les services bancaires et la conformité.

La réponse courte

Si vous êtes un citoyen américain ou un non-citoyen admissible qui peut obtenir un NAS, c’est ce numéro que vous devez utiliser. Si vous êtes un fondateur non-résident ou toute autre personne qui doit produire des déclarations fiscales américaines mais qui n’est pas admissible à un NAS, l’IRS peut exiger un ITIN.

Dans le contexte de la création d’entreprise, cette distinction est importante, car votre société et vous, en tant que particulier, êtes deux entités distinctes. Votre entreprise peut avoir besoin de son propre EIN, tandis que vous pourriez avoir besoin d’un ITIN ou d’un NAS selon votre situation fiscale et votre admissibilité.

Qu’est-ce qu’un NAS?

Un NAS est un numéro à neuf chiffres délivré par la Social Security Administration. Il est largement utilisé aux États-Unis pour l’impôt, l’emploi, les services bancaires et l’accès à certains services gouvernementaux. Les citoyens américains peuvent en faire la demande, et certains non-citoyens peuvent aussi y être admissibles s’ils travaillent aux États-Unis ou s’ils ont une autre raison valide selon les règles de la SSA.

Pour les propriétaires d’entreprise, un NAS est souvent l’identifiant personnel le plus simple, car de nombreux systèmes américains sont conçus autour de celui-ci. Si vous êtes autorisé à travailler aux États-Unis, un NAS devient souvent rapidement une partie essentielle de votre vie fiscale et de la paie.

Qu’est-ce qu’un ITIN?

Un ITIN est aussi un numéro à neuf chiffres, mais il est délivré par l’IRS, et non par la SSA. L’IRS l’utilise uniquement à des fins fiscales fédérales. Il est conçu pour les personnes qui ont besoin d’un numéro d’identification fiscale américain, mais qui n’ont pas droit à un NAS et ne sont pas admissibles à en obtenir un.

L’ITIN est donc particulièrement important pour :
- Les fondateurs non-résidents ayant des obligations de déclaration fiscale aux États-Unis
- Les investisseurs étrangers ayant des revenus imposables aux États-Unis
- Les conjoints ou personnes à charge qui doivent produire une déclaration fiscale américaine
- D’autres personnes visées par les règles de production de déclarations de l’IRS, mais qui ne peuvent pas obtenir de NAS

Un ITIN ne remplace pas un NAS. C’est un numéro de déclaration fiscale, pas un document d’autorisation de travail.

ITIN vs NAS en un coup d’œil

Quel numéro un entrepreneur mondial doit-il avoir?

Cela dépend de votre statut et de ce que vous faites aux États-Unis.

Vous pourriez avoir besoin d’un NAS si vous :
- Êtes citoyen américain
- Êtes résident permanent légal
- Êtes un non-citoyen admissible à une autorisation de travail et qui respecte les règles de la SSA

Vous pourriez avoir besoin d’un ITIN si vous :
- N’êtes pas admissible à un NAS
- Devez produire une déclaration de revenus fédérale américaine
- Devez déclarer des revenus de source américaine ou réclamer un avantage fiscal nécessitant un numéro de contribuable américain

De nombreux fondateurs étrangers commencent par créer la société, puis règlent leur identification fiscale personnelle selon la façon dont l’entreprise sera imposée et selon leur rôle dans celle-ci. C’est l’une des raisons pour lesquelles la création d’entreprise et la préparation fiscale doivent être planifiées ensemble, et non traitées comme une seule étape.

Pourquoi la différence est importante pour la création d’entreprise

L’erreur la plus courante chez les entrepreneurs consiste à croire qu’ils ont besoin d’un numéro fiscal personnel avant de pouvoir créer une société. En réalité, l’entité commerciale, le numéro fiscal de l’entreprise et le numéro fiscal personnel du fondateur sont des éléments distincts.

Voici comment les pièces s’imbriquent :
- Votre société est l’entité juridique, comme une LLC ou une corporation.
- Votre EIN identifie l’entreprise à des fins fiscales et bancaires.
- Votre NAS ou votre ITIN vous identifie comme contribuable individuel.

Pour de nombreux fondateurs, surtout ceux à l’extérieur des États-Unis, l’entreprise peut être créée même si le fondateur n’a pas de NAS. La vraie question est de savoir si le fondateur aura éventuellement besoin d’un ITIN pour la déclaration fiscale personnelle.

Comment demander un ITIN

L’IRS utilise le formulaire W-7 pour demander un ITIN. En général, vous soumettez le formulaire avec les pièces justificatives demandées par l’IRS, et dans de nombreux cas, vous l’incluez avec une déclaration de revenus fédérale, sauf si une exception s’applique.

Une demande d’ITIN bien préparée comprend habituellement :
- Un formulaire rempli avec exactitude
- Les documents d’identité et de statut étranger requis
- Une explication claire de la raison pour laquelle l’ITIN est nécessaire
- Les documents fiscaux justificatifs exigés, le cas échéant

Comme les demandes d’ITIN peuvent être retardées par des documents incomplets, les fondateurs étrangers doivent porter une attention particulière aux noms, aux renseignements figurant sur le passeport et à la cohérence avec la déclaration de revenus. De petites erreurs peuvent entraîner de longs retards.

Comment demander un NAS

Si vous êtes admissible à un NAS, la Social Security Administration traite la demande. Le processus dépend généralement de votre citoyenneté ou de votre statut d’immigration, ainsi que des documents que vous pouvez fournir.

Une demande de NAS typique exige :
- Des documents d’identité
- Une preuve d’âge
- Une preuve de citoyenneté ou de statut d’immigration admissible

Si vous êtes admissible, la SSA émet le numéro et envoie la carte par la poste. Pour les fondateurs admissibles, un NAS est souvent l’option la plus pratique, car il s’agit de l’identifiant standard pour la paie et plusieurs systèmes financiers.

Erreurs courantes à éviter

1. Demander le mauvais numéro

Si vous êtes admissible à un NAS, l’IRS indique que vous ne devez pas demander un ITIN. La bonne demande dépend de l’admissibilité, pas de la commodité.

2. Penser qu’un ITIN permet de travailler aux États-Unis

Ce n’est pas le cas. Un ITIN sert à la déclaration fiscale. Il ne donne ni autorisation d’emploi ni statut d’immigration.

3. Confondre les numéros d’entreprise et les numéros personnels

Votre société peut avoir besoin d’un EIN même si vous n’avez pas de NAS. N’assumez pas qu’un seul numéro remplace tous les autres.

4. Attendre trop longtemps avant de régler la question fiscale

Si votre entreprise américaine crée une obligation de production de déclarations, vous ne voulez pas découvrir tard dans l’année que votre dossier d’identification personnelle est incomplet.

5. Envoyer des renseignements incohérents

Votre nom, votre date de naissance et vos documents fiscaux doivent correspondre d’un dossier à l’autre. Les incohérences sont une cause fréquente de retards.

Comment Zenind aide les fondateurs mondiaux

Zenind aide les entrepreneurs à créer des sociétés américaines au moyen d’un processus conçu pour la clarté et la conformité. Pour les fondateurs étrangers, cela signifie mettre d’abord en place la bonne structure d’entreprise, afin que le reste des démarches fiscales et bancaires repose sur une base solide.

Zenind est particulièrement utile lorsque vous devez :
- Créer une LLC ou une corporation aux États-Unis
- Garder les documents de constitution bien organisés
- Rester à jour sur les échéances de conformité
- Séparer la mise en place de l’entité des questions d’identification fiscale personnelle

Pour les fondateurs internationaux, cette séparation est importante. La création de votre entreprise, votre EIN, vos obligations fiscales et vos exigences d’identification personnelle doivent tous être traités dans le bon ordre. Zenind vous aide à gérer la partie constitution de l’entreprise afin que vous puissiez vous concentrer sur les opérations.

Foire aux questions

Puis-je créer une entreprise américaine sans NAS?

Oui, dans de nombreux cas. L’entreprise et le numéro fiscal personnel du propriétaire sont deux questions distinctes. La vraie question est de savoir ce que vos obligations bancaires, fiscales et de production de déclarations exigent par la suite.

Puis-je utiliser un ITIN à la place d’un NAS pour tout?

Non. Un ITIN sert aux fins fiscales fédérales. Il ne remplace pas un NAS dans tous les contextes.

Ai-je besoin d’un ITIN pour obtenir un EIN?

Pas toujours. Les exigences liées à l’EIN dépendent de l’entreprise et du mode de demande, et non d’une règle uniforme.

Puis-je avoir à la fois un ITIN et un NAS?

Si vous devenez plus tard admissible à un NAS, c’est ce numéro que vous utiliserez pour les impôts. L’important est que les dossiers de l’IRS reflètent correctement votre statut actuel.

Que faire si je suis un fondateur étranger ayant des revenus américains mais pas de NAS?

Vous pourriez devoir produire une déclaration avec un ITIN, selon votre obligation de déclaration. Comme les règles dépendent de votre situation, il vaut la peine de confirmer votre position avant la saison des impôts.

Conclusion

Pour les entrepreneurs mondiaux, la question ITIN vs NAS n’est pas qu’une affaire de paperasse. Elle a une incidence sur la façon dont vous produisez vos déclarations, dont vous vous identifiez auprès des banques et des organismes, et sur la fluidité des opérations de votre entreprise américaine.

Utilisez le NAS si vous y êtes admissible. Utilisez l’ITIN si vous n’êtes pas admissible à un NAS, mais que vous devez tout de même respecter des obligations fiscales fédérales américaines. Et lorsque vous créez une société américaine, traitez la création d’entreprise et l’identification fiscale personnelle comme deux étapes de planification distinctes.

Besoin d’aide pour bien structurer la partie constitution de votre entreprise? Zenind peut vous aider à établir votre entreprise américaine grâce à un processus clair et simplifié, conçu pour les fondateurs d’ici et d’ailleurs.