Voiko ulkomaalaisomisteinen yritys palkata työntekijöitä Yhdysvalloissa?

Kyllä. Yritys, jonka omistavat muut kuin Yhdysvaltain kansalaiset, voi palkata työntekijöitä Yhdysvalloissa, kunhan liiketoiminta on asianmukaisesti perustettu, rekisteröity ja liittovaltion sekä osavaltioiden työlainsäädännön mukainen.

Ulkomainen omistus ei estä yritystä rakentamasta yhdysvaltalaista tiimiä. Olennaista on, että yrityksellä on oikea oikeudellinen rakenne, verorekisteröinnit, palkanmaksujärjestelyt ja työsuhdeasiakirjat ennen ensimmäistä palkkaamista.

Tässä oppaassa kerrotaan, miten ulkomaalaisomisteiset yritykset voivat palkata työntekijöitä Yhdysvalloissa, mitä rekisteröintejä yleensä tarvitaan ja mitkä vaatimustenmukaisuuden vaiheet ovat tärkeimpiä.

Lyhyt vastaus

Ulkomaalaisomisteinen LLC tai corporation voi yleensä palkata työntekijöitä Yhdysvalloissa, jos se:

• On olemassa oleva, pätevä yhdysvaltalainen oikeushenkilö tai rekisteröity toimimaan kyseisessä osavaltiossa
• Sillä on Employer Identification Number (EIN)
• Se rekisteröityy palkka- ja työllisyysveroihin, jos niitä vaaditaan
• Se täyttää liittovaltion ja osavaltioiden rekrytointiin liittyvät lomakkeet
• Se noudattaa palkka-, työaika-, ennakonpidätys- ja raportointivelvoitteita

Yrityksen ei tarvitse olla Yhdysvaltain kansalaisten omistama eikä sillä tarvitse olla yhdysvaltalaista omistuspohjaa voidakseen toimia työnantajana. Sen on kuitenkin toimittava kuten mikä tahansa muu yhdysvaltalainen työnantaja heti, kun työntekijät tulevat palkkalistalle.

Miksi ulkomainen omistus ei ole este

Yhdysvaltain työlainsäädäntö keskittyy työnantajan velvoitteisiin, ei omistajien kansalaisuuteen. Ulkomainen perustaja voi omistaa 100 % yhdysvaltalaisesta LLC:stä tai corporationista ja silti palkata työntekijöitä Yhdysvalloissa.

Ulkomainen omistus voi kuitenkin tuoda mukanaan lisäkysymyksiä erityisesti liittyen seuraaviin:

• EIN-tunnuksen hankkimiseen
• Yhdysvaltalaisen yrityspankkitilin avaamiseen
• Sopivan yhtiömuodon valintaan
• Osavaltioiden vero- ja työlainsäädännön ymmärtämiseen
• Palkanmaksun koordinointiin yhdysvaltalaisen rekisteröidyn edustajan, kirjanpitäjän tai asianajajan kanssa

Palkkaaminen on hallittavissa, mutta sitä kannattaa käsitellä vaatimustenmukaisuusprojektina, ei pelkkänä hallinnollisena tehtävänä.

Vaihe 1: Perusta oikea yhdysvaltalainen yritysmuoto

Ennen työntekijöiden palkkaamista useimmat ulkomaiset perustajat perustavat yhdysvaltalaisen LLC:n tai corporationin. Paras vaihtoehto riippuu yrityksen tavoitteista, verotuksellisesta asemasta, rahoitussuunnitelmista ja pitkän aikavälin toiminnasta.

Yleisiä vaihtoehtoja ovat:

• LLC: Käytetään usein pienissä ja keskisuurissa yrityksissä, koska se on joustava ja suhteellisen helppo hallita
• Corporation: Usein suositeltu, kun yritys aikoo hankkia sijoituksia, laskea liikkeeseen osakkeita tai rakentaa muodollisemman yhtiörakenteen

Jos liiketoiminta on jo olemassa Yhdysvaltojen ulkopuolella, sen on ehkä silti rekisteröidyttävä ulkomaiseksi yhtiöksi siinä osavaltiossa, որտեղ se toimii. Tämä on erityisen tärkeää, jos yritys palkkaa henkilöstöä, vuokraa toimitiloja tai muuten muodostaa fyysisen liiketoimintaläsnäolon.

Vaihe 2: Hanki EIN IRS:ltä

Ulkomaalaisomisteinen yritys tarvitsee yleensä EIN-tunnuksen palkatakseen työntekijöitä Yhdysvalloissa, tehdäkseen palkkaveroilmoituksia ja hoitaakseen liittovaltion veroraportoinnin.

EIN toimii yrityksen verotunnisteena. Sitä käytetään monissa tärkeissä tehtävissä, kuten:

• Yrityspankkitilien avaamisessa
• Palkanmaksussa
• Liittovaltion veroilmoitusten tekemisessä
• Rekisteröitymisessä osavaltioiden viranomaisille
• Työntekijöiden palkkojen ja ennakonpidätysten ilmoittamisessa

Ulkomaalaisomisteiset yritykset voivat hakea EIN-tunnusta suoraan IRS:ltä. Jos vastuuhenkilöllä ei ole Social Security numberia, hakemusprosessi voidaan silti yleensä suorittaa IRS:n kansainvälisille hakijoille tarkoittamien menettelyjen mukaisesti.

Vaihe 3: Rekisteröidy osavaltion palkka- ja työllisyystileille

Pelkkä liittovaltion rekisteröinti ei riitä. Työnantajien on yleensä rekisteröidyttävä siinä osavaltiossa, jossa työntekijät työskentelevät.

Osavaltiosta riippuen tämä voi sisältää:

• Osavaltion tuloveron ennakonpidätyksen
• Osavaltion työttömyysvakuutuksen
• Uusien työntekijöiden ilmoittamisen
• Vammaisuus- tai palkallisten vapaisiin liittyvät ohjelmat
• Paikallisen palkkaveron rekisteröinnin

Jokaisella osavaltiolla on omat sääntönsä. Jos yrityksellä on työntekijöitä useammassa kuin yhdessä osavaltiossa, sen on ehkä rekisteröidyttävä jokaisessa osavaltiossa, jossa työntekijät tekevät työtä.

Tämä on yksi tärkeimmistä alueista hoitaa oikein, koska palkkahallinnon virheet voivat nopeasti johtaa seuraamuksiin.

Vaihe 4: Perusta palkkahallinto oikein

Kun yritys on rekisteröity, sen on otettava käyttöön palkkahallintoprosessi, joka pystyy käsittelemään palkat, veronpidätykset ja raportoinnin.

Asianmukaisen palkkahallinnon tulisi kattaa:

• Työntekijän luokittelu
• Palkanmaksutiheys
• Liittovaltion tuloveron ennakonpidätys
• Social Security- ja Medicare-verot
• Liittovaltion työttömyysvero
• Osavaltion ja paikalliset ennakonpidätykset, jos niitä vaaditaan
• Palkkalaskelmat ja vuoden lopun lomakkeet

Ei riitä, että työntekijälle maksetaan epävirallisesti tai satunnaisilla siirroilla. Työntekijöille on maksettava vaatimustenmukaisen palkkajärjestelmän kautta, joka täyttää työllisyysverojen vaatimukset.

Vaihe 5: Täytä rekrytointiin liittyvät lomakkeet

Palkattaessa yhdysvaltalaisia työntekijöitä yrityksen on kerättävä vaaditut lomakkeet ja varmistettava työnteko-oikeus.

Tyypillisiä aloitusasiakirjoja ovat:

• Form I-9 henkilöllisyyden ja työnteko-oikeuden varmistamiseen
• Form W-4 liittovaltion tuloveron ennakonpidätystä varten
• Osavaltion ennakonpidätyslomakkeet, jos niitä vaaditaan
• Sisäiset työsopimukset tai työtarjoukset
• Suoramaksun valtuutuslomakkeet

Työnantajien on myös säilytettävä tiedot asianmukaisesti ja pidettävä ne lain edellyttämien säilytysaikojen mukaisesti.

Vaihe 6: Noudata palkka- ja työaikasääntöjä

Työntekijöiden palkkaaminen tarkoittaa liittovaltion ja osavaltioiden palkka- ja työaikasääntöjen noudattamista. Nämä säännöt vaikuttavat siihen, miten työntekijöille maksetaan, miten työtunnit seurataan ja kuuluuko ylityökorvausta maksaa.

Tärkeitä vaatimustenmukaisuuden aiheita ovat:

• Vähimmäispalkka
• Ylityökorvaus
• Ruoka- ja lepotaukoja koskevat säännöt
• Kirjanpitovelvoitteet
• Vapautettu ja ei-vapautettu työntekijäluokittelu
• Lopputilityksen maksua koskevat vaatimukset työsuhteen päättyessä

Nämä velvoitteet voivat vaihdella osavaltion ja kaupungin mukaan. Ulkomaalaisomisteisen yrityksen ei pidä olettaa, että yksi palkkapolitiikka toimii kaikkialla Yhdysvalloissa.

Työntekijät vai itsenäiset sopimuskumppanit

Jotkut perustajat yrittävät välttää työsuhteen monimutkaisuutta käyttämällä itsenäisiä sopimuskumppaneita. Se voi olla joissakin tilanteissa sopivaa, mutta se ei ole korvike työntekijöille.

Sopimuskumppaniksi luokitellun työntekijän täytyy aidosti täyttää sopimuskumppanin kriteerit. Jos yritys kontrolloi sitä, miten, milloin ja missä työ tehdään, työntekijä voi lain mukaan todellisuudessa olla työntekijä.

Virheellinen luokittelu voi johtaa takautuviin veroihin, palkkavaatimuksiin ja seuraamuksiin. Jos yritys tarvitsee pitkäaikaisen tiimin jäsenen, joka työskentelee yrityksen ohjauksessa, työntekijästatus on usein turvallisempi vaihtoehto.

Voiko ulkomainen omistaja työskennellä yrityksessä?

Ulkomainen omistus ja työskentely ovat eri asioita. Henkilö voi omistaa yhdysvaltalaisen yrityksen, vaikka hän ei olisi Yhdysvaltain kansalainen tai asukas.

Jos ulkomainen omistaja haluaa kuitenkin työskennellä fyysisesti Yhdysvalloissa, maahanmuutto- ja työnteko-oikeussäännöt voivat tulla sovellettaviksi. Omistus ei automaattisesti anna oikeutta työskennellä maassa.

Tämä on tärkeä ero:

• Yrityksen omistaminen ei ole sama asia kuin työnteko-oikeus Yhdysvalloissa
• Yhdysvaltalaisten työntekijöiden palkkaaminen on eri asia kuin oman työn tekeminen Yhdysvalloissa
• Maahanmuuttoasioita tulisi tarkastella erillään vero- ja yhtiöoikeudellisista perustamiskysymyksistä

Yleiset virheet, joita ulkomaalaisomisteiset yritykset tekevät

Ulkomaiset perustajat joutuvat usein ongelmiin toimimalla liian nopeasti. Yleisiä virheitä ovat:

• Palkkaaminen ennen oikean yhtiömuodon perustamista
• Palkanmaksun aloittaminen ilman EIN-tunnusta
• Osavaltion rekisteröintivaatimusten sivuuttaminen
• Työntekijöiden luokittelu sopimuskumppaneiksi, vaikka he toimivat työntekijöiden tavoin
• Veronpidätysten hoitaminen väärin
• Uusien työntekijöiden ilmoittamisen määräaikojen laiminlyönti
• Yhden osavaltion sääntöjen soveltaminen kaikkiin työntekijöihin valtakunnallisesti
• Osavaltion työttömyysrekisteröinnin ohittaminen

Jokainen näistä virheistä voi aiheuttaa hallinnollisia ongelmia tai vaatimustenmukaisuusriskejä. Turvallisin tapa on hoitaa perustaminen ja verotusasetukset kuntoon ennen ensimmäistä palkanmaksua.

Mitä tietoja yrityksen tulisi säilyttää?

Ulkomaalaisomisteisen työnantajan kannattaa pitää kirjanpitonsa selkeänä alusta alkaen. Hyvä tiedonhallinta auttaa veroilmoituksissa, tarkastuksissa ja sisäisessä hallinnassa.

Hyödyllisiä asiakirjoja ovat:

• Perustamisasiakirjat
• EIN-vahvistuskirje
• Osavaltion rekisteröintiasiakirjat
• Palkkahallinnon ilmoitukset
• Työntekijöiden I-9- ja verolomakkeet
• Työtarjoukset ja työsopimukset
• Työaikakirjanpito
• Sopimuskumppaneiden sopimukset, jos sellaisia on
• Hallituksen tai jäsenten hyväksynnät, jos sovellettavissa

Hyvin järjestetyt tiedot helpottavat myös laajentumista uusiin osavaltioihin tai uusien työntekijöiden palkkaamista myöhemmin.

Miten Zenind voi auttaa

Ulkomaalaisille perustajille, jotka haluavat rakentaa yhdysvaltalaisen tiimin, ensimmäinen haaste on yleensä liiketoimintarakenteen ja vaatimustenmukaisuuden perustan kuntoon saaminen.

Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan yhdysvaltalaisia LLC-yhtiöitä ja corporationeita, pysymään vaatimustenmukaisuuden tasalla ja siirtymään yhtiön perustamisesta toiminnan valmiuteen sujuvammin.

Tämä tuki voi olla erityisen hyödyllistä, kun yrityksen täytyy:

• Perustaa yhdysvaltalainen yritysyksikkö
• Ylläpitää good standing -asemaa
• Koordinoida vaatimustenmukaisuustehtäviä
• Valmistautua pankkiasiointiin, verotukseen ja palkkaamiseen

Kun perustamiseen ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvät asiat hoidetaan oikein, yhdysvaltalaisten työntekijöiden palkkaaminen on paljon yksinkertaisempaa.

Käytännön tarkistuslista ennen ensimmäistä palkkausta

Käytä tätä tarkistuslistaa ennen ensimmäisen työntekijän lisäämistä:

• Varmista, että yritys on perustettu asianmukaisesti Yhdysvalloissa
• Hanki EIN-tunnus IRS:ltä
• Rekisteröidy siinä osavaltiossa, jossa työntekijä työskentelee
• Ota käyttöön palkkahallinto ja veronpidätykset
• Valmistele I-9- ja W-4-aloitusasiakirjat
• Tarkista osavaltion palkka- ja työaikasäännöt
• Ota käyttöön tiedonhallinta ja palkkaraportointi
• Varmista, tarvitaanko paikallisia rekisteröintejä

Jos yritys aikoo palkata useissa osavaltioissa, toista osavaltiokohtainen tarkistus jokaiselle sijainnille.

Lopuksi

Muut kuin Yhdysvaltain kansalaiset omistava yritys voi ehdottomasti palkata työntekijöitä Yhdysvalloissa. Tärkeintä on käsitellä prosessia vaatimustenmukaisuuden ketjuna: perustaa yritys, hankkia EIN, rekisteröityä palkkaveroihin ja noudattaa huolellisesti liittovaltion sekä osavaltioiden työlainsäädäntöä.

Oikealla pohjalla ulkomaiset perustajat voivat rakentaa yhdysvaltalaisia tiimejä luottavaisesti ja kasvattaa toimintaansa ilman tarpeetonta oikeudellista tai verotuksellista riskiä.