Como obter uma conta de comerciante para a sua empresa: requisitos, passos e dicas

Se a sua empresa aceita cartões de crédito, cartões de débito ou outros pagamentos com cartão, uma conta de comerciante faz parte do processo de pagamento. Para muitos proprietários, o termo soa mais complexo do que realmente é. Na prática, uma conta de comerciante é a relação financeira que permite que os pagamentos por cartão sejam autorizados, compensados e liquidados na conta bancária da sua empresa.

Quer tenha uma loja física, uma empresa de serviços, uma loja online ou uma operação híbrida, compreender as contas de comerciante ajuda-o a escolher a configuração de pagamento certa, comparar fornecedores e evitar surpresas dispendiosas. Se está a iniciar um novo negócio, também ajuda garantir que a sua empresa está devidamente constituída e pronta para abrir contas financeiras. A Zenind ajuda empreendedores a constituir empresas nos EUA com a estrutura de que precisam para passar do lançamento às operações com confiança.

O que é uma conta de comerciante?

Uma conta de comerciante é um tipo especial de conta usada para processar pagamentos com cartão. Não é o mesmo que a sua conta bancária empresarial e, normalmente, não é uma conta que utilize para pagar despesas ou gerir o fluxo de caixa diário.

Em vez disso, uma conta de comerciante funciona como uma camada temporária de retenção e liquidação entre o emissor do cartão do seu cliente e a conta bancária da sua empresa. Quando um cliente paga com cartão, a transação passa por várias etapas antes de os fundos chegarem até si.

Em termos simples, o processo é o seguinte:

1. O seu cliente introduz um pagamento com cartão.
2. O pagamento é autorizado pela rede do cartão e pelo banco emissor.
3. A conta de comerciante recebe a transação aprovada.
4. Os fundos são liquidados e transferidos para a conta bancária da sua empresa.

A conta de comerciante é o que torna esta cadeia possível.

Conta de comerciante vs. processador de pagamentos

As pessoas usam frequentemente estes termos como se fossem sinónimos, mas não são idênticos.

• Uma conta de comerciante é a conta que ajuda a reter e liquidar transações com cartão.
• Um processador de pagamentos é o prestador de serviços que move a transação através da rede de pagamentos.

Alguns fornecedores juntam ambos os serviços. Outros permitem separá-los. Para o proprietário de uma pequena empresa, o mais importante não é o nome, mas sim a forma como os preços, as condições contratuais, a velocidade de financiamento e o apoio funcionam em conjunto.

Precisa de uma conta de comerciante?

Nem todas as empresas precisam da mesma configuração, mas se aceitar cartões, uma conta de comerciante normalmente está envolvida em alguma parte do processo.

Pode precisar de uma se:

• Vende produtos numa loja de retalho
• Aceita pagamentos no seu site
• Fatura clientes e recebe pagamentos com cartão por telefone ou online
• Gere um restaurante, salão, clínica ou empresa de serviços
• Utiliza leitores de cartão móveis em eventos ou em serviços no local

Algumas plataformas de pagamento mais recentes agregam muitas empresas sob uma estrutura de conta de comerciante maior. Isso pode ser conveniente, especialmente para empresas que querem começar rapidamente. Uma conta de comerciante dedicada pode ser uma melhor opção se quiser mais controlo, mais flexibilidade ou melhores preços em volumes mais elevados.

Tipos de configurações de conta de comerciante

Não existe uma única configuração que sirva para todas as empresas. A opção certa depende de como vende, do volume que processa e do risco que o seu setor representa para o fornecedor.

Conta de comerciante dedicada

Trata-se de uma conta de comerciante estabelecida especificamente para a sua empresa. É frequentemente usada por empresas já estabelecidas ou por sociedades que querem preços e funcionalidades mais ajustados.

Conta de pagamento agregada ou partilhada

Este modelo agrupa muitas empresas sob a estrutura de conta de um único fornecedor. Costuma ser mais rápido de configurar e mais fácil de usar para startups, mas os preços e o controlo da conta podem ser mais limitados.

Conta de comerciante de elevado risco

Alguns setores são considerados de maior risco devido a taxas de chargeback, preocupações regulatórias, modelos de subscrição ou problemas de cumprimento. Nesses casos, os fornecedores podem exigir um processo de avaliação de risco mais rigoroso e podem cobrar mais.

Como obter uma conta de comerciante

Obter uma conta de comerciante é, acima de tudo, uma questão de preparação. Os fornecedores querem ver que a sua empresa é real, legal, estável e preparada para lidar com pagamentos com cartão de forma responsável.

1. Defina como a sua empresa vai aceitar pagamentos

Antes de comparar fornecedores, esclareça as suas necessidades de pagamento.

Pergunte a si próprio:

• Vai aceitar pagamentos presencialmente, online ou ambos?
• Precisa de faturação recorrente ou subscrições?
• Precisa de ferramentas de faturação?
• Vai processar pagamentos num dispositivo móvel?
• Precisa de financiamento no mesmo dia ou no dia seguinte?
• Vai vender em vários estados ou países?

Quanto mais específico for, mais fácil será comparar fornecedores com precisão.

2. Certifique-se de que a sua empresa está devidamente constituída

A maioria dos fornecedores de contas de comerciante quer trabalhar com uma empresa legalmente registada. Normalmente, isso significa que a sua empresa deve estar devidamente constituída como LLC, corporação ou outra entidade aprovada, consoante o seu estado e modelo de negócio.

Para quem está a começar, este passo é importante. Uma entidade devidamente constituída ajuda a separar a atividade empresarial da pessoal, reforça a sua candidatura e faz com que a sua operação pareça mais estabelecida. A Zenind ajuda empreendedores a constituir empresas nos EUA e a manterem-se organizados enquanto se preparam para operações bancárias, pagamentos, registo fiscal e conformidade.

3. Compare fornecedores com atenção

A taxa anunciada mais baixa nem sempre é a opção de menor custo. Compare o pacote completo:

• Taxas mensais
• Taxas por transação
• Taxas de chargeback
• Taxas de conformidade PCI
• Taxas de equipamento ou gateway
• Penalizações por rescisão antecipada
• Requisitos de reserva
• Velocidade de financiamento
• Qualidade do apoio ao cliente

Um bom fornecedor deve ser transparente quanto aos preços e estar disposto a explicar como a sua empresa será cobrada.

4. Reúna a informação da sua empresa

As equipas de avaliação de risco normalmente pedem informações empresariais detalhadas antes da aprovação. Esteja preparado para fornecer:

• Nome legal da empresa
• Nome comercial, se aplicável
• EIN
• Morada e número de telefone da empresa
• Detalhes dos proprietários
• Informação da conta bancária empresarial
• Website ou detalhes do checkout online, se aplicável
• Volume mensal de processamento estimado
• Valor médio por transação
• Descrição de produtos ou serviços
• Políticas de reembolso e devolução
• Histórico de processamento anterior, se existir

Se a sua empresa for recente, alguns fornecedores podem pedir previsões de receita em vez de declarações históricas.

5. Preencha a candidatura

A maioria das candidaturas é concluída online, mas alguns fornecedores podem fazer contacto adicional por telefone ou email para verificar detalhes. Seja exato e consistente. Informações incompatíveis entre o seu website, a candidatura e os registos da empresa podem atrasar a aprovação.

6. Passe pela revisão de avaliação de risco

A avaliação de risco é o processo de análise de risco do fornecedor. O objetivo é confirmar que a sua empresa é legítima e que o risco de fraude, chargebacks ou não entrega é aceitável.

Podem ser analisados:

• Tipo de setor
• Histórico de vendas
• Crédito pessoal e empresarial
• Exposição a chargebacks
• Métodos de cumprimento e entrega
• Termos de reembolso
• Conformidade e divulgações do website

Este passo é normal. Uma revisão completa protege tanto a sua empresa como o fornecedor de pagamentos.

Documentos de que poderá precisar

Os requisitos exatos variam, mas muitos fornecedores pedem alguma combinação dos seguintes documentos:

• Certidão de constituição ou estatutos da sociedade
• Carta de confirmação do EIN
• Carta de condução ou passaporte dos proprietários
• Cheque anulado ou carta do banco
• Extratos bancários da empresa
• Extratos de processamento de um fornecedor anterior
• URL do website e páginas de produtos
• Termos de serviço e política de reembolso
• Licença comercial, se aplicável

Ter estes documentos prontos pode reduzir o tempo de aprovação.

Como melhorar as hipóteses de aprovação

Uma candidatura limpa e completa ajuda, mas há outras formas de aumentar as probabilidades.

Mantenha o seu website em conformidade

Se vende online, o seu website deve mostrar claramente:

• O que vende
• Como os clientes são cobrados
• Prazos de envio ou entrega
• Políticas de reembolso e devolução
• Informação de contacto
• Política de privacidade
• Termos de serviço

Conteúdo de website em falta ou pouco claro é uma causa comum de atrasos.

Faça corresponder todos os dados da empresa

O nome legal, o nome comercial, o website, a informação bancária e os registos fiscais devem estar alinhados. Inconsistências podem desencadear uma análise adicional.

Seja realista quanto ao volume

Não sobrestime o seu volume mensal de processamento. Se os números não corresponderem ao perfil real da sua empresa, a análise de risco pode considerar a candidatura arriscada.

Explique claramente modelos de negócio especiais

Se trabalha com subscrições, pré-encomendas, quotas de membro ou vendas sazonais, prepare-se para explicar como funcionam o cumprimento e os reembolsos.

Controle o risco de chargeback

Descrições claras, apoio ao cliente responsivo e políticas de reembolso justas podem reduzir disputas. Um risco de chargeback mais baixo normalmente significa uma aprovação mais tranquila e maior estabilidade a longo prazo.

Quanto costumam custar as contas de comerciante

Os preços podem variar bastante, mas a maioria das contas de comerciante inclui alguma combinação do seguinte:

• Uma taxa percentual por transação
• Uma taxa fixa por transação
• Encargos mensais de serviço
• Taxas de gateway ou plataforma
• Taxas por lote
• Taxas de não conformidade PCI
• Taxas de chargeback

Alguns fornecedores usam preços interchange-plus, que podem ser mais transparentes. Outros usam modelos por escalões ou taxa fixa. A melhor opção depende do seu volume, do valor médio por transação e do tipo de empresa.

Erros comuns a evitar

Muitos empresários encontram os mesmos problemas evitáveis.

Candidatar-se antes de a empresa estar pronta

Se a constituição da empresa, a conta bancária, o website ou as políticas estiverem incompletos, pode enfrentar atrasos ou rejeição.

Ignorar as letras pequenas

Contratos longos, taxas de rescisão antecipada e requisitos de reserva podem criar problemas sérios mais tarde.

Escolher um fornecedor apenas pelo preço

Uma taxa baixa pode ser enganadora se o fornecedor adicionar taxas ocultas ou oferecer apoio fraco.

Não se preparar para chargebacks

Se vende em categorias mais propensas a disputas, planeie com antecedência com documentação clara e um serviço responsivo.

Misturar atividade pessoal e empresarial

Mantenha os registos financeiros separados. Uma entidade empresarial dedicada e uma conta bancária empresarial separada facilitam a aprovação da conta de comerciante e a contabilidade contínua.

Quando faz sentido uma conta de comerciante dedicada

Uma conta de comerciante dedicada pode valer a pena se a sua empresa:

• Processa um volume crescente de transações com cartão
• Precisa de mais controlo sobre os termos de pagamento
• Quer melhor apoio para um setor específico ou fluxo de pagamento
• Espera crescer para além do nível de processamento típico de uma startup
• Precisa de funcionalidades ajustadas, como faturação recorrente ou integrações especiais

Se a sua empresa é recente e processa pouco volume, uma configuração de pagamento mais simples pode ser suficiente no início. À medida que a sua empresa cresce, pode reavaliar se um acordo dedicado é a melhor opção a longo prazo.

Lista final antes de se candidatar

Antes de submeter uma candidatura a conta de comerciante, confirme que tem:

• Uma entidade empresarial devidamente constituída
• Uma conta bancária empresarial
• Um website ou processo de vendas em conformidade
• Políticas claras de reembolso e privacidade
• Dados empresariais e de propriedade corretos
• Documentos financeiros prontos para análise
• Estimativas de processamento realistas
• Um fornecedor que se adapte ao seu modelo de negócio

Conclusão

Obter uma conta de comerciante não se resume a encontrar um fornecedor que aceite cartões. Trata-se de escolher uma configuração de pagamentos que se adeque ao seu modelo de vendas, ao seu perfil de risco e ao seu plano de crescimento. As melhores candidaturas são precisas, organizadas e sustentadas por uma estrutura empresarial legítima.

Se está a começar do zero, comece pelos princípios básicos: constitua corretamente a sua empresa, configure a sua banca, documente as suas políticas e compare fornecedores com uma compreensão clara das suas necessidades. Essa preparação tornará o processo de obtenção da conta de comerciante mais simples e dará à sua empresa uma base mais sólida para crescer.