Miten hankkia yrityksellesi merchant account: vaatimukset, vaiheet ja vinkit

Jos yrityksesi hyväksyy luottokortti-, debit-kortti- tai muita korttimaksuja, merchant account on osa maksuprosessia. Monelle yrittäjälle termi kuulostaa monimutkaisemmalta kuin se on. Käytännössä merchant account on taloudellinen järjestely, jonka avulla korttimaksut voidaan hyväksyä, käsitellä ja tilittää yrityksesi pankkitilille.

Riippumatta siitä, pyöritätkö liikettä, palveluyritystä, verkkokauppaa vai niiden yhdistelmää, merchant accountien ymmärtäminen auttaa valitsemaan oikean maksuratkaisun, vertailemaan palveluntarjoajia ja välttämään kalliita yllätyksiä. Jos perustat uutta yritystä, on myös tärkeää varmistaa, että yrityksesi on asianmukaisesti perustettu ja valmis avaamaan taloustilejä. Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan yhdysvaltalaisia yrityksiä rakenteella, jonka avulla he voivat siirtyä lanseerauksesta toimintaan luottavaisin mielin.

Mikä on merchant account?

Merchant account on erityinen tilityyppi, jota käytetään korttimaksujen käsittelyyn. Se ei ole sama asia kuin yrityksesi käyttötili, eikä sitä yleensä käytetä laskujen maksamiseen tai päivittäisen kassavirran hallintaan.

Sen sijaan merchant account toimii väliaikaisena säilytys- ja tilityskerrosena asiakkaasi kortin myöntäjän ja yrityksesi pankkitilin välissä. Kun asiakas maksaa kortilla, tapahtuma kulkee useiden vaiheiden läpi ennen kuin varat päätyvät sinulle.

Yksinkertaistettuna kulku näyttää tältä:

1. Asiakkaasi syöttää korttimaksun.
2. Maksu hyväksytään korttiverkoston ja kortin myöntäneen pankin toimesta.
3. Merchant account vastaanottaa hyväksytyn tapahtuman.
4. Varat tilitetään ja siirretään yrityksesi pankkitilille.

Merchant account tekee tämän ketjun mahdolliseksi.

Merchant account vs. maksupalvelu

Näitä termejä käytetään usein toistensa synonyymeina, mutta ne eivät ole sama asia.

• Merchant account on tili, joka auttaa säilyttämään ja tilittämään korttitapahtumat.
• Maksupalvelu on palveluntarjoaja, joka vie tapahtuman maksujärjestelmän läpi.

Jotkin palveluntarjoajat yhdistävät molemmat palvelut. Toiset taas erottavat ne toisistaan. Pienyrittäjälle tärkeintä ei ole nimike, vaan se, miten hinnoittelu, sopimusehdot, varojen siirtonopeus ja tuki toimivat yhdessä.

Tarvitsetko merchant accountin?

Kaikki yritykset eivät tarvitse samanlaista ratkaisua, mutta jos hyväksyt korttimaksuja, merchant account on yleensä mukana jossain vaiheessa prosessia.

Saatat tarvita sellaisen, jos:

• Myyt tuotteita kivijalkaliikkeessä
• Otat vastaan maksuja verkkosivustollasi
• Laskutat asiakkaita ja hyväksyt korttimaksuja puhelimitse tai verkossa
• Pyörität ravintolaa, kampaamoa, klinikkaa tai palveluyritystä
• Käytät mobiilikortinlukijaa tapahtumissa tai asiakaskäynneillä

Jotkin uudemmat maksualustat kokoavat monet yritykset yhden suuren merchant account -rakenteen alle. Se voi olla kätevää erityisesti yrityksille, jotka haluavat aloittaa nopeasti. Oma merchant account voi olla parempi vaihtoehto, jos haluat enemmän hallintaa, joustavuutta tai paremman hinnoittelun suuremmilla volyymeilla.

Merchant account -ratkaisujen tyypit

Yksi ratkaisu ei sovi kaikille yrityksille. Oikea vaihtoehto riippuu siitä, miten myyt, kuinka paljon käsittelet maksuja ja kuinka paljon riskiä toimialasi aiheuttaa palveluntarjoajalle.

Oma merchant account

Tämä on merchant account, joka perustetaan nimenomaan yritystäsi varten. Sitä käyttävät usein vakiintuneet yritykset tai yritykset, jotka haluavat räätälöidymmän hinnoittelun ja ominaisuudet.

Koottu tai jaettu maksutili

Tässä mallissa monet yritykset toimivat yhden palveluntarjoajan tilitysrakenteen alla. Se on usein nopeampi ottaa käyttöön ja helpompi aloittaa, mutta hinnoittelu ja tilin hallinta voivat olla rajallisemmat.

Korkean riskin merchant account

Joitakin toimialoja pidetään riskialttiimpina takaisinperintöjen, sääntelyyn liittyvien huolien, tilausmallien tai toimitusongelmien vuoksi. Tällöin palveluntarjoaja voi vaatia tarkempaa arviointia ja periä korkeampia maksuja.

Miten hankkia merchant account

Merchant accountin hankkiminen on pitkälti valmistautumista. Palveluntarjoajat haluavat nähdä, että yrityksesi on todellinen, laillinen, vakaa ja valmis käsittelemään korttimaksuja vastuullisesti.

1. Määritä, miten yrityksesi ottaa maksuja vastaan

Ennen palveluntarjoajien vertailua on hyvä olla selkeä käsitys maksutarpeistasi.

Kysy itseltäsi:

• Otatko maksuja vastaan paikan päällä, verkossa vai molemmissa?
• Tarvitsetko toistuvaa laskutusta tai tilauksia?
• Tarvitsetko laskutustyökaluja?
• Käsitteletkö maksuja mobiililaitteella?
• Tarvitsetko saman päivän tai seuraavan päivän tilitystä?
• Myytkö useissa osavaltioissa tai maissa?

Mitä tarkemmin määrittelet tarpeesi, sitä helpompaa on vertailla palveluntarjoajia oikein.

2. Varmista, että yrityksesi on perustettu oikein

Useimmat merchant account -palveluntarjoajat haluavat tehdä yhteistyötä laillisesti rekisteröidyn yrityksen kanssa. Tämä tarkoittaa yleensä sitä, että yrityksesi tulisi olla perustettu asianmukaisesti LLC:ksi, yhtiöksi tai muuksi hyväksytyksi yritysmuodoksi osavaltiosta ja liiketoimintamallista riippuen.

Uusille perustajille tämä vaihe on tärkeä. Asianmukaisesti perustettu yritys auttaa erottamaan liiketoiminnan ja henkilökohtaisen toiminnan, vahvistaa hakemustasi ja tekee toiminnastasi vakiintuneemman näköisen. Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan yhdysvaltalaisia yrityksiä ja pysymään järjestelmällisinä heidän valmistautuessaan pankki-, maksu-, verorekisteröinti- ja compliance-asioihin.

3. Vertaile palveluntarjoajia huolellisesti

Halvin ilmoitettu hinta ei aina ole kokonaiskustannuksiltaan edullisin. Vertaa koko kokonaisuutta:

• Kuukausimaksut
• Tapahtumakohtaiset maksut
• Takaisinperintämaksut
• PCI-yhteensopivuusmaksut
• Laitteisto- tai gateway-maksut
• Ennenaikaisen irtisanomisen maksut
• Vaatimukset vararahastosta
• Tilitysnopeus
• Asiakastuen laatu

Hyvän palveluntarjoajan tulisi olla hinnoittelussaan läpinäkyvä ja valmis selittämään, miten yritystäsi veloitetaan.

4. Kerää yrityksesi tiedot

Underwriting-tiimit pyytävät yleensä yksityiskohtaisia yritystietoja ennen hyväksyntää. Valmistaudu toimittamaan:

• Yrityksen virallinen nimi
• DBA-nimi, jos sellainen on
• EIN-numero
• Yrityksen osoite ja puhelinnumero
• Omistustiedot
• Yrityksen pankkitilin tiedot
• Verkkosivusto tai verkkomaksamisen tiedot, jos soveltuu
• Arvioitu kuukausittainen maksuliikenne
• Keskimääräinen ostoksen arvo
• Tuote- tai palvelukuvaukset
• Palautus- ja hyvityskäytännöt
• Aiempi maksunkäsittelyhistoria, jos sellainen on

Jos yrityksesi on uusi, jotkin palveluntarjoajat voivat pyytää historiallisten raporttien sijaan ennustettuja liikevaihtotietoja.

5. Täytä hakemus

Useimmat hakemukset tehdään verkossa, mutta jotkin palveluntarjoajat saattavat olla sinuun yhteydessä puhelimitse tai sähköpostitse tietojen varmistamiseksi. Ole tarkka ja johdonmukainen. Eriävät tiedot verkkosivuston, hakemuksen ja yritysasiakirjojen välillä voivat hidastaa hyväksyntää.

6. Käy läpi underwriting-arviointi

Underwriting on palveluntarjoajan riskinarviointiprosessi. He haluavat varmistaa, että yrityksesi on aito ja että petosten, takaisinperintöjen tai toimitusongelmien riski on hyväksyttävä.

He voivat arvioida:

• Toimialaa
• Myyntihistoriaa
• Henkilökohtaista ja yritysluottokelpoisuutta
• Takaisinperintäriskiä
• Toimitustapoja
• Palautusehtoja
• Verkkosivuston vaatimustenmukaisuutta ja tietoja

Tämä vaihe on normaali. Perusteellinen arviointi suojaa sekä yritystäsi että maksupalvelua.

Asiakirjat, joita saatat tarvita

Tarkat vaatimukset vaihtelevat, mutta monet palveluntarjoajat pyytävät jotakin seuraavista:

• Yhtiöjärjestys tai perustamisasiakirjat
• EIN-vahvistuskirje
• Omistajan ajokortti tai passi
• Mitätöity sekki tai pankin kirje
• Yrityksen pankkitiliotteet
• Aiemman palveluntarjoajan maksunkäsittelyotteet
• Verkkosivuston osoite ja tuotesivut
• Käyttöehdot ja palautuskäytäntö
• Liiketoimintalupa, jos soveltuu

Näiden asiakirjojen valmiiksi hankkiminen voi nopeuttaa hyväksyntää.

Miten parannat hyväksymismahdollisuuksiasi

Siisti ja täydellinen hakemus auttaa, mutta on muitakin tapoja parantaa mahdollisuuksiasi.

Pidä verkkosivustosi vaatimustenmukaisena

Jos myyt verkossa, verkkosivustollasi tulisi näkyä selkeästi:

• Mitä myyt
• Miten asiakkaita veloitetaan
• Toimitus- tai lähetysajat
• Palautus- ja hyvityskäytännöt
• Yhteystiedot
• Tietosuojaseloste
• Käyttöehdot

Puuttuva tai epämääräinen verkkosisältö on yleinen syy viivästyksiin.

Varmista, että kaikki yritystiedot täsmäävät

Virallinen nimi, DBA, verkkosivusto, pankkitiedot ja verotiedot tulisi olla linjassa keskenään. Epäjohdonmukaisuudet voivat laukaista lisäselvityksiä.

Ole realistinen volyymin suhteen

Älä liioittele kuukausittaista maksuliikennettäsi. Jos luvut eivät vastaa todellista liiketoimintaprofiiliasi, underwriting voi pitää hakemusta riskialttiina.

Selitä erityiset liiketoimintamallit selkeästi

Jos yrityksesi perustuu tilauksiin, ennakkotilauksiin, jäsenyyksiin tai kausittaiseen myyntiin, valmistaudu selittämään, miten toimitus ja hyvitykset toimivat.

Hallitse takaisinperintäriskiä

Selkeät kuvaukset, nopea asiakaspalvelu ja reilut palautuskäytännöt voivat vähentää riitoja. Pienempi takaisinperintäriski tarkoittaa yleensä sujuvampaa tilin hyväksyntää ja parempaa pitkän aikavälin vakautta.

Mitä merchant account yleensä maksaa

Hinnoittelu voi vaihdella paljon, mutta useimpiin merchant account -ratkaisuihin sisältyy jokin yhdistelmä seuraavista:

• Prosenttiosuusmaksu per tapahtuma
• Kiinteä maksu per tapahtuma
• Kuukausittaiset palvelumaksut
• Gateway- tai alustamaksut
• Batch-maksut
• PCI-yhteensopimattomuusmaksut
• Takaisinperintämaksut

Jotkin palveluntarjoajat käyttävät interchange-plus-hinnoittelua, joka voi olla läpinäkyvämpi. Toiset käyttävät porrastettua tai kiinteähintaista mallia. Paras vaihtoehto riippuu volyymistasi, keskimääräisestä ostoskorin arvosta ja liiketoimintatyypistäsi.

Yleisimmät virheet, joita kannattaa välttää

Monet yrittäjät törmäävät samoihin vältettävissä oleviin ongelmiin.

Hakeminen ennen kuin yritys on valmis

Jos yrityksen perustaminen, pankkitili, verkkosivusto tai käytännöt ovat keskeneräisiä, voit kohdata viivästyksiä tai hylkäyksen.

Pienten kirjainten sivuuttaminen

Pitkät sopimukset, ennenaikaisen irtisanomisen maksut ja vararahastovaatimukset voivat aiheuttaa vakavia ongelmia myöhemmin.

Palveluntarjoajan valitseminen pelkän hinnan perusteella

Alhainen hinta voi olla harhaanjohtava, jos palveluntarjoaja lisää piilokuluja tai tarjoaa heikkoa tukea.

Varautumatta jättäminen takaisinperintöihin

Jos myyt kategorioissa, joissa riitoja syntyy helposti, suunnittele etukäteen selkeällä dokumentaatiolla ja nopealla asiakaspalvelulla.

Henkilökohtaisten ja yritystoimintojen sekoittaminen

Pidä talousasiakirjat erillään. Oma yritysrakenne ja erillinen yrityksen pankkitili helpottavat merchant account -hyväksyntää ja jatkuvaa kirjanpitoa.

Milloin oma merchant account on järkevä

Oma merchant account voi olla perusteltu, jos yrityksesi:

• Käsittelee kasvavaa määrää korttitapahtumia
• Tarvitsee enemmän hallintaa maksuehdoissa
• Haluaa paremman tuen tietylle toimialalle tai maksuprosessille
• Odottaa kasvavansa startup-tason käsittelyn yli
• Tarvitsee räätälöityjä ominaisuuksia, kuten toistuvan laskutuksen tai erityiset integraatiot

Jos yrityksesi on uusi ja käsittelee pientä volyymia, yksinkertaisempi maksuratkaisu voi aluksi riittää. Yrityksen kasvaessa voit arvioida uudelleen, olisiko oma järjestely parempi pitkän aikavälin vaihtoehto.

Lopputarkistus ennen hakemusta

Ennen kuin lähetät merchant account -hakemuksen, varmista, että sinulla on:

• Asianmukaisesti perustettu yritys
• Yrityksen pankkitili
• Vaatimustenmukainen verkkosivusto tai myyntiprosessi
• Selkeät palautus- ja tietosuojakäytännöt
• Tarkat yritys- ja omistajatiedot
• Talousasiakirjat valmiina tarkistusta varten
• Realistiset arvioidut käsittelymäärät
• Palveluntarjoaja, joka sopii liiketoimintamalliisi

Yhteenveto

Merchant accountin hankkiminen ei ole vain sitä, että löytyy palveluntarjoaja, joka hyväksyy kortit. Kyse on maksuratkaisun valitsemisesta, joka sopii myyntimalliisi, riskiprofiiliisi ja kasvuun liittyviin tavoitteisiisi. Parhaat hakemukset ovat tarkkoja, järjestelmällisiä ja perustuvat lailliseen yritysrakenteeseen.

Jos aloitat alusta, lähde liikkeelle perusteista: perusta yrityksesi oikein, hoida pankkiasiat kuntoon, dokumentoi käytäntösi ja vertaile palveluntarjoajia omien tarpeidesi pohjalta. Tuo valmistautuminen tekee merchant account -prosessista sujuvamman ja antaa yrityksellesi vahvemman perustan kasvuun.