Hogyan szerezzen kereskedői számlát vállalkozásának: követelmények, lépések és tippek

Ha vállalkozása hitel- vagy bankkártyát, illetve más kártyaalapú fizetést fogad el, a kereskedői számla a fizetési folyamat része. Sok tulajdonos számára ez a kifejezés bonyolultabbnak hangzik, mint amilyen valójában. A gyakorlatban a kereskedői számla az a pénzügyi kapcsolat, amely lehetővé teszi, hogy a kártyás fizetések engedélyezésre kerüljenek, majd elszámolás után megérkezzenek a vállalkozás bankszámlájára.

Akár üzlethelyiséget üzemeltet, akár szolgáltatást nyújt, webáruházat vezet, vagy ezek kombinációját működteti, a kereskedői számlák megértése segít kiválasztani a megfelelő fizetési megoldást, összehasonlítani a szolgáltatókat, és elkerülni a költséges meglepetéseket. Ha új vállalkozást indít, az is fontos, hogy a cége megfelelően legyen létrehozva, és készen álljon a pénzügyi számlák megnyitására. Zenind segít az amerikai vállalkozások alapításában, hogy a vállalkozók magabiztosan juthassanak el az indulástól az operatív működésig.

Mi az a kereskedői számla?

A kereskedői számla egy speciális számlatípus, amelyet a kártyás fizetések feldolgozására használnak. Nem ugyanaz, mint a vállalkozás folyószámlája, és általában nem olyan számla, amelyet számlák kifizetésére vagy a napi pénzforgalom kezelésére használna.

Ehelyett a kereskedői számla ideiglenes tárolási és elszámolási rétegként működik az ügyfél kártyakibocsátója és a vállalkozás bankszámlája között. Amikor egy ügyfél kártyával fizet, a tranzakció több lépésen megy keresztül, mielőtt az összeg megérkezne Önhöz.

Egyszerűen fogalmazva, a folyamat így néz ki:

1. Az ügyfél megadja a kártyás fizetést.
2. A fizetést a kártyahálózat és a kibocsátó bank engedélyezi.
3. A kereskedői számla fogadja az jóváhagyott tranzakciót.
4. Az összegek elszámolásra kerülnek, majd átutalódnak a vállalkozás bankszámlájára.

A kereskedői számla teszi lehetővé ezt a láncolatot.

Kereskedői számla és fizetésfeldolgozó

Ezeket a kifejezéseket gyakran egymás szinonimájaként használják, de nem azonosak.

• A kereskedői számla az a számla, amely segít a kártyás tranzakciók tárolásában és elszámolásában.
• A fizetésfeldolgozó az a szolgáltató, amely a tranzakciót végigviszi a fizetési hálózaton.

Egyes szolgáltatók mindkét szolgáltatást egy csomagban kínálják. Mások lehetővé teszik, hogy ezeket külön kezelje. Egy kisvállalkozás tulajdonosa számára nem a megnevezés a legfontosabb, hanem az, hogy az árképzés, a szerződési feltételek, az utalási sebesség és a támogatás hogyan működik együtt.

Szüksége van kereskedői számlára?

Nem minden vállalkozásnak ugyanarra a felállásra van szüksége, de ha kártyát fogad el, a folyamatban általában valamilyen formában szerepel a kereskedői számla.

Szüksége lehet rá, ha:

• Termékeket értékesít egy kiskereskedelmi üzletben
• Fizetéseket fogad el a webhelyén
• Számlázza az ügyfeleket, és kártyás fizetést fogad el telefonon vagy online
• Éttermet, szépségszalont, rendelőt vagy szolgáltatásalapú vállalkozást működtet
• Mobil kártyaolvasót használ rendezvényeken vagy helyszíni kiszállásoknál

Egyes újabb fizetési platformok sok vállalkozást egyetlen nagyobb kereskedői számla struktúra alá vonnak. Ez kényelmes lehet, különösen azoknak a vállalkozásoknak, amelyek gyorsan szeretnének elindulni. A dedikált kereskedői számla jobb választás lehet, ha nagyobb kontrollt, több rugalmasságot vagy kedvezőbb árazást szeretne nagyobb forgalom mellett.

A kereskedői számlák fő típusai

Nincs egyetlen olyan megoldás, amely minden vállalkozás számára megfelelő lenne. A helyes választás attól függ, hogyan értékesít, mekkora forgalmat bonyolít, és milyen kockázatot lát a szolgáltató az iparágában.

Dedikált kereskedői számla

Ez egy olyan kereskedői számla, amelyet kifejezetten az Ön vállalkozásához hoznak létre. Gyakran használják már bejáratott cégek vagy olyan vállalkozások, amelyek személyre szabottabb árazást és funkciókat szeretnének.

Aggregált vagy megosztott fizetési számla

Ez a modell sok vállalkozást egy szolgáltató számlaszerkezete alá rendez. Általában gyorsabban beállítható, és a startupok számára könnyebben használható, de az árképzés és a számla feletti kontroll korlátozottabb lehet.

Kiemelt kockázatú kereskedői számla

Bizonyos iparágakat magasabb kockázatúnak tekintenek a visszaterhelések aránya, a szabályozási aggályok, az előfizetéses modellek vagy a teljesítési problémák miatt. Ilyen esetekben a szolgáltatók szigorúbb kockázatértékelési folyamatot alkalmazhatnak, és magasabb díjakat számíthatnak fel.

Hogyan szerezzen kereskedői számlát

Kereskedői számlát szerezni főként a megfelelő előkészítésről szól. A szolgáltatók látni akarják, hogy a vállalkozása valós, jogszerű, stabil, és képes felelősségteljesen kezelni a kártyás fizetéseket.

1. Határozza meg, hogyan fogadja el a fizetéseket

Mielőtt szolgáltatókat hasonlítana össze, legyen világos a fizetési igényeivel kapcsolatban.

Tegye fel magának a következő kérdéseket:

• Személyesen, online vagy mindkét módon fogad el fizetéseket?
• Szüksége van ismétlődő számlázásra vagy előfizetésekre?
• Szüksége van számlázási eszközökre?
• Mobil eszközön fog feldolgozni fizetéseket?
• Aznapi vagy másnapi jóváírásra van szüksége?
• Több államban vagy országban is értékesít?

Minél pontosabban meghatározza az igényeit, annál könnyebb lesz a szolgáltatókat pontosan összehasonlítani.

2. Gondoskodjon róla, hogy a vállalkozása megfelelően legyen létrehozva

A legtöbb kereskedői szolgáltató jogilag bejegyzett vállalkozással akar együtt dolgozni. Ez általában azt jelenti, hogy a céget megfelelően kell létrehozni, például LLC-ként, részvénytársaságként vagy más elfogadott jogi formában, az államtól és az üzleti modelltől függően.

Új alapítók esetében ez a lépés különösen fontos. A megfelelően létrehozott jogi entitás segít elkülöníteni az üzleti és a személyes tevékenységeket, erősíti a kérelmet, és a vállalkozást kiforrottabbnak mutatja. Zenind segít az amerikai vállalkozások létrehozásában és rendszerezésében, miközben azok a bankszámlanyitásra, a fizetésekre, az adóregisztrációra és a megfelelőségre készülnek.

3. Hasonlítsa össze alaposan a szolgáltatókat

A legalacsonyabb hirdetett díj nem mindig jelenti a legalacsonyabb összköltséget. Hasonlítsa össze a teljes csomagot:

• Havi díjak
• Tranzakciós díjak
• Visszaterhelési díjak
• PCI megfelelőségi díjak
• Eszköz- vagy gateway díjak
• Korai felmondási büntetések
• Tartalékkövetelmények
• Jóváírási sebesség
• Ügyfélszolgálat minősége

Egy jó szolgáltató átlátható az árazásban, és hajlandó elmagyarázni, hogyan fogják díjazni az Ön vállalkozását.

4. Gyűjtse össze a vállalkozás adatait

A kockázatkezelési csapatok általában részletes vállalkozási információkat kérnek a jóváhagyás előtt. Készüljön fel arra, hogy megadja a következőket:

• Jogi cégnév
• DBA név, ha van
• EIN
• Üzleti cím és telefonszám
• Tulajdonosi adatok
• Vállalkozási bankszámla adatai
• Webhely vagy online fizetési felület adatai, ha releváns
• Becsült havi feldolgozási volumen
• Átlagos tranzakciós érték
• Termék- vagy szolgáltatásleírások
• Visszatérítési és termékvisszaküldési szabályzat
• Korábbi feldolgozási előzmények, ha vannak

Ha a vállalkozása új, egyes szolgáltatók az előzményadatok helyett előrejelzett bevételt kérhetnek.

5. Töltse ki a jelentkezést

A legtöbb jelentkezés online történik, de egyes szolgáltatók telefonon vagy e-mailben is ellenőrizhetik az adatokat. Legyen pontos és következetes. Az alkalmazás, a webhely és a vállalkozási nyilvántartások közötti eltérések lelassíthatják a jóváhagyást.

6. Menjen át a kockázatértékelési folyamaton

A kockázatértékelés a szolgáltató kockázatfelmérési folyamata. Azt szeretnék megerősíteni, hogy a vállalkozása valódi, és hogy a csalás, a visszaterhelések vagy a teljesítés elmaradásának kockázata elfogadható.

A következőket vizsgálhatják:

• Iparági besorolás
• Értékesítési előzmények
• Személyes és vállalkozási hitelképesség
• Visszaterhelési kitettség
• Teljesítési módok
• Visszatérítési feltételek
• A webhely megfelelősége és kötelező tájékoztatásai

Ez a lépés teljesen normális. A részletes felülvizsgálat mind az Ön vállalkozását, mind a fizetési szolgáltatót védi.

Milyen dokumentumokra lehet szüksége

A pontos követelmények eltérőek, de sok szolgáltató az alábbiak valamilyen kombinációját kéri:

• Társasági alapító okirat vagy cégbejegyzési okmány
• EIN igazolólap
• Vezetői engedély vagy útlevél a tulajdonosok részéről
• Törölt csekk vagy banki igazolás
• Vállalkozási bankszámlakivonatok
• Korábbi szolgáltatótól származó feldolgozási kivonatok
• Webhely URL és termékoldalak
• Általános szerződési feltételek és visszatérítési szabályzat
• Üzleti engedély, ha szükséges

Ha ezek a dokumentumok előre rendelkezésre állnak, az lerövidítheti a jóváhagyási időt.

Hogyan javíthatja a jóváhagyási esélyeit

A tiszta, hiánytalan jelentkezés sokat számít, de vannak más módszerek is az esélyek javítására.

Tartsa megfelelőségben a webhelyét

Ha online értékesít, a webhelyén egyértelműen szerepelnie kell a következőknek:

• Mit értékesít
• Hogyan történik a számlázás
• Szállítási vagy teljesítési határidők
• Visszatérítési és termékvisszaküldési szabályok
• Elérhetőségek
• Adatvédelmi szabályzat
• Általános szerződési feltételek

A hiányos vagy homályos webhelytartalom gyakori oka a késedelemnek.

Egyeztesse az összes vállalkozási adatot

A jogi névnek, a DBA névnek, a webhelynek, a bankszámlaadatoknak és az adózási nyilvántartásoknak összhangban kell lenniük. Az ellentmondások további ellenőrzést válthatnak ki.

Legyen reális a forgalommal kapcsolatban

Ne becsülje túl a havi feldolgozási volumenét. Ha a számai nem felelnek meg a tényleges üzleti profiljának, a kockázatértékelés kockázatosnak ítélheti a kérelmet.

Magyarázza el egyértelműen a speciális üzleti modelleket

Ha előfizetéseket, előrendeléseket, tagsági rendszereket vagy szezonális értékesítést kezel, legyen felkészült elmagyarázni, hogyan működik a teljesítés és a visszatérítés.

Figyeljen a visszaterhelési kockázatra

Az egyértelmű termékleírások, a gyors ügyfélszolgálat és a korrekt visszatérítési szabályok csökkenthetik a vitákat. Az alacsonyabb visszaterhelési kockázat általában gördülékenyebb jóváhagyást és jobb hosszú távú stabilitást jelent.

Mennyibe szoktak kerülni a kereskedői számlák

Az árképzés széles skálán mozoghat, de a legtöbb kereskedői számla valamilyen kombinációját tartalmazza a következőknek:

• Tranzakciónkénti százalékos díj
• Tranzakciónkénti fix díj
• Havi szolgáltatási díjak
• Gateway vagy platformdíjak
• Kötegdíjak
• PCI nem megfelelőségi díjak
• Visszaterhelési díjak

Egyes szolgáltatók interchange-plus árképzést használnak, amely átláthatóbb lehet. Mások lépcsőzetes vagy fix díjas modellt alkalmaznak. A legjobb választás az Ön forgalmától, átlagos kosárértékétől és üzleti típusától függ.

Gyakori hibák, amelyeket érdemes elkerülni

Sok vállalkozó ugyanazokba az elkerülhető problémákba fut bele.

Jelentkezés, mielőtt a vállalkozás készen állna

Ha a cégalapítás, a bankszámla, a webhely vagy a szabályzatok hiányosak, késedelmekre vagy elutasításra számíthat.

A részletek elolvasásának elmulasztása

A hosszú szerződések, a korai felmondási díjak és a tartalékkövetelmények később komoly gondot okozhatnak.

A szolgáltató kiválasztása kizárólag az ár alapján

Az alacsony díj megtévesztő lehet, ha a szolgáltató rejtett költségeket számít fel, vagy gyenge ügyféltámogatást nyújt.

Felkészületlenség a visszaterhelésekre

Ha olyan kategóriában értékesít, ahol gyakoriak a viták, előre készüljön fel világos dokumentációval és gyors ügyintézéssel.

A magán- és üzleti tevékenységek keverése

Tartsa külön a pénzügyi nyilvántartásokat. Egy dedikált vállalkozási entitás és egy külön vállalkozási bankszámla megkönnyíti a kereskedői jóváhagyást és a folyamatos könyvelést is.

Mikor érdemes dedikált kereskedői számlát választani

A dedikált kereskedői számla akkor lehet jó választás, ha a vállalkozása:

• Növekvő mennyiségű kártyás tranzakciót dolgoz fel
• Nagyobb kontrollt igényel a fizetési feltételek felett
• Jobb támogatást szeretne egy adott iparághoz vagy fizetési folyamathoz
• A startup-szintű feldolgozáson túl szeretne növekedni
• Olyan személyre szabott funkciókra van szüksége, mint az ismétlődő számlázás vagy speciális integrációk

Ha a vállalkozása új, és kis volumenben dolgoz fel fizetéseket, kezdetben egy egyszerűbb fizetési megoldás is elegendő lehet. Ahogy a cége növekszik, újraértékelheti, hogy a dedikált megoldás hosszú távon jobb-e.

Végső ellenőrzőlista a jelentkezés előtt

Mielőtt benyújtaná a kereskedői számlára vonatkozó kérelmet, ellenőrizze, hogy rendelkezik-e a következőkkel:

• Megfelelően létrehozott vállalkozási entitás
• Vállalkozási bankszámla
• Megfelelő webhely vagy értékesítési folyamat
• Egyértelmű visszatérítési és adatvédelmi szabályzat
• Pontos vállalkozási és tulajdonosi adatok
• Ellenőrzésre kész pénzügyi dokumentumok
• Reális feldolgozási becslések
• Az üzleti modelljéhez illeszkedő szolgáltató

Összegzés

A kereskedői számla megszerzése nemcsak arról szól, hogy találjon egy szolgáltatót, amely képes kártyás fizetéseket fogadni. Arról is szól, hogy olyan fizetési megoldást válasszon, amely illeszkedik az értékesítési modelljéhez, kockázati profiljához és növekedési terveihez. A legjobb jelentkezések pontosak, rendezettek, és egy valódi üzleti struktúrára épülnek.

Ha a nulláról indul, kezdje az alapokkal: alapítsa meg megfelelően a vállalkozását, állítsa be a bankszámláit, dokumentálja a szabályzatait, és hasonlítsa össze a szolgáltatókat a saját igényeinek világos ismeretében. Ez az előkészítés gördülékenyebbé teszi a kereskedői számla folyamatát, és erősebb alapot ad a vállalkozás növekedéséhez.