6 Cách Thực Tiễn Giúp Nhà Bán Lẻ Cải Thiện Dòng Tiền

Dòng tiền trong bán lẻ thường là yếu tố quyết định giữa một doanh nghiệp có thể tăng trưởng và một doanh nghiệp luôn phải xoay xở với thiếu hụt. Ngay cả khi doanh số ổn định, tiền vẫn có thể bị kẹt trong hàng tồn kho, các khoản phải thu chậm, thời điểm trả lương, tiền thuê, điều khoản với nhà cung cấp và các biến động theo mùa. Đối với các nhà bán lẻ độc lập, điều đó tạo áp lực lên mọi quyết định: nên nhập gì, tuyển bao nhiêu người, khi nào giảm giá và lập kế hoạch cho tháng tiếp theo như thế nào.

Tin tốt là dòng tiền có thể quản lý được. Nhà bán lẻ không cần một năm hoàn hảo để cải thiện thanh khoản. Họ cần hệ thống tốt hơn, kiểm soát chặt hơn và nhịp vận hành kỷ luật hơn. Sáu chiến lược dưới đây có thể giúp chủ cửa hàng bán lẻ tạo sự ổn định hơn cho dòng tiền đồng thời bảo vệ biên lợi nhuận và trải nghiệm khách hàng.

Vì sao dòng tiền bán lẻ thường bị thắt chặt

Bán lẻ là một ngành đòi hỏi vốn lưu động lớn. Tiền đi ra trước khi tiền quay về, và độ trễ đó có thể gây áp lực đáng kể.

Các điểm gây áp lực phổ biến gồm:

• Hàng tồn kho quá nhiều làm tiền bị giam trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng
• Chiết khấu và giảm giá làm suy giảm biên lợi nhuận gộp
• Sản phẩm bán chậm chiếm chỗ trên kệ và chiếm ngân sách
• Quỹ lương tăng nhanh hơn doanh số trong các giai đoạn thấp điểm
• Hóa đơn nhà cung cấp đến hạn trước khi thu được tiền từ khách hàng
• Tiền thuê, điện nước và bảo hiểm vẫn cố định ngay cả khi doanh số giảm
• Biến động nhu cầu theo mùa tạo ra mẫu doanh thu không đều

Một nhà bán lẻ có thể có lợi nhuận trên giấy tờ nhưng vẫn cạn tiền mặt. Vì vậy, quản lý dòng tiền cần được chú ý ngang với trưng bày hàng hóa và tiếp thị.

1. Dự báo dòng tiền hàng tuần, không chỉ hàng tháng

Nhiều nhà bán lẻ chỉ xem lại tài chính sau khi tháng kết thúc. Như vậy là quá muộn để xử lý các vấn đề ngắn hạn. Một bản dự báo hàng tuần sẽ cho bạn bức tranh rõ hơn về tiền vào và tiền ra.

Bản dự báo của bạn nên bao gồm:

• Doanh số dự kiến theo tuần
• Lịch thanh toán cho nhà cung cấp
• Ngày trả lương và nghĩa vụ thuế
• Tiền thuê, điện nước, phần mềm đăng ký và bảo hiểm
• Các đơn đặt hàng dự kiến
• Khoản trả nợ hoặc cam kết tài trợ
• Khoản hoàn trả, hoàn tiền hoặc chargeback dự kiến

Mục tiêu không phải là dự đoán hoàn hảo. Mục tiêu là nhìn thấy sớm. Nếu có thiếu hụt xuất hiện trước hai hoặc ba tuần, bạn sẽ có thời gian để giảm mua hàng, hoãn chi tiêu không cần thiết hoặc đẩy mạnh khuyến mãi cho các mặt hàng bán nhanh hơn.

Một bản dự báo dòng tiền thực tế nên trả lời ba câu hỏi:

1. Tuần tới chúng ta sẽ có bao nhiêu tiền mặt?
2. Những hóa đơn nào sẽ đến hạn trước khi có tiền mới vào?
3. Khoản chi nào có thể chờ?

Các chủ cửa hàng bán lẻ xem dòng tiền mỗi tuần thường đưa ra quyết định tốt hơn về hàng tồn kho và nhân sự vì họ đang làm việc dựa trên dữ liệu hiện tại thay vì trí nhớ.

2. Tăng tốc luân chuyển hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một trong những nơi tiêu tốn tiền mặt lớn nhất trong bán lẻ. Mỗi đơn vị hàng nằm trên kệ thêm là một khoản tiền không thể dùng cho lương, marketing, tiền thuê hoặc mở rộng.

Để cải thiện dòng tiền, hãy tập trung vào vòng quay tồn kho thay vì chỉ nhìn tổng lượng hàng.

Cách giúp hàng tồn kho luân chuyển nhanh hơn:

• Mua số lượng nhỏ hơn nhưng thường xuyên hơn khi có thể
• Giảm bớt những danh mục quá rộng nhưng không bán được
• Tái đặt hàng dựa trên tốc độ bán, không dựa trên thói quen
• Phát hiện sớm hàng chậm bán và giảm giá một cách có chiến lược
• Gộp các sản phẩm bổ trợ để tăng giá trị đơn hàng trung bình
• Theo dõi tỷ lệ bán hết theo từng danh mục, không chỉ doanh thu tổng thể

Chiến lược tồn kho đúng không phải là có ít hàng hơn ở mọi thứ. Mà là giữ đúng cơ cấu hàng hóa. Những mặt hàng bán tốt nên được ưu tiên hơn, còn những mặt hàng bán yếu không nên tiếp tục tiêu tốn tiền mặt vô thời hạn.

Nhà bán lẻ cũng nên biết sản phẩm nào tạo ra khách quay lại và sản phẩm nào tạo ra hàng chết. Nếu một sản phẩm có biên lợi nhuận thấp và tốc độ quay vòng chậm, nó có thể trông hữu ích trên kệ nhưng lại gây hại cho thanh khoản.

3. Bảo vệ biên lợi nhuận trước khi giảm giá

Giảm giá có thể tạo ra doanh số ngắn hạn, nhưng nếu trở thành thói quen, nó thường phá hỏng dòng tiền. Khi khách hàng quen chờ khuyến mãi, doanh nghiệp đã dạy họ trả ít hơn.

Trước khi đưa ra chiết khấu, hãy tự hỏi:

• Chiết khấu này có giúp giải phóng hàng tồn cũ vốn sẽ nằm đó không bán được không?
• Chương trình khuyến mãi này sẽ mang khách mới đến hay chỉ làm giảm biên lợi nhuận trên nhóm khách hiện tại?
• Có cách nào khác để cải thiện dòng tiền mà không cần cắt giá không?

Những lựa chọn tốt hơn so với giảm giá diện rộng gồm:

• Tạo các gói sản phẩm ưu đãi trong thời gian ngắn
• Xây dựng phần thưởng tích điểm cho khách hàng quay lại
• Tạo ưu đãi cho giá trị giỏ hàng cao hơn
• Quảng bá các mặt hàng có biên lợi nhuận tốt hơn và luân chuyển nhanh hơn
• Dùng khuyến mãi có chọn lọc thay vì giảm giá toàn cửa hàng

Một vấn đề khác về biên lợi nhuận là kỷ luật định giá. Nhà bán lẻ nên xem lại chi phí thường xuyên và đảm bảo giá bán vẫn hỗ trợ lợi nhuận gộp lành mạnh. Ngay cả mức tăng chi phí nhỏ cũng có thể âm thầm bào mòn dòng tiền nếu giá bán không được điều chỉnh.

Nếu doanh nghiệp của bạn dùng mô hình ký gửi, nhãn hàng riêng hoặc chương trình khuyến mãi do nhà cung cấp tài trợ, hãy xem xét kỹ hiệu quả kinh tế. Mọi quyết định giá đều nên phục vụ mục tiêu lớn hơn là tạo ra nhiều tiền hơn trên mỗi giao dịch.

4. Cải thiện thời điểm thanh toán và điều khoản với nhà cung cấp

Dòng tiền không chỉ là câu chuyện về doanh số. Nó còn là câu chuyện về thời điểm.

Khi bạn thu tiền sớm hơn và thanh toán cho nhà cung cấp muộn hơn trong phạm vi hợp lý, doanh nghiệp sẽ có thêm khoảng thở.

Hãy tìm cách cải thiện nhịp thời gian ở cả hai phía:

• Khuyến khích thanh toán nhanh hơn đối với đơn bán buôn hoặc B2B
• Sử dụng phương thức thanh toán có thời gian đối soát nhanh
• Giảm các khoản hoàn tiền chậm không cần thiết
• Đề nghị gia hạn điều khoản thanh toán với nhà cung cấp khi phù hợp
• Thương lượng chia nhỏ thanh toán cho các đơn hàng lớn
• Sắp xếp các khoản mua lớn theo những giai đoạn doanh thu mạnh nhất

Nếu doanh nghiệp bán lẻ của bạn bán cho doanh nghiệp khác, hãy cân nhắc xem có nên yêu cầu đặt cọc hoặc thanh toán trước một phần hay không. Chỉ cần thu trước một phần nhỏ cũng có thể giảm áp lực lên tiền vận hành.

Ở phía chi phí, hãy xem kỹ các thỏa thuận với nhà cung cấp. Một doanh nghiệp luôn trả hóa đơn sớm mà không có lý do rõ ràng có thể đang làm tiền rời khỏi hệ thống quá sớm. Trong một số trường hợp, trả đúng ngày đến hạn sẽ hợp lý hơn là trả ngay lập tức.

Chiến lược thanh toán tốt nhất là chiến lược cân bằng giữa thanh khoản và quan hệ với nhà cung cấp. Quan hệ tốt với nhà cung cấp rất quan trọng, nhưng duy trì đủ tiền để vận hành trơn tru cũng quan trọng không kém.

5. Làm cho quỹ lương linh hoạt và có chủ đích hơn

Quỹ lương thường là một trong những khoản chi định kỳ lớn nhất trong bán lẻ. Nhân sự là cần thiết, nhưng tuyển quá sớm hoặc quá nhiều có thể nhanh chóng gây áp lực lên dòng tiền.

Để quản lý quỹ lương hiệu quả hơn:

• Phân bổ nhân sự theo mẫu lưu lượng khách
• Dùng lao động bán thời gian cho các khung giờ cao điểm có thể dự đoán trước
• Kiểm tra làm thêm giờ thường xuyên
• Sắp xếp ca làm theo dữ liệu bán hàng, không theo cảm tính
• Đào tạo chéo nhân viên để linh hoạt hơn trong phân công
• Hoãn tuyển dụng cho đến khi vị trí đó thực sự được chứng minh là cần thiết bởi nhu cầu

Điều này không có nghĩa là cắt giảm nhân sự đến mức tối thiểu. Dịch vụ bán lẻ vẫn quan trọng, và thiếu nhân sự có thể làm giảm doanh số. Mục tiêu là gắn lao động với doanh thu.

Một cửa hàng có lưu lượng khách mạnh vào thứ Bảy có thể cần mô hình nhân sự khác với cửa hàng chủ yếu phục vụ khách B2B vào ngày thường. Hãy xem xét nhân sự theo bộ phận, theo giờ và theo hiệu quả bán hàng để ngân sách lương được sử dụng ở nơi tạo ra giá trị lớn nhất.

Chủ doanh nghiệp cũng nên theo dõi các khoản rút vốn của chủ sở hữu và chi tiêu tùy ý. Một doanh nghiệp có thể mất tiền rất nhanh nếu mọi khoản mục đều được xem là linh hoạt trừ quỹ lương.

6. Xây dựng một cấu trúc doanh nghiệp vững hơn ngay từ đầu

Dòng tiền bán lẻ sẽ dễ quản lý hơn khi doanh nghiệp được tổ chức đúng cách ngay từ đầu. Điều đó có nghĩa là chọn đúng loại hình pháp lý, tách biệt tài chính doanh nghiệp và cá nhân, và duy trì tuân thủ một cách nhất quán.

Nếu bạn đang bắt đầu một doanh nghiệp bán lẻ, việc thành lập một thực thể pháp lý như LLC hoặc corporation có thể giúp bạn tạo ranh giới tài chính rõ ràng hơn và có cấu trúc vận hành chuyên nghiệp hơn. Nó cũng có thể giúp việc kế toán, khai thuế và mở tài khoản ngân hàng trở nên đơn giản hơn.

Một nền tảng hậu cần vững chắc nên bao gồm:

• Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng
• Các danh mục kế toán rõ ràng cho hàng tồn kho, quỹ lương, tiền thuê và marketing
• Các giấy phép và đăng ký cần thiết
• Điều lệ hoạt động hoặc hồ sơ công ty khi phù hợp
• Nhắc nhở tuân thủ liên tục cho các hồ sơ và hạn nộp

Đây là lúc một dịch vụ thành lập như Zenind có thể hữu ích. Zenind hỗ trợ doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ và duy trì sự ngăn nắp với dịch vụ tuân thủ và đại diện đăng ký, giúp chủ doanh nghiệp dành nhiều thời gian hơn cho việc vận hành cửa hàng và ít thời gian hơn cho các rắc rối hành chính.

Cấu trúc doanh nghiệp càng ngăn nắp, càng dễ thấy tiền đang đi đâu và đang bị lãng phí ở đâu.

Xây dựng nhịp dòng tiền bền vững

Những nhà bán lẻ mạnh nhất không chờ khủng hoảng mới nghĩ về tiền mặt. Họ xây dựng thói quen xoay quanh nó.

Một nhịp vận hành hàng tháng thực tế có thể như sau:

• Xem lại doanh số theo danh mục và địa điểm
• So sánh vòng quay tồn kho với tháng trước
• Cập nhật dự báo dòng tiền 13 tuần
• Đánh giá quỹ lương theo tỷ lệ doanh số
• Xem số dư nhà cung cấp và thời điểm thanh toán
• Xác định hàng chậm bán và lên kế hoạch giảm giá
• Kiểm tra các hạn chót tuân thủ và hoạt động ngân hàng

Một nhịp làm việc nhất quán giúp phát hiện vấn đề sớm hơn và giảm các quyết định phản ứng. Theo thời gian, sự nhất quán đó có thể tạo ra biên lợi nhuận ổn định hơn, ít bất ngờ hơn và một quỹ dự phòng vận hành lành mạnh hơn.

Kết luận

Dòng tiền bán lẻ không được cải thiện bằng một giải pháp lớn duy nhất. Nó được cải thiện thông qua nhiều quyết định kỷ luật: dự báo thường xuyên hơn, mua hàng tồn kho cẩn trọng hơn, bảo vệ biên lợi nhuận, quản lý thời điểm thanh toán, bố trí nhân sự có chủ đích và xây dựng một cấu trúc doanh nghiệp gọn gàng hơn.

Những nhà bán lẻ kiểm soát được dòng tiền sẽ nhận được nhiều hơn là thanh khoản. Họ có được sự linh hoạt. Họ có thể tái đầu tư sớm hơn, xử lý tính mùa vụ tự tin hơn và đưa ra quyết định tăng trưởng từ vị thế vững vàng thay vì vội vã.

Đối với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp đang xây dựng một công ty bán lẻ tại Hoa Kỳ, một nền tảng doanh nghiệp được tổ chức tốt có thể hỗ trợ các mục tiêu đó ngay từ đầu. Khi cấu trúc pháp lý, kế toán và tuân thủ của bạn đều được sắp xếp ổn thỏa, bạn sẽ dễ dàng tập trung hơn vào bán hàng, phục vụ khách hàng và tăng trưởng có lợi nhuận.