12 gyakorlati tipp a jobb megbeszélésekhez egy növekvő kisvállalkozásban

A megbeszélések szinte minden vállalat életének részei, de különösen fontosak a vállalkozás korai szakaszában. Amikor egy csapat kicsi, minden beszélgetés alakíthatja a prioritásokat, tisztázhatja a felelősségeket, és előre mozdíthat egy projektet. Ha a megbeszélések rosszul vannak kezelve, időt emésztenek fel és zavart okoznak. Ha jól vannak kezelve, összhangot, lendületet és számonkérhetőséget teremtenek.

Alapítóknak, vezetőknek és kisvállalkozási csapatoknak a jobb megbeszélések nem a végtelen vitákról szólnak. Arról szólnak, hogy hatékonyan hozzanak döntéseket, dokumentálják a következő lépéseket, és mindenkinek világos szerepet adjanak. Ez számít akkor is, ha egy startupot indít, egy növekvő LLC-t irányít, vagy egy jól működő corporationt vezet, amelynek szorosabb koordinációra van szüksége.

Az alábbiakban 12 gyakorlati tippet talál a jobb megbeszélések lebonyolításához, majd egy egyszerű napirendvázlatot, amelyet azonnal használhat.

1. Határozza meg a célt, mielőtt a megbeszélést ütemezi

Minden megbeszélésnek legyen oka arra, hogy létrejöjjön. Ha nem tudja egy mondatban megfogalmazni a célt, a megbeszélés valószínűleg még nem készen áll arra, hogy megtörténjen.

A világos cél fókuszban tartja a beszélgetést. Az is segít eldönteni, hogy a megbeszélés élő egyeztetés, írásos frissítés vagy egy gyors egyéni beszélgetés legyen-e. Sok kisvállalkozásnál a legnagyobb megbeszélési probléma nem a túl kevés kommunikáció. Hanem a túl sok szükségtelen kommunikáció.

Használjon céltudatos megfogalmazást a megbeszélések ütemezésekor:

• Döntés egy új beszállítói költségkeretről
• A heti indulási feladatok áttekintése
• Egy működési probléma megoldása
• Összehangolás a következő negyedév prioritásairól
• Felelősségek véglegesítése egy közelgő projekthez

Ha a cél homályos, az emberek felkészületlenül érkeznek, és a megbeszélés irány nélküli beszélgetéssé válik.

2. Csak azokat hívja meg, akiknek ott kell lenniük

Egy kisebb megbeszélés általában jobb megbeszélés. Minden további résztvevő időt, összetettséget és annak esélyét növeli, hogy a beszélgetés elkalandozik.

Embereket funkció alapján hívjon meg, ne státusz alapján. A megfelelő résztvevők azok, akiknek hozzá kell járulniuk a beszélgetéshez, döntést kell hozniuk, vagy végre kell hajtaniuk az eredményt. Mindenki más általában később is megkaphatja az összefoglalót.

Ez különösen hasznos a kisvállalkozásoknál, ahol ugyanaz a néhány ember több szerepet is betölt. Még ebben az esetben is érdemes ellenállni annak a kísértésnek, hogy mindenkit minden megbeszélésre behívjunk. Ha valakinek nem kell dönteni, hozzászólni vagy cselekedni, valószínűleg nincs szüksége arra, hogy élőben részt vegyen.

3. Küldjön előre napirendet

A napirend az egyik legegyszerűbb eszköz a megbeszélések minőségének javítására. Megmutatja, miről szól a megbeszélés, mi lesz terítéken, és hogyan lehet rá felkészülni.

Egy hasznos napirend tartalmazza:

• A megbeszélés célját
• A megvitatandó témákat
• Az egyes témákra szánt időt
• Minden dokumentumot vagy számot, amelyet a résztvevőknek előre át kell nézniük
• A végére elvárt döntést

Amikor az emberek tudják, mi következik, tisztábban gondolkodnak, és kevesebb idő megy el a megbeszélésen. Emellett úgy érkeznek, hogy készen állnak a hozzájárulásra, nem pedig azért, hogy a megbeszélés alatt kapjanak felzárkózást.

4. A legfontosabb kérdést tegye előre

Ne rejtse el a kritikus témát a megbeszélés végére. A figyelem idővel csökken, és a legjobb beszélgetések gyakran az elején zajlanak.

Ha van egy döntés, amelyet mindenképpen meg kell hozni, tegye az első helyre. Ha a megbeszélés egy probléma megoldásáról szól, a problémát tárgyalja meg először. Ha határidő van, foglalkozzon vele, amíg mindenki a legfrissebb.

Ez az egyszerű változtatás időt takaríthat meg, és csökkentheti annak kockázatát, hogy a megbeszélés végén még mindig ne szülessen döntés.

5. Jelöljön ki egy moderátort

Minden eredményes megbeszéléshez kell valaki, aki irányítja a folyamatot. Ennek a személynek nem kell uralnia a beszélgetést, de a megbeszélést mozgásban kell tartania.

A moderátor segít az alábbiakban:

• A megbeszélés megnyitása a céllal
• A napirend betartása
• Annak megakadályozása, hogy a mellékszálak átvegyék az irányítást
• Döntésre terelés, amikor a vita lezárult
• Annak biztosítása, hogy az akciópontok rögzítésre kerüljenek

Egy kisvállalkozásban a moderátor gyakran az alapító, az operációs vezető vagy a projektgazda. A lényeg nem a beosztás. A lényeg az, hogy valaki egyértelműen felelős legyen a megbeszélés vezetéséért.

6. Határozzon meg időkeretet minden témára

Az időkeret nélküli megbeszélés hajlamos addig bővülni, amíg fel nem használja az egész rendelkezésre álló időt.

Az időkeretek alkalmazása kényszeríti a rangsorolást. Segít eldönteni, mi a legfontosabb, és visszafogja a körkörös vitákat. Még egy durva időbecslés is hasznos:

• Megnyitás és cél: 5 perc
• Kulcsfrissítés: 10 perc
• Vita: 15 perc
• Döntések és akciópontok: 10 perc

Ha egy téma több időt igényel, mint amennyit terveztek, a csoport eldöntheti, hogy folytatja, elhalasztja, vagy külön megbeszélést ütemez rá. Ez általában jobb megoldás, mint ha egyetlen kérdés az egész ülést felemészti.

7. Tegye láthatóvá a döntéseket

A jó megbeszélések eredményeket hoznak, nem csupán beszélgetést. Ha egy döntést nem dokumentálnak, a megbeszélés produktívnak tűnhet anélkül, hogy valóban előre vitte volna a dolgokat.

Gondoskodjon arról, hogy a döntések a megbeszélés közben is láthatóak legyenek. Ezt megteheti megosztott képernyőn, jegyzetdokumentumban vagy egy fehértáblán. A lényeg az, hogy a csapat valós időben lássa, mi lett eldöntve.

Kisvállalkozásoknál ez csökkenti a későbbi félreértéseket. Az embereknek nem kell emlékezetre vagy a hallottak értelmezésére hagyatkozniuk. Visszakereshetnek egy világos eredményfeljegyzést.

8. Minden megbeszélést akciópontokkal zárjon le

Egy megbeszélésnek nem szabad azzal véget érnie, hogy „majd később megbeszéljük”. Világos következő lépésekkel kell zárulnia.

A megbeszélés végén erősítse meg:

• Mi lett eldöntve
• Ki felelős az egyes következő lépésekért
• Mi a határidő
• Szükséges-e utánkövetés

Ha egyszerű szabályt szeretne, gondoskodjon arról, hogy minden akciópontnak legyen felelőse és határideje. Ez a beszélgetést haladássá alakítja.

9. Használjon adatokat, ne csak véleményeket

A megbeszélések hasznosabbá válnak, ha a vita tényekre épül. A vélemények fontosak, de erősebbek, ha számokkal, dokumentumokkal vagy példákkal párosulnak.

A megbeszélés előtt gyűjtse össze a releváns információkat:

• Bevételi vagy kiadási adatok
• Ügyfél-visszajelzések
• Projektütemtervek
• Megfelelőségi határidők
• Értékesítési vagy működési jelentések

Ez különösen fontos azoknak a vállalkozástulajdonosoknak, akik felvételről, költésről vagy terjeszkedésről döntenek. Minél konkrétabb az információ, annál könnyebb gyorsan és magabiztosan dönteni.

10. Csökkentse a rendszeres megbeszélések számát, ahol lehet

A rendszeresen ismétlődő megbeszélések hasznosak lehetnek, de könnyen szokássá válhatnak, amit senki sem kérdőjelez meg.

Rendszeresen vizsgálja felül az ismétlődő megbeszéléseket, és tegye fel a kérdéseket:

• Még mindig szükséges ez?
• Lehetne rövidebb?
• Helyettesíthető lenne egy e-mailes frissítéssel vagy megosztott irányítópulttal?
• Még mindig releváns a napirend?

Sok növekvő vállalkozás sokkal tovább megtartja a naptárban a megbeszéléseket, mint ameddig az eredeti szükség tartott. A felesleges ismétlődő megbeszélések visszavágása meglepően sok időt szabadíthat fel.

11. Alakítson ki olyan megbeszélési kultúrát, amely ösztönzi a részvételt

A jobb megbeszélések nem csak a struktúráról szólnak. A kultúrától is függenek.

Az embereknek kényelmesen kell érezniük magukat, amikor megszólalnak, tisztázást kérnek, vagy időben felvetik az aggályokat. Ugyanakkor a részvételnek szervezettnek kell lennie. Nem arról van szó, hogy egyszerre csak egy ember beszélhet, mert az merev szabály lenne. Arról van szó, hogy az ötletek valóban hallhatóak legyenek.

Hasznos szokások:

• A megbeszélés egyértelmű céllal kezdődjön
• A csendesebb résztvevőket is kérdezzék meg, amikor a véleményük számít
• A vitát a témára, ne a személyre összpontosítsák
• Akkor zárják le, amikor a csoport döntésre jutott

Egy kisvállalatnál a kultúrát gyakran az alapító és a vezetői csapat alakítja. Ha a vezetők tömör, tiszteletteljes párbeszédet modelleznek, a csapat többi része általában követi ezt.

12. Kövesse gyorsan a megbeszélést követően

A megbeszélés maga csak a folyamat egyik része. Az utánkövetés az, ami valósággá teszi a döntést.

Küldjön rövid összefoglalót hamar a megbeszélés után, amely tartalmazza:

• A meghozott döntéseket
• A kiosztott akciópontokat
• Az elfogadott határidőket
• Azokat a nyitott kérdéseket, amelyek további egyeztetést igényelnek

Az időben elküldött utánkövetés segít mindenkit összhangban tartani, és csökkenti annak esélyét, hogy a megbeszélést később meg kelljen ismételni, mert senki sem emlékszik arra, mi történt.

Egyszerű megbeszélési napirend sablon

Ha ismételhető struktúrát szeretne, használjon egy alapformát, például ezt:

1. A megbeszélés célja
2. Kulcskontextus vagy adatok
3. A fő kérdés megvitatása
4. Döntési pont
5. Akciópontok és felelősök
6. Zárás és a következő megbeszélés, ha szükséges

Ez a struktúra jól működik heti csapatmegbeszélésekhez, alapítói egyeztetésekhez, projektáttekintésekhez és ügyféltervezési ülésekhez is. Gyakorlati és eredményközpontú mederben tartja a beszélgetést.

Miért fontosak a jobb megbeszélések az új vállalkozások számára

A korai szakaszban lévő vállalkozásoknak gyakran kevés idejük, kevés alkalmazottjuk és kevés mozgásterük van a félreértésekre. Emiatt a megbeszélések minősége különösen fontos.

Egy jobb megbeszélési folyamat segít Önnek:

• Gyorsabban dönteni
• Csökkenteni az ismétlődő munkát
• Javítani a számonkérhetőséget
• A projekteket mozgásban tartani
• Dokumentálni a fontos üzleti döntéseket

Azoknak az alapítóknak, akik új LLC-t vagy corporationt hoznak létre, ez a struktúra különösen értékes lehet. A világos megbeszélések támogatják a tiszta kommunikációt, a jobb nyilvántartást és a megbízhatóbb végrehajtást. Amikor a vállalkozása még növekszik, ezek a szokások érdemi különbséget jelenthetnek.

Ha egy vállalkozást a nulláról épít, a Zenind segíthet leegyszerűsíteni a vállalkozásalapítási folyamatot, így több ideje maradhat az operációra, a vezetésre és a végrehajtásra. Ha az alapok a helyükön vannak, a jó megbeszélések segítenek a terveket mérhető előrehaladássá alakítani.

Záró gondolatok

A megbeszéléseknek támogatniuk kell az üzletet, nem lassítaniuk azt. A legjobb megbeszélések rövidek, céltudatosak és cselekvésorientáltak. A megfelelő embereket hozzák össze, a megfelelő kérdésre összpontosítanak, és világos következő lépésekben végződnek.

Ha a jelenlegi megbeszélései nem tűnnek hatékonynak, kezdje néhány kisebb változtatással: határozza meg a célt, korlátozza a résztvevőket, küldjön előre napirendet, és a megbeszélés végén rögzítse az akciópontokat. Már ezek az alapok is javíthatnak szinte bármely csapatmegbeszélésen.

Ahogy a vállalkozása növekszik, az erős megbeszélési szokások segítenek abban, hogy szervezett maradjon, jobb döntéseket hozzon, és a csapata összhangban maradjon anélkül, hogy időt pazarolna.