Tại sao giám đốc công ty Delaware không thể bỏ phiếu bằng ủy quyền tại cuộc họp hội đồng quản trị

Đối với các nhà sáng lập, giám đốc và chủ doanh nghiệp nhỏ, quản trị hội đồng quản trị thường trông có vẻ đơn giản trên giấy tờ. Một cuộc họp được lên lịch, đủ điều kiện túc số, và các giám đốc bỏ phiếu về những bước tiếp theo của công ty. Nhưng có một câu hỏi phổ biến gây nhầm lẫn: nếu một giám đốc không thể tham dự cuộc họp, người đó có thể chỉ định người khác bỏ phiếu thay mình hay không?

Theo luật doanh nghiệp Delaware, câu trả lời nhìn chung là không. Một giám đốc không được bỏ phiếu tại cuộc họp hội đồng quản trị bằng ủy quyền. Lý do không chỉ là vấn đề kỹ thuật. Nó phản ánh một nguyên tắc cốt lõi của quản trị doanh nghiệp: các giám đốc được kỳ vọng phải tự mình thực hiện phán đoán, sau khi tham gia thảo luận và xem xét các thông tin được trình bày trước hội đồng.

Đối với các công ty thành lập tại Delaware, việc hiểu rõ quy tắc này rất quan trọng khi soạn thảo điều lệ, lên lịch họp, quản lý túc số và quyết định nên để hội đồng quản trị hành động trong một cuộc họp hay bằng văn bản chấp thuận. Điều này cũng quan trọng với các nhà sáng lập sử dụng một nền tảng thành lập như Zenind, vì hồ sơ công ty rõ ràng bắt đầu từ việc hiểu đúng cách thức quyền hạn của hội đồng quản trị vận hành.

Phiếu bầu bằng ủy quyền là gì

Phiếu bầu bằng ủy quyền thường quen thuộc trong bối cảnh cổ đông. Cổ đông thường có thể cho phép người khác bỏ phiếu thay phần cổ phần của họ tại cuộc họp cổ đông. Cơ chế đó hợp lý vì cổ đông không trực tiếp quản lý công ty hằng ngày; họ thực hiện quyền sở hữu thông qua quyền biểu quyết gắn với cổ phần.

Việc bỏ phiếu của giám đốc thì khác.

Một giám đốc không chỉ là người bỏ phiếu thụ động. Giám đốc tham gia thảo luận, đặt câu hỏi, xem xét tài liệu, cân nhắc các phương án cạnh tranh và giúp hình thành phán đoán tập thể của hội đồng. Việc ủy quyền sẽ tách lá phiếu khỏi sự tham gia cá nhân của giám đốc trong cuộc họp, điều này không phù hợp với cách thức hội đồng được thiết kế để hoạt động theo luật Delaware.

Vì sao Delaware cấm giám đốc bỏ phiếu bằng ủy quyền

Luật doanh nghiệp Delaware coi hành động của hội đồng là một quá trình thảo luận. Các giám đốc được kỳ vọng phải nắm thông tin trước khi ra quyết định, và cuộc họp hội đồng là nơi quá trình đó diễn ra. Một cơ chế ủy quyền sẽ cho phép một giám đốc vắng mặt giao việc bỏ phiếu cho người khác mà không tham gia vào phần thảo luận làm nền tảng cho lá phiếu đó.

Điều này có vấn đề vì nhiều lý do:

• Làm suy yếu quá trình ra quyết định tập thể của hội đồng.
• Giảm giá trị của tranh luận trực tiếp giữa các giám đốc.
• Tạo ra sự không chắc chắn về việc lá phiếu có phản ánh chính phán đoán của giám đốc hay không.
• Có thể làm suy yếu các lựa chọn chính sách được xây dựng trong quy tắc quản trị hội đồng của Delaware.

Mục tiêu của luật là bảo vệ chất lượng của hành động hội đồng, chứ không chỉ là cơ học kiểm phiếu. Một cuộc họp hội đồng phải là hơn một thủ tục hình thức.

Có thể tham dự từ xa, nhưng vẫn phải là sự tham gia thực sự

Quy tắc cấm bỏ phiếu bằng ủy quyền không có nghĩa là giám đốc luôn phải có mặt trực tiếp trong một phòng họp. Luật Delaware cho phép giám đốc tham gia qua điện thoại hội nghị hoặc thiết bị liên lạc khác, miễn là những người tham gia có thể nghe được nhau.

Điều đó rất quan trọng trong thực tế.

Nếu một giám đốc đang đi công tác, làm việc từ xa hoặc không thể tham dự trực tiếp, người đó vẫn có thể được coi là hiện diện về mặt pháp lý nếu hình thức họp cho phép tham gia theo thời gian thực. Nói cách khác, luật chấp nhận các công cụ liên lạc hiện đại, nhưng không cho phép chuyển vai trò của giám đốc cho một người khác.

Tham gia từ xa không phải là ủy quyền. Đó vẫn là sự tham gia của chính giám đốc trong cuộc họp.

Túc số vẫn quyết định việc hội đồng có thể hành động hay không

Mặc dù ủy quyền không thể thay thế cho một giám đốc vắng mặt, luật Delaware vẫn cho hội đồng sự linh hoạt thông qua các quy tắc về túc số.

Trong một công ty Delaware điển hình, đa số tổng số giám đốc sẽ tạo thành túc số, trừ khi điều lệ thành lập hoặc điều lệ công ty quy định khác. Nếu các tài liệu quản trị cho phép, túc số có thể được đặt thấp hơn, nhưng không dưới một phần ba tổng số giám đốc.

Điều này quan trọng vì hội đồng chỉ có thể thực hiện hành động hợp lệ khi có đủ túc số hiện diện.

Ví dụ, nếu một hội đồng có bảy giám đốc, túc số theo đa số thường có nghĩa là bốn giám đốc phải có mặt. Khi đã đủ túc số, hội đồng có thể thông qua hành động bằng số phiếu cần thiết của các giám đốc hiện diện tại cuộc họp, trừ khi tài liệu quản trị yêu cầu ngưỡng cao hơn.

Cấu trúc này giúp công ty vận hành thực tế ngay cả khi một hoặc nhiều giám đốc không có mặt, mà không cần đến việc bỏ phiếu bằng ủy quyền.

Chấp thuận bằng văn bản là phương án thay thế chính cho cuộc họp

Khi hội đồng không thể tổ chức một cuộc họp trực tiếp, luật Delaware cung cấp một con đường khác: hành động bằng văn bản chấp thuận.

Nếu tất cả giám đốc đồng ý bằng văn bản hoặc bằng truyền tải điện tử, và sự chấp thuận đó được lưu đúng vào hồ sơ công ty, hội đồng có thể thông qua hành động mà không cần họp. Đây thường là giải pháp gọn nhất khi thời gian gấp hoặc khi hội đồng đã thống nhất về một vấn đề.

Chấp thuận bằng văn bản khác với bỏ phiếu bằng ủy quyền ở một điểm quan trọng:

• Ủy quyền cố gắng để người khác bỏ phiếu thay cho giám đốc vắng mặt tại một cuộc họp.
• Chấp thuận bằng văn bản cho phép chính giám đốc phê duyệt hành động mà không cần tham dự cuộc họp.

Sự khác biệt đó bảo toàn thẩm quyền của hội đồng trong khi tránh các vấn đề phát sinh khi một người không phải là giám đốc bỏ phiếu.

Vì sao quy tắc này quan trọng với nhà sáng lập và doanh nghiệp nhỏ

Các công ty mới thường tập trung vào tài liệu thành lập, cơ cấu sở hữu và thời hạn tuân thủ, nhưng thủ tục hội đồng có thể trở nên quan trọng không kém theo thời gian. Khi doanh nghiệp phát triển, hội đồng có thể cần phê duyệt các nghị quyết ngân hàng, phát hành cổ phần, bổ nhiệm cán bộ, khoản vay, hợp đồng lớn hoặc sửa đổi tài liệu công ty.

Nếu quy trình hội đồng làm cẩu thả, công ty có thể gặp những vấn đề có thể tránh được về sau:

• Biên bản họp có thể không phản ánh hành động hợp lệ.
• Một phiếu bầu có thể bị thách thức vì sai sót thủ tục.
• Nhà đầu tư có thể đặt câu hỏi liệu các chấp thuận của hội đồng đã được thực hiện đúng hay chưa.
• Hồ sơ quản trị nội bộ có thể trở nên khó phục dựng.

Đó là lý do quy trình hội đồng nên được thiết lập đúng ngay từ đầu. Các công ty thành lập thông qua Zenind có thể sử dụng công cụ thành lập và tuân thủ để giữ hồ sơ doanh nghiệp được tổ chức và phù hợp với yêu cầu của Delaware.

Những hiểu lầm phổ biến về ủy quyền của giám đốc

Một số hiểu lầm xuất hiện lặp đi lặp lại.

“Nếu giám đốc nói cho người khác biết phải bỏ phiếu thế nào thì như vậy phải được tính.”

Không phải trong một cuộc họp hội đồng. Ngay cả khi người giữ ủy quyền làm đúng theo chỉ dẫn, lá phiếu đó vẫn không phải là sự tham gia trực tiếp của chính giám đốc trong cuộc họp.

“Nếu cổ đông có thể dùng ủy quyền, thì giám đốc cũng nên được như vậy.”

Vai trò khác nhau. Cổ đông thực hiện quyền sở hữu; giám đốc thực hiện quyền quản trị và phán đoán theo nghĩa vụ ủy thác.

“Nếu tất cả đồng ý trước, ủy quyền hẳn cũng vô hại.”

Việc đồng ý trước không làm thay đổi cấu trúc pháp lý. Nếu hội đồng muốn hành động mà không họp, chấp thuận bằng văn bản mới là cách phù hợp.

“Nếu một giám đốc tham gia qua điện thoại thì về cơ bản cũng giống như vậy.”

Tham dự từ xa được phép vì chính giám đốc vẫn đang tham gia trực tiếp vào cuộc họp. Điều đó không giống với việc chuyển quyền bỏ phiếu cho người khác.

Mẹo quản trị thực tiễn cho công ty Delaware

Để hành động của hội đồng rõ ràng và có thể bảo vệ được, công ty nên tuân thủ một vài thực hành cơ bản:

• Đưa thủ tục họp hội đồng vào điều lệ.
• Xác nhận túc số trước khi tiến hành bỏ phiếu.
• Sử dụng công cụ tham gia từ xa khi cần, nhưng phải ghi chép đúng cách.
• Dùng chấp thuận bằng văn bản khi không cần hoặc không thể họp.
• Lưu biên bản, văn bản chấp thuận và nghị quyết trong hồ sơ công ty.
• Tránh các cách làm tắt không chính thức có thể khiến thẩm quyền của hội đồng bị nghi ngờ sau này.

Những thói quen này đặc biệt quan trọng đối với startup, công ty sở hữu chặt và doanh nghiệp có giám đốc ở nhiều địa điểm khác nhau.

Zenind hỗ trợ quản trị doanh nghiệp tốt hơn như thế nào

Zenind giúp các nhà khởi nghiệp thành lập và duy trì các thực thể kinh doanh tại Hoa Kỳ bằng những công cụ hỗ trợ tuân thủ liên tục. Đối với các công ty Delaware, điều đó không chỉ có nghĩa là nộp hồ sơ thành lập. Nó còn có nghĩa là duy trì tổ chức tốt đối với các hồ sơ và thủ tục giúp công ty vận hành đúng sau khi thành lập.

Khi các nhà sáng lập hiểu cách họp hội đồng, túc số, chấp thuận bằng văn bản và sự tham gia của giám đốc phối hợp với nhau như thế nào, họ sẽ ít có khả năng tạo ra các vấn đề quản trị có thể tránh được. Điều đó rất có giá trị dù công ty đang gọi vốn, bổ nhiệm cán bộ, ký hợp đồng hay chuẩn bị tăng trưởng.

Kết luận

Một giám đốc của công ty Delaware nhìn chung không thể bỏ phiếu bằng ủy quyền tại cuộc họp hội đồng quản trị. Luật yêu cầu sự tham gia trực tiếp của chính giám đốc, либо trực tiếp hoặc thông qua hình thức liên lạc từ xa được phép, vì hành động của hội đồng phụ thuộc vào thảo luận và phán đoán có thông tin.

Nếu một giám đốc không thể tham dự, công ty thường có hai lựa chọn hợp lý: đáp ứng túc số bằng các giám đốc có thể tham gia, hoặc sử dụng chấp thuận bằng văn bản đồng thuận tuyệt đối khi tình huống cho phép. Những cơ chế đó bảo toàn tính toàn vẹn của hành động hội đồng mà không biến các giám đốc thành những người bỏ phiếu vắng mặt.

Đối với các nhà sáng lập xây dựng một công ty Delaware, cách an toàn nhất là thiết lập quy trình quản trị sớm, giữ hồ sơ gọn gàng và sử dụng đúng cơ chế pháp lý cho từng quyết định.

Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không phải là tư vấn pháp lý. Đối với các câu hỏi cụ thể về quyền bỏ phiếu của hội đồng, điều lệ, túc số hoặc quản trị doanh nghiệp Delaware, hãy tham khảo ý kiến của luật sư có chuyên môn.