Бизнеc атауын өзгерткеніңізді IRS-ке қашан хабарлау керек

Бизнестің атауын өзгерту маңызды брендинг қадамы болуы мүмкін, бірақ ол сонымен бірге құқықтық және салықтық сәйкестікке қатысты тексеру тізімін де іске қосады. Ең маңызды қадамдардың бірі - IRS-ке дұрыс уақытта хабарлау. Көп жағдайда бизнестің атауын өзгерту жаңа EIN алуды талап етпейді. Оның орнына, әдетте, салық жазбаларыңыз жаңа заңды атауыңызға сәйкес келуі үшін IRS-ті жаңарту қажет.

Уақыттың маңызы зор. Егер IRS-ке мемлекеттік тіркеу аяқталмай тұрып хабарласаңыз, жазбаларыңыз сәйкес келмеуі мүмкін. Ал тым кеш хабарлассаңыз, салық хабарламалары, жалақыға қатысты өтінімдер немесе басқа да хат-хабарлар ескі бизнес атауыңызға келе беруі мүмкін. Өзгерісті қашан енгізу керегін білу шатасуды болдырмауға және компания жазбаларының біркелкі болуына көмектеседі.

Алдымен штаттық тіркеуден бастаңыз

IRS жаңа бизнес атауын мойындауы үшін, атаудың өзгеруі әдетте штат заңына сәйкес жарамды болуы керек. Көптеген корпорациялар мен LLC үшін бұл штаттың бизнес тіркеу кеңсесіне түзету немесе соған ұқсас құжат тапсыруды білдіреді.

Мысалы, егер сіздің бизнесіңіз Делавэр штатында құрылған болса, атауды өзгерту әдетте Делавэр штатының Мемлекеттік хатшысы арқылы рәсімделеді. Түзету мақұлданғаннан кейін жаңа заңды атау ұйымның ресми атауына айналады. Дәл сол штаттық мақұлдау құжаты IRS-ке өзгеріс туралы хабарлаған кезде қажет болуы мүмкін.

Егер сіз сауда атауын немесе DBA қолдансаңыз, бұл заңды ұйым атауын өзгертуден бөлек нәрсе. DBA брендингке көмектесуі мүмкін, бірақ ол штат жазбаларындағы заңды атау өзгерісінің орнын баса алмайды.

IRS-ке қашан хабарлау керек

IRS-ке заңды атауыңыз мемлекеттік деңгейде мақұлданғаннан кейін және бизнесіңіз жаңа атаумен жұмыс істей бастағаннан кейін хабарлаған жөн.

IRS-ке мына жағдайларда хабарлау керек:

• Сіздің корпорацияңыз немесе LLC заңды атауын өзгертті.
• Штаттық өтініміңіз мақұлданып, сізде жаңа ресми бизнес атауы пайда болды.
• Салық жазбаларыңыз, хабарламаларыңыз және болашақ декларацияларыңыз жаңа атауды көрсетуін қалайсыз.
• Жалақы, банк және басқа да құқықтық жазбаларды жаңартып, федералдық салық жазбаларының да сәйкес болғанын қалайсыз.

Егер сізде бұрыннан EIN болса, атау өзгерісі әдетте EIN-нің өзіне әсер етпейді. IRS-ке әдетте сол ұйымның жаңа заңды атауға ие болғаны хабарланады.

Жаңа EIN көбіне қажет болмайтын жағдайлар

Көп жағдайда бизнестің атауын өзгерту жаңа EIN алуды талап етпейді. Бұл сол бір заңды тұлға өз қызметін жалғастырып, тек атауын өзгерткен жағдайда дұрыс.

Мысалдар жиі мыналарды қамтиды:

• Делавэр LLC заңды атауын өзгертіп, бірақ Делавэр LLC болып қала беруі.
• Корпорация штаттық түзетуді тапсырғаннан кейін атауын өзгертуі.
• Бизнес федералдық салық жіктеуін өзгертпей ребрендинг жасауы.

Егер меншік құқығы, құрылым және салық жіктеуі өзгеріссіз қалса, IRS әдетте қолданыстағы EIN-ді сақтап, тек атауды жаңартады.

Жаңа EIN қажет болуы мүмкін жағдайлар

Жаңа EIN бизнестің құқықтық құрылымындағы кеңірек өзгерістің бөлігі болса, қажет болуы мүмкін.

Мына жағдайларда жаңа EIN керек болуы ықтимал:

• Жеке кәсіпкерлік LLC немесе корпорацияға айналады.
• Бірігу нәтижесінде жаңа заңды тұлға пайда болады.
• Конверсия IRS жаңа салық төлеуші ретінде қарайтын ұйым түрін өзгертеді.
• Меншік құқығы немесе салық жіктеуі жаңа федералдық салық сәйкестігін талап ететіндей өзгереді.

Негізгі айырмашылық мынада: тек атаудың өзгеруі әдетте жаңа салық төлеуші жасамайды, ал заңды тұлға түрінің өзгеруі жасай алады.

IRS-ке бизнес атауының өзгергені туралы қалай хабарлау керек

IRS процедурасы сіздің бизнес үшін алғашқы салық декларациясын тапсырған-тапсырмағаныңызға байланысты.

Егер сіз әлі алғашқы декларацияны тапсырмасаңыз, әдетте IRS-ке салық декларациясын тапсыратын мекенжайға қол қойылған хат жіберу арқылы хабарлайсыз. Хат уәкілетті тұлғадан болуы және штат мақұлдаған атау өзгерісін растайтын құжаттарды қамтуы керек.

Егер сіз салық декларациясын бұрыннан тапсырсаңыз, IRS-ке әдетте келесі салық тапсыру кезінде немесе декларация тапсырған мекенжайға бөлек хабарлама жіберу арқылы хабарлай аласыз. Бұл жағдайда да штаттық түзетуді немесе атау өзгерісінің басқа ресми дәлелін қоса жіберіңіз.

Толық хабарламада әдетте мыналар болуы керек:

• Бұрынғы заңды бизнес атауы.
• Жаңа заңды бизнес атауы.
• EIN.
• Бизнес ұйымының түрі.
• Бизнес мекенжайы.
• Байланысатын тұлғаның аты мен телефон нөмірі.
• Уәкілетті адамның қолы.
• Штат мақұлдаған түзету куәлігінің немесе соған ұқсас құжаттың көшірмесі.

Жазбаларыңыздың біркелкі болуын қадағалаңыз. IRS хабарламасындағы заңды атау штат мақұлдаған атаумен сәйкес келуі керек.

IRS хабарланғаннан кейін не істеу керек

IRS-ке хабарлау - процестің тек бір бөлігі. Федералдық жазбалар жаңартылғаннан кейін ескі атау тұрған барлық орындарды қайта қарап шығу керек.

Қажет болса, мыналарды жаңартыңыз:

• Банк шоттары мен merchant шоттары.
• Штаттық салық тіркеулері.
• Жалақы провайдерлері мен жалақыға қатысты салық шоттары.
• Бизнес лицензиялары мен рұқсаттар.
• Шарттар мен жеткізуші келісімдері.
• Сақтандыру полистері.
• Бизнес веб-сайттары, шот-фактуралар және бланктер.
• Қызметкерлердің жазбалары мен ішкі компания құжаттары.

Егер бизнесіңізде қызметкерлер болса, жалақы жазбаларына ерекше назар аудару қажет. Жалақы бойынша құжаттардағы заңды атау мен IRS жазбаларындағы атау сәйкес келмесе, бұл қажетсіз сәйкестік мәселелерін тудыруы мүмкін.

Жиі жіберілетін қателер

Бизнестің атауын өзгерту қарапайым көрінгенімен, бірнеше жиі қате кешігуге немесе шатасуға әкелуі мүмкін.

Алдымен штаттық түзетуді бермеу

IRS әдетте атау өзгерісінің алдымен штат заңына сәйкес жарамды болуын күтеді. Егер штат өзгерісті мақұлдамаған болса, IRS хабарламасы тым ерте берілуі мүмкін.

DBA-ны заңды атаудың орнына қолдану

DBA заңды ұйым атауын өзгертумен бірдей емес. Егер IRS жазбаларын өзгерткіңіз келсе, бизнестің нақты заңды атауын жаңартып жатқаныңызға көз жеткізіңіз.

Жаңа EIN әрдайым қажет деп ойлау

Көптеген иелер жаңа атау жаңа EIN дегенді білдіреді деп ойлайды. Шын мәнінде, негізгі мәселе - ұйымның өзі өзгерді ме, жоқ па. Егер заңды тұлға сол күйінде қалса, жаңа EIN көбіне қажет емес.

Қатысты шоттарды ұмыту

IRS жаңартылғаннан кейін де банк, штат органдары, жеткізушілер және жалақы жүйелері бөлек жаңартылмаса, ескі атауды көрсетуі мүмкін.

Тегіс өтпелі кезеңге арналған ең жақсы тәжірибе

Бизнестің атауын өзгертуді басқарудың ең тиімді жолы - оны кезең-кезеңімен орындау:

1. Ішкі деңгейде атау өзгерісін мақұлдаңыз.
2. Штатқа түзету құжатын тапсырыңыз.
3. Жаңа заңды атауды растайтын құжат алыңыз.
4. IRS-ке дұрыс тапсыру әдісі арқылы хабарлаңыз.
5. Ескі атау қолданылған барлық басқа шоттар мен жазбаларды жаңартыңыз.

Бұл тәсіл қабылданбаған өтінімдер, салық жазбаларындағы сәйкессіздіктер және мемлекеттік органдармен немесе қаржы институттарымен қажетсіз қайта байланысудың қаупін азайтады.

Қорытынды

Егер бизнесіңіз атауын өзгертсе, штаттық тіркеу аяқталып, жаңа заңды атау ресми болғаннан кейін IRS-ке хабарлау керек. Көп жағдайда қарапайым атау өзгерісі үшін жаңа EIN қажет емес. Алайда өзгеріс ұйым түріне немесе құқықтық құрылымға да әсер етсе, жаңа EIN қажет болуы мүмкін.

Алдымен штаттық өтінімді рәсімдеп, содан кейін IRS пен қатысты шоттарды жаңарту компания жазбаларын дәл сақтауға және сәйкестік үдерісін жеңілдетуге көмектеседі.