6 gyakorlati módszer, amellyel a kiskereskedők javíthatják a cash flow-t

A kiskereskedelmi cash flow gyakran az a különbség, amely eldönti, hogy egy vállalkozás növekedni tud-e, vagy folyamatosan a hiányokra reagál. Még akkor is, ha az értékesítés stabil, a pénz elakadhat a készletben, késhet a vevői követeléseknél, a bérfizetés ütemezésénél, a bérleti díjban, a beszállítói feltételekben és a szezonális ingadozásokban. Az önálló kiskereskedők számára ez minden döntésre nyomást gyakorol: mit vásároljanak, mennyit vegyenek fel, mikor adjanak kedvezményt, és hogyan tervezzék a következő hónapot.

A jó hír az, hogy a cash flow kezelhető. A kiskereskedőknek nem tökéletes évre van szükségük a likviditás javításához. Jobb rendszerekre, szorosabb kontrollra és fegyelmezettebb működési ritmusra van szükségük. Az alábbi hat stratégia segíthet a kiskereskedelmi tulajdonosoknak nagyobb egyenletességet teremteni a cash flow-ban, miközben megőrzik a marzsot és az ügyfélélményt.

Miért szorul meg a kiskereskedelmi cash flow?

A kiskereskedelem tőkeigényes üzlet. A pénz előbb megy ki, mint ahogy visszajön, és ez a késés fájdalmas lehet.

Gyakori nyomáspontok:

• A túlkészletezett árukészlet hetekre vagy hónapokra leköti a pénzt
• A kedvezmények és leárazások csökkentik a bruttó marzsot
• A lassan mozgó termékek elfoglalják a polcfelületet és a költségkeretet
• A bérköltség gyorsabban nő, mint az értékesítés a gyengébb időszakokban
• A beszállítói számlák esedékesek, mielőtt a vevői bevételek beérkeznének
• A bérleti díj, a közművek és a biztosítás költségei akkor is fixek maradnak, amikor az értékesítés visszaesik
• A szezonális keresletingadozások egyenetlen bevételi mintázatot hoznak létre

Egy kiskereskedő papíron nyereséges lehet, mégis kifogyhat a készpénzből. Ezért a cash flow kezelése legalább akkora figyelmet érdemel, mint az árukezelés és a marketing.

1. Heti rendszerességgel tervezze a cash flow-t, ne csak havonta

Sok kiskereskedő csak a hónap lezárása után tekinti át a pénzügyeket. Ez túl késő a rövid távú problémák korrigálásához. A heti előrejelzés tisztább képet ad arról, mi érkezik be és mi megy ki.

Az előrejelzésnek tartalmaznia kell:

• Várható értékesítés hetente bontva
• Ütemezett beszállítói kifizetések
• Bérfizetési dátumok és adófizetési kötelezettségek
• Bérleti díj, közművek, előfizetések és biztosítás
• Tervezett beszerzési rendelések
• Hitel- vagy finanszírozási törlesztések
• Várható visszáruk, chargebackek vagy visszatérítések

A cél nem a tökéletes előrejelzés. A cél az, hogy időben láthatóvá váljanak a kockázatok. Ha egy hiány két vagy három héttel előre látszik, van ideje visszafogni a beszerzést, elhalasztani a nem létfontosságú kiadásokat, vagy előtérbe helyezni a gyorsabban forgó termékek promócióját.

Egy gyakorlati cash flow-előrejelzésnek három kérdésre kell választ adnia:

1. Mennyi készpénzünk lesz jövő héten?
2. Mely számlák esedékesek, mielőtt új pénz érkezne?
3. Mely kiadási döntések halaszthatók?

Azok a kiskereskedelmi tulajdonosok, akik hetente áttekintik a cash flow-t, általában jobb készlet- és létszámdöntéseket hoznak, mert naprakész adatokra támaszkodnak, nem emlékezetre.

2. Forgassa gyorsabban a készletet

A készlet a kiskereskedelem egyik legnagyobb pénzlekötése. A polcon lévő minden plusz egység olyan pénz, amelyet nem lehet bérre, marketingre, bérleti díjra vagy bővítésre fordítani.

A cash flow javítása érdekében a teljes készletszint helyett a készletforgásra összpontosítson.

A készlet gyorsabb mozgatásának módjai:

• Lehetőség szerint kisebb mennyiségeket vásároljon gyakrabban
• Csökkentse a nem jól fogyó, túl széles választékot
• Az utánrendelést a forgalom alapján végezze, ne megszokásból
• Azonosítsa korán a lassan mozgó termékeket, és stratégiailag árazza le őket
• Csomagolja össze a kiegészítő termékeket, hogy növelje az átlagos kosárértéket
• Kövesse a sell-through mutatót kategóriánként, ne csak összesített bevételben

A helyes készletstratégia nem arról szól, hogy mindenből kevesebb legyen. Arról szól, hogy a megfelelő mixet tartsa készleten. Az erős eladásokkal bíró termékek nagyobb figyelmet érdemelnek, míg a gyengén teljesítők ne kössenek le végtelenül pénzt.

A kiskereskedőknek az is hasznos, ha tudják, mely termékek hoznak visszatérő forgalmat, és melyekből lesz holt készlet. Ha egy termék alacsony marzsú és lassan forog, a polcon hasznosnak tűnhet, de a likviditást valójában ronthatja.

3. Védje a marzsot, mielőtt kedvezményt ad

A kedvezmény rövid távon növelheti a forgalmat, de gyakran tönkreteszi a cash flow-t, ha szokássá válik. Amint az ügyfelek megszokják az akciókat, megtanítja nekik a vállalkozás, hogy várjanak az alacsonyabb árra.

Mielőtt kedvezményt adna, tegye fel a következő kérdéseket:

• Ez a kedvezmény olyan régi készletet mozgat meg, amely egyébként eladhatatlanul állna?
• Az akció új ügyfeleket hoz, vagy csak csökkenti a marzsot a meglévőknél?
• Tudjuk-e más módon javítani a cash flow-t, árengedmény nélkül?

A széles körű leárazás jobb alternatívái:

• Korlátozott idejű csomagajánlatok
• Hűségjutalmak visszatérő vásárlóknak
• Ösztönzők a magasabb kosárértékért
• Erősebb marzzsal és gyorsabb forgással rendelkező termékek promóciója
• Célzott akciók az egész boltra kiterjedő leárazások helyett

További marzsgondot jelent az árazási fegyelem. A kiskereskedőknek rendszeresen felül kell vizsgálniuk a költségeket, és gondoskodniuk kell arról, hogy az árak továbbra is egészséges bruttó profitot támogassanak. Már kis költségnövekedések is csendben erodálhatják a cash flow-t, ha az árak nem igazodnak.

Ha a vállalkozás konszignációt, saját márkát vagy beszállítói finanszírozású promóciókat használ, a gazdasági logikát gondosan át kell tekinteni. Minden árazási döntésnek a bevételként realizált készpénz növelését kell szolgálnia.

4. Javítsa a fizetési ütemezést és a beszállítói feltételeket

A cash flow nemcsak az értékesítési volumenről szól. Az időzítésről is szól.

Ha gyorsabban tud pénzt beszedni, és később fizeti ki a beszállítókat, több mozgástere lesz a vállalkozásban.

Keresse az időzítés javításának lehetőségeit mindkét oldalon:

• Ösztönözze a gyorsabb fizetést nagykereskedelmi vagy B2B rendelések esetén
• Használjon olyan fizetési módokat, amelyek gyorsan jóváíródnak
• Csökkentse a szükségtelen visszatérítési késedelmeket
• Kérjen hosszabb fizetési határidőt a beszállítóktól, ahol indokolt
• Tárgyaljon részletfizetésről nagyobb beszerzési rendeléseknél
• Időzítse a nagyobb vásárlásokat a legerősebb bevételi időszakokra

Ha a kiskereskedelmi vállalkozás más vállalkozásoknak is értékesít, érdemes megfontolni, hogy a letét vagy a részleges előrefizetés működik-e. Még egy mérsékelt előre beszedett összeg is csökkentheti a működési pénzforgalom terhét.

A költségoldalon gondosan vizsgálja felül a beszállítói megállapodásokat. Az a vállalkozás, amely indokolatlanul minden számlát korán fizet, túl hamar adhatja ki a pénzét. Bizonyos esetekben okosabb a teljes esedékességi napon fizetni, mint azonnal.

A legjobb fizetési stratégia az, amely egyensúlyt teremt a likviditás és a beszállítói kapcsolatok között. A jó beszállítói kapcsolatok fontosak, de az is, hogy elegendő készpénz maradjon a zökkenőmentes működéshez.

5. Tegye a bérköltséget rugalmasabbá és tudatosabbá

A bérköltség általában a kiskereskedelem egyik legnagyobb rendszeres kiadása. A személyzet fontos, de a túl korai vagy túl magas létszám gyorsan megterhelheti a cash flow-t.

A bérköltség hatékonyabb kezelése érdekében:

• Igazítsa a létszámot a forgalmi mintákhoz
• Használjon részmunkaidős munkaerőt a kiszámítható csúcsidőszakokban
• Rendszeresen vizsgálja az overtime-ot
• Az eladási adatokhoz, ne feltételezésekhez igazítsa a munkaidő-beosztást
• Képezze át a dolgozókat, hogy rugalmasabb legyen a lefedettség
• Halassza el az új felvételt, amíg az igény egyértelműen nem indokolja a pozíciót

Ez nem jelenti azt, hogy a létszámot a csontig kell vágni. A kiskereskedelmi szolgáltatás továbbra is számít, és a gyenge létszám az eladásokat is csökkentheti. A lényeg, hogy a munkaerőt a bevételhez igazítsa.

Egy olyan üzletnek, ahol szombaton erős a forgalom, más személyzeti modellre lehet szüksége, mint egy olyan helynek, ahol hétköznap B2B találkozók vannak. A munkaerőt osztályonként, óránként és értékesítési teljesítmény szerint is vizsgálja, hogy a bérköltség ott hasson, ahol a legtöbb értéket teremti.

A tulajdonosoknak az owner draw-kat és a diszkrecionális kiadásokat is figyelniük kell. Egy vállalkozás gyorsan elveszítheti a készpénzét, ha minden kategóriát rugalmasnak kezel, kivéve a bért.

6. Építsen erősebb üzleti struktúrát már az elején

A kiskereskedelmi cash flow-t könnyebb kezelni, ha a vállalkozás már az elejétől jól van felépítve. Ez azt jelenti, hogy a megfelelő jogi formát választja, elkülöníti az üzleti és a személyes pénzügyeket, és következetesen betartja a megfelelőségi követelményeket.

Ha kiskereskedelmi vállalkozást indít, egy olyan jogi entitás létrehozása, mint az LLC vagy a corporation, segíthet tisztább pénzügyi határokat és professzionálisabb működési struktúrát kialakítani. Emellett egyszerűbbé teheti a könyvelést, az adózást és a bankszámlakezelést is.

Egy stabil back-office alapnak tartalmaznia kell:

• Külön üzleti bankszámlát
• Egyértelmű könyvelési kategóriákat a készletre, bérre, bérleti díjra és marketingre
• Megfelelő engedélyeket és regisztrációkat
• Alapító okiratot vagy vállalati nyilvántartásokat, ahol ez szükséges
• Folyamatos megfelelőségi emlékeztetőket a beadási határidőkre és kötelezettségekre

Itt lehet hasznos egy olyan alapítási szolgáltatás, mint a Zenind. A Zenind segíti a vállalkozókat abban, hogy US vállalkozást alapítsanak, és megfelelőségi valamint bejegyzett képviselői támogatással szervezetten működjenek, így a tulajdonosok több időt tölthetnek az üzlet vezetésével, és kevesebbet az adminisztratív terhekkel.

Minél rendezettebb az üzleti struktúra, annál könnyebb látni, hová megy a pénz, és hol pazarolódik el.

Tartós cash flow-ritmus kialakítása

A legerősebb kiskereskedők nem válság idején kezdenek el a cash flow-val foglalkozni. Rendszert építenek köré.

Egy gyakorlatias havi ritmus így nézhet ki:

• Értékesítés áttekintése kategóriánként és helyszínenként
• A készletforgás összevetése az előző hónappal
• A 13 hetes cash flow-előrejelzés frissítése
• A bérköltség vizsgálata az értékesítés arányában
• A beszállítói egyenlegek és fizetési ütemezés áttekintése
• Lassú készletek azonosítása és leárazási terv készítése
• Megfelelőségi határidők és banki tranzakciók ellenőrzése

Az állandó ritmus korábban láthatóvá teszi a problémákat, és csökkenti a reaktív döntéseket. Idővel ez nagyobb marzsstabilitást, kevesebb meglepetést és egészségesebb működési tartalékot eredményezhet.

Záró gondolatok

A kiskereskedelmi cash flow nem egyetlen nagy megoldással javul. Fegyelmezett döntések sorozatával javul: gyakoribb előrejelzéssel, körültekintőbb készletvásárlással, a marzs védelmével, a fizetési időzítés kezelésével, tudatos létszámtervezéssel és rendezettebb üzleti struktúra kialakításával.

Azok a kiskereskedők, akik kontrollálják a cash flow-t, nemcsak likviditást nyernek. Rugalmasabbá is válnak. Gyorsabban tudnak újra befektetni, magabiztosabban kezelik a szezonalitást, és a növekedési döntéseket nem kényszerhelyzetben, hanem erőből hozzák meg.

Azoknak az alapítóknak és tulajdonosoknak, akik kiskereskedelmi vállalkozást építenek az Egyesült Államokban, egy jól felépített vállalati alap már az elején támogathatja ezeket a célokat. Amikor a jogi struktúra, a könyvelés és a megfelelés rendben van, sokkal könnyebb az értékesítésre, az ügyfelek kiszolgálására és a jövedelmező növekedésre koncentrálni.