Când să anunțați IRS că v-ați schimbat numele firmei

Schimbarea numelui firmei poate fi o mutare importantă de branding, dar declanșează și o listă de verificare privind conformitatea juridică și fiscală. Unul dintre cei mai importanți pași este să notificați IRS la momentul potrivit. În cele mai multe cazuri, o schimbare a numelui firmei nu necesită un nou EIN. În schimb, de obicei trebuie să actualizați IRS, astfel încât evidențele fiscale să corespundă noului nume legal.

Momentul contează. Dacă notificați IRS prea devreme, înainte ca înregistrarea la nivel de stat să fie finalizată, evidențele dvs. pot să nu fie aliniate. Dacă așteptați prea mult, notificările fiscale, declarațiile de payroll sau alte corespondențe pot continua să fie trimise către vechiul nume al firmei. Știind când să faceți schimbarea, evitați confuziile și păstrați documentele companiei consecvente.

Începeți cu înregistrarea la nivel de stat

Înainte ca IRS să poată recunoaște un nou nume de firmă, schimbarea numelui trebuie, de regulă, să fie valabilă conform legislației statului. Pentru majoritatea corporațiilor și LLC-urilor, asta înseamnă depunerea unei modificări sau a unui document similar la oficiul de înregistrare a entităților comerciale din stat.

Dacă firma dvs. este constituită în Delaware, de exemplu, schimbarea numelui se realizează de obicei prin Secretary of State din Delaware. După aprobarea modificării, noul nume legal devine numele oficial al entității. Acea aprobare de la stat este adesea documentul pe care IRS îl va solicita atunci când îl notificați despre schimbare.

Dacă folosiți un nume comercial sau un DBA, acesta este diferit de schimbarea numelui legal al entității. Un DBA poate ajuta la branding, dar nu înlocuiește o schimbare legală a numelui în evidențele statului.

Când ar trebui să notificați IRS

Ar trebui să notificați IRS după ce schimbarea legală a numelui a fost aprobată de stat și firma dvs. funcționează sub noul nume.

IRS ar trebui informat când:

• Corporația sau LLC-ul dvs. și-a schimbat numele legal.
• Înregistrarea la nivel de stat a fost aprobată și acum aveți un nou nume oficial al firmei.
• Doriți ca evidențele fiscale, notificările și declarațiile viitoare să reflecte noul nume.
• Ați actualizat payroll-ul, conturile bancare și alte evidențe juridice și doriți ca evidențele fiscale federale să se potrivească.

Dacă aveți deja un EIN, schimbarea numelui, de obicei, nu afectează EIN-ul în sine. De regulă, IRS este informat că aceeași entitate are acum un nou nume legal.

Când, de obicei, nu este necesar un nou EIN

În multe cazuri, o simplă schimbare a numelui firmei nu necesită un nou EIN. Acest lucru este valabil atunci când aceeași entitate juridică continuă să funcționeze și se schimbă doar numele.

Exemplele includ adesea:

• Un LLC din Delaware care își schimbă numele legal, rămânând în continuare un LLC din Delaware.
• O corporație care își schimbă numele după depunerea unei modificări la nivel de stat.
• O firmă care își reface brandingul fără a-și schimba clasificarea fiscală federală.

Dacă proprietatea, structura și clasificarea fiscală rămân neschimbate, IRS poate, de regulă, păstra EIN-ul existent și poate actualiza doar numele din evidențe.

Când poate fi necesar un nou EIN

Un nou EIN poate fi necesar dacă schimbarea numelui face parte dintr-o modificare juridică mai amplă a structurii firmei.

Este posibil să aveți nevoie de un nou EIN dacă:

• O întreprindere individuală devine LLC sau corporație.
• O fuziune creează o nouă entitate juridică.
• O conversie schimbă tipul entității într-un mod pe care IRS îl tratează ca pe un nou contribuabil.
• Proprietatea sau clasificarea fiscală se schimbă într-un mod care necesită o nouă identitate fiscală federală.

Aceasta este distincția esențială: o simplă schimbare de nume, de obicei, nu creează un nou contribuabil, dar o schimbare a tipului de entitate juridică poate.

Cum să notificați IRS despre schimbarea numelui firmei

Procesul IRS depinde de faptul dacă ați depus deja o declarație fiscală pentru firmă.

Dacă nu ați depus încă prima declarație, în general notificați IRS trimițând o scrisoare semnată la adresa IRS unde veți depune declarația fiscală. Scrisoarea trebuie să fie trimisă de o persoană autorizată și trebuie să includă documente care arată schimbarea numelui aprobată de stat.

Dacă ați depus deja o declarație fiscală, de obicei puteți notifica IRS prin următoarea depunere fiscală sau trimițând o notificare separată la adresa la care ați depus declarația. Din nou, includeți actul de modificare de la stat sau altă dovadă oficială a schimbării numelui.

O notificare completă ar trebui să includă, în general:

• Vechiul nume legal al firmei.
• Noul nume legal al firmei.
• EIN-ul.
• Tipul entității comerciale.
• Adresa firmei.
• Numele și numărul de telefon ale unei persoane de contact.
• Semnătura unei persoane autorizate.
• O copie a certificatului de modificare aprobat de stat sau a unui document similar.

Păstrați consecvența în documente. Numele legal din notificarea către IRS trebuie să corespundă numelui aprobat de stat.

Ce să faceți după ce IRS a fost notificat

Notificarea IRS este doar o parte a procesului. După actualizarea evidențelor federale, ar trebui să verificați fiecare loc în care apare vechiul nume.

Actualizați, după caz, următoarele:

• Conturile bancare și conturile comerciale.
• Înregistrările fiscale la nivel de stat.
• Furnizorii de payroll și conturile de taxe salariale.
• Licențele și autorizațiile comerciale.
• Contractele și acordurile cu furnizorii.
• Polițele de asigurare.
• Site-ul firmei, facturile și antetele documentelor.
• Evidențele angajaților și documentele interne ale companiei.

Dacă firma dvs. are angajați, evidențele de payroll merită o atenție specială. O neconcordanță între numele legal de pe declarațiile de payroll și numele din evidențele IRS poate crea probleme de conformitate care pot fi evitate.

Greșeli frecvente de evitat

O schimbare a numelui firmei pare simplă, dar câteva greșeli frecvente pot crea întârzieri sau confuzii.

Nedepunerea mai întâi a modificării la nivel de stat

IRS se așteaptă, de obicei, ca schimbarea numelui să fie deja valabilă conform legislației statului. Dacă statul nu a aprobat schimbarea, notificarea către IRS poate fi prematură.

Folosirea unui DBA în locul numelui legal

Un DBA nu este același lucru cu o schimbare a numelui legal al entității. Dacă doriți ca evidențele IRS să fie actualizate, asigurați-vă că actualizați numele legal real al firmei.

Presupunerea că este întotdeauna necesar un nou EIN

Mulți proprietari presupun că un nume nou înseamnă automat un nou EIN. În realitate, aspectul esențial este dacă entitatea în sine s-a schimbat. Dacă entitatea juridică a rămas aceeași, de multe ori nu este nevoie de un nou EIN.

Uitarea conturilor aferente

Chiar și după actualizarea la IRS, băncile, agențiile de stat, furnizorii și sistemele de payroll pot afișa în continuare vechiul nume dacă nu le actualizați separat.

Cea mai bună practică pentru o tranziție fără probleme

Cea mai clară modalitate de a gestiona o schimbare a numelui firmei este să o tratați ca pe o succesiune de pași:

1. Aprobați intern schimbarea numelui.
2. Depuneți modificarea la nivel de stat.
3. Primiți dovada noului nume legal.
4. Notificați IRS folosind metoda corectă de depunere.
5. Actualizați toate celelalte conturi și evidențe care folosesc vechiul nume.

Această abordare reduce riscul de depuneri respinse, de neconcordanțe în evidențele fiscale și de urmăriri inutile cu agenții guvernamentale sau instituții financiare.

Concluzii

Dacă firma dvs. și-a schimbat numele, IRS ar trebui notificat după finalizarea înregistrării la nivel de stat și după ce noul nume legal devine oficial. În cele mai multe cazuri, nu aveți nevoie de un nou EIN pentru o simplă schimbare de nume. Dar dacă schimbarea afectează și tipul entității sau structura juridică, poate fi necesar un nou EIN.

Dacă vă ocupați mai întâi de înregistrarea la nivel de stat, apoi actualizați IRS și conturile aferente, veți păstra evidențele companiei corecte și procesul de conformitate simplu.