Miért nem szavazhatnak a delaware-i vállalati igazgatók meghatalmazott útján az igazgatósági üléseken

Az alapítók, igazgatók és kisvállalkozók számára az igazgatósági irányítás papíron gyakran egyszerűnek tűnik. Kitűzik az ülést, megvan a határozatképesség, és az igazgatók szavaznak a társaság következő lépéseiről. De van egy gyakori kérdés, amely zavart okoz: ha egy igazgató nem tud részt venni az ülésen, kijelölhet-e valaki mást arra, hogy helyette szavazzon?

A delaware-i társasági jog szerint a válasz általában nem. Az igazgató nem adhat le igazgatósági szavazatot meghatalmazott útján az igazgatósági ülésen. Ennek oka nem puszta formai kérdés. Ez a vállalatirányítás egyik alapelvét tükrözi: az igazgatóktól elvárás, hogy személyesen gyakorolják a mérlegelésüket, miután részt vettek a megbeszélésben és megfontolták az igazgatóság elé terjesztett információkat.

A Delaware-ben alapított vállalatoknál fontos megérteni ezt a szabályt az alapszabályok előkészítése, az ülések ütemezése, a határozatképesség kezelése, valamint annak eldöntése során, hogy az igazgatóság ülésen vagy írásbeli hozzájárulással járjon el. Ez az alapítóknak is számít, akik olyan alapítási platformot használnak, mint a Zenind, mert a rendezett vállalati nyilvántartás a vezetői hatáskörök világos megértésével kezdődik.

Mit jelent a meghatalmazotti szavazás?

A meghatalmazotti szavazás a részvényesi környezetben ismerős fogalom. A részvényesek sok esetben felhatalmazhatnak egy másik személyt arra, hogy a részvényeik helyett szavazzon a részvényesi közgyűlésen. Ez a struktúra logikus, mert a részvényesek nem a napi működtetésért felelnek; a tulajdonosi jogaikat gyakorolják a részvényekhez kapcsolódó szavazati jogon keresztül.

Az igazgatói szavazás más.

Az igazgató nem csupán passzív szavazó. Az igazgató részt vesz a mérlegelésben, kérdéseket tesz fel, áttekinti az anyagokat, mérlegeli az alternatívákat, és hozzájárul az igazgatóság közös döntéséhez. A meghatalmazott szétválasztaná a szavazást az igazgató személyes részvételétől az ülésen, ami ellentmond annak, ahogyan az igazgatóságot a delaware-i jog szerint működtetni kell.

Miért tiltja Delaware az igazgatók meghatalmazott útján történő szavazását?

A delaware-i társasági jog az igazgatósági döntéshozatalt mérlegelési folyamatként kezeli. Az igazgatóktól elvárás, hogy tájékozottan döntsenek, és az igazgatósági ülés az a hely, ahol ez a folyamat lezajlik. Egy meghatalmazotti megoldás lehetővé tenné, hogy egy távol lévő igazgató a vita és a mérlegelés személyes részvétele nélkül delegálja a szavazás aktusát.

Ez több okból is problémás:

• Gyengíti az igazgatóság közös döntéshozatali folyamatát.
• Csökkenti az élő vita értékét az igazgatók között.
• Bizonytalanságot kelt afelől, hogy a szavazat valóban az igazgató saját mérlegelését tükrözi-e.
• Alááshatja azokat a szakpolitikai döntéseket, amelyek a delaware-i igazgatósági szabályozás mögött állnak.

A jog célja az igazgatósági döntések minőségének megőrzése, nem csupán a szavazatszámlálás technikája. Az igazgatósági ülésnek többnek kell lennie puszta formalitásnál.

A részvétel lehet távoli, de valódi részvételnek kell maradnia

A meghatalmazotti szavazás tilalma nem jelenti azt, hogy az igazgatónak mindig fizikailag jelen kell lennie egy tárgyalóteremben. A delaware-i jog lehetővé teszi, hogy az igazgatók konferenciahíváson vagy más kommunikációs eszközökön keresztül vegyenek részt, amennyiben minden résztvevő hallja egymást.

Ennek a gyakorlatban nagy jelentősége van.

Ha egy igazgató utazik, távolról dolgozik, vagy nem tud személyesen jelen lenni, akkor jogi értelemben még mindig jelen lehet, ha az ülés formátuma valós idejű részvételt biztosít. Más szóval, a jog alkalmazkodik a modern kommunikációs eszközökhöz, de nem engedi meg, hogy az igazgató szerepét valaki más vegye át.

A távoli részvétel nem meghatalmazás. Továbbra is az igazgató saját részvétele az ülésen.

A határozatképesség továbbra is meghatározza, hogy az igazgatóság eljárhat-e

Még ha egy meghatalmazott nem is helyettesítheti a távol lévő igazgatót, a delaware-i jog a határozatképességi szabályokon keresztül biztosít mozgásteret az igazgatótanácsnak.

Egy szokásos delaware-i társaságnál a teljes igazgatói létszám többsége alkot határozatképességet, hacsak az alapító okirat vagy az alapszabályok másként nem rendelkeznek. Ha a szabályozó dokumentumok megengedik, a küszöb alacsonyabbra is állítható, de nem mehet a teljes igazgatói létszám egyharmada alá.

Ez azért lényeges, mert az igazgatóság csak akkor hozhat érvényes döntést, ha megvan a határozatképesség.

Például, ha egy igazgatóságnak hét tagja van, a többségi határozatképesség általában azt jelenti, hogy négy igazgatónak jelen kell lennie. Ha ez a határozatképesség fennáll, az igazgatóság a jelenlévő igazgatók szükséges többségével járhat el, hacsak a szabályozó dokumentumok magasabb küszöböt nem írnak elő.

Ez a struktúra lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy akkor is működjenek, amikor egy vagy több igazgató nem elérhető, anélkül hogy meghatalmazotti szavazáshoz kellene folyamodniuk.

Az írásbeli hozzájárulás a fő alternatíva az ülés helyett

Ha az igazgatóság nem tud összeülni egy élő ülésre, a delaware-i jog egy másik utat biztosít: az írásbeli hozzájárulást.

Ha minden igazgató írásban vagy elektronikus közlés útján hozzájárul, és ez a hozzájárulás megfelelően bekerül a társasági iratok közé, az igazgatóság ülés nélkül is hozhat döntést. Ez gyakran a legtisztább megoldás, ha az idő sürgető, vagy ha az igazgatóság már egyetért az adott kérdésben.

Az írásbeli hozzájárulás fontos szempontból eltér a meghatalmazotti szavazástól:

• A meghatalmazás azt próbálná lehetővé tenni, hogy valaki más szavazzon egy távol lévő igazgató helyett az ülésen.
• Az írásbeli hozzájárulás lehetővé teszi, hogy maga az igazgató személyesen hagyja jóvá a döntést anélkül, hogy részt venne az ülésen.

Ez a különbség megőrzi az igazgatóság hatáskörét, miközben elkerüli azokat a problémákat, amelyek akkor merülnek fel, amikor nem maga az igazgató adja le a szavazatot.

Miért fontos ez az alapítók és a kisvállalkozások számára?

Az új vállalkozások gyakran a alapítási dokumentumokra, a tulajdonosi struktúrára és a megfelelési határidőkre összpontosítanak, de az igazgatósági eljárások idővel ugyanilyen fontossá válhatnak. Ahogy a vállalkozás növekszik, az igazgatóságnak banki felhatalmazásokról, részvénykibocsátásokról, tisztségviselői kinevezésekről, hitelekről, jelentős szerződésekről vagy a társasági dokumentumok módosításairól kell döntést hoznia.

Ha az igazgatósági folyamat rendezetlen, a társaság később elkerülhető problémákkal szembesülhet:

• Az ülésekről készült jegyzőkönyvek nem feltétlenül tükrözik az érvényes döntést.
• Egy szavazatot eljárási hibára hivatkozva megtámadhatnak.
• A befektetők kérdéseket tehetnek fel azzal kapcsolatban, hogy az igazgatósági jóváhagyásokat megfelelően megszerezték-e.
• A belső irányítási nyilvántartások nehezen rekonstruálhatók.

Ezért fontos, hogy az igazgatósági folyamatot már az elején helyesen alakítsák ki. A Zenind segítségével alapított vállalatok alapítási és megfelelőségi eszközöket használhatnak arra, hogy a vállalati iratok rendezettek legyenek és összhangban maradjanak a delaware-i követelményekkel.

Gyakori félreértések az igazgatói meghatalmazásról

Néhány félreértés rendszeresen felmerül.

„Ha az igazgató megmondja valakinek, hogyan szavazzon, annak számítania kell.”

Az igazgatósági ülésen nem. Még ha a meghatalmazott pontos utasításokat követ is, a szavazat akkor sem az igazgató saját részvétele az ülésen.

„Ha a részvényesek használhatnak meghatalmazást, az igazgatók is használhatnának.”

A szerepek eltérnek. A részvényesek tulajdonosi jogokat gyakorolnak; az igazgatók irányítási és fiduciárius mérlegelést végeznek.

„Ha mindenki előre egyetért, a meghatalmazásnak ártalmatlannak kell lennie.”

Az előzetes egyetértés nem változtatja meg a jogi szerkezetet. Ha az igazgatóság ülés nélkül akar dönteni, az írásbeli hozzájárulás a megfelelő út.

„Ha egy igazgató telefonon csatlakozik, az lényegében ugyanaz.”

A távoli részvétel megengedett, mert az igazgató továbbra is személyesen vesz részt az ülésen. Ez nem ugyanaz, mint a szavazat másra ruházása.

Gyakorlati irányítási tippek delaware-i társaságoknak

A tiszta és védhető igazgatósági döntéshozatal érdekében a vállalatoknak néhány alapvető gyakorlatot érdemes követniük:

• Az igazgatósági ülésrenddel kapcsolatos szabályokat építsék be az alapszabályokba.
• A szavazás előtt ellenőrizzék a határozatképességet.
• Szükség esetén használjanak távoli részvételi eszközöket, de ezt megfelelően dokumentálják.
• Használjanak írásbeli hozzájárulást, ha az ülés szükségtelen vagy nem praktikus.
• A jegyzőkönyveket, hozzájárulásokat és határozatokat a vállalati iratok között őrizzék meg.
• Kerüljék az informális rövidítéseket, amelyek később kétségessé tehetik az igazgatósági felhatalmazást.

Ezek a szokások különösen fontosak a startupok, a szűk körű tulajdonban lévő társaságok és a különböző helyeken dolgozó igazgatókkal működő vállalkozások számára.

Hogyan támogatja a Zenind a jobb vállalatirányítást?

A Zenind segíti a vállalkozókat az Egyesült Államokban működő gazdasági társaságok alapításában és fenntartásában olyan eszközökkel, amelyek a folyamatos megfelelést támogatják. A delaware-i társaságok esetében ez többet jelent, mint az alapítási papírmunka benyújtása. Azt is jelenti, hogy rendezett módon kell kezelni azokat a nyilvántartásokat és eljárásokat, amelyek a vállalat megfelelő működését segítik az alapítás után.

Amikor az alapítók megértik, hogyan működnek együtt az igazgatósági ülések, a határozatképesség, az írásbeli hozzájárulás és az igazgatói részvétel, kisebb eséllyel hoznak létre elkerülhető irányítási problémákat. Ez értékes akkor is, ha a vállalat tőkét von be, tisztségviselőket nevez ki, szerződéseket köt vagy növekedésre készül.

Következtetés

Egy delaware-i vállalati igazgató általában nem szavazhat meghatalmazott útján az igazgatósági ülésen. A jog megköveteli az igazgató saját részvételét, akár személyesen, akár a megengedett távoli kommunikáció révén, mert az igazgatósági döntéshozatal a mérlegelésen és a tájékozott ítéleten alapul.

Ha egy igazgató nem tud részt venni, a vállalatnak általában két ésszerű lehetősége van: biztosítani a határozatképességet a részt vevő igazgatókkal, vagy egyhangú írásbeli hozzájárulást használni, ha a helyzet ezt lehetővé teszi. Ezek a mechanizmusok megőrzik az igazgatósági döntések integritását anélkül, hogy az igazgatókat távol maradó szavazókká tennék.

A delaware-i társaságot építő alapítók számára a legbiztonságosabb megközelítés az, ha korán kialakítják az irányítási folyamatokat, tisztán vezetik a nyilvántartásokat, és minden döntéshez a megfelelő jogi mechanizmust használják.

Ez a cikk kizárólag általános tájékoztatási célt szolgál, és nem minősül jogi tanácsadásnak. Az igazgatósági szavazással, az alapszabályokkal, a határozatképességgel vagy a delaware-i vállalatirányítással kapcsolatos konkrét kérdésekben forduljon képzett ügyvédhez.