12 mẹo thực tế để họp hiệu quả hơn trong một doanh nghiệp nhỏ đang phát triển

Các cuộc họp là một phần của hầu như mọi công ty, nhưng chúng đặc biệt quan trọng trong giai đoạn đầu của một doanh nghiệp. Khi đội ngũ còn nhỏ, mỗi cuộc trao đổi đều có thể định hình ưu tiên, làm rõ trách nhiệm và thúc đẩy dự án tiến lên. Khi các cuộc họp bị tổ chức kém, chúng làm hao tốn thời gian và gây ra sự nhầm lẫn. Khi được điều hành tốt, chúng tạo ra sự đồng thuận, động lực và tinh thần trách nhiệm.

Đối với nhà sáng lập, nhà quản lý và các đội ngũ doanh nghiệp nhỏ, những cuộc họp tốt hơn không phải là nói chuyện không ngừng. Đó là làm sao để đưa ra quyết định hiệu quả, ghi lại các bước tiếp theo và cho mỗi người một vai trò rõ ràng. Điều đó rất quan trọng dù bạn đang khởi động một startup, quản lý một LLC đang phát triển hay điều hành một corporation đã ổn định nhưng cần phối hợp chặt chẽ hơn.

Dưới đây là 12 mẹo thực tế để tổ chức họp hiệu quả hơn, kèm theo một khung chương trình họp đơn giản mà bạn có thể áp dụng ngay.

1. Xác định mục đích trước khi lên lịch họp

Mỗi cuộc họp đều cần có lý do để tồn tại. Nếu bạn không thể giải thích mục đích trong một câu, thì có lẽ cuộc họp đó chưa nên diễn ra.

Một mục đích rõ ràng giúp cuộc trao đổi đi đúng trọng tâm. Nó cũng giúp bạn quyết định liệu cuộc họp nên là một buổi thảo luận trực tiếp, một cập nhật bằng văn bản hay một cuộc trao đổi nhanh một-một. Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ, vấn đề lớn nhất không phải là thiếu giao tiếp. Mà là quá nhiều giao tiếp không cần thiết.

Hãy dùng ngôn ngữ dựa trên mục đích khi lên lịch họp:

• Quyết định ngân sách cho một nhà cung cấp mới
• Rà soát các nhiệm vụ ra mắt trong tuần
• Giải quyết một vấn đề vận hành
• Thống nhất ưu tiên cho quý tiếp theo
• Chốt người phụ trách cho một dự án sắp tới

Nếu mục đích mơ hồ, mọi người sẽ đến mà chưa chuẩn bị, và cuộc họp sẽ biến thành một cuộc trò chuyện không định hướng.

2. Chỉ mời những người thực sự cần có mặt

Một cuộc họp nhỏ hơn thường là một cuộc họp tốt hơn. Mỗi người tham dự thêm vào đều làm tăng thời gian, độ phức tạp và khả năng cuộc trao đổi bị lệch hướng.

Hãy mời người dựa trên vai trò, không phải chức danh. Những người phù hợp là những người cần đóng góp, đưa ra quyết định hoặc thực hiện kết quả sau cùng. Những người khác thường có thể nhận bản tóm tắt sau đó.

Điều này đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp nhỏ, nơi cùng một nhóm người có thể phải đảm nhiệm nhiều vai trò. Ngay cả khi vậy, cũng đừng cám dỗ việc đưa tất cả mọi người vào mọi cuộc thảo luận. Nếu ai đó không cần quyết định, không cần đóng góp và không cần hành động, có lẽ họ không cần tham dự trực tiếp.

3. Gửi chương trình họp trước

Chương trình họp là một trong những công cụ đơn giản nhất để nâng cao chất lượng cuộc họp. Nó cho mọi người biết cuộc họp nói về điều gì, sẽ trao đổi những gì và cần chuẩn bị ra sao.

Một chương trình họp hữu ích nên bao gồm:

• Mục tiêu của cuộc họp
• Các chủ đề sẽ thảo luận
• Thời lượng dành cho từng chủ đề
• Những tài liệu hoặc số liệu mà người tham dự cần xem trước
• Quyết định dự kiến sẽ đạt được vào cuối cuộc họp

Khi mọi người biết trước nội dung, họ sẽ suy nghĩ rõ hơn và ít lãng phí thời gian trong chính cuộc họp. Họ cũng đến sẵn sàng đóng góp thay vì dùng cuộc họp để bắt kịp thông tin.

4. Đặt vấn đề quan trọng nhất lên đầu

Đừng giấu chủ đề then chốt ở cuối cuộc họp. Sự tập trung sẽ giảm dần theo thời gian, và những cuộc thảo luận tốt nhất thường diễn ra sớm.

Nếu có một quyết định bắt buộc phải đưa ra, hãy đặt nó lên đầu. Nếu cuộc họp nhằm giải quyết một vấn đề, hãy xử lý vấn đề đó trước khi bàn đến bất cứ điều gì khác. Nếu có thời hạn, hãy giải quyết khi mọi người còn tỉnh táo nhất.

Một thay đổi nhỏ như vậy có thể tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro rời cuộc họp mà chưa có quyết định.

5. Chỉ định người điều phối

Mỗi cuộc họp hiệu quả cần có một người dẫn dắt quá trình. Người đó không cần chiếm lĩnh cuộc trao đổi, nhưng họ phải giữ cho cuộc họp đi đúng hướng.

Người điều phối hỗ trợ:

• Mở đầu cuộc họp bằng mục tiêu
• Giữ cuộc thảo luận bám theo chương trình
• Ngăn các cuộc trao đổi ngoài lề lấn át
• Kêu gọi quyết định khi phần trao đổi đã hoàn tất
• Đảm bảo các đầu việc được ghi nhận

Trong một doanh nghiệp nhỏ, người điều phối thường là nhà sáng lập, trưởng bộ phận vận hành hoặc chủ dự án. Điều quan trọng không phải là chức danh. Điều quan trọng là phải có người chịu trách nhiệm rõ ràng trong việc điều hành cuộc họp.

6. Đặt giới hạn thời gian cho từng chủ đề

Một cuộc họp không có giới hạn thời gian thường sẽ kéo dài cho đến khi chiếm hết lịch làm việc.

Việc chia khung thời gian giúp buộc phải ưu tiên. Nó khiến cả nhóm phải quyết định điều gì quan trọng nhất và hạn chế các cuộc tranh luận vòng vo. Ngay cả việc ước lượng tương đối cũng rất hữu ích:

• Mở đầu và mục tiêu: 5 phút
• Cập nhật chính: 10 phút
• Thảo luận: 15 phút
• Quyết định và đầu việc: 10 phút

Nếu một chủ đề cần nhiều thời gian hơn dự kiến, cả nhóm có thể quyết định tiếp tục, hoãn lại hoặc lên một cuộc họp riêng. Cách đó thường tốt hơn là để một vấn đề chiếm trọn toàn bộ phiên họp.

7. Làm cho các quyết định trở nên rõ ràng

Những cuộc họp tốt tạo ra kết quả, chứ không chỉ là trao đổi. Nếu không có quyết định nào được ghi nhận, cuộc họp có thể đã tạo cảm giác hiệu quả nhưng thực tế không đưa được điều gì tiến lên.

Hãy bảo đảm các quyết định được nhìn thấy ngay trong cuộc họp. Bạn có thể làm điều này trên màn hình dùng chung, trong một tài liệu ghi chú hoặc trên bảng trắng. Điều quan trọng là cả nhóm có thể nhìn thấy quyết định theo thời gian thực.

Với doanh nghiệp nhỏ, điều này giúp giảm nhầm lẫn về sau. Mọi người không phải dựa vào trí nhớ hoặc tự diễn giải lại những gì đã được nói. Họ có thể xem lại một bản ghi rõ ràng về kết quả.

8. Kết thúc mỗi cuộc họp bằng các đầu việc cụ thể

Một cuộc họp không nên kết thúc bằng câu “chúng ta sẽ bàn sau.” Nó nên kết thúc bằng các bước tiếp theo rõ ràng.

Vào cuối cuộc họp, hãy xác nhận:

• Đã quyết định những gì
• Ai chịu trách nhiệm cho từng bước tiếp theo
• Hạn chót là khi nào
• Có cần theo dõi thêm hay không

Nếu bạn muốn một nguyên tắc đơn giản, hãy bảo đảm mỗi đầu việc đều có người phụ trách và ngày hoàn thành. Như vậy một cuộc thảo luận mới thực sự biến thành tiến triển.

9. Dùng dữ liệu, không chỉ ý kiến

Các cuộc họp trở nên hữu ích hơn khi phần trao đổi dựa trên dữ liệu thực tế. Ý kiến vẫn quan trọng, nhưng sẽ mạnh hơn khi đi kèm số liệu, tài liệu hoặc ví dụ.

Trước cuộc họp, hãy thu thập thông tin liên quan:

• Dữ liệu doanh thu hoặc chi phí
• Phản hồi của khách hàng
• Lộ trình dự án
• Hạn chót tuân thủ
• Báo cáo bán hàng hoặc vận hành

Điều này đặc biệt quan trọng khi chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định về tuyển dụng, chi tiêu hoặc mở rộng. Thông tin càng cụ thể, việc ra quyết định càng nhanh và tự tin hơn.

10. Giảm bớt các cuộc họp định kỳ khi có thể

Các cuộc họp định kỳ có thể hữu ích, nhưng chúng cũng có thể trở thành một thói quen mà không ai còn đặt câu hỏi.

Hãy xem lại từng cuộc họp định kỳ thường xuyên và tự hỏi:

• Cuộc họp này còn cần thiết không?
• Có thể làm ngắn hơn không?
• Có thể thay bằng email cập nhật hoặc bảng điều khiển chia sẻ không?
• Chương trình họp hiện tại còn phù hợp không?

Nhiều doanh nghiệp đang phát triển vẫn giữ những cuộc họp trên lịch dù nhu cầu ban đầu đã không còn. Cắt bớt các cuộc họp định kỳ không cần thiết có thể giải phóng một lượng thời gian đáng kể.

11. Xây dựng văn hóa họp khuyến khích sự tham gia

Những cuộc họp tốt hơn không chỉ phụ thuộc vào cấu trúc. Chúng còn phụ thuộc vào văn hóa.

Mọi người nên cảm thấy thoải mái khi phát biểu, xin làm rõ và nêu lo ngại sớm. Đồng thời, sự tham gia cũng cần được tổ chức hợp lý. Việc chỉ một người nói mỗi lúc không phải là một quy tắc cứng nhắc. Đó là cách bảo đảm các ý tưởng thực sự được lắng nghe.

Những thói quen hữu ích gồm:

• Bắt đầu bằng mục tiêu rõ ràng
• Mời những người ít nói phát biểu khi ý kiến của họ quan trọng
• Giữ tranh luận tập trung vào vấn đề, không phải vào con người
• Kết thúc khi cả nhóm đã đạt được quyết định

Trong một công ty nhỏ, văn hóa thường do nhà sáng lập và đội ngũ lãnh đạo định hình. Nếu lãnh đạo thể hiện cách thảo luận ngắn gọn, tôn trọng, phần còn lại của đội ngũ thường sẽ làm theo.

12. Theo dõi nhanh sau cuộc họp

Bản thân cuộc họp chỉ là một phần của quy trình. Phần theo dõi mới là điều biến quyết định thành hiện thực.

Hãy gửi một bản tóm tắt ngắn ngay sau cuộc họp, bao gồm:

• Các quyết định đã đưa ra
• Các đầu việc đã được phân công
• Những hạn chót đã thống nhất
• Các vấn đề chưa giải quyết cần thảo luận lần hai

Việc theo dõi kịp thời giúp mọi người giữ sự đồng bộ và giảm khả năng cuộc họp phải diễn ra lại chỉ vì không ai nhớ mình đã thống nhất điều gì.

Một mẫu chương trình họp đơn giản

Nếu bạn muốn có một cấu trúc có thể lặp lại, hãy dùng định dạng cơ bản như sau:

1. Mục tiêu cuộc họp
2. Bối cảnh hoặc dữ liệu chính
3. Thảo luận về vấn đề chính
4. Điểm quyết định
5. Đầu việc và người phụ trách
6. Kết thúc và cuộc họp tiếp theo, nếu cần

Cấu trúc này phù hợp cho các cuộc họp nhóm hằng tuần, các buổi trao đổi giữa nhà sáng lập, các buổi rà soát dự án và các phiên lập kế hoạch với khách hàng. Nó giúp cuộc trao đổi mang tính thực tiễn và hướng đến kết quả.

Vì sao các cuộc họp tốt hơn lại quan trọng đối với doanh nghiệp mới

Các doanh nghiệp ở giai đoạn đầu thường có ít thời gian, ít nhân sự và biên độ sai sót rất nhỏ. Điều đó khiến chất lượng cuộc họp trở nên đặc biệt quan trọng.

Một quy trình họp tốt hơn giúp bạn:

• Ra quyết định nhanh hơn
• Giảm công việc bị trùng lặp
• Nâng cao trách nhiệm giải trình
• Giữ dự án tiếp tục tiến triển
• Ghi lại các quyết định kinh doanh quan trọng

Đối với những nhà sáng lập đang tổ chức một LLC hoặc corporation mới, cấu trúc đó đặc biệt có giá trị. Các cuộc họp rõ ràng hỗ trợ giao tiếp mạch lạc, lưu trữ tốt hơn và thực thi đáng tin cậy hơn. Khi doanh nghiệp của bạn còn đang phát triển, những thói quen này có thể tạo ra khác biệt đáng kể.

Nếu bạn đang xây dựng một công ty từ con số 0, Zenind có thể giúp đơn giản hóa quy trình thành lập doanh nghiệp để bạn có thêm thời gian cho vận hành, lãnh đạo và thực thi. Khi nền tảng đã được thiết lập, những cuộc họp tốt sẽ giúp biến kế hoạch thành tiến triển đo lường được.

Lời kết

Các cuộc họp nên hỗ trợ doanh nghiệp, chứ không làm chậm doanh nghiệp. Những cuộc họp tốt nhất là ngắn gọn, có mục đích và hướng đến hành động. Chúng tập hợp đúng người, tập trung vào đúng vấn đề và kết thúc bằng các bước tiếp theo rõ ràng.

Nếu các cuộc họp hiện tại của bạn đang kém hiệu quả, hãy bắt đầu với vài thay đổi nhỏ: xác định mục đích, giới hạn số người tham dự, gửi chương trình họp trước và phân công đầu việc trước khi cuộc họp kết thúc. Chỉ riêng những nguyên tắc cơ bản đó đã có thể cải thiện hầu như mọi cuộc họp trong đội ngũ.

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, những thói quen họp vững chắc sẽ giúp bạn duy trì tổ chức tốt, đưa ra quyết định tốt hơn và giữ đội ngũ đồng thuận mà không lãng phí thời gian.