अपना व्यवसायिक नाम बदलने के बाद IRS को कब सूचित करें
अपना व्यवसायिक नाम बदलने के बाद IRS को कब सूचित करें
अपने व्यवसाय का नाम बदलना एक महत्वपूर्ण ब्रांडिंग कदम हो सकता है, लेकिन इसके साथ कानूनी और कर अनुपालन से जुड़ी एक चेकलिस्ट भी आती है। सबसे महत्वपूर्ण चरणों में से एक है सही समय पर IRS को सूचित करना। अधिकतर मामलों में, व्यवसाय का नाम बदलने पर नया EIN लेना जरूरी नहीं होता। इसके बजाय, आमतौर पर आपको IRS को अपडेट करना होता है ताकि आपके कर रिकॉर्ड आपके नए कानूनी नाम से मेल खाएं।
समय बहुत महत्वपूर्ण है। यदि आप राज्य में फाइलिंग पूरी होने से पहले IRS को सूचित करते हैं, तो आपके रिकॉर्ड मेल नहीं खा सकते। यदि आप बहुत देर करते हैं, तो कर नोटिस, पेरोल फाइलिंग, या अन्य पत्राचार आपके पुराने व्यवसायिक नाम पर ही आते रह सकते हैं। कब बदलाव करना है, यह जानने से भ्रम से बचने और आपके कंपनी रिकॉर्ड को एकसमान रखने में मदद मिलती है।
पहले राज्य फाइलिंग पूरी करें
IRS आपके नए व्यवसायिक नाम को मान्यता दे, इससे पहले आमतौर पर नाम परिवर्तन का राज्य कानून के तहत वैध होना आवश्यक होता है। अधिकांश कॉर्पोरेशनों और LLC के लिए, इसका मतलब है कि राज्य की व्यवसाय फाइलिंग एजेंसी में संशोधन या इसी तरह का दस्तावेज दाखिल करना।
उदाहरण के लिए, यदि आपका व्यवसाय डेलावेयर में गठित है, तो नाम परिवर्तन आमतौर पर डेलावेयर सेक्रेटरी ऑफ स्टेट के माध्यम से पूरा किया जाता है। संशोधन स्वीकृत होने के बाद, नया कानूनी नाम इकाई का आधिकारिक नाम बन जाता है। राज्य की यह स्वीकृति अक्सर वही दस्तावेज़ होती है जिसे IRS आपके परिवर्तन की सूचना देते समय देखना चाहता है।
यदि आप ट्रेड नेम या DBA का उपयोग कर रहे हैं, तो वह इकाई का कानूनी नाम बदलने से अलग है। DBA ब्रांडिंग में मदद कर सकता है, लेकिन यह राज्य रिकॉर्ड में कानूनी नाम परिवर्तन का विकल्प नहीं है।
आपको IRS को कब सूचित करना चाहिए
आपको IRS को तब सूचित करना चाहिए जब राज्य द्वारा आपका कानूनी नाम परिवर्तन स्वीकृत हो चुका हो और आपका व्यवसाय नए नाम के तहत कार्य कर रहा हो।
IRS को सूचित किया जाना चाहिए जब:
- आपकी कॉर्पोरेशन या LLC ने अपना कानूनी नाम बदल लिया हो।
- आपकी राज्य फाइलिंग स्वीकृत हो चुकी हो और आपके पास नया आधिकारिक व्यवसायिक नाम हो।
- आप चाहते हों कि आपके कर रिकॉर्ड, नोटिस, और भविष्य की रिटर्न नए नाम को दर्शाएं।
- आपने पेरोल, बैंकिंग, और अन्य कानूनी रिकॉर्ड अपडेट कर दिए हों और चाहते हों कि संघीय कर रिकॉर्ड भी उनसे मेल खाएं।
यदि आपके पास पहले से EIN है, तो नाम परिवर्तन आमतौर पर EIN को स्वयं प्रभावित नहीं करता। IRS को सामान्यतः यह बताया जा रहा होता है कि वही इकाई अब नए कानूनी नाम के साथ काम कर रही है।
कब नया EIN आमतौर पर आवश्यक नहीं होता
कई मामलों में, केवल व्यवसाय का नाम बदलने से नया EIN जरूरी नहीं होता। यह तब सही है जब वही कानूनी इकाई काम करती रहे और केवल नाम बदले।
उदाहरणों में अक्सर शामिल हैं:
- एक Delaware LLC का अपना कानूनी नाम बदलना जबकि वह Delaware LLC ही बनी रहे।
- एक निगम का राज्य संशोधन दाखिल करने के बाद अपना नाम बदलना।
- व्यवसाय का रीब्रांडिंग करना लेकिन संघीय कर वर्गीकरण न बदलना।
यदि स्वामित्व, संरचना, और कर वर्गीकरण समान रहते हैं, तो IRS आमतौर पर मौजूदा EIN को बनाए रख सकता है और केवल नाम अपडेट कर सकता है।
कब नया EIN आवश्यक हो सकता है
यदि नाम परिवर्तन व्यवसाय की संरचना में किसी व्यापक कानूनी बदलाव का हिस्सा है, तो नया EIN आवश्यक हो सकता है।
आपको नया EIN तब चाहिए हो सकता है जब:
- एक sole proprietorship LLC या corporation बन जाए।
- किसी merger से नई कानूनी इकाई बने।
- कोई conversion इकाई के प्रकार को इस तरह बदल दे कि IRS उसे नया करदाता मानता हो।
- स्वामित्व या कर वर्गीकरण में ऐसा बदलाव हो जो नए संघीय कर पहचान की आवश्यकता पैदा करे।
यही मुख्य अंतर है: केवल नाम बदलने से आमतौर पर नया करदाता नहीं बनता, लेकिन कानूनी इकाई के प्रकार में बदलाव से बन सकता है।
व्यवसायिक नाम परिवर्तन की सूचना IRS को कैसे दें
IRS की प्रक्रिया इस बात पर निर्भर करती है कि आपने व्यवसाय के लिए पहले से कर रिटर्न दाखिल किया है या नहीं।
यदि आपने अभी तक अपना पहला रिटर्न दाखिल नहीं किया है, तो आमतौर पर आप IRS को उस IRS पते पर हस्ताक्षरित पत्र भेजकर सूचित करते हैं जहाँ आप अपना कर रिटर्न दाखिल करेंगे। यह पत्र किसी अधिकृत व्यक्ति की ओर से होना चाहिए और इसमें राज्य-स्वीकृत नाम परिवर्तन का प्रमाण शामिल होना चाहिए।
यदि आपने पहले ही कर रिटर्न दाखिल कर दिया है, तो आप आमतौर पर अपने अगले कर दाखिले के साथ या उस पते पर अलग सूचना भेजकर IRS को बता सकते हैं जहाँ आपने रिटर्न दाखिल किया था। फिर से, राज्य संशोधन या नाम परिवर्तन का कोई अन्य आधिकारिक प्रमाण संलग्न करें।
एक पूर्ण सूचना में आम तौर पर शामिल होना चाहिए:
- पुराना कानूनी व्यवसायिक नाम।
- नया कानूनी व्यवसायिक नाम।
- EIN।
- व्यवसाय इकाई का प्रकार।
- व्यवसाय का पता।
- संपर्क नाम और फोन नंबर।
- किसी अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर।
- राज्य-स्वीकृत certificate of amendment या समान फाइलिंग की एक प्रति।
अपने रिकॉर्ड एकसमान रखें। IRS सूचना में दिया गया कानूनी नाम वही होना चाहिए जो राज्य द्वारा स्वीकृत किया गया है।
IRS को सूचित करने के बाद क्या करें
IRS को सूचित करना प्रक्रिया का केवल एक हिस्सा है। संघीय रिकॉर्ड अपडेट होने के बाद, आपको हर उस स्थान की समीक्षा करनी चाहिए जहाँ पुराना नाम दिखाई देता है।
आवश्यकतानुसार निम्नलिखित अपडेट करें:
- बैंक खाते और व्यापारी खाते।
- राज्य कर पंजीकरण।
- पेरोल प्रदाता और पेरोल कर खाते।
- व्यवसाय लाइसेंस और परमिट।
- अनुबंध और विक्रेता समझौते।
- बीमा पॉलिसियाँ।
- व्यवसाय वेबसाइट, इनवॉइस, और लेटरहेड।
- कर्मचारी रिकॉर्ड और आंतरिक कंपनी दस्तावेज़।
यदि आपके व्यवसाय में कर्मचारी हैं, तो पेरोल रिकॉर्ड पर विशेष ध्यान दें। पेरोल फाइलिंग में कानूनी नाम और IRS रिकॉर्ड में नाम के बीच असंगति से अनावश्यक अनुपालन समस्याएँ पैदा हो सकती हैं।
बचने योग्य सामान्य गलतियाँ
व्यवसायिक नाम परिवर्तन सरल लगता है, लेकिन कुछ आम गलतियाँ देरी या भ्रम पैदा कर सकती हैं।
पहले राज्य संशोधन दाखिल न करना
IRS आमतौर पर अपेक्षा करता है कि नाम परिवर्तन पहले से ही राज्य कानून के तहत वैध हो। यदि राज्य ने परिवर्तन को मंजूरी नहीं दी है, तो IRS सूचना समय से पहले मानी जा सकती है।
DBA को कानूनी नाम समझ लेना
DBA कानूनी इकाई के नाम परिवर्तन के समान नहीं है। यदि आप IRS रिकॉर्ड बदलवाना चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप व्यवसाय के वास्तविक कानूनी नाम को अपडेट कर रहे हैं।
यह मान लेना कि हमेशा नया EIN चाहिए
कई मालिक सोचते हैं कि नया नाम होने पर नया EIN भी चाहिए। वास्तविकता में, मुख्य मुद्दा यह है कि क्या इकाई स्वयं बदली है। यदि कानूनी इकाई वही रही, तो नया EIN अक्सर आवश्यक नहीं होता।
संबंधित खातों को भूल जाना
IRS अपडेट के बाद भी, बैंक, राज्य एजेंसियाँ, विक्रेता, और पेरोल सिस्टम पुराने नाम को दिखाते रह सकते हैं जब तक आप उन्हें अलग से अपडेट न करें।
सुचारु परिवर्तन के लिए सर्वोत्तम तरीका
व्यवसायिक नाम परिवर्तन को संभालने का सबसे साफ तरीका इसे एक क्रम के रूप में देखना है:
- नाम परिवर्तन को आंतरिक रूप से मंजूरी दें।
- राज्य में संशोधन दाखिल करें।
- नए कानूनी नाम का प्रमाण प्राप्त करें।
- सही फाइलिंग विधि का उपयोग करके IRS को सूचित करें।
- पुराने नाम का उपयोग करने वाले हर अन्य खाते और रिकॉर्ड को अपडेट करें।
यह तरीका अस्वीकृत फाइलिंग, कर रिकॉर्ड में असंगति, और सरकारी एजेंसियों या वित्तीय संस्थानों के साथ अनावश्यक फॉलो-अप की संभावना को कम करता है।
अंतिम विचार
यदि आपके व्यवसाय ने अपना नाम बदल लिया है, तो राज्य फाइलिंग पूरी होने और नया कानूनी नाम आधिकारिक होने के बाद IRS को सूचित किया जाना चाहिए। अधिकांश मामलों में, साधारण नाम परिवर्तन के लिए नया EIN आवश्यक नहीं होता। लेकिन यदि यह परिवर्तन आपकी इकाई के प्रकार या कानूनी संरचना को भी प्रभावित करता है, तो नया EIN आवश्यक हो सकता है।
पहले राज्य फाइलिंग पूरी करना, फिर IRS और संबंधित खातों को अपडेट करना, आपकी कंपनी के रिकॉर्ड को सटीक और अनुपालन प्रक्रिया को सरल बनाए रखने में मदद करता है.
कोई प्रश्न उपलब्ध नहीं हैं। कृपया बाद में फिर से देखें।