Өсіп келе жатқан шағын бизнестегі жақсы кездесулерге арналған 12 практикалық кеңес

Кездесулер кез келген компанияның жұмысында бар, бірақ олар бизнестің бастапқы кезеңінде ерекше маңызды. Команда шағын болғанда, әрбір әңгіме басымдықтарды қалыптастырып, жауапкершілікті нақтылап, жобаны алға жылжыта алады. Кездесулер дұрыс ұйымдастырылмаса, олар уақытты босқа кетіріп, түсінбеушілік тудырады. Ал дұрыс өткізілсе, олар үйлесімділік, серпін және жауапкершілік қалыптастырады.

Құрылтайшылар, менеджерлер және шағын бизнес командалары үшін жақсы кездесулер шексіз талқылауға емес, шешімдерді тиімді қабылдауға, келесі қадамдарды құжаттауға және әр адамға нақты рөл беруге қатысты. Бұл стартапты іске қосып жатсаңыз да, өсіп келе жатқан LLC-ті басқарсаңыз да, немесе үйлесімділікті күшейтуі қажет қалыптасқан корпорацияны жүргізсеңіз де маңызды.

Төменде жақсы кездесулер өткізуге арналған 12 практикалық кеңес және бірден қолдануға болатын қарапайым күн тәртібі үлгісі берілген.

1. Кездесу жоспарланбай тұрып оның мақсатын анықтаңыз

Әр кездесудің болуының нақты себебі болуы керек. Егер оның мақсатын бір сөйлеммен түсіндіре алмасаңыз, онда ол әлі өткізуге дайын болмауы мүмкін.

Айқын мақсат әңгімені назарда ұстайды. Ол сондай-ақ кездесудің тікелей талқылау, жазбаша жаңарту немесе қысқа жеке кездесу болуы керегін анықтауға көмектеседі. Көптеген шағын бизнестегі ең үлкен мәселе - аз қарым-қатынас емес, қажетсіз қарым-қатынастың тым көп болуы.

Кездесулерді жоспарлағанда мақсатқа бағытталған тіл қолданыңыз:

• Жаңа жеткізушіге бюджет бекіту
• Апталық іске қосу тапсырмаларын қарап шығу
• Операциялық мәселені шешу
• Келесі тоқсанға басымдықтарды келісу
• Алдағы жобадағы жауапкершілікті нақтылау

Егер мақсат көмескі болса, адамдар дайындалмай келеді де, кездесу бағытсыз әңгімеге айналады.

2. Тек қажет адамдарды ғана шақырыңыз

Кішігірім кездесу әдетте жақсырақ болады. Әр қосымша қатысушы уақытты, күрделілікті және әңгіменің ауытқу ықтималдығын арттырады.

Адамдарды мәртебесіне емес, функциясына қарай шақырыңыз. Дұрыс қатысушылар - үлес қосуы, шешім қабылдауы немесе нәтижені орындауы қажет адамдар. Қалғандарына көбіне кейін қысқаша қорытынды жіберуге болады.

Бұл әсіресе бірдей бірнеше рөлді атқаратын адамдар көп шағын бизнестер үшін пайдалы. Соның өзінде бәрін әр талқылауға қосудың азғыруына берілмеңіз. Егер адамның шешім қабылдауына, үлес қосуына немесе әрекет етуіне қажеті болмаса, оның тікелей қатысуы да міндетті емес.

3. Алдын ала күн тәртібін жіберіңіз

Күн тәртібі - кездесудің сапасын жақсартудың ең қарапайым құралдарының бірі. Ол адамдарға кездесу не туралы екенін, қандай мәселелер қаралатынын және қалай дайындалу керегін көрсетеді.

Пайдалы күн тәртібіне мыналар кіруі керек:

• Кездесудің мақсаты
• Талқыланатын тақырыптар
• Әр тақырыпқа бөлінген уақыт
• Қатысушылар алдын ала қарап шығуы тиіс құжаттар немесе көрсеткіштер
• Соңында күтілетін шешім

Адамдар не болатынын алдын ала білсе, олар анық ойлап, кездесудің өзінде аз уақыт жоғалтады. Сондай-ақ олар дайындалып келіп, кездесуді тек ақпарат жинау құралына айналдырмайды.

4. Ең маңызды мәселені бірінші қойыңыз

Маңызды тақырыпты кездесудің соңына жасырып қоймаңыз. Назар уақыт өте әлсірейді, ал ең жақсы талқылаулар көбіне басында өтеді.

Егер міндетті түрде шешілуі тиіс бір шешім болса, оны бірінші қойыңыз. Егер кездесу мәселені шешуге арналса, мәселенің өзін алдымен қараңыз. Егер мерзім шектеулі болса, оны бәрі ең сергек кезде талқылаңыз.

Осындай қарапайым өзгеріс уақытты үнемдеп, кездесуден шешімсіз шығу қаупін азайтады.

5. Жүргізушіні тағайындаңыз

Әр нәтижелі кездесуге процесті бағыттап отыратын адам қажет. Ол әңгімені үстемдікпен басқаруы міндетті емес, бірақ кездесудің алға жылжып отыруын қадағалауы керек.

Жүргізуші мыналарға көмектеседі:

• Кездесуді мақсатпен ашу
• Күн тәртібін сақтап отыру
• Жанама әңгімелердің басып кетуіне жол бермеу
• Талқылау аяқталғанда шешім сұрау
• Әрекет пунктілерінің жазылып алынғанына көз жеткізу

Шағын бизнесте жүргізуші көбіне құрылтайшы, операциялық жетекші немесе жоба иесі болады. Маңыздысы - лауазым емес. Маңыздысы - бөлмені басқаруға бір адамның нақты жауапты болуы.

6. Әр тақырыпқа уақыт шегін қойыңыз

Уақыт шегі жоқ кездесу әдетте қолжетімді уақыттың бәрін алып қояды.

Уақытты блоктау басымдық қоюға мәжбүрлейді. Ол командаға не маңызды екенін шешуге көмектеседі және шексіз айналмалы талқылауды азайтады. Тіпті шамамен берілген уақыт та пайдалы:

• Кіріспе және мақсат: 5 минут
• Негізгі жаңарту: 10 минут
• Талқылау: 15 минут
• Шешімдер және әрекет пунктілері: 10 минут

Егер бір тақырып жоспарланғаннан көп уақытты қажет етсе, топ кездесуді жалғастыру, кейінге қалдыру немесе бөлек кездесу белгілеу керегін шеше алады. Бұл бір мәселенің бүкіл сессияны алып қоюынан әлдеқайда жақсы.

7. Шешімдерді көрінетін етіңіз

Жақсы кездесулер тек әңгіме емес, нәтиже береді. Егер ешқандай шешім құжатталмаса, кездесу өнімді болып көрінгенімен, іс жүзінде ештеңе алға жылжымай қалуы мүмкін.

Шешімдер кездесудің өзінде көрініп тұруы тиіс. Мұны ортақ экранда, жазба құжатында немесе тақтада көрсетуге болады. Ең маңыздысы - команда не шешілгенін нақты уақытта көре алуы.

Шағын бизнесте бұл кейінгі түсінбеушілікті азайтады. Адамдар жадына немесе айтылған сөздің мағынасына сүйенбейді. Олар нәтиженің анық жазбасына қайта орала алады.

8. Әр кездесуді әрекет пунктілерімен аяқтаңыз

Кездесу «кейін сөйлесеміз» деген сөзбен аяқталмауы керек. Ол нақты келесі қадамдармен аяқталуы тиіс.

Кездесудің соңында мыналарды нақтылаңыз:

• Не шешілді
• Әр келесі қадамға кім жауапты
• Мерзімі қандай
• Қосымша талқылау қажет пе

Қарапайым ереже керек болса, әр әрекет пунктінде иесі және орындалу мерзімі болсын. Сонда талқылау нақты прогреске айналады.

9. Тек пікірге емес, дерекке сүйеніңіз

Талқылау фактілерге негізделсе, кездесулер пайдалырақ болады. Пікірлер маңызды, бірақ олар сандармен, құжаттармен немесе мысалдармен толықтырылғанда күшейеді.

Кездесудің алдында тиісті ақпаратты жинаңыз:

• Кіріс немесе шығыс деректері
• Клиент пікірлері
• Жоба мерзімдері
• Сәйкестік мерзімдері
• Сату немесе операциялық есептер

Бұл әсіресе қызметкер жалдау, шығын жасау немесе кеңейту туралы шешім қабылдайтын бизнес иелері үшін маңызды. Ақпарат неғұрлым нақты болса, шешім қабылдау соғұрлым жылдам әрі сенімді болады.

10. Қайталанатын кездесулерді мүмкіндігінше азайтыңыз

Қайталанатын кездесулер пайдалы болуы мүмкін, бірақ оларды ешкім сұраққа алмайтын әдетке айналдыру да оңай.

Әр тұрақты кездесуді белгілі бір аралықта қарап шығып, мынаны сұраңыз:

• Бұл әлі де қажет пе?
• Оны қысқартуға бола ма?
• Оны жаңарту хаты немесе ортақ бақылау тақтасы алмастыра ала ма?
• Күн тәртібі әлі де өзекті ме?

Көптеген өсіп келе жатқан бизнестер бастапқы қажеттілік жойылғаннан кейін де кездесулерді күнтізбеде ұстай береді. Артық қайталанатын кездесулерді қысқарту айтарлықтай уақыт босатуы мүмкін.

11. Қатысуды ынталандыратын кездесу мәдениетін қалыптастырыңыз

Жақсы кездесулер тек құрылымға ғана байланысты емес. Олар мәдениетке де тәуелді.

Адамдар өз ойын ашық айтуға, нақтылау сұрауға және алаңдаушылықты ерте көтеруге ыңғайлы сезінуі керек. Сонымен бірге қатысу реттелген болуы тиіс. Бір уақытта бір адамның сөйлеуі қатаң ереже емес. Бұл идеялардың шынымен естілуін қамтамасыз ету тәсілі.

Пайдалы әдеттерге мыналар жатады:

• Нақты мақсаттан бастау
• Маңызды болған кезде тыныш қатысушыларға сөз беру
• Пікірталасты адамға емес, мәселеге шоғырландыру
• Топ шешімге келгенде әңгімені қорытындылау

Кіші компанияда мәдениет көбіне құрылтайшы мен басшылық командасы арқылы қалыптасады. Егер жетекшілер қысқа әрі құрметке негізделген талқылауды үлгі етсе, команда да соны қайталайды.

12. Кездесуден кейін тез арада кері байланыс жіберіңіз

Кездесудің өзі процестің бір бөлігі ғана. Нәтижені шын мәнінде іске қосатын нәрсе - кейінгі әрекет.

Кездесуден кейін көп ұзамай қысқаша қорытынды жіберіңіз, оның ішінде мыналар болсын:

• Қабылданған шешімдер
• Бөлінген әрекет пунктілері
• Келісілген мерзімдер
• Қосымша талқылауды қажет ететін шешілмеген мәселелер

Жедел кері байланыс бәрін бір арнада ұстайды және кейін кездесуді қайта өткізуге мәжбүр ететін түсінбеушіліктің алдын алады.

Қарапайым кездесу күн тәртібінің үлгісі

Егер қайталанатын құрылым керек болса, мынадай негізгі форматты қолданыңыз:

1. Кездесудің мақсаты
2. Негізгі контекст немесе деректер
3. Негізгі мәселені талқылау
4. Шешім қабылдау нүктесі
5. Әрекет пунктілері және жауаптылар
6. Қорытынды және келесі кездесу, қажет болса

Бұл құрылым апталық топтық кездесулерге, құрылтайшылардың қысқа жиналыстарына, жоба шолуларына және клиенттік жоспарлау сессияларына жарайды. Ол талқылауды практикалық әрі нәтижеге бағытталған етеді.

Неліктен жақсы кездесулер жаңа бизнес үшін маңызды

Бастапқы кезеңдегі бизнестерде уақыт, қызметкер саны және түсінбеушілікке төзімділік шектеулі болады. Сондықтан кездесулердің сапасы ерекше маңызды.

Жақсырақ кездесу процесі сізге мыналарға көмектеседі:

• Шешімді жылдамырақ қабылдау
• Қайталанатын жұмысты азайту
• Жауапкершілікті арттыру
• Жобаларды ілгерілету
• Маңызды бизнес шешімдерін құжаттау

Жаңа LLC немесе корпорация құрып жатқан құрылтайшылар үшін мұндай құрылым әсіресе құнды. Түсінікті кездесулер айқын коммуникацияны, жақсы жазбаларды және сенімді орындауды қолдайды. Бизнесіңіз әлі өсіп жатқан кезде мұндай әдеттер айтарлықтай айырмашылық жасай алады.

Егер сіз компанияны нөлден бастап құрып жатсаңыз, Zenind бизнес құру процесін жеңілдетуге көмектесе алады, сонда сіз операцияларға, көшбасшылыққа және орындауға көбірек уақыт бөле аласыз. Негіз қаланғаннан кейін жақсы кездесулер жоспарды өлшенетін прогреске айналдыруға көмектеседі.

Қорытынды ойлар

Кездесулер бизнесті баяулатпай, оған қызмет етуі керек. Ең жақсы кездесулер қысқа, мақсатты және әрекетке бағытталған болады. Олар дұрыс адамдарды, дұрыс мәселе үшін және нақты келесі қадамдармен біріктіреді.

Егер қазіргі кездесулеріңіз нәтижесіз көрінсе, бірнеше шағын өзгерістен бастаңыз: мақсатты анықтаңыз, қатысушылар санын шектеңіз, алдын ала күн тәртібін жіберіңіз және кездесудің соңында әрекет пунктілерін белгілеңіз. Тек осы негіздердің өзі кез келген командалық кездесуді жақсарта алады.

Бизнеcіңіз өскен сайын, жақсы кездесу дағдылары сізге тәртіпті сақтауға, жақсырақ шешім қабылдауға және команданы уақытты босқа жоғалтпай үйлестіруде көмектеседі.