Határok kijelölése kisvállalkozásban: hogyan vezessünk határozottan anélkül, hogy hidakat égetnénk fel

Egy kisvállalkozás vezetése gyakran azt jelenti, hogy egyszerre minden szerepet be kell töltenie az embernek. Ön az operatív vezető, a problémamegoldó, az értékesítő, az ügyfélszolgálat, és néha gyakorlatilag a teljes HR-osztály is. Ebben a környezetben könnyű összekeverni a megközelíthetőséget a megengedő hozzáállással.

Ez a hiba költséges lehet.

Egy késő alkalmazott, egy megbízhatatlan beszállító vagy egy túlságosan követelőző ügyfél észrevétlenül is elszívhatja az időt, a pénzt és a morált. Sok tulajdonos azért habozik kezelni a problémát, mert igazságosnak, kedvesnek és könnyen együttműködőnek szeretne tűnni. Ezek jó tulajdonságok. De ha nincsenek egyértelmű határokkal párosítva, gyengeséggé válhatnak.

Az erős vezetés nem azt jelenti, hogy valaki önmagáért kemény. Azt jelenti, hogy elvárásokat állít fel, érvényesíti a standardokat, és védi azt a vállalkozást, amelyet kemény munkával épített fel. Bizonyos helyzetekben ez határozott beszélgetést igényel. Máskor azt, hogy lezárjon egy olyan kapcsolatot, amely már nem szolgálja a céget.

Az új vállalkozók számára, különösen azoknak, akik éppen az LLC vagy a társaság elindítására összpontosítanak, ez a tanulság már korán fontos. Egy vállalkozást jogilag akár egy nap alatt is létre lehet hozni, de az erős működés fegyelmet igényel. Zenind segít az alapítóknak a megfelelő jogi struktúra kialakításában, a következő lépés pedig annak megtanulása, hogyan vezessék ezt a vállalkozást magabiztosan.

Miért fontosak a határok egy kisvállalkozásban

A kisvállalkozások korlátozott idővel, korlátozott készpénzzel és korlátozott tűréssel működnek a zavarokkal szemben. Egyetlen megbízhatatlan ember is hatással lehet mindenkire.

Amikor a tulajdonosok elkerülik a konfrontációt, általában néhány dolog történik:

• Az elvárások bizonytalanná válnak
• A jó alkalmazottak neheztelnek a plusz teher miatt
• Az ügyfelek megtanulják figyelmen kívül hagyni a szabályokat
• A beszállítók próbálgatják a határidőket és a fizetési feltételeket
• A tulajdonos lesz minden döntés szűk keresztmetszete

Az eredmény nem harmónia. Az eredmény zavarodottság.

Az egyértelmű határok stabilitást teremtenek. Az emberek tudják, mire számíthatnak, mik a szabályok, és mi történik, ha ezeket a szabályokat megszegik. Ez a kiszámíthatóság segíti a vállalkozás növekedését, mert csökkenti a súrlódásokat és megakadályozza, hogy a kisebb problémák nagy gondokká nőjenek.

A különbség a kedvesség és a tűrés között

Sok tulajdonos azt hiszi, hogy kedvesen viselkedik, amikor elnézi a dolgokat. Valójában lehet, hogy azt tanítja az embereknek, hogy a standardok nem számítanak.

A kedvesség azt jelenti, hogy tisztelettel kommunikálunk, mindenkinek adunk egy tisztességes esélyt, és professzionálisan bánunk másokkal.

A tűrés akkor válik problémává, amikor ismételt kifogásokká alakul a rossz viselkedésre.

Például:

• Egy csapattag néha késik egy valódi vészhelyzet miatt. Ez megértést igényel.
• Egy csapattag minden héten késik, és soha nem változtat. Ez már korrekciót igényel.
• Egy ügyfél egyetlen szokatlan engedményt kér. Ez lehet elfogadható.
• Egy ügyfél folyamatosan kivételeket követel, miután elfogadta a feltételeket. Ez már határkérdés.

A kulcs a következetesség. Ha csak akkor érvényesíti a szabályokat, amikor frusztrált, az emberek úgy fogják látni, hogy a szabályai alkuképesek.

Gyakori határproblémák, amelyekkel a tulajdonosok szembesülnek

Az alkalmazottak, akik feszegetik a határokat

Egy kisvállalatnál egy kiemelkedően teljesítő alkalmazott kezelhetetlenné válhat, ha azt hiszi, hogy a teljesítménye felmenti minden más alól. Lehet, hogy figyelmen kívül hagyja a beosztást, hibázik a részletekben, vagy a szabályokat választhatónak tekinti, mert tudja, hogy értékes.

Rövid távon könnyű lehet ezt elengedni, de veszélyes precedenst teremt. A többi alkalmazott is észreveszi. Megtanulják, hogy a standardok a státusztól függenek, nem a viselkedéstől.

Az ügyfelek, akik túl sokat követelnek

Néhány ügyfél úgy gondolja, hogy ha fizet egy szolgáltatásért, az korlátlan hozzáférést, azonnali határidőt és beleszólást jelent az Ön folyamataiba. Ez gyakran akkor fordul elő, amikor egy vállalkozás nem határozza meg megfelelően a terjedelmet, a válaszidőt vagy a módosítások határait.

Határozott feltételek nélkül a vállalkozás reaktívvá válik ahelyett, hogy tudatosan működne.

Az ismételten hibázó beszállítók

Egy beszállító, aki elmulasztja a határidőket, következetlen minőséget szállít vagy rosszul kommunikál, láncreakciós működési problémákat okozhat. Ha továbbra is következmények nélkül fogadja el a rossz szolgáltatást, a probléma általában csak rosszabb lesz.

A megbízható beszállítók ugyanúgy értékelik az egyértelmű elvárásokat, mint a megbízható ügyfelek.

Hogyan szabjunk határokat anélkül, hogy rontanánk a kapcsolatokat

1. Először határozza meg a standardot

Nem lehet olyan szabályt érvényesíteni, amelyet soha nem fogalmazott meg egyértelműen.

Mielőtt valakit korrigálna, győződjön meg arról, hogy az elvárás írásban is létezik, vagy közvetlenül közölve lett. Ez magában foglalja a következőket:

• Munkaidő
• Válaszidők
• Fizetési feltételek
• Munkaterjedelem
• Módosítási szabályok
• Jelenléti elvárások
• Kommunikációs csatornák

Ha a standard homályos, akkor a megoldás a tisztázás, nem a konfrontáció.

2. Kezelje a problémát korán

A kis problémák nagy problémákká nőnek, ha magukra hagyják őket.

Amikor valami átlépi a határt, kezelje gyorsan és nyugodtan. Ne várjon addig, amíg a frusztráció haraggá nem válik. Minél tovább halogatja, annál nehezebb lesz a beszélgetés, és annál kevésbé lesz hiteles a standard.

3. Legyen konkrét

Az általános panaszok vitákat szülnek. A konkrét megfigyelések felelősséget teremtenek.

Ahelyett, hogy azt mondaná: „Professzionálisabbnak kell lenned”, mondja inkább ezt:

• „Ebben a hónapban háromszor érkeztél késve.”
• „Ez a projekt túllépte a megbeszélt terjedelmet.”
• „48 órás válaszidőben állapodtunk meg, és ezt nem tartottad be.”

A konkrétság tényekhez köti a beszélgetést.

4. Mondja ki a következményt

A következmény nélküli határ csak egy javaslat.

A következménynek arányosnak és az adott problémához illeszkedőnek kell lennie. Ez jelentheti a következők valamelyikét:

• Figyelmeztetés
• Írásos emlékeztető a szabályzatról
• Fizetési feltételek módosítása
• A terjedelem csökkentése
• A megbízás lezárása
• Munkaviszony megszüntetése, ha indokolt és jogszerű

Ne fenyegetőzzön olyan következményekkel, amelyeket nem áll készen érvényesíteni.

5. Tartsa be, amit mondott

Ez az a rész, amelyet sok tulajdonos elkerül.

Ha azt mondja, hogy a rendszeres késést nem fogja eltűrni, akkor a rendszeres késésnek valódi következménnyel kell járnia. Ha azt mondja az ügyfélnek, hogy a további munka új megállapodást igényel, akkor állítsa le a munkát, amíg az meg nem történik.

A következetes végrehajtás teszi a szabályt kultúrává.

Mikor helyes üzleti döntés a határozottság

Néha a tulajdonosok attól tartanak, hogy a határozottság miatt nehéz embernek tűnnek. Valójában az emberek gyakran jobban tisztelnek egy vállalkozást, ha következetes standardokat látnak.

A határozottság akkor indokolt, amikor:

• Valaki ismételten figyelmen kívül hagyja az egyértelmű elvárásokat
• Egy kapcsolat többe kerül, mint amennyit hoz
• Valaki kihasználja az Ön rugalmasságát
• A viselkedés hatással van a csapat többi tagjára
• A problémát már jelezték, és mégis megismétlődött

Ilyen helyzetekben a túlzott gyengédség több kárt okozhat, mint a közvetlen kommunikáció.

Egy nehéz beszélgetés most gyakran jobb, mint hónapokig tartó elkerülhető kár később.

A megfontolt beszélgetés

Vannak helyzetek, amikor egy vállalkozás tulajdonosának félreérthetetlenül egyenesen kell beszélnie. Nem durván. Nem indulatosan. Egyszerűen elég világosan ahhoz, hogy a másik fél megértse, a határhoz értek.

Ezt a beszélgetést tudatosan kell lefolytatni:

• Válassza ki a megfelelő időpontot
• Maradjon nyugodt
• Írja le a problémát túlzás nélkül
• Magyarázza el, hogyan hat ez a vállalkozásra
• Mondja el, minek kell megváltoznia
• Erősítse meg, mi történik, ha ez nem történik meg

Ez nem a vita megnyeréséről szól. Hanem a rend helyreállításáról.

Ha a másik fél jól reagál, a kapcsolat javulhat. Ha nem, akkor értékes információt kap: soha nem is illett a standardjaihoz.

Hogyan ássa alá saját tekintélyét a tulajdonos

Sok határprobléma magából a tulajdonosból indul ki.

Gyengíti a saját tekintélyét, amikor:

• Kivételt tesz anélkül, hogy elmagyarázná, miért
• Személyenként változtatja a szabályokat
• Elmulasztja dokumentálni az elvárásokat
• Az azonnaliságot jutalmazza a következetesség helyett
• Halogatja a nehéz döntéseket, mert kellemetlenek

Egy vállalkozás nem működhet pusztán jóindulatra építve. A jóindulat fontos, de a struktúra fontosabb.

Ez különösen fontos azoknak az alapítóknak, akik még mindig építik a jogi és működési alapokat. Egy cég létrehozása csak egy lépés. Jól vezetni egy másik. A legjobb eredmények akkor születnek, amikor a vállalkozásnak megvan a megfelelő szerkezete és a megfelelő fegyelme is.

Gyakorlati szabályzatok, amelyek védik a vállalkozást

Ha kevesebb határproblémát szeretne, tegye a szabályzatait könnyebben érthetővé és könnyebben betarthatóvá.

Érdemes szigorítani a következő területeket:

• Írásos munkaköri elvárások
• Ügyfélbevezetési feltételek
• Szolgáltatási megállapodások
• Fizetési és számlázási szabályok
• Kommunikációs válaszidő-standardok
• Eszkalációs eljárások
• Kiléptetési vagy megszüntetési folyamatok

Minél inkább memóriára vagy hangulatra támaszkodik egy folyamat, annál valószínűbb, hogy elromlik.

Kisvállalkozások esetében még az egyszerű dokumentáció is nagy különbséget jelenthet. Egy rövid, világosan megfogalmazott szabályzat gyakran hatékonyabb, mint egy hosszú, amit senki sem olvas el.

A hosszú távú előny

Azok a tulajdonosok, akik megtanulnak határokat szabni, általában valami fontosat tapasztalnak: a megfelelő emberek tiszteletben tartják ezeket.

A jó alkalmazottak szeretik a világosságot.
A jó ügyfelek szeretik a megbízhatóságot.
A jó beszállítók szeretik a következetességet.

Csak azok ellenzik az egészséges határokat, akik gyakran a határok hiányából hasznot húztak.

Ezért tűnhet a határozott vezetés eleinte kényelmetlennek. Megváltoztatja a dinamikát. Idővel azonban javítja a csapat, a működés és a hírnév minőségét.

Az egyértelmű standardokkal rendelkező vállalkozást könnyebb irányítani, könnyebb bővíteni, és könnyebb megbízni benne.

Záró tanulság

Kisvállalkozás-tulajdonosnak lenni nem azt jelenti, hogy agresszívnak kell lennie, de azt igen, hogy határozottnak kell lennie. Lehet tiszteletteljes, és mégis szilárd. Lehet igazságos, és mégis mondhat nemet. Lehet törődni az emberekkel, és közben védeni a cégét.

Ez a vezetés gyakorlati formája.

Állítsa fel a standardot.
Kommunikálja egyértelműen.
Érvényesítse következetesen.

Ha szükséges, Ön legyen az, aki meghúzza a határt.

Ez nem azt jelenti, hogy rossz ember. Azt jelenti, hogy felelősségteljes.