Bisakah Perusahaan Milik Asing Mempekerjakan Karyawan di Amerika Serikat?

Ya. Perusahaan yang dimiliki oleh non-warga negara AS dapat mempekerjakan karyawan di Amerika Serikat, selama bisnis tersebut dibentuk, didaftarkan, dan mematuhi aturan ketenagakerjaan federal dan negara bagian dengan benar.

Kepemilikan asing tidak menghalangi bisnis untuk membangun tim di AS. Yang penting adalah apakah perusahaan memiliki struktur hukum yang tepat, registrasi pajak, pengaturan payroll, dan dokumen ketenagakerjaan yang diperlukan sebelum perekrutan pertama.

Panduan ini menjelaskan bagaimana perusahaan milik asing dapat mempekerjakan karyawan di AS, registrasi apa saja yang biasanya diperlukan, dan langkah kepatuhan apa yang paling penting.

Jawaban singkatnya

LLC atau korporasi milik asing umumnya dapat mempekerjakan karyawan di Amerika Serikat jika:

• Berada sebagai entitas hukum yang sah di AS atau terdaftar untuk berbisnis di negara bagian yang relevan
• Memiliki Employer Identification Number (EIN)
• Mendaftar untuk pajak payroll dan ketenagakerjaan jika diwajibkan
• Menyelesaikan dokumen perekrutan federal dan negara bagian
• Mematuhi kewajiban upah, jam kerja, pemotongan, dan pelaporan

Perusahaan tidak memerlukan kewarganegaraan AS atau kepemilikan AS untuk menjadi pemberi kerja. Namun, perusahaan harus beroperasi seperti pemberi kerja AS lainnya setelah pekerja masuk ke payroll.

Mengapa kepemilikan asing bukan penghalang

Hukum ketenagakerjaan AS berfokus pada kewajiban pemberi kerja, bukan kewarganegaraan pemiliknya. Seorang pendiri asing dapat memiliki 100% LLC atau korporasi AS dan tetap mempekerjakan karyawan di Amerika Serikat.

Namun demikian, kepemilikan asing dapat menimbulkan beberapa pertanyaan pengaturan tambahan, terutama terkait:

• Memperoleh EIN
• Membuka rekening bank bisnis di AS
• Memilih jenis entitas yang tepat
• Memahami aturan pajak dan ketenagakerjaan di tingkat negara bagian
• Mengoordinasikan payroll dengan registered agent, akuntan, atau pengacara di AS

Proses perekrutan dapat dikelola, tetapi harus diperlakukan sebagai proyek kepatuhan, bukan sekadar tugas administratif.

Langkah 1: Bentuk entitas bisnis AS yang tepat

Sebelum mempekerjakan karyawan, sebagian besar pendiri asing membentuk LLC atau korporasi di AS. Pilihan terbaik bergantung pada tujuan perusahaan, posisi pajak, rencana pendanaan, dan operasi jangka panjang.

Pilihan umum meliputi:

• LLC: Sering digunakan oleh bisnis kecil dan menengah karena fleksibel dan relatif sederhana untuk dikelola
• Korporasi: Sering dipilih ketika perusahaan berencana mencari investasi, menerbitkan saham, atau membangun struktur korporasi yang lebih formal

Jika bisnis sudah ada di luar Amerika Serikat, bisnis tersebut mungkin tetap perlu mendaftarkan diri sebagai entitas asing di negara bagian tempat bisnis akan beroperasi. Hal itu terutama penting jika perusahaan mempekerjakan staf, menyewa kantor, atau membangun kehadiran bisnis fisik lainnya.

Langkah 2: Dapatkan EIN dari IRS

Perusahaan milik asing umumnya membutuhkan EIN untuk mempekerjakan karyawan di Amerika Serikat, mengajukan pajak payroll, dan menangani pelaporan pajak federal.

EIN berfungsi seperti nomor pajak untuk bisnis. Nomor ini digunakan untuk banyak tugas penting, termasuk:

• Membuka rekening bank bisnis
• Menjalankan payroll
• Mengajukan formulir pajak federal
• Mendaftar ke instansi negara bagian
• Melaporkan upah dan pemotongan karyawan

Perusahaan milik asing dapat mengajukan EIN langsung ke IRS. Jika responsible party tidak memiliki Social Security number, proses pengajuan tetap dapat dilakukan menggunakan prosedur IRS untuk pemohon internasional.

Langkah 3: Daftarkan akun payroll dan ketenagakerjaan di negara bagian

Registrasi federal saja tidak cukup. Pemberi kerja biasanya perlu mendaftar di negara bagian tempat karyawan bekerja.

Tergantung pada negara bagiannya, hal ini dapat mencakup:

• Pemotongan pajak penghasilan negara bagian
• Asuransi pengangguran negara bagian
• Pelaporan karyawan baru
• Program disabilitas atau cuti berbayar
• Registrasi pajak payroll lokal

Setiap negara bagian memiliki aturannya sendiri. Jika perusahaan memiliki karyawan di lebih dari satu negara bagian, perusahaan mungkin perlu mendaftar di setiap negara bagian tempat pekerja menjalankan tugas.

Ini adalah salah satu area terpenting untuk ditangani dengan benar, karena kesalahan payroll dapat dengan cepat menimbulkan penalti.

Langkah 4: Atur payroll dengan benar

Setelah perusahaan terdaftar, perusahaan harus menyiapkan proses payroll yang dapat menangani pembayaran upah, pemotongan pajak, dan pelaporan.

Pengaturan payroll yang tepat harus mencakup:

• Klasifikasi karyawan
• Frekuensi pembayaran
• Pemotongan pajak penghasilan federal
• Pajak Social Security dan Medicare
• Pajak pengangguran federal
• Pemotongan negara bagian dan lokal jika diwajibkan
• Slip gaji dan formulir akhir tahun

Tidak cukup hanya membayar pekerja secara informal atau melalui transfer yang tidak teratur. Karyawan harus dibayar melalui sistem payroll yang patuh dan memenuhi persyaratan pajak ketenagakerjaan.

Langkah 5: Lengkapi dokumen perekrutan

Saat mempekerjakan karyawan di AS, perusahaan harus mengumpulkan formulir yang diperlukan dan memverifikasi otorisasi kerja.

Dokumen onboarding yang umum meliputi:

• Form I-9 untuk memverifikasi identitas dan kelayakan bekerja
• Form W-4 untuk pemotongan pajak penghasilan federal
• Formulir pemotongan negara bagian, jika berlaku
• Perjanjian kerja internal atau surat penawaran kerja
• Formulir otorisasi setoran langsung

Pemberi kerja juga harus menyimpan catatan dengan benar dan menyimpannya sesuai dengan persyaratan retensi hukum.

Langkah 6: Patuhi hukum upah dan jam kerja

Mempekerjakan karyawan berarti mengikuti hukum upah dan jam kerja federal dan negara bagian. Aturan ini memengaruhi bagaimana pekerja dibayar, bagaimana jam kerja dicatat, dan apakah upah lembur harus dibayarkan.

Topik kepatuhan penting meliputi:

• Upah minimum
• Pembayaran lembur
• Aturan istirahat makan dan istirahat kerja
• Kewajiban pencatatan
• Klasifikasi exempt versus non-exempt
• Persyaratan pembayaran akhir setelah pemutusan hubungan kerja

Kewajiban ini dapat berbeda menurut negara bagian dan kota. Perusahaan milik asing tidak boleh berasumsi bahwa satu kebijakan payroll berlaku di seluruh Amerika Serikat.

Karyawan versus kontraktor

Sebagian pendiri mencoba menghindari kompleksitas ketenagakerjaan dengan menggunakan independent contractor. Itu bisa sesuai dalam beberapa kasus, tetapi bukan pengganti karyawan.

Pekerja yang diklasifikasikan sebagai kontraktor harus benar-benar memenuhi standar kontraktor. Jika perusahaan mengontrol bagaimana, kapan, dan di mana pekerjaan dilakukan, pekerja tersebut mungkin sebenarnya adalah karyawan menurut hukum.

Kesalahan klasifikasi dapat menyebabkan pajak tertunggak, klaim upah, dan penalti. Jika bisnis membutuhkan anggota tim jangka panjang yang bekerja di bawah arahan perusahaan, status karyawan sering kali merupakan pilihan yang lebih aman.

Apakah pemilik asing dapat bekerja di dalam bisnis?

Kepemilikan asing dan pekerjaan adalah dua hal yang berbeda. Seseorang dapat memiliki perusahaan AS meskipun ia bukan warga negara atau penduduk AS.

Namun, jika pemilik asing ingin bekerja secara fisik di Amerika Serikat, aturan imigrasi dan izin kerja dapat berlaku. Kepemilikan tidak secara otomatis memberikan hak untuk bekerja di negara tersebut.

Ini adalah perbedaan penting:

• Memiliki bisnis tidak sama dengan berwenang bekerja di AS
• Mempekerjakan karyawan AS berbeda dengan melakukan pekerjaan sendiri di AS
• Masalah imigrasi harus ditinjau secara terpisah dari masalah pajak dan pembentukan perusahaan

Kesalahan umum yang dilakukan perusahaan milik asing

Pendiri asing sering mengalami masalah karena bergerak terlalu cepat. Kesalahan umum meliputi:

• Merekrut sebelum membentuk entitas yang tepat
• Memulai payroll tanpa EIN
• Mengabaikan persyaratan registrasi negara bagian
• Menganggap pekerja sebagai kontraktor padahal mereka berfungsi sebagai karyawan
• Tidak memotong pajak dengan benar
• Melewatkan tenggat pelaporan karyawan baru
• Menggunakan aturan satu negara bagian untuk semua karyawan di seluruh negeri
• Tidak mendaftarkan asuransi pengangguran negara bagian

Setiap kesalahan ini dapat menimbulkan masalah administratif atau risiko kepatuhan. Pendekatan paling aman adalah menangani pembentukan perusahaan dan pengaturan pajak sebelum payroll pertama dijalankan.

Catatan apa yang harus disimpan perusahaan?

Pemberi kerja milik asing harus menyimpan catatan yang rapi sejak awal. Pencatatan yang baik membantu pengajuan pajak, audit, dan pengelolaan internal.

Catatan yang berguna meliputi:

• Dokumen pembentukan perusahaan
• Surat konfirmasi EIN
• Catatan registrasi negara bagian
• Pengajuan payroll
• Formulir I-9 dan formulir pajak karyawan
• Surat penawaran dan perjanjian kerja
• Catatan waktu kerja
• Perjanjian kontraktor, jika ada
• Persetujuan dewan atau anggota, jika berlaku

Catatan yang tertata juga memudahkan ekspansi ke negara bagian baru atau onboarding karyawan tambahan di kemudian hari.

Bagaimana Zenind dapat membantu

Bagi pendiri asing yang ingin membangun tim di AS, tantangan pertama biasanya adalah menyiapkan struktur bisnis dan dasar kepatuhan yang tepat.

Zenind membantu para entrepreneur membentuk LLC dan korporasi di AS, tetap mengikuti persyaratan kepatuhan, dan beralih dari setup entitas ke kesiapan operasional dengan lebih sedikit hambatan.

Dukungan tersebut bisa sangat berguna ketika perusahaan perlu:

• Membentuk entitas bisnis di AS
• Menjaga status baik
• Mengoordinasikan tugas kepatuhan
• Mempersiapkan perbankan, perpajakan, dan perekrutan

Ketika aspek pembentukan dan kepatuhan ditangani dengan benar, mempekerjakan karyawan AS menjadi jauh lebih sederhana.

Daftar periksa praktis sebelum perekrutan pertama

Gunakan daftar periksa ini sebelum menambah karyawan pertama Anda:

• Pastikan perusahaan dibentuk dengan benar di Amerika Serikat
• Dapatkan EIN dari IRS
• Daftarkan diri di negara bagian tempat karyawan akan bekerja
• Siapkan payroll dan pemotongan pajak
• Siapkan dokumen onboarding I-9 dan W-4
• Tinjau aturan upah dan jam kerja untuk negara bagian tersebut
• Siapkan pencatatan dan pelaporan payroll
• Pastikan apakah ada registrasi lokal yang diperlukan

Jika perusahaan akan merekrut di beberapa negara bagian, ulangi peninjauan tingkat negara bagian untuk setiap lokasi.

Pemikiran akhir

Perusahaan yang dimiliki oleh non-warga negara AS dapat dengan jelas mempekerjakan karyawan di Amerika Serikat. Kuncinya adalah memperlakukan proses ini sebagai urutan kepatuhan: bentuk bisnis, dapatkan EIN, daftarkan pajak payroll, dan patuhi hukum ketenagakerjaan federal dan negara bagian dengan cermat.

Dengan pengaturan yang tepat, pendiri asing dapat membangun tim di AS dengan percaya diri dan memperluas operasional tanpa risiko hukum atau pajak yang tidak perlu.