6 πρακτικοί τρόποι για να βελτιώσουν οι λιανοπωλητές τις ταμειακές ροές τους

Η ταμειακή ροή στο λιανεμπόριο είναι συχνά η διαφορά ανάμεσα σε μια επιχείρηση που μπορεί να αναπτυχθεί και σε μια επιχείρηση που αντιδρά διαρκώς σε ελλείψεις. Ακόμα και όταν οι πωλήσεις είναι σταθερές, τα χρήματα μπορεί να παραμένουν παγιδευμένα στο απόθεμα, στις καθυστερημένες εισπράξεις, στον χρονισμό της μισθοδοσίας, στο ενοίκιο, στους όρους των προμηθευτών και στις εποχικές διακυμάνσεις. Για τους ανεξάρτητους λιανοπωλητές, αυτό δημιουργεί πίεση σε κάθε απόφαση: τι να αγοράσουν, πόσο να προσλάβουν, πότε να κάνουν εκπτώσεις και πώς να προγραμματίσουν τον επόμενο μήνα.

Τα καλά νέα είναι ότι η ταμειακή ροή μπορεί να διαχειριστεί. Οι λιανοπωλητές δεν χρειάζονται μια τέλεια χρονιά για να βελτιώσουν τη ρευστότητα. Χρειάζονται καλύτερα συστήματα, αυστηρότερους ελέγχους και έναν πιο πειθαρχημένο επιχειρησιακό ρυθμό. Οι έξι στρατηγικές παρακάτω μπορούν να βοηθήσουν τους ιδιοκτήτες λιανικής να φέρουν περισσότερη σταθερότητα στις ταμειακές ροές, προστατεύοντας παράλληλα το περιθώριο κέρδους και την εμπειρία του πελάτη.

Γιατί σφίγγει η ταμειακή ροή στο λιανεμπόριο

Το λιανεμπόριο είναι μια επιχείρηση με έντονη ανάγκη για κεφάλαιο κίνησης. Τα χρήματα φεύγουν πριν επιστρέψουν και η καθυστέρηση μπορεί να είναι επώδυνη.

Συνηθισμένα σημεία πίεσης περιλαμβάνουν:

• Υπερβολικό απόθεμα που δεσμεύει μετρητά για εβδομάδες ή μήνες
• Εκπτώσεις και μειώσεις τιμών που συρρικνώνουν το μικτό περιθώριο κέρδους
• Προϊόντα με αργή κίνηση που καταλαμβάνουν χώρο και προϋπολογισμό
• Μισθοδοσία που αυξάνεται ταχύτερα από τις πωλήσεις σε πιο αδύναμες περιόδους
• Τιμολόγια προμηθευτών που λήγουν πριν εισπραχθούν τα χρήματα από τους πελάτες
• Σταθερά έξοδα όπως ενοίκιο, κοινόχρηστα και ασφάλιση, ακόμα και όταν οι πωλήσεις μειώνονται
• Εποχικές διακυμάνσεις ζήτησης που δημιουργούν άνισα μοτίβα εσόδων

Μια επιχείρηση λιανικής μπορεί να είναι κερδοφόρα στα χαρτιά και παρ’ όλα αυτά να ξεμείνει από μετρητά. Γι’ αυτό η διαχείριση της ταμειακής ροής αξίζει την ίδια προσοχή με το merchandising και το marketing.

1. Προβλέψτε την ταμειακή ροή εβδομαδιαία, όχι μόνο μηνιαία

Πολλοί λιανοπωλητές εξετάζουν τα οικονομικά τους μόνο όταν κλείσει ο μήνας. Αυτό είναι πολύ αργά για να διορθωθούν βραχυπρόθεσμα προβλήματα. Μια εβδομαδιαία πρόβλεψη σας δίνει πιο καθαρή εικόνα για το τι έρχεται μέσα και τι βγαίνει έξω.

Η πρόβλεψή σας θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Αναμενόμενες πωλήσεις ανά εβδομάδα
• Προγραμματισμένες πληρωμές προμηθευτών
• Ημερομηνίες μισθοδοσίας και φορολογικές υποχρεώσεις
• Ενοίκιο, κοινόχρηστα, συνδρομές και ασφάλιση
• Προγραμματισμένες παραγγελίες αγοράς
• Δόσεις δανείων ή δεσμεύσεις χρηματοδότησης
• Αναμενόμενες επιστροφές, χρεώσεις αντιστροφής ή επιστροφές χρημάτων

Ο στόχος δεν είναι η τέλεια πρόβλεψη. Ο στόχος είναι η έγκαιρη ορατότητα. Αν εμφανιστεί έλλειμμα δύο ή τρεις εβδομάδες μπροστά, έχετε χρόνο να μειώσετε αγορές, να αναβάλετε μη απαραίτητα έξοδα ή να προωθήσετε προϊόντα που κινούνται πιο γρήγορα.

Μια πρακτική πρόβλεψη ταμειακής ροής πρέπει να απαντά σε τρεις ερωτήσεις:

1. Πόσα μετρητά θα έχουμε την επόμενη εβδομάδα;
2. Ποιοι λογαριασμοί θα πληρωθούν πριν έρθουν νέα έσοδα;
3. Ποιες δαπάνες μπορούν να περιμένουν;

Οι ιδιοκτήτες λιανικής που ελέγχουν την ταμειακή ροή κάθε εβδομάδα τείνουν να παίρνουν καλύτερες αποφάσεις για το απόθεμα και το προσωπικό, επειδή λειτουργούν με βάση τα τρέχοντα δεδομένα και όχι τη μνήμη.

2. Κάντε το απόθεμα να κινείται πιο γρήγορα

Το απόθεμα είναι μία από τις μεγαλύτερες χρήσεις μετρητών στο λιανεμπόριο. Κάθε επιπλέον μονάδα στο ράφι είναι χρήμα που δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για μισθοδοσία, marketing, ενοίκιο ή επέκταση.

Για να βελτιώσετε την ταμειακή ροή, εστιάστε στον ρυθμό ανανέωσης του αποθέματος και όχι μόνο στα συνολικά επίπεδά του.

Τρόποι για ταχύτερη κίνηση αποθέματος:

• Αγοράζετε μικρότερες ποσότητες πιο συχνά, όπου είναι εφικτό
• Μειώστε τις υπερβολικά ευρείες γκάμες που δεν έχουν καλές πωλήσεις
• Ανανεώνετε το απόθεμα με βάση την ταχύτητα πώλησης, όχι τη συνήθεια
• Εντοπίζετε έγκαιρα τα προϊόντα με αργή κίνηση και κάνετε στοχευμένες μειώσεις τιμών
• Συνδυάζετε συμπληρωματικά προϊόντα για να αυξήσετε τη μέση αξία παραγγελίας
• Παρακολουθείτε τη ροή πωλήσεων ανά κατηγορία, όχι μόνο τα συνολικά έσοδα

Η σωστή στρατηγική αποθέματος δεν σημαίνει να έχετε λιγότερα από όλα. Σημαίνει να διατηρείτε το σωστό μείγμα. Τα ισχυρά προϊόντα πρέπει να λαμβάνουν περισσότερη προσοχή, ενώ τα αδύναμα δεν πρέπει να δεσμεύουν μετρητά επ’ αόριστον.

Οι λιανοπωλητές ωφελούνται επίσης όταν γνωρίζουν ποια προϊόντα φέρνουν επαναλαμβανόμενη κίνηση και ποια δημιουργούν νεκρό απόθεμα. Αν ένα προϊόν έχει χαμηλό περιθώριο και αργή κυκλοφορία, μπορεί να φαίνεται παραγωγικό στο ράφι αλλά να βλάπτει τη ρευστότητα.

3. Προστατέψτε το περιθώριο κέρδους πριν κάνετε εκπτώσεις

Οι εκπτώσεις μπορούν να φέρουν βραχυπρόθεσμο όγκο, αλλά συχνά καταστρέφουν την ταμειακή ροή αν γίνουν συνήθεια. Μόλις οι πελάτες μάθουν να περιμένουν τις προσφορές, η επιχείρηση τους εκπαιδεύει να πληρώνουν λιγότερο.

Πριν προσφέρετε έκπτωση, ρωτήστε:

• Κινεί αυτή η έκπτωση παλιό απόθεμα που αλλιώς θα έμενε απούλητο;
• Η προσφορά θα φέρει νέους πελάτες ή απλώς θα μειώσει το περιθώριο στις υπάρχουσες πωλήσεις;
• Μπορούμε να βελτιώσουμε την ταμειακή ροή με άλλο τρόπο χωρίς μείωση τιμής;

Καλύτερες εναλλακτικές στις γενικευμένες εκπτώσεις περιλαμβάνουν:

• Προσφορά πακέτων περιορισμένης διάρκειας
• Δημιουργία ανταμοιβών πιστότητας για επαναλαμβανόμενους πελάτες
• Παροχή κινήτρων για μεγαλύτερο καλάθι αγορών
• Προώθηση προϊόντων με ισχυρότερο περιθώριο και ταχύτερη κίνηση
• Χρήση στοχευμένων προσφορών αντί για μαζικές μειώσεις τιμών σε όλο το κατάστημα

Ένα άλλο ζήτημα στο περιθώριο είναι η πειθαρχία στην τιμολόγηση. Οι λιανοπωλητές θα πρέπει να επανεξετάζουν τακτικά το κόστος και να βεβαιώνονται ότι οι τιμές εξακολουθούν να στηρίζουν υγιές μικτό κέρδος. Ακόμα και μικρές αυξήσεις κόστους μπορούν να διαβρώσουν αθόρυβα την ταμειακή ροή αν οι τιμές δεν προσαρμόζονται.

Αν η επιχείρησή σας χρησιμοποιεί παρακαταθήκη, private label ή προωθητικές ενέργειες χρηματοδοτούμενες από προμηθευτές, εξετάστε προσεκτικά τα οικονομικά τους στοιχεία. Κάθε απόφαση τιμολόγησης πρέπει να στηρίζει τον ευρύτερο στόχο της αύξησης των μετρητών που παράγονται ανά πώληση.

4. Βελτιώστε τον χρονισμό πληρωμών και τους όρους προμηθευτών

Η ταμειακή ροή δεν αφορά μόνο τον όγκο πωλήσεων. Αφορά και τον χρονισμό.

Όταν μπορείτε να εισπράττετε τα χρήματα νωρίτερα και να πληρώνετε τους προμηθευτές αργότερα, δημιουργείτε χώρο αναπνοής στην επιχείρηση.

Αναζητήστε τρόπους να βελτιώσετε τον χρονισμό και στις δύο πλευρές:

• Ενθαρρύνετε ταχύτερη πληρωμή σε χονδρικές ή B2B παραγγελίες
• Χρησιμοποιήστε μεθόδους πληρωμής που εκκαθαρίζονται γρήγορα
• Μειώστε τις περιττές καθυστερήσεις επιστροφών χρημάτων
• Ζητήστε από τους προμηθευτές επεκταμένους όρους πληρωμής όπου είναι κατάλληλο
• Διαπραγματευτείτε τμηματικές πληρωμές για μεγαλύτερες παραγγελίες αγοράς
• Προγραμματίστε μεγάλες αγορές γύρω από τις πιο ισχυρές περιόδους εσόδων σας

Αν η επιχείρηση λιανικής σας πουλά σε άλλες επιχειρήσεις, σκεφτείτε αν έχουν νόημα οι προκαταβολές ή η μερική προπληρωμή. Ακόμα και μια μικρή προκαταβολή μπορεί να μειώσει την πίεση στα λειτουργικά μετρητά.

Στην πλευρά των εξόδων, εξετάστε προσεκτικά τις συμφωνίες με τους προμηθευτές. Μια επιχείρηση που πληρώνει κάθε τιμολόγιο νωρίς χωρίς λόγο μπορεί να δίνει τα μετρητά της πολύ νωρίς. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η πληρωμή στην πλήρη ημερομηνία λήξης είναι πιο έξυπνη από την άμεση εξόφληση.

Η καλύτερη στρατηγική πληρωμών είναι αυτή που ισορροπεί τη ρευστότητα με τις σχέσεις με τους προμηθευτές. Οι ισχυρές σχέσεις είναι σημαντικές, αλλά το ίδιο σημαντικό είναι να διατηρείτε αρκετά μετρητά για να λειτουργείτε ομαλά.

5. Κάντε τη μισθοδοσία ευέλικτη και σκόπιμη

Η μισθοδοσία είναι συνήθως μία από τις μεγαλύτερες επαναλαμβανόμενες δαπάνες στο λιανεμπόριο. Το προσωπικό είναι σημαντικό, αλλά η πρόσληψη πολύ νωρίς ή υπερβολικά μπορεί να πιέσει γρήγορα την ταμειακή ροή.

Για να διαχειριστείτε πιο αποτελεσματικά τη μισθοδοσία:

• Ευθυγραμμίστε τα επίπεδα προσωπικού με τα μοτίβα κίνησης πελατών
• Χρησιμοποιήστε μερική απασχόληση για προβλέψιμες περιόδους αιχμής
• Ελέγχετε τακτικά τις υπερωρίες
• Προγραμματίζετε την εργασία με βάση τα δεδομένα πωλήσεων, όχι τις υποθέσεις
• Εκπαιδεύστε το προσωπικό σε περισσότερους ρόλους ώστε η κάλυψη να είναι πιο ευέλικτη
• Αναβάλετε νέες προσλήψεις μέχρι ο ρόλος να δικαιολογείται ξεκάθαρα από τη ζήτηση

Αυτό δεν σημαίνει να μειώσετε το προσωπικό στο ελάχιστο. Η εξυπηρέτηση στη λιανική εξακολουθεί να είναι σημαντική και η ανεπαρκής στελέχωση μπορεί να μειώσει τις πωλήσεις. Το ζητούμενο είναι η ευθυγράμμιση της εργασίας με τα έσοδα.

Ένα κατάστημα με ισχυρή κίνηση το Σάββατο μπορεί να χρειάζεται διαφορετικό μοντέλο στελέχωσης από ένα κατάστημα με B2B ραντεβού τις καθημερινές. Εξετάστε την εργασία ανά τμήμα, ανά ώρα και ανά απόδοση πωλήσεων, ώστε τα χρήματα για μισθοδοσία να κατευθύνονται εκεί όπου δημιουργούν τη μεγαλύτερη αξία.

Οι ιδιοκτήτες θα πρέπει επίσης να παρακολουθούν τις αναλήψεις του ιδιοκτήτη και τις διακριτικές δαπάνες. Μια επιχείρηση μπορεί να χάνει μετρητά γρήγορα αν κάθε κατηγορία θεωρείται ευέλικτη εκτός από τη μισθοδοσία.

6. Χτίστε από την αρχή μια πιο ισχυρή επιχειρηματική δομή

Η ταμειακή ροή στο λιανεμπόριο είναι πιο εύκολη στη διαχείριση όταν η επιχείρηση είναι οργανωμένη σωστά από την πρώτη μέρα. Αυτό σημαίνει ότι επιλέγετε τη σωστή νομική μορφή, κρατάτε χωριστά τα επιχειρηματικά και τα προσωπικά οικονομικά και διατηρείτε σταθερά τη συμμόρφωση.

Αν ξεκινάτε μια επιχείρηση λιανικής, η σύσταση μιας νομικής οντότητας όπως μια LLC ή μια corporation μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε πιο καθαρά οικονομικά όρια και μια πιο επαγγελματική λειτουργική δομή. Μπορεί επίσης να κάνει τη λογιστική, τη φορολογική προετοιμασία και το banking πιο απλά.

Μια ισχυρή βάση back office θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Ξεχωριστό επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό
• Σαφείς λογιστικές κατηγορίες για απόθεμα, μισθοδοσία, ενοίκιο και marketing
• Τις κατάλληλες άδειες και καταχωρίσεις
• Operating agreement ή εταιρικά αρχεία όπου απαιτείται
• Υπενθυμίσεις συμμόρφωσης για υποβολές και προθεσμίες

Εδώ μπορεί να είναι χρήσιμη μια υπηρεσία σύστασης όπως η Zenind. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να συστήσουν μια επιχείρηση στις ΗΠΑ και να παραμείνουν οργανωμένοι με υποστήριξη συμμόρφωσης και registered agent, ώστε οι ιδιοκτήτες να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στη λειτουργία του καταστήματος και λιγότερο στη διαχείριση διοικητικών τριβών.

Όσο πιο οργανωμένη είναι η δομή της επιχείρησης, τόσο πιο εύκολο γίνεται να δείτε πού πηγαίνουν τα χρήματα και πού σπαταλιούνται.

Δημιουργώντας έναν διαρκή ρυθμό ταμειακής ροής

Οι πιο ισχυροί λιανοπωλητές δεν περιμένουν μια κρίση για να σκεφτούν τα μετρητά. Χτίζουν μια ρουτίνα γύρω από αυτά.

Ένας πρακτικός μηνιαίος ρυθμός μπορεί να μοιάζει ως εξής:

• Επανεξέταση πωλήσεων ανά κατηγορία και τοποθεσία
• Σύγκριση του ρυθμού ανανέωσης αποθέματος με τον προηγούμενο μήνα
• Ενημέρωση της πρόβλεψης ταμειακής ροής 13 εβδομάδων
• Αξιολόγηση της εργασίας ως ποσοστό των πωλήσεων
• Επανεξέταση των υπολοίπων προμηθευτών και του χρονισμού πληρωμών
• Εντοπισμός αργού αποθέματος και προγραμματισμός μειώσεων τιμών
• Έλεγχος προθεσμιών συμμόρφωσης και τραπεζικής δραστηριότητας

Ένας σταθερός ρυθμός κάνει τα προβλήματα ορατά νωρίτερα και μειώνει τις αντιδραστικές αποφάσεις. Με τον χρόνο, αυτή η συνέπεια μπορεί να οδηγήσει σε πιο σταθερά περιθώρια, λιγότερες εκπλήξεις και ένα πιο υγιές λειτουργικό αποθεματικό.

Τελικές σκέψεις

Η ταμειακή ροή στο λιανεμπόριο δεν βελτιώνεται με μία μεγάλη λύση. Βελτιώνεται μέσα από μια σειρά πειθαρχημένων αποφάσεων: συχνότερη πρόβλεψη, πιο προσεκτική αγορά αποθέματος, προστασία του περιθωρίου, διαχείριση του χρονισμού πληρωμών, σκόπιμη στελέχωση και δημιουργία μιας πιο καθαρής επιχειρηματικής δομής.

Οι λιανοπωλητές που ελέγχουν την ταμειακή ροή κερδίζουν περισσότερα από ρευστότητα. Κερδίζουν ευελιξία. Μπορούν να επανεπενδύσουν νωρίτερα, να αντιμετωπίσουν την εποχικότητα με μεγαλύτερη σιγουριά και να παίρνουν αποφάσεις ανάπτυξης από θέση ισχύος και όχι ανάγκης.

Για ιδρυτές και ιδιοκτήτες που χτίζουν μια επιχείρηση λιανικής στις Ηνωμένες Πολιτείες, μια καλά δομημένη εταιρική βάση μπορεί να στηρίξει αυτούς τους στόχους από την αρχή. Όταν η νομική σας δομή, η λογιστική και η συμμόρφωση είναι σε τάξη, γίνεται πολύ πιο εύκολο να εστιάσετε στις πωλήσεις, στην εξυπηρέτηση πελατών και στην κερδοφόρα ανάπτυξη.