Bisakah Perusahaan AS Milik Asing Mempekerjakan Karyawan? Yang Perlu Anda Ketahui

Perusahaan AS yang dimiliki asing dapat mempekerjakan karyawan di Amerika Serikat, tetapi bisnis tersebut harus didirikan dengan benar dan mematuhi aturan ketenagakerjaan federal dan negara bagian. Bagi banyak pendiri, tantangan terbesarnya bukan apakah perekrutan diperbolehkan. Tantangannya adalah memahami pendaftaran, akun pajak, dan langkah onboarding apa saja yang harus dilakukan sebelum gaji pertama dibayarkan.

Jika Anda adalah warga negara non-AS, pemilik nonresiden, atau pengusaha internasional yang berencana berekspansi ke pasar Amerika, panduan ini membahas hal-hal penting. Anda akan mempelajari apa saja yang dibutuhkan suatu entitas AS sebelum merekrut, bagaimana verifikasi karyawan bekerja, langkah kepatuhan mana yang paling penting, dan bagaimana Zenind dapat membantu Anda membentuk serta memelihara bisnis AS dengan percaya diri.

Bisakah perusahaan milik asing mempekerjakan karyawan di AS?

Ya. LLC atau korporasi AS yang dimiliki oleh warga negara non-AS umumnya dapat mempekerjakan pekerja di Amerika Serikat. Kepemilikan dan perekrutan adalah dua hal yang berbeda. Perusahaan harus dibentuk berdasarkan hukum AS dan beroperasi sesuai dengan persyaratan penggajian, verifikasi imigrasi, pajak, dan ketenagakerjaan.

Artinya, pendiri asing tidak perlu menjadi warga negara AS untuk membangun perusahaan Amerika yang sah. Yang penting adalah entitas tersebut dibentuk dengan benar, terdaftar untuk akun pajak yang tepat, dan siap menangani kewajiban pemberi kerja sejak hari pertama.

Apa yang dibutuhkan perusahaan sebelum mempekerjakan karyawan pertamanya

Sebelum sebuah bisnis AS merekrut pekerja pertamanya, beberapa komponen inti harus sudah siap. Melewatkan langkah-langkah ini dapat menimbulkan keterlambatan penggajian, masalah pajak, atau masalah kepatuhan ketenagakerjaan.

1. Bentuk entitas bisnis yang tepat

Sebagian besar pendiri asing mempekerjakan melalui LLC atau korporasi AS. Pilihannya tergantung pada model bisnis, tujuan pajak, rencana pendanaan, dan strategi pertumbuhan jangka panjang. Kedua struktur tersebut dapat mendukung perekrutan jika dibentuk dan dipelihara dengan benar.

Entitas AS yang terdaftar juga menciptakan dasar yang lebih kredibel untuk membuka hubungan dengan vendor, menyiapkan penggajian, dan membangun kehadiran profesional di Amerika Serikat.

2. Dapatkan EIN

Employer Identification Number, atau EIN, penting bagi sebagian besar perusahaan yang ingin mempekerjakan karyawan di Amerika Serikat. EIN digunakan untuk pelaporan pajak dan pengaturan penggajian, dan biasanya diperlukan saat bisnis mengajukan formulir pajak ketenagakerjaan serta membuka akun bisnis tertentu.

IRS menjelaskan bahwa EIN digunakan oleh bisnis yang memiliki karyawan dan oleh banyak jenis entitas lainnya. Secara praktis, ini adalah salah satu identitas pertama yang dibutuhkan perusahaan sebelum menjadi pemberi kerja.

3. Daftarkan kewajiban pajak penggajian

Mempekerjakan karyawan biasanya memicu kewajiban penggajian federal, negara bagian, dan terkadang lokal. Ini dapat mencakup pemotongan pajak penghasilan, asuransi pengangguran, pelaporan upah, dan pengajuan lain dari pemberi kerja.

Persyaratan yang tepat bergantung pada lokasi kerja karyawan dan tempat bisnis memiliki nexus. Perusahaan yang mempekerjakan di beberapa negara bagian mungkin perlu mendaftar di lebih dari satu yurisdiksi.

4. Siapkan onboarding dan verifikasi I-9

Semua pemberi kerja di AS harus menyelesaikan Form I-9 untuk setiap orang yang mereka pekerjakan untuk bekerja di Amerika Serikat. Ini berlaku untuk warga negara maupun nonwarga negara. Formulir ini digunakan untuk memverifikasi identitas dan otorisasi kerja.

Karyawan mengisi bagian pertama, dan pemberi kerja atau perwakilan yang berwenang mengisi bagian pemeriksaan pemberi kerja. Pemberi kerja harus meninjau dokumen yang dapat diterima dan menyimpan formulir sesuai dengan aturan retensi.

5. Tinjau apakah E-Verify berlaku

E-Verify adalah sistem elektronik yang digunakan banyak pemberi kerja bersama Form I-9. Beberapa pemberi kerja wajib menggunakannya karena hukum negara bagian, persyaratan kontrak federal, atau aturan partisipasi yang terkait dengan program tertentu. Pemberi kerja lain memilihnya sebagai lapisan verifikasi tambahan.

Jika perusahaan Anda berekspansi ke beberapa negara bagian, ada baiknya memeriksa apakah ada yurisdiksi yang mewajibkan atau menganjurkan penggunaan E-Verify.

6. Tangani pendaftaran khusus negara bagian

Selain kepatuhan federal, perusahaan mungkin perlu mendaftar ke lembaga ketenagakerjaan dan pajak negara bagian. Contoh yang umum meliputi:

• Akun asuransi pengangguran negara bagian
• Akun pemotongan pajak negara bagian
• Pelaporan karyawan baru
• Cakupan workers' compensation
• Lisensi atau izin usaha lokal

Ini adalah salah satu area paling umum di mana pendiri baru mengalami keterlambatan. Pembentukan di tingkat federal hanyalah awal. Kepatuhan ketenagakerjaan sering kali bersifat spesifik per negara bagian dan harus ditangani dengan hati-hati.

Apakah Anda memerlukan kantor di AS untuk mempekerjakan karyawan?

Tidak selalu. Banyak bisnis dapat beroperasi tanpa kantor tradisional, terutama dalam model kerja jarak jauh. Yang mereka perlukan adalah struktur bisnis yang sah, pengaturan surat-menyurat dan kepatuhan yang andal, serta kemampuan untuk memenuhi kewajiban pemberi kerja.

Registered agent berbeda dari kantor fisik. Registered agent menerima pemberitahuan hukum resmi dan service of process untuk perusahaan. Fungsi ini sering kali diwajibkan meskipun bisnis tidak memiliki etalase atau ruang kantor khusus.

Bagi pendiri internasional, perbedaan ini penting. Anda mungkin dapat membangun perusahaan AS tanpa menyewa ruang kantor, tetapi Anda tetap membutuhkan kerangka kepatuhan yang nyata.

Bisakah pemilik asing mempekerjakan karyawan jarak jauh di Amerika Serikat?

Ya. Perusahaan milik asing dapat mempekerjakan karyawan yang berbasis di AS secara jarak jauh selama mematuhi aturan pemberi kerja yang sama seperti bisnis AS lainnya.

Perekrutan jarak jauh tetap memerlukan:

• Pengaturan penggajian
• Penyelesaian Form I-9
• Kepatuhan upah dan jam kerja
• Pendaftaran pajak negara bagian jika diperlukan
• Klasifikasi pekerja yang tepat

Kerja jarak jauh tidak menghapus tanggung jawab pemberi kerja. Itu hanya mengubah lokasi di mana karyawan melakukan pekerjaannya.

Karyawan, kontraktor, dan risiko klasifikasi

Tidak semua pekerja harus diperlakukan sebagai karyawan. Banyak perusahaan memulai dengan merekrut kontraktor independen, terutama saat menguji pasar atau membangun operasi awal. Namun, klasifikasi pekerja harus dilakukan dengan benar.

Jika seseorang diperlakukan seperti karyawan dalam praktik, tetapi dibayar sebagai kontraktor, bisnis dapat menghadapi masalah pajak, upah, dan ketenagakerjaan. Aturan klasifikasi berbeda-beda menurut negara bagian dan berdasarkan fakta hubungan kerja.

Pedoman sederhana yang berguna adalah ini: jika Anda mengendalikan pekerjaan seperti pemberi kerja, Anda mungkin perlu mempekerjakan orang tersebut sebagai karyawan, bukan kontraktor.

Kesalahan umum yang dilakukan perusahaan milik asing saat merekrut

Pendiri internasional sering bergerak cepat untuk membangun tim di AS. Itu baik untuk pertumbuhan, tetapi dapat menimbulkan kesalahan yang sebenarnya dapat dihindari. Kesalahan yang paling umum meliputi:

Memulai penggajian sebelum entitas siap

Perusahaan tidak boleh mulai membayar karyawan sebelum memiliki entitas yang tepat, akun pajak, dan pengaturan pemberi kerja yang diperlukan.

Mengabaikan persyaratan pendaftaran negara bagian

Sebuah bisnis mungkin sudah sepenuhnya dibentuk di tingkat federal, tetapi tetap gagal mendaftar di tempat karyawan sebenarnya bekerja.

Catatan Form I-9 yang tidak lengkap

Form I-9 harus diisi dengan benar dan disimpan. Tanda tangan yang hilang, keterlambatan pengisian, atau penanganan dokumen yang salah dapat menimbulkan masalah kepatuhan.

Salah mengklasifikasikan pekerja

Merekrut dengan cara yang salah dapat menyebabkan eksposur pajak dan sengketa ketenagakerjaan.

Lupa kewajiban tahunan dan berkelanjutan

Perusahaan yang mempekerjakan karyawan juga harus terus mengikuti laporan tahunan, pengajuan pajak, layanan registered agent, pengajuan penggajian, dan kewajiban berulang lainnya.

Mengapa ini penting bagi pendiri internasional

Mempekerjakan karyawan di Amerika Serikat adalah salah satu cara tercepat untuk membangun kredibilitas lokal, mendukung pelanggan, dan meningkatkan skala operasi. Ini juga dapat menciptakan jembatan yang kuat antara kepemilikan internasional dan pelaksanaan domestik.

Tetapi merekrut sebelum perusahaan disiapkan dengan benar dapat menciptakan risiko yang tidak perlu. Pendiri asing sering memerlukan daftar periksa yang jelas yang mencakup pembentukan, kepatuhan, dan pemeliharaan dalam satu tempat.

Hal itu menjadi semakin penting ketika tujuannya bukan hanya membentuk entitas AS, tetapi menjalankannya sebagai perusahaan operasional yang sesungguhnya.

Bagaimana Zenind membantu pendiri asing membentuk dan memelihara perusahaan AS

Zenind membantu pengusaha meluncurkan dan mengelola entitas bisnis AS dengan alat praktis dan dukungan yang dirancang untuk pembentukan serta kepatuhan berkelanjutan. Bagi pendiri internasional, hal ini dapat membuat proses menjadi lebih mudah dikelola sejak awal.

Tergantung kebutuhan Anda, Zenind dapat membantu dengan:

• Dukungan pembentukan bisnis
• Layanan registered agent
• Bantuan EIN
• Pelacakan laporan tahunan
• Pengingat kepatuhan
• Organisasi dokumen untuk pemeliharaan berkelanjutan

Jika Anda membangun perusahaan AS milik asing, memiliki alur kerja pembentukan dan kepatuhan yang terstruktur dapat menghemat waktu dan mengurangi kesalahan yang dapat dihindari.

Poin-poin utama

Perusahaan AS milik asing dapat mempekerjakan karyawan di Amerika Serikat, tetapi harus disiapkan dengan benar terlebih dahulu. Langkah terpenting adalah membentuk entitas, mendapatkan EIN, mendaftarkan kewajiban penggajian, menyelesaikan Form I-9, dan memeriksa persyaratan khusus negara bagian.

Bagi pendiri internasional, pendekatan paling cerdas adalah memperlakukan perekrutan sebagai bagian dari rencana kepatuhan yang lebih luas, bukan tugas yang berdiri sendiri. Setelah perusahaan dibangun di atas fondasi hukum yang tepat, menambah karyawan menjadi jauh lebih mudah.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah warga negara non-AS membentuk perusahaan AS?

Dalam banyak kasus, ya. Warga negara non-AS umumnya membentuk LLC dan korporasi AS, dengan tetap memperhatikan pembatasan hukum dan regulasi yang mungkin berlaku dalam situasi tertentu.

Apakah perusahaan memerlukan kantor untuk mempekerjakan karyawan?

Tidak selalu. Banyak perusahaan dapat mempekerjakan tanpa kantor tradisional, tetapi mereka tetap memerlukan pembentukan yang tepat, pendaftaran pajak, dan proses kepatuhan ketenagakerjaan.

Apakah EIN diperlukan untuk mempekerjakan karyawan?

Perusahaan biasanya memerlukan EIN untuk menangani penggajian dan kewajiban pajak ketenagakerjaan.

Apakah semua pemberi kerja harus menggunakan Form I-9?

Ya. Pemberi kerja di AS harus mengisi Form I-9 untuk setiap orang yang direkrut untuk bekerja di Amerika Serikat.

Bisakah Zenind membantu pendiri internasional untuk memulai?

Ya. Zenind mendukung layanan pembentukan dan kepatuhan bisnis AS yang membantu pendiri internasional membangun dan memelihara perusahaan dengan lebih sedikit hambatan.